Outlook auf Ihrem iPhone einrichten, Kontakte und Kalender synchronisieren


Manche Berufe setzen einfach voraus, dass wir viel unterwegs sind. Das heißt auch, dass Sie Ihre Office-Tools wie Word, Excel und vor allem Outlook nicht mehr nur auf Ihrem Desktop-PC in Büro oder Homeoffice nutzen, sondern auf mobiles Arbeiten angewiesen sind. Nutzen Sie dafür ein iPhone? Dann möchten wir Ihnen in diesem Beitrag erläutern, wie Sie Outlook für iPhone so nutzen, dass Ihnen alle Funktionen offenstehen. Dieser Beitrag gilt ebenso für iPad-Nutzer, da die Features und die Vorgehensweise auf beiden Apple-Geräten nahezu identisch sind.

Im Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wo die Outlook-iPhone-App gut ist und wo sie ihre Schwächen hat. Außerdem erklären wir, wie Sie Emails in OneNote speichern können (der Schwerpunkt des Texts liegt generell auf dem Thema Mails) und mit welchen Konten die Outlook App zusammenarbeitet.

Outlook iPhone: Download, Installation und Einrichtung der E-Mail

Die schnellste und einfachste Variante besteht darin, mit Ihrem Tablet oder iPhone im App Store nach Outlook zu suchen. Die App gibt es dort gratis. Die Installation ist rasch abgeschlossen, nun können Sie mit der Einrichtung beginnen. Beim ersten Start werden Sie gefragt, mit welchem Konto Sie sich anmelden möchten bzw. welches Konto Sie zur App hinzufügen wollen. Es empfiehlt sich Ihre berufliche Mailadresse, damit Sie später sämtliche Termine und Mails mit dem iPad bzw. dem iPhone synchronisieren können.

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Links sehen Sie das Startsymbol. Wenn die Einrichtung Ihres Mailkontos geklappt hat, dann sollte die Ordneransicht nach Klick auf Ihren Avatar so aussehen wie rechts auf dem Bild.

Sollte die Einrichtung von Outlook auf dem iPhone nicht klappen, dann recherchieren Sie auf der Website Ihres Mailanbieters, welche Angaben Sie beim Anlegen des Kontos in der Outlook App benötigen.

Wir gehen aber davon aus, dass Installation und Einrichtung Ihres Accounts erfolgreich gewesen sind – und Sie sich nach dem Öffnen der Outlook-iPhone-App direkt im Posteingang wiederfinden.

Noch einmal zurück zum ersten Bild – dort können Sie unten ein kleines Zahnrad erkennen. Mit diesem können Sie Einstellungen und die Darstellung der App ändern. Zum Beispiel fügen Sie hier weitere Mailkonten hinzu oder einen Speicher bei OneDrive. Legen Sie fest, ob die Outlook-App Ihnen Push-Mitteilungen senden darf, richten Sie eine Signatur ein oder bestimmen Sie, mit welchen Wischbewegungen Sie welche Aktionen einleiten (vorfestgelegt sind Einrichten und Archivieren). Außerdem können Sie angeben, ob der Posteingang mit Relevanz genutzt wird, ob Nachrichten in Threads sortiert werden und ob die Fotos Ihrer Kontakte angezeigt werden sollen.

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So verfassen Sie eine neue Mail.

Wenn Sie eine neue Email schreiben möchten, tippen Sie in der Startansicht auf das Symbol rechts oben. Das Display sieht dann aus wie auf dem Bild dargestellt.

 

Outlook iPhone: die Kontakte

Um die Outlook-App mit dem iPhone oder dem iPad richtig nutzen zu können, benötigen Sie natürlich ein paar Kontakte. Die sind rasch erstellt, allerdings funktioniert das nur manuell. Tippen Sie im Posteingang einfach auf eine Nachricht, nachdem die Mails synchronisiert worden sind. Dann tippen Sie in der Nachricht auf den Avatar bzw. das Symbol, das links neben dem Namen des Absenders platziert ist. Dadurch gelangen Sie in die Thread-Ansicht – hier werden alle vorhandenen Nachrichten dieser Person aufgelistet.

