Mobiles Outlook: iPhone und Outlook App synchronisieren und alle Features nutzen

9. März 2020

Manche Berufe setzen einfach voraus, dass wir viel unterwegs sind. Das heißt auch, dass Sie Ihre Office-Tools wie Word, Excel und vor allem Outlook nicht mehr nur auf Ihrem Desktop-PC in Büro oder Homeoffice nutzen, sondern auf mobiles Arbeiten angewiesen sind. Nutzen Sie dafür ein iPhone? Dann möchten wir Ihnen in diesem Beitrag erläutern, wie Sie Outlook für iPhone so nutzen, dass Ihnen alle Funktionen offenstehen. Dieser Beitrag gilt ebenso für iPad-Nutzer, da die Features und die Vorgehensweise auf beiden Apple-Geräten nahezu identisch sind.

Im Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wo die Outlook-iPhone-App gut ist und wo sie ihre Schwächen hat. Außerdem erklären wir, wie Sie Emails in OneNote speichern können (der Schwerpunkt des Texts liegt generell auf dem Thema Mails) und mit welchen Konten die Outlook App zusammenarbeitet.

Inhaltsverzeichnis

1. Outlook: iPhone mit der App ausstatten und die Office App nutzen
2. Die Outlook-iPhone-App: was gut ist und was nicht
3. Per iPhone E-Mails in OneNote speichern
4. iPhone mit Outlook synchronisieren: beim Kalender klappt es
5. Mit welchen Konten können Sie die Outlook App synchronisieren?
6. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Outlook: iPhone mit der App ausstatten und die Office App nutzen

Die Outlook App für das iPhone und das iPad finden Sie im App Store von Apple. Nach der Installation geben Sie das Mailkonto an, das Sie mit der mobilen Outlook-Version nutzen möchten, die entsprechenden Passwörter – und schon ist Outlook für iPhone einsatzbereit. Wenn all Ihre Angaben richtig waren, dann synchronisiert sich der Posteingang der Outlook App nun mit Ihrem E-Mail-Server und alle Nachrichten werden direkt in die mobile Outlook-Version heruntergeladen.

outlook-iphone-startbildschirm
Der Startbildschirm von Outlook-iPhone. Anschließend öffnet sich automatisch der Posteingang.

Sollte die Einrichtung von Outlook auf dem iPhone nicht klappen, dann recherchieren Sie auf der Website Ihres Mailanbieters, welche Angaben Sie beim Anlegen des Kontos in der Outlook App benötigen.

Wir gehen aber davon aus, dass Installation und Einrichtung Ihres Accounts erfolgreich gewesen sind – und Sie sich nach dem Öffnen der Outlook-iPhone-App direkt im Posteingang wiederfinden. Wenn Sie den hellen Modus nicht gut finden, dann bietet Ihnen die App die Option des Dark Mode. Dafür tippen Sie oben neben dem Wort „Posteingang“ auf Ihren Avatar und anschließend unten auf das Zahnrad. Scrollen Sie nach unten und wischen Sie den Button bei „Dunkle Darstellung“ nach rechts.

outlook-iphone-dark-mode-posteingang
Wenn Sie den Dark Mode aktivieren, sieht Ihr Posteingang so aus wie hier rechts dargestellt.

Die Frage des Designs ist aber lediglich Geschmackssache, wichtiger ist, dass sämtliche Funktionen des Postfachs funktionieren. Und das testen wir nun. Sicher besitzen Sie eine zweite Mailadresse, um die Funktionstüchtigkeit der Outlook App auf Ihrem iPhone zu testen; ist das nicht der Fall, dann bitten Sie eine Vertrauensperson darum, dass Sie ihr eine Test-Email von Ihrer Outlook-iPhone-App senden dürfen.

outlook-iphone-dark-mode-neue-email
So stellt sich die App dar, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen möchten.

Sobald Sie die Mail abgeschickt haben, öffnen Sie den anderen Account und prüfen, ob die Nachricht angekommen ist (oder Sie bitten die Vertrauensperson um diesen Gefallen). Hat alles funktioniert, dann antworten Sie auf die Originalnachricht und prüfen wiederum in der Outlook App fürs iPhone, ob die Reply zeitnah eintrifft. Klappt auch das, dann ist Ihr Mailaccount vollständig und zu 100 Prozent eingerichtet.

Die Outlook-iPhone-App: was gut ist und was nicht

Der Vorteil der App: Die Einrichtung ist vergleichsweise einfach, besonders dann, wenn Sie eine Mailadresse nutzen, die auf outlook.de oder outlook.com endet. Aber auch Accounts anderer Anbieter – etwa Gmail von Google – können Sie ohne größere Umstände in die Outlook-iPhone-App einbinden. Alle Nachrichten, die auf dem Server liegen, synchronisiert die Outlook App fürs iPhone sofort und zeigt sie Ihnen direkt im Posteingang an.

