Planung vs. Chaos: Tipps für die Planung der Arbeitszeit & Arbeitstage in Outlook



Planung erfordert Übersicht, daher ist Outlook der perfekte Ort für die Planung der jeweils kommenden Arbeitswoche und des nächsten Arbeitstages. Der Planungsaufwand ist dabei außerordentlich gering (maximal 10 Minuten für den Wochenplan und maximal 5 Minuten für den jeweiligen Tagesplan) und steht in keinem Verhältnis zu den daraus resultierenden Vorteilen. Denn wer planvoll arbeitet, übersieht nicht nur keine Termine und Aufgaben mehr, die Planung in Outlook reduziert auch das Stressniveau und vermeidet sowohl Überlastung und Engpässe wie auch Leerläufe.

Was ist das Problem?

Outlook ist zwar das ideale Tool für die Planung der individuellen Arbeitszeit, Wochen- und Tagespläne. Allerdings müssen Sie dafür zunächst erst noch die kombinierte Kalender-Aufgaben-Ansicht aktivieren. Denn erst mit dieser Extraansicht wird die Planung in Outlook richtig schnell, intuitiv und einfach! Wie Sie das machen und Tipps für das weitere Vorgehen, um mit minimalem Aufwand den maximalen Vorteil aus Ihrer Arbeitszeitplanung in Outlook zu ziehen, lesen Sie hier.

Die Vorbereitung: Drei kurze Vorbereitungsschritte

Schritt 1: Die kombinierte Kalender-Aufgaben-Ansicht für die Planung in Outlook aktivieren

Alle Ihre Termine finden Sie in Ihrem Outlook-Kalender. Ein Termin wird naturgemäß immer mit einer festen Start- und Endzeiten geplant und kann daher exakt in den jeweiligen Zeiträumen im Outlook-Kalender angezeigt werden (z.B. am Montag, den … von 9:30 bis 10:15 Uhr). Bei Aufgaben ist das anders: Diese haben meistens nur ein Fälligkeitsdatum, aber kein Startdatum. Das heißt folglich aber auch, dass Outlook diese (nicht automatisch/selbstständig/ohne weiteres) in einem festen Zeitblock Ihres Kalenders anzeigen kann. Aufgaben werden daher in einer eigenen separaten „Aufgabenliste“ aufgeführt. Sie haben nun jedoch die Möglichkeit, sich diese Aufgabenliste und den Terminkalender mit wenigen Klicks in einer kombinierten Kalender-Aufgaben-Ansicht anzeigen zu lassen. Das ist sehr praktisch, verbessert die Übersicht erheblich und erleichtert die Planung der Arbeitstage und Ihrer verfügbaren Arbeitszeit mit Outlook wesentlich!

  • Klicken Sie in Ihrem Outlook-Kalender auf die Registerkarte → Ansicht und dann auf die Schaltfläche → Arbeitswoche.
  • Klicken Sie dann im Menübereich „Layout“ weiter rechts auf → Tägliche Aufgabenliste und in dem sich dann öffnenden Dropdown-Menü auf → Normal.
  • Nun werden Ihnen unterhalb der Arbeitstage Ihrer Kalenderwoche die jeweils nach Fälligkeitsdatum dazugehörigen Aufgaben angezeigt.

Schritt 2: Zwei Konten für Privates und Geschäftliches einrichten

Planung erfordert, wie bereits gesagt, Übersicht. Daher ist es auch wichtig, private und geschäftliche Termine von einander zu trennen. Sie sollten aber dennoch stets einen Überblick über alle Ihre Termine besitzen, um Ihre Arbeitstage und Arbeitszeit optimal planen zu können! Auch das geht in Outlook ganz einfach.

  • Trennen Sie Ihre geschäftlichen und privaten Termine sowie Aufgaben einfach durch zwei verschiedene Konten.
  • Binden Sie dann sowohl die geschäftlichen als auch die privaten Kalender und Aufgabenlisten in Ihr Outlook
  • So können Sie dann je nach Ihrem Planungsbedarf die privaten Termine und Aufgaben ein oder ausblenden (eine Anleitung zum Einrichten eines Kontos in Outlook lesen Sie in unserem Blog-Tutorial → „Outlook einrichten: schnell, einfach und Schritt für Schritt“).

Schritt 3: Die Kalender im Kollegenkreis freigeben

Für eine möglichst einfache und reibungslose Planung in Outlook empfiehlt es sich auch, die Kalender der Kollegen ein- und ausblenden zu können. Nur so können Sie gemeinsame Termine und Aufgaben direkt aus Ihrem Outlook heraus planen, ohne sich dafür zuvor jedes Mal zeitaufwendig abstimmen zu müssen. Wie Sie sich die Kalender gegenseitig freigeben, lesen Sie hier → „Terminplanung (2/4): Den Outlook-Kalender für andere freigeben“ .

Die kombinierte Kalender-Aufgaben-Ansicht für eine einfachere Planung in Outlook nutzen

Die in Schritt 1 aktivierte kombinierte Extra-Ansicht Ihrer Aufgaben und Termine erlaubt nun eine besonders schnelle, einfache und intuitive Planung Ihrer Arbeitszeit und Arbeitstage in Outlook.