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Nur in der Threadansicht können Sie den Absender zur Ihren Kontakten hinzufügen.

Scrollen Sie nun zum unteren Rand des Displays, wo Sie auf den Button „Zu Kontakten hinzufügen“ tippen, anschließend geben Sie die gewünschten Informationen ein. Wenn der Posteingang später mal richtig voll ist, erleichtert Ihnen das Anlegen von Kontakten die Suche nach älteren Mails. Wenn Sie nämlich in Ihre Kontakte gehen (durch Touch auf das Lupensymbol am unteren Rand des Displays), werden dort alle Nachrichten dieses und nur dieses Kontakts aufgelistet.

In der Kontaktansicht können Sie neue Kontakte natürlich auch gänzlich manuell erstellen, indem Sie rechts oben auf „Erstellen +“ gehen. Eine Importfunktion von Kontakten aus anderen Anwendungen gibt es in Outlook fürs iPhone leider nicht.

Outlook iPhone: der Kalender

Um das mobile Büro vollständig nutzen zu können, benötigen Sie natürlich auch einen Kalender – und den hat Outlook iPhone praktischerweise ebenfalls unter der Haube. Und was für die Kontakte nicht geht, nämlich der Import, das funktioniert beim Kalender sehr wohl. Wenn das Mailkonto ordnungsgemäß eingerichtet worden ist, dann erscheinen beim ersten Aufruf des Kalenders sämtliche Termine, die Sie über dieses Konto gespeichert haben. In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:

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Links die Tages- und in der Mitte die Monatsansicht. Rechts die Auswahl, die als Dropdown-Menü erscheint, wenn Sie auf das Symbol neben dem Pluszeichen tippen.

Neue Termine legen Sie ganz einfach an, indem Sie in der Tagesansicht oben auf das Plussymbol tippen. Die anschließende Vorgehensweise ist identisch mit jener in der Desktopvariante. Befinden Sie sich in der Monatsansicht, dann klicken Sie erst auf den gewünschten Tag und dann auf das Pluszeichen.

Per iPhone E-Mails in OneNote speichern

Was bis vor kurzem nur über den Desktop-PC möglich war, funktioniert nun auch auf dem iPhone: E-Mails in OneNote ablegen. Öffnen Sie zunächst einmal eine Email in Outlook für iPhone. Im Anschluss daran tippen Sie auf die drei Punkte, die sich unter der Uhrzeit befinden. Nun öffnet sich ein Kontextmenü, wo Ihnen als Office 365-Abonnent ein Button mit der Aufschrift „An OneNote senden“ angezeigt wird. Tippen Sie auf diese Kachel, so öffnet sich OneNote und präsentiert Ihnen all Ihre Notizbücher. Wählen Sie das gewünschte Notizbuch und speichern Sie dort einfach Ihre Mail ab.

Wenn Sie dieses Feature in Ruhe und Schritt für Schritt noch einmal nachvollziehen möchten, dann schauen Sie sich gern unser YouTube-Tutorial zu diesem Thema an.

Mit welchen Konten können Sie die Outlook App synchronisieren?

Wie oben schon kurz angerissen, klappt die Synchronisation der Outlook-iPhone-App mit einer ganzen Reihe von Mailanbietern. Als Nutzer einer Mailadresse, die auf outlook.de oder outlook.com endet, können Sie das Postfach in der Outlook App ebenfalls rasch und unkompliziert einrichten. Richtig wertvoll wird die mobile Version von Outlook allerdings erst, wenn Sie ein Mailkonto synchronisieren, das Sie auf Ihrem Desktop-PC beruflich nutzen. Wenn Sie Angestellter sind, dann hat der IT-Administrator Ihrer Firma mit großer Wahrscheinlichkeit einen Server bei Microsoft Exchange eingerichtet, über den Ihr Mailverkehr läuft. Doch arbeitet Ihr mobiles Outlook fürs iPhone mit Konten bei Exchange oder Office 365 zusammen?

