Erinnerung in Outlook hinzufügen: so richten Sie sich Hinweise für Mails, Termine und Aufgaben ein

Wenn Outlook das Tool Ihrer Wahl ist, um nicht nur Emails zu senden und zu empfangen, sondern auch Ihre Termine, Aufgaben und Kontakte zu verwalten, dann bietet Ihnen die Software einen entscheidenden Vorteil: Sie können sich für fast alles eine Erinnerung einrichten. Nur nicht für Ihre Kontakte, schließlich sind und bleiben die gespeichert. Wenn Sie aber zum Beispiel einen Hinweis daran einrichten möchten, einem bestimmten Kontakt eine E-Mail zu schreiben oder diesen anzurufen, dann können Sie das über die Kalenderfunktion oder die Aufgabenfunktion von Outlook machen.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Erinnerungen in Outlook hinzufügen:  für den Kalender, die Aufgaben und den Mailbereich von Outlook. Die Vorgehensweise ist jedes Mal ein wenig anders, weswegen wir auf jede der Optionen gesondert eingehen. In unserem Fall ist die Version Outlook 2016 das Referenztool. Beginnen möchten wir mit der Anleitung, wie Sie sich eine Erinnerung für eine bestimmte E-Mail einrichten.

Erinnerung in Outlook hinzufügen – so funktioniert es

Wenn Sie ein erfahrener und langjähriger User von Outlook sind, dann haben Sie sich die Software sicherlich schon längst individuell eingerichtet und links in Ihrem Posteingang eine Reihe verschiedener Ordner eingerichtet. Manchmal indes versäumt man es dann doch, die E-Mail in den passenden Ordner zu verschieben, und Sie müssen Sie umständlich über die Suchfunktion finden. Es geht aber auch anders – denn es bleibt Ihnen darüber hinaus die Funktion, sich an Mailnachrichten erinnern zu lassen, um sie zur entsprechenden Zeit bearbeiten zu können.

Mit einem Mausklick auf den Briefumschlag unten links gelangen Sie in den Mailbereich von Outlook. Nun müssen Sie die gewünschte Mail einmal finden, für die Sie eine Erinnerung einrichten möchten. Sobald Sie fündig geworden sind,

1. markieren Sie diese Mail und klicken mit der rechten Maustaste drauf.
2. Im sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie „Zur Nachverfolgung“ (hinter dem roten Fähnchen)
3. und anschließend das Glockensymbol „Erinnerung hinzufügen…“. Dort regeln Sie, wann Sie die E-Mail erneut bearbeiten oder beantworten möchten und wann Outlook Sie daran erinnern soll.
4. Unter „Kennzeichnung“ können Sie einstellen, welche Bezeichnung Sie einstellen möchten, in diesem Fall ist „Zur Nachverfolgung“ gewählt worden. Ganz gleich, welche Option Sie hier wählen: Outlook wird die Nachricht mit einem roten Fähnchen versehen, wie Sie es auch im Foto erkennen können.

Sobald die Zeit gekommen ist, die Sie für die Outlook-Erinnerung an die E-Mail gewählt haben, öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Reminder an die Mail; angezeigt wird der Betreff. Nun haben Sie die Option, direkt mit der Bearbeitung zu beginnen. Sollte der Moment ungünstig sein, dann können Sie mit „Erneut erinnern“ und der gewünschten Zeitspanne einstellen, wann Outlook Ihnen die Mail mit einem zweiten Reminder ins Gedächtnis rufen soll.

E-Mails, die trotz einer Erinnerung von Ihnen nicht bearbeitet wurden, zeigt Outlook in roter Schrift im Posteingang an.

Wie legen Sie eine Aufgaben-Erinnerung in Outlook an?

Viele Menschen sehen Outlook einzig und allein als Tool, mit dem sie ihre Mails verwalten können. Dass Outlook schon seit vielen Jahren viel mehr ist als das, wissen Sie vermutlich, doch nutzen Sie zum Beispiel auch die Funktion der Aufgaben?

Wenn Sie die Aufgabe markiert haben, sehen Sie oben in der Leiste eine Vielzahl an Aktionen, die Sie nun durchführen können. Das sehen Sie hier in der Übersicht:

Doch wenn Sie nun eine neue Aufgabe erstellen und eine Erinnerung dafür einrichten möchten? Das funktioniert ähnlich wie bei den E-Mails –

1. klicken Sie zunächst auf „Neue Aufgabe“ und geben Sie anschließend den Betreff ein.
2. Wenn die Aufgabe erstellt ist und Sie die Erinnerungsfunktion dafür einrichten möchten, dann gehen Sie genauso vor wie für Emails beschrieben – also über „Nachverfolgen“ und „Erinnerung hinzufügen“.
3. Ist der Zeitpunkt für die Erinnerung gekommen, so öffnet Outlook auch im Aufgabenbereich ein kleines Fenster, in dem die Details des Reminders angezeigt werden.

Outlook-Erinnerung im Kalender hinzufügen

Während viele Menschen früher stets einen kleinen Taschenkalender mit sich führten, um Termine direkt notieren zu können, ist dieses kleine Gadget im Laufe der Zeit doch etwas aus der Mode gekommen. Der Grund: Wir brauchen den Helfer einfach nicht mehr. Denn schon das Smartphone ist in der Lage, einen analogen Kalender mehr als nur zu ersetzen – und dabei spielt die Erinnerungsfunktion auch eine Rolle. Denn an jeden Termin, den der User einträgt, kann er sich zu einem selbst gewählten Zeitpunkt ganz einfach erinnern lassen.

Kommunikationstools wie Outlook beherrschen dieses Feature natürlich ebenfalls, es gibt wohl kaum eine Funktion, die – vom Umgang mit Emails einmal abgesehen – öfter genutzt wird in der Büroarbeit als das Abspeichern von Terminen. Gerade bei der Arbeit in einem Team ist der Outlook-Kalender ein echter Gewinn, wenn jedes Teammitglied Zugriff auf die Terminierung besitzt.

Im Bild sehen Sie zwei bereits eingetragene Termine – bei einem handelt es sich um eine Terminserie – das jeweilige Ereignis bzw. der Termin kann sich entweder wöchentlich, monatlich, alle paar Monate oder jährlich wiederholen. Um eine Terminserie oder einen einzelnen Termin einzutragen, gehen Sie zunächst oben links auf den Button „Neuer Termin“.

Wenn Sie alle wichtigen Informationen vermerkt haben, dann schließen Sie die Einstellungen für die Terminserie. Bevor Sie nun links auf „Speichern & schließen“ klicken, stellen Sie sicher, dass Sie den Reminder aktiviert haben. In dem Auswahlfeld neben dem Glockensymbol wählen Sie den Zeitpunkt, zu dem sich Outlook mit einer Erinnerung zum bevorstehenden Termin melden soll.

Wenn der gespeicherte Termin näher rückt, dann öffnet Outlook zum gewählten Zeitpunkt die Erinnerung, um Sie zu informieren. Die Standardeinstellung in Outlook beträgt für jeden Termin, den Sie neu einstellen, 15 Minuten – das bedeutet, Outlook informiert Sie 15 Minuten vor dem Termin, dass dieser gleich ansteht.

Wie Sie die Standard-Erinnerungszeit in Outlook ändern

Sie müssen tagtäglich mit Outlook eine Vielzahl an Terminen und Terminserien erstellen, die Ereignisse eng im Team abstimmen – und die standardisierten 15 Minuten Erinnerungszeit sind Ihnen zu viel oder zu wenig? Dann bietet Outlook Ihnen die Chance, das zu ändern. Ganz gleich, ob Sie sich im Posteingang aufhalten, im Adressbuch, im Kalender, bei den Aufgaben oder bei den Notizen, immer sehen Sie oben links den Reiter „Datei“ – klicken Sie mit dem linken Mauszeiger darauf.

1. Dadurch gelangen Sie in den Bereich „Kontoinformationen“, wo Sie links in der Leiste den Eintrag „Optionen“ anklicken.
2. Nun öffnet sich das Fenster „Outlook-Einstellungen“, wo Sie – wie im folgenden Bild dargestellt – in das Feld mit der Aufschrift „Kalender“ klicken.
3. Dort legen Sie zum Beispiel fest, um welche Uhrzeit der Arbeitstag laut Kalender beginnen soll und wann er endet. Zudem können Sie bestimmen, welche Tage zur Arbeitswoche gehören und welches der erste Wochentag sein soll.
4. Sie können Änderungen hinsichtlich der Zeitspanne vornehmen, innerhalb derer Outlook Sie an einen unmittelbar bevorstehenden Termin erinnern soll. Zwischen null Minuten und zwei Wochen vorher ist alles möglich. Die längere Frist ist womöglich dann sinnvoll, wenn Sie oft Termine anlegen, die noch weit in der Zukunft liegen und darum vielleicht in Vergessenheit geraten. Die rechtzeitige Erinnerung ist dann Gold wert. Außerdem gibt es ja die Möglichkeit, im Erinnerungs-Popup von Outlook die Option „Erneut erinnern“ zu wählen.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)