  • Sie müssen nun einfach die unter einem Wochentag aufgelisteten Aufgaben mit der Maus „greifen“ und per Drag & Drop an eine gewünschte Stelle in den Kalender hochziehen.
  • Dabei bleibt die Aufgabe als solche erhalten, es wird lediglich ein dazugehöriger Zeitraum für die Bearbeitung im Kalender reserviert und automatisch von Outlook eingetragen.
  • Wenn Sie für die Aufgabenbearbeitung mehr Zeit einplanen wollen, müssen Sie den gerade erstellten Kalendereintrag dafür lediglich mit der Maus auf die gewünschte Länge ausziehen.
  • So können Sie alle Ihre Aufgaben schnell und einfach in den Outlook-Kalender „hineinplanen“ und erhalten auf diese Weise eine vollständige Übersicht über alle Ihre zeitlichen Verpflichtungen an Ihren Arbeitstagen (Termine und Aufgaben) und können mögliche Engpässe und Leerläufe auf einen Blick erkennen.
  • Haben Sie sich zu viel für Ihre Arbeitszeit vorgenommen, können Sie genauso leicht wieder umplanen. Greifen Sie einfach die unwichtigsten Aufgabe in Ihrem Kalender mit der Maus und verschieben Sie diese auf einen anderen Arbeitstag. Outlook plant dann die Start- und Fälligkeitsdaten automatisch entsprechend um. Erkennen Sie hingegen Freiräume, ziehen Sie einfach die wichtigsten Aufgaben nach vorne.
  • Ein weiterer Vorteil: Auch Ihre Kollegen können durch Ihre kombinierte Termin-Aufgaben-Planung in Outlook besser auf einen Blick erkennen, ob und wann Sie Zeit haben und verfügbar sind.

(Dauer 01:49 Minuten)

 

kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht
Abbildung I: Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht ist die Basis für eine leichte und einfache Planung der Arbeitszeit in Outlook. Bild: Microsoft, Büro Kaizen

Sechs Extra-Tipps für die Planung der Arbeitszeit und Arbeitstage in Outlook:

  1. Die Wochenplanung sollte immer schon am Freitagnachmittag und die Tagesplanung am Vorabend erledigt werden. So können Sie sich schon unbewusst darauf einstellen, was Sie erwartet, und gehen dementsprechend entspannter und fokussierter in den Arbeitstag bzw. die neue Arbeitswoche.
  2. Legen Sie per Drag & Drop auch die Reihenfolge der Aufgaben in der Kalenderansicht fest. Erledigen Sie dabei die wichtigsten Aufgaben immer zuerst.
  3. Planen Sie für die Aufgabenbearbeitung immer das eineinhalbfache der geschätzten Zeit ein. Das schafft Freiräume für Aktuelles und Unterbrechungen und erspart Ihnen damit den Stress, der bei einem zu eng getackteten Arbeitstag zwangsläufig die Folge wäre. Und falls Sie den Zeitpuffer nicht benötigen, können Sie schon einmal in Ruhe und entspannt vorarbeiten – auch das schafft ein gutes Gefühl.
  4. Wenn neue Aufgaben hinzukommen, werden diese gleich mit einem Fälligkeitsdatum terminiert in die Aufgabenliste eingetragen. Schauen Sie dafür beim Anlegen jeder Aufgabe, wann diese erledigt werden muss und wo Sie in Ihrer kombinierten Kalender-Aufgaben-Ansicht noch freie Zeitfenster haben. So erfolgt die weitere Planung in Outlook also im Prinzip laufend.
  5. Haben Sie an einem Tag nicht alle Aufgaben geschafft, werden die unerledigten Aufgaben kurz vor Feierabend einfach per Drag-and-Drop-Verschieben neu terminiert. Dadurch ändert Outlook automatisch auch gleich das Fälligkeitsdatum entsprechend ab und sie haben stets eine aktuelle und übersichtliche Termin-Aufgaben-Ansicht.
  6. Für noch mehr Übersicht bei der Planung Ihrer Arbeitszeit und Arbeitstage können Sie sich Ihre jeweils nächsten Termine und Aufgaben auch am rechten Bildschirmrand Ihrer Outlook-Ansicht einblenden lassen (siehe Screenshot unten). So erhalten Sie Ihr persönliches „Management-Cockpit“ für die Arbeitstagplanung, ohne dass Sie dafür jedes Mal auf den Kalender oder die Aufgabenliste klicken müssen und können Ihre Termine und Aufgaben schön geordnet nacheinander von der Liste abarbeiten.

Aufgaben und Termine eines Arbeitstages
Abbildung II: Alle Aufgaben und Termine eines Arbeitstages können Sie sich in Outlook auch am rechten Bildschirmrand einblenden lassen - das erleichtert die Tagesplanung! Bild: Microsoft, Büro Kaizen

Und Sie?

Outlook ist aber nicht das einzige Tool, das Ihnen bei der Planung der Arbeitszeit und Arbeitstage behilflich ist. Wenn es darum geht, die Zusammenarbeit in Teams und Projekten möglichst einfach und zeiteffizient zu planen, ist Microsofts Planner das ideale Werkzeug. Wie das genau funktioniert – sowie weitere nützliche Tipps für die Personalplanung und das eigene Zeitmanagement – haben wir Ihnen hier zusammengestellt.



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