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Gemeinsames Adressbuch: Wie Sie Ihre Outlook Kontakte freigeben
Wenn Sie Ihre Outlook Kontakte freigeben, teilen Sie den betreffenden Ordner mit anderen. Das bedeutet im Unterschied zum Versenden, dass Sie anderen damit in der Regel auch eine Änderungsberechtigung für den betreffenden Ordner erteilen. Dabei können Sie natürlich präzise festlegen, wie und in welchem Ausmaß Ihre Outlook Kontakte freigegeben werden sollen. Also ob der Empfänger Ihren Kontaktordner nur lesen, auch eigene Kontakte hinzufügen oder Ihre sogar bearbeiten und löschen darf. So können Sie zum Beispiel Ihren gesamten Outlook-Kontaktordner auf einmal freigeben und damit ein gemeinsames Adressbuch anlegen. Alternativ lassen sich auch nur einzelne Unterordner freigeben, zum Beispiel für bestimmte Projekte oder spezielle Teamarbeiten.
Tipps für das Freigeben von Outlook-Kontakten und Unterordnern: Wie wäre es z.B. mit einem gemeinsamen Team-Adressbuch für Projekte? Klick um zu Tweeten
So funktioniert es:
Outlook Kontakte zwischen Kollegen freigeben (gleiches Unternehmen/Server)
Innerhalb eines Unternehmens ist es in der Regel kein Problem, Outlook Kontakte freizugeben. Da jeder Mitarbeiter normalerweise ein eigenes Exchange-Konto auf demselben Unternehmensserver besitzt, können die Daten ganz einfach ausgetauscht werden, ohne dass dies von den IT-Sicherheitsregeln des Unternehmens behindert wird. Gehen Sie dafür in Outlook 2016 einfach wie folgt vor:
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Schritt 1:
Klicken Sie in Ihrem Oulook im Bereich → Personen auf den Kontaktordner, den Sie freigeben wollen. Tipp: Wenn Sie nicht den gesamten Standardordner Kontakte freigeben wollen, sollten Sie zuvor einen eigenen Unterordner anlegen (z.B. mit dem Ordnernamen „Kontakte Projekt XY“).
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Schritt 2:
Gehen Sie dann auf → Start und klicken Sie im Bereich Freigeben auf die Schaltfläche → Kontakte freigeben.
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Schritt 3:
Wählen Sie nun in der Adresszeile der sich öffnenden Email-Freigabeeinladung den oder die Empfänger aus, ändern Sie gegebenenfalls den Betreff und fügen Sie eine kurze Nachricht ein. Nun können Sie noch auswählen, ob Sie Ihrerseits die Freigabe der Outlook-Kontakte des Empfängers anfordern möchten. Setzen Sie dafür ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Berechtigung zum Anzeigen des Ordners ‚Kontakte‘ des Empfängers anfordern“. (Tipp: Die Freigabeanfrage kann allerdings nur für den gesamten Standard-Kontaktordner erfolgen und leider nicht auch nur für bestimmte Kontaktgruppen oder Unterordner. Dies wird von Outlook in diesem Vorgang leider nicht unterstützt und muss daher in einer gesonderten Mail erfolgen.)
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Schritt 4:
Legen Sie die Berechtigungsstufe fest, in wie weit der Empfänger Änderungen in Ihrem freizugebenen Kontaktordner machen darf. Die einzelnen Berechtigungsstufen beim Freigeben der Outlookkontakte sind:
| lesen | erstellen | ändern | löschen | Unterordner erstellen | Berechtigungen ändern | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Besitzer | √ | √ | √ | √ | √ | √ |
| Veröffentlichender Bearbeiter |
√ | √ | √ | √ | √ | |
| Bearbeiter | √ | √ | √ | √ | – | – |
| Veröffentlichender Autor | √ | √ | Nur die, die Sie erstellt haben |
Nur die, die Sie erstellt haben |
√ | – |
| Autor | √ | √ | Nur die, die Sie erstellt haben |
Nur die, die Sie erstellt haben |
– | – |
| Nicht bearbeitender Autor | √ | √ | – | Nur die, die Sie erstellt haben |
– | – |
| Prüfer | √ | – | – | – | – | – |
| Mitwirkender | – | Kann Elemente und Dateien nur erstellen, der Inhalt wird nicht angezeigt |
– | – | – | – |
| Keine | – | – | – | – | – | – |
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Schritt 5:
Versenden und bestätigen Sie die Freigabeeinladung. Der Empfänger muss dann lediglich auf den Befehl → Diesen Kontaktordner öffnen klicken und kann dann Ihren freigegebenen Outlook-Kontaktordner einsehen.
Extra-Tipp:
Outlook Kontakte an Personen außerhalb des Unternehmens versenden, nicht freigeben
In den meisten Organisationen gelten strikte IT-Sicherheitsrichtlinien, um unautorisierte Zugriffe auf den Unternehmensserver zu verhindern. Wenn Sie beim Durchlauf des obigen Prozesses folgende Fehlermeldung erhalten „Nur ein Administrator in Ihrer Organisation kann die Freigaberichtlinie für Ihre Organisation ändern“, müssen Sie sich daher für eine Freigabeberechtigung an Ihre IT-Abteilung wenden.
Alternativ bietet es sich dann stattdessen an, die Outlook-Kontakte nicht freizugeben (was ja in der Regel eine Berechtigung zum Verändern der Kontaktdaten auf dem Unternehmensserver umfasst), sondern einfach per Email zu versenden. Dafür stehen Ihnen zwei Methoden zur Verfügung:
- Als Mail-Visitenkarte, die lediglich die wichtigsten Kontaktinformationen enthält
- Oder als Outlookdatei, die der Empfänger auch in sein eigenes Outlook abspeichern kann
- Hier finden Sie Anleitungen und Tipps rund um das Sortieren, Zusammenführen und Versenden von Outlook Kontakten.
Und Sie?
Noch ein paar Tipps rund um Outlook-Kontakte mehr gefällig?
Outlook besitzt viele intelligente Lösungen, die Routinearbeiten erleichtern und Schwieriges einfach machen. Das spart viel Zeit und Nerven im Arbeitsalltag! Die wichtigsten Tipps rund um Outlook-Kontakte haben wir Ihnen hier zusammengefasst:
