Das Teilen von Kontakten heißt in Outlook „Freigeben“. Das Freigeben von Kontakten geht dabei weit über das reine Versenden einer Kontaktdatei hinaus. Denn durch die Freigabe eines Ordners im Outlook-Adressbuch erhalten die Empfänger Zugriff auf diesen Ordner. Deren Möglichkeiten reichen von „nur lesen“ bis zur vollständigen Berechtigung für das Bearbeiten, Erstellen und Löschen der Kontakte innerhalb des freigegebenen Ordners. Auf diese Weise kann man eine gemeinsam nutzbare Adressbuchbasis mit Kollegen herstellen, das nur einmal (dezentral/organisch) erstellt werden muss und dann stets für alle Nutzer aktuell ist.

Inhaltsverzeichnis

1. Anleitung „Freigabe“: Wie man Kontakte in Outlook freigibt und mit Kollegen teilt

Innerhalb des gleichen Unternehmens ist es meist kein Problem, Outlook-Kontakte für Kollegen freizugeben. Da jeder Mitarbeiter in der Regel ein eigenes Exchange-Konto besitzt (auf dem Unternehmensserver oder in Microsoft 365), können die Daten ganz einfach ausgetauscht werden. Das Freigeben für externe Nutzer außerhalb der eigenen Organisation wird jedoch üblicherweise von den IT-Sicherheitsregeln verhindert. Externen Nutzern werden die Kontakte daher meist klassisch per E-Mail zugesandt (siehe weiter unten). Das Freigeben innerhalb eines Unternehmens funktioniert nun wie folgt.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Bereich → Personen auf den Kontakteordner, den Sie freigeben wollen (Tipp: Falls Sie nicht den gesamten Standardordner freigeben wollen, sollten Sie zuvor noch einen eigenen Unterordner mit den benötigten Kontakten anlegen). Klicken Sie anschließend in der Registerkarte → Start im Menübereich „Freigeben“ auf die Schaltfläche → Kontakte freigeben. Nun öffnet sich eine E-Mail für die Freigabeeinladung.
Schritt 2: Tragen Sie in die Adresszeile „An“ die Empfänger ein (mittels deren E-Mail-Adressen oder Auswahl der Namen aus der Adressliste). Bei jeder hinzugefügten Person können Sie gleich die individuelle Berechtigungsstufe festlegen, ob und welche Änderungen der Empfänger in dem freigegebenen Kontaktordner vornehmen darf (siehe Tabelle unten).
Optional: Wenn Sie parallel zu Ihrer Kontaktefreigabe auch gleich noch eine Gegenanfrage für die Freigabe der Kontakte des Empfängers mitschicken wollen, setzen Sie das Häkchen bei → Berechtigung zum Anzeigen des Ordners „Kontakte“ des Empfängers anfordern. (Tipp: Auf diese Weise kann der Empfänger aber nur seinen gesamten Standardordner „Kontakte“ freigeben und nicht nur einen einzelnen Unterordner. Dies erfordert eine eigenständige, gesonderte Aktion.)
Schritt 3: Fügen Sie bei Bedarf noch eine kurze Nachricht in das Notizfeld ein. Zum Schluss die Freigabeeinladung mit einem Klick auf → Senden abschicken und mit → Ok nochmals bestätigen, fertig.

Outlook Kontakte freigeben — Über die Funktion „Kontakte freigeben“ können Sie die digitalen Visitenkarten in Outlook an Kollegen weitergeben.

Übersicht: Die verschiedenen Berechtigungsstufen beim Kontaktefreigeben in Outlook

	lesen	erstellen	ändern	löschen	Unterordner erstellen	Berechtigungen ändern
Besitzer	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Veröffentlichende Bearbeiter	✅	✅	✅	✅	✅	–
Bearbeiter	✅	✅	✅	✅	–	–
Veröffentlichende Autoren	✅	✅	Nur die selbst erstellten	Nur die selbst erstellten	–	–
Autoren	✅	✅	Nur die selbst erstellten	Nur die selbst erstellten	–	–
Nicht bearbeitende Autoren	✅	✅	–	Nur die selbst erstellten	–	–
Prüfer	✅	–	–	–	–	–
Mitwirkende	–	Können Elemente nur erstellen; der restliche Inhalt wird nicht angezeigt	–	–	–	–
Keine Berechtigung	–	–	–	–	–	–

Einen Kontakteordner für alle Nutzer im Unternehmen auf einmal freigeben

Wenn Sie wollen, dass ein bestimmter Kontaktordner automatisch allen, auch künftigen neuen Nutzern Ihres Unternehmens in deren Outlook zur Verfügung stehen soll, dann funktioniert das nicht mit der Freigabefunktion, sondern mittels der „Ordnerberechtigung“.

Anleitung (zum Öffnen anklicken)

Anleitung: „Für alle Nutzer gleichzeitig freigeben“:

Klicken Sie in Ihrem Outlook im Bereich → Personen auf den → gewünschten Kontaktordner, dann auf die Registerkarte → Ordner und im Menü auf → Ordnerberechtigungen.
Wählen Sie nun im Feld „Name“ die Option → Standard und die gewünschte → Berechtigungsstufe (meist entweder „Veröffentlichender Bearbeiter“ oder „Veröffentlichender Autor“). Die Eingaben bestätigen, fertig. Bei Bedarf können Sie anschließend einzelnen Mitarbeitern individuell auch noch eine andere Berechtigungsstufe zuweisen (siehe die Anleitung rechts daneben).