Das Versenden neuer Mails funktioniert intuitiv (zu einem maßgeblichen Nachteil hierbei kommen wir gleich noch), und wenn Sie über den Erhalt neuer Mails benachrichtig werden möchten, dann gehen Sie in die Einstellungen Ihres iPhones, öffnen dort die Outlook und wählen in der Option „Mitteilungen“ aus, wie die App sich verhalten soll, wenn neue Mails eintreffen. Die Handhabung ist also recht einfach.

Wie schon angedeutet, möchten wir einen großen Nachteil der App keinesfalls verschweigen – es handelt sich dabei um die nicht vorhandene Möglichkeit, Kontakte bzw. Personen zu importieren, wie das bei der Destop-Version von Outlook der Fall ist. Wenn Sie also eine neue Nachricht verfassen, müssen Sie mit dem Empfänger schon mal Mails ausgetauscht haben, damit die App beim Eingeben der Mailadresse Vorschläge unterbreitet und Sie nicht die komplette Mailadresse manuell eintippen müssen. Zwar können Sie der Outlook-App in den Einstellungen Ihres iPhones erlauben, auf die im Telefon gespeicherten Kontakte zugreifen zu dürfen – doch das funktioniert in den meisten Fällen nicht. Hier scheint ein gewichtiges Kommunikationsproblem zwischen der App und Ihrem iPhone bzw. iPad vorzuliegen. iPhone mit Outlook synchronisieren, das klappt in diesem Fall also nicht.

Per iPhone E-Mails in OneNote speichern

Was bis vor kurzem nur über den Desktop-PC möglich war, funktioniert nun auch auf dem iPhone: E-Mails in OneNote ablegen. Öffnen Sie zunächst einmal eine Email in Outlook für iPhone. Im Anschluss daran tippen Sie auf die drei Punkte, die sich unter der Uhrzeit befinden. Nun öffnet sich ein Kontextmenü, wo Ihnen als Office 365-Abonnent ein Button mit der Aufschrift „An OneNote senden“ angezeigt wird. Tippen Sie auf diese Kachel, so öffnet sich OneNote und präsentiert Ihnen all Ihre Notizbücher. Wählen Sie das gewünschte Notizbuch und speichern Sie dort einfach Ihre Mail ab.
Wenn Sie dieses Feature in Ruhe und Schritt für Schritt noch einmal nachvollziehen möchten, dann schauen Sie sich gern unser YouTube-Tutorial zu diesem Thema an.

iPhone mit Outlook synchronisieren: beim Kalender klappt es

Wie oben beschrieben kann die Outlook App fürs iPhone nicht die im Smartphone gespeicherten Kontakte synchronisieren, was beim Verfassen neuer Mails doch hin und wieder etwas ärgerlich ist. Was jedoch hervorragend funktioniert, ist die Synchronisation des Kalenders. Wenn Sie also bereits einen Kalender nutzen mit Gmail, Outlook.de oder einem anderen Anbieter, dann synchronisiert sich die Outlook App mit diesem Kalender und zeigt Ihnen in einer Tages- oder Monatsansicht an.

outlook-iphone-dark-mode-kalender-termine
Links die Kalenderansicht, rechts die Optionen beim Erstellen eines neuen Termins.

Das Eintragen neuer Termine nehmen Sie über das Plus-Symbol vor. Im Anschluss daran finden Sie jede Menge Optionen hinsichtlich der Erinnerung, der Teilnehmer, der Uhrzeit, des Orts und andere fakultative Einstellungen.

Mit welchen Konten können Sie die Outlook App synchronisieren?

Wie oben schon kurz angerissen, klappt die Synchronisation der Outlook-iPhone-App mit einer ganzen Reihe von Mailanbietern. Als Nutzer einer Mailadresse, die auf outlook.de oder outlook.com endet, können Sie das Postfach in der Outlook App ebenfalls rasch und unkompliziert einrichten. Richtig wertvoll wird die mobile Version von Outlook allerdings erst, wenn Sie ein Mailkonto synchronisieren, das Sie auf Ihrem Desktop-PC beruflich nutzen. Wenn Sie Angestellter sind, dann hat der IT-Administrator Ihrer Firma mit großer Wahrscheinlichkeit einen Server bei Microsoft Exchange eingerichtet, über den Ihr Mailverkehr läuft. Doch arbeitet Ihr mobiles Outlook fürs iPhone mit Konten bei Exchange oder Office 365 zusammen?

In der Regel gestaltet sich die Einrichtung eines Mailkontos, das über Exchange oder Outlook 365 läuft, nicht weiter schwierig; gehen Sie einfach so vor wie bei jedem anderen Mailkonto auch. Wenn dennoch Schwierigkeiten auftreten sollten, dann finden Sie in der unteren Hälfte der Hilfeseite von Microsoft eine Anleitung, was Sie tun können. Oft treten Probleme bei der Einrichtung auf, wenn es sich um bestimmte Geschäftsaccounts oder Mailkonten handelt, die zu Schulen oder Universitäten gehören. Sollten die auf der Website beschriebenen Schritte das Problem nicht lösen, dann wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

Das könnte Sie auch interessieren:

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: