In Microsoft Outlook kann man eine Art Timer für das Senden einer E-Mail einstellen, dann versendet Outlook diese E-Mail automatisch zeitversetzt mit einer zeitlichen Verzögerung und zum voreingestellten Wunschzeitpunkt. Diese Planbarkeit des Versandzeitpunkts kann sehr praktisch sein und bietet eine Reihe von Vorteilen. Die Frage ist nun aber nicht nur, wie dieses verzögerte Versenden in Outlook genau funktioniert, sondern auch, ob der Empfänger dieses zeitversetzte E-Mail-Senden irgendwie erkennen kann? Die Antworten und Anleitung finden Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag!

(Lesedauer ca. 6 Minuten)

Inhaltsverzeichnis

1. Praxisbeispiele: Welche Vorteile hat das zeitversetzte E-Mail-Senden in Outlook?

In Microsoft Outlook können Sie ein zeitlich verzögertes Versenden Ihrer E-Mails einstellen. Dann bleibt die E-Mail zunächst noch für den fest eingestellten Zeitraum im Posteingang, bevor sie dann letztendlich automatisch verschickt wird. Die Verzögerung kann dabei nur einige wenige Minuten oder auch Stunden und sogar Tage betragen. Dieser E-Mail-Timer bietet nun in der beruflichen Praxis vor allem folgende drei Vorteile.

Wenn Projekte in der heißen Endphase sind, oder Unvorhergesehenes droht zu eskalieren, ruft die Arbeit manchmal auch am Wochenende, sehr früh morgens oder bis in die späte Nacht hinein. Dem Kunden, Auftraggeber oder Chef soll das aber nicht immer sofort über den Zeitstempel einer E-Mail sichtbar gemacht werden. Mit dem E-Mail-Timer in Outlook können Sie nun zu jeder Tages-, Nacht- und Uhrzeit Ihre E-Mails schreiben; diese werden dann aber zeitverzögert erst zu den regulären Arbeitszeiten und an einem Werktag versendet.
Ein weiteres Praxisbeispiel ist das Einrichten eines kurzen zeitlichen Puffers für den E-Mail-Postausgang. Denn manche Menschen neigen dazu, E-Mails vorschnell abzuschicken und müssen dann häufig kurz darauf eine zweite Korrektur- oder Ergänzungsmail hinterherschicken. Das ist nicht nur lästig und nervt Sender und Empfänger, sondern ist auch ein Stück weit peinlich. Wenn man nun in Outlook das zeitversetzte Senden der E-Mails als Standardeinstellung einstellt, liegen die E-Mails zunächst noch einige Minuten in der Warteschleife, bevor Sie verschickt werden. So bleibt immer noch genügend Zeit, bei Bedarf doch noch schnell Ergänzungen oder Korrekturen vorzunehmen.
Das Feature bietet allerdings auch einen unter Umständen illegitimen Vorteil. So kann man Präsenz zu einem Zeitpunkt vortäuschen, an dem man eigentlich gar nicht aktiv am Arbeiten ist – vorausgesetzt, die empfangende Person kann das durch Outlook zeitverzögerte Senden nicht erkennen (siehe unten, Punkt 5).

2. Anleitung für das zeitversetzte Versenden einer einzelnen E-Mail in Outlook

Das Einstellen des E-Mail-Timers in Outlook geht ganz schnell und einfach und funktioniert ab der Version Office/Outlook 2013 folgendermaßen.

Schritt: Schreiben Sie wie gewohnt Ihre E-Mail in Outlook.
Schritt: Klicken Sie dann im Menüband oben auf die Registerkarte → Optionen und dann auf die Schaltfläche → Übermittlung verzögern.
Schritt: In dem Bereich „Übermittlungsoptionen“ setzen Sie nun ein Häkchen vor die Zeile „Übermittlung verzögern bis“. Rechts daneben können Sie das genaue Datum (Tag und Uhrzeit) einstellen, wann Outlook diese E-Mail senden soll. Zum Bestätigen der Timer-Einstellung einfach auf → Schließen klicken und dann die E-Mail wie gewohnt versenden (auf → Senden klicken), fertig. Die E-Mail befindet sich nun in der Warteschleife in Ihrem Postausgang und wird automatisch zum angegebenen Zeitpunkt verschickt.

Zeitversetzten E-Mail-Versand in Outlook einstellen — Das zeitversetzte Senden einer E-Mail in Outlook ist in Sekundenschnelle mit nur wenigen Klicks möglich.

Hinweis: Wenn Sie keinen Exchange-Server verwenden, der die E-Mail-Konten im Online-Modus betreibt (dies ist in Unternehmen Standard), sondern nur eine lokale Installation von Microsoft Outlook auf Ihrem Rechner, dann muss der Outlook-Client zum Zeitpunkt des Versendens aktiv sein. Das heißt, der Computer muss laufen, Outlook muss geöffnet sein und eine Internetverbindung muss bestehen. Bei Nutzern von Exchange-Server entfallen jedoch diese Voraussetzungen.

3. Wie man das zeitversetzte E-Mail-Versenden in Outlook löscht und auf Standard zurücksetzt

Es kann natürlich immer mal wieder vorkommen, dass man einen bereits eingerichteten Versand-Timer wieder löschen und auf Standard zurücksetzen will, so dass Outlook die betreffende E-Mail sofort versendet. Auch das funktioniert ganz einfach.

Schritt: Öffnen Sie den Ordner → Postausgang in Ihrem Outlook und dann mit einem Doppelklick die E-Mail, deren Verzögerungs-Timer Sie löschen wollen.
Schritt: Klicken Sie nun wieder im Menüband oben auf die Registerkarte → Optionen und dann auf die Schaltfläche → Übermittlung verzögern.
Schritt: Entfernen Sie das Häkchen bei → Übermittlung verzögern bis, so dass statt einem Datum nun der Eintrag „Ohne“ erscheint.
Schritt: Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf → Schließen und versenden Sie die E-Mail wie gewohnt manuell (und sofort) mit einem Klick auf → Senden. Die E-Mail wird nun wie gewohnt sofort zugestellt, die Verzögerung wurde gelöscht.

4. Wie man mittels einer „Regel“ künftig alle E-Mails in Outlook zeitversetzt sendet