Die Freigabeberechtigung für Kontakte in Outlook nachträglich ändern

Die Zugriffsberechtigungen der anderen Nutzer auf einen freigegebenen Kontaktordner lassen sich in Outlook jederzeit auch nachträglich noch ändern – und bei Bedarf auch widerrufen. Entweder individuell für einzelne Empfänger oder für alle Nutzer auf einmal.

Anleitung (zum Öffnen anklicken)

Anleitung: „Freigabeberechtigung nachträglich ändern“:

Wählen Sie den betreffenden Kontaktordner aus und klicken Sie in der Registerkarte → Ordner in der Menügruppe „Eigenschaften“ auf → Ordnerberechtigungen. Im folgenden Auswahlfenster öffnen Sie dann die Registerkarte → Berechtigungen.
Nun können Sie in der Namensliste die Berechtigungsstufen einzelner Personen ändern (lesen, schreiben, löschen etc.) oder auch die Freigabe ganz widerrufen.
Möchten Sie die Berechtigungsstufe für alle anderen Personen auf einmal ändern, müssen Sie in der Namensliste auf → Standard klicken und dann die entsprechenden Änderungen vornehmen.

2. Anleitung für die „Empfänger“: Wie man freigegebene Kontakte in Outlook öffnet

Die freigegebenen Kontakte werden den empfangenden Personen nicht automatisch in deren eigene Outlook-Kontakte integriert. Der freigegebene (gemeinsame) Kontaktordner muss separat geöffnet werden.

Dafür muss der Empfänger bzw. die Empfängerin lediglich die Freigabeeinladungs-E-Mail öffnen und auf den darin enthaltenen Freigabe-Link klicken.
Alternativ müssen die Empfänger im eigenen Outlook auf → Personen klicken und dann in der Registerkarte → Start auf die Menüschaltfläche → Diesen Kontaktordner öffnen.
Anschließend muss lediglich noch eigegeben werden, von welcher Person der freigegebene Kontaktordner geöffnet werden soll. Das kann entweder durch Eingabe der E-Mail-Adresse oder durch Auswahl des Namens aus der globalen Adressliste erfolgen. Fertig. Nun öffnet sich der freigegebene Ordner. (Tipp: Soll die Person über den Namen ausgewählt werden, muss dafür die „globale Adressliste“ genutzt werden.)

In Outlook freigegebene Kontakte öffnen — Freigegebene Kontakte lassen sich in Outlook entweder über einen Link in der Freigabe-Mail oder den „Personen“-Bereich öffnen.

3. Anleitung „für Externe“: Die Outlook-Kontakte nicht freigeben, sondern per E-Mail schicken

Outlook-Kontakte an Personen außerhalb des eigenen Unternehmens werden in der Regel nicht freigegeben, sondern klassisch per E-Mail versendet, zum Beispiel als digitale Visitenkarte (vcf-Datei). Denn eine Freigabe/Teilen der Kontakte umfasst meist ja auch eine Berechtigung zum Verändern der Kontaktdaten, die auf dem Unternehmensserver liegen – und das wird von den IT-Sicherheitsrichtlinien für externe Nutzer üblicherweise verhindert. Die gängige Lösung ist daher, die Outlook-Kontakte für Externe nicht freizugeben, sondern einfach per E-Mail zu versenden. Dafür stehen Ihnen folgende drei Möglichkeiten zur Verfügung.

Als digitale Visitenkarte (vcf), die lediglich die wichtigsten Kontaktinformationen enthält. Diese elektronische Visitenkarte enthält alle wichtigen Kontaktdaten und lässt sich universell auch von Nicht-Outlook-Nutzern öffnen.
Oder als Outlook-Kontaktdatei, dann kann der Empfänger den weitergeleitenden Kontakt gleich direkt in sein oder ihr eigenes Outlook-Adressbuch abspeichern und integrieren.
Für beide Optionen müssen Sie den betreffenden Kontakt lediglich mit der rechten Maustaste anklicken, im Kontextmenü auf → Kontakt weiterleiten gehen und dann die gewünschte Option auswählen. Mehr Details hierzu finden Sie in unserem Beitrag rund um das → Sortieren, Zusammenführen, Gruppieren und Versenden von Outlook Kontakten.
Die dritte Möglichkeit ist das → Exportieren der Outlook-Kontakte, um diese zum Beispiel auf einem anderen Gerät oder mit einem anderen E-Mail-Client nutzen zu können.

4. Fehlermeldung: Das Freigeben der Kontakte in Outlook funktioniert nicht – was tun?

Das Freigeben von Kontakten in Outlook funktioniert nur mit einem Microsoft Exchange Server-Konto. Ohne Microsoft Exchange, entweder im Unternehmensnetzwerk oder als Exchange Online in Microsoft 365, funktioniert das nicht. Weder das Freigeben noch das Empfangen. In diesen Fällen zeigt das Anklicken der betreffenden Schaltflächen im Outlook-Menü keinen Effekt.
Auch mit der Browseranwendung Outlook im Web können Kontaktordner weder freigegeben noch freigegebene Kontakte angezeigt werden. In der Webanwendung steht die Schaltfläche deshalb gar nicht erst zur Verfügung.
Auch die Freigaberichtlinien Ihrer Organisation können das Teilen der Kontakte in Outlook verhindern. Dann erscheint eine Fehlermeldung. Die entsprechende Richtlinie kann nur durch einen Administrator geändert werden.
In diesen Fällen hilft nur, die Kontakte klassisch per E-Mail zu versenden, entweder als universelle Visitenkarte oder Outlook-Datendatei.