In der Regel gestaltet sich die Einrichtung eines Mailkontos, das über Exchange oder Outlook 365 läuft, nicht weiter schwierig; gehen Sie einfach so vor wie bei jedem anderen Mailkonto auch. Wenn dennoch Schwierigkeiten auftreten sollten, dann finden Sie in der unteren Hälfte der Hilfeseite von Microsoft eine Anleitung, was Sie tun können. Oft treten Probleme bei der Einrichtung auf, wenn es sich um bestimmte Geschäftsaccounts oder Mailkonten handelt, die zu Schulen oder Universitäten gehören. Sollten die auf der Website beschriebenen Schritte das Problem nicht lösen, dann wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

Outlook iPhone: weitere Einstellungen

Via Zahnrad, wie oben beschrieben, gehen wir jetzt zurück in den Einstellungsbereich. Scrollen Sie hier hinunter bis zum Kalender, wo Sie diverse kalenderspezifische Änderungen vornehmen können. Unterhalb dieser Auswahlmöglichkeiten haben Sie die Option, Integrationen und Add-ins festzulegen. So können Sie zum Beispiel wählen, ob und wie Siri mit der Outlook-App interagieren soll, ob sich Ihr Kalender mit einer oder mehreren weiteren Apps verbinden soll (zur Auswahl stehen Evernote, Facebook, Wunderlist und Meetup), ob Sie besondere Ereignisse abonnieren möchten oder ob Sie den voreingestellten Apps noch weitere hinzufügen wollen. Hier gibt es interessante Möglichkeiten, Ihren Kalender zu personalisieren, etwa mit Apps wie OneNote, Slack for Outlook, Trello, WiseTime und vielen mehr.

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Auch der Dark Mode ist für Outlook iPhone wählbar.

Darüber hinaus können Sie am Ende der Einstellungsseite festlegen, mit welchem Routenplaner Outlook kooperieren soll, ob Sie Touch ID verwenden möchten oder ob Sie den augenschonenden und energiesparenden Dark Mode nutzen wollen.

Die Outlook-iPhone-App: was gut ist und was nicht

Jeder App hat seine Vor- und Nachteile. Hier eine Auflistung von uns:

Vorteile Nachteile
Der Vorteil der App: Die Einrichtung ist vergleichsweise einfach, besonders dann, wenn Sie eine Mailadresse nutzen, die auf outlook.de oder outlook.com endet. Aber auch Accounts anderer Anbieter – etwa Gmail von Google – können Sie ohne größere Umstände in die Outlook-iPhone-App einbinden. Alle Nachrichten, die auf dem Server liegen, synchronisiert die Outlook App fürs iPhone sofort und zeigt sie Ihnen direkt im Posteingang an.

 

Das Versenden neuer Mails funktioniert intuitiv (zu einem maßgeblichen Nachteil hierbei kommen wir gleich noch), und wenn Sie über den Erhalt neuer Mails benachrichtig werden möchten, dann gehen Sie in die Einstellungen Ihres iPhones, öffnen dort die Outlook und wählen in der Option „Mitteilungen“ aus, wie die App sich verhalten soll, wenn neue Mails eintreffen. Die Handhabung ist also recht einfach.

Wie schon angedeutet, möchten wir einen großen Nachteil der App keinesfalls verschweigen – es handelt sich dabei um die nicht vorhandene Möglichkeit, Kontakte bzw. Personen zu importieren, wie das bei der Destop-Version von Outlook der Fall ist. Wenn Sie also eine neue Nachricht verfassen, müssen Sie mit dem Empfänger schon mal Mails ausgetauscht haben, damit die App beim Eingeben der Mailadresse Vorschläge unterbreitet und Sie nicht die komplette Mailadresse manuell eintippen müssen. Zwar können Sie der Outlook-App in den Einstellungen Ihres iPhones erlauben, auf die im Telefon gespeicherten Kontakte zugreifen zu dürfen – doch das funktioniert in den meisten Fällen nicht. Hier scheint ein gewichtiges Kommunikationsproblem zwischen der App und Ihrem iPhone bzw. iPad vorzuliegen. iPhone mit Outlook synchronisieren, das klappt in diesem Fall also nicht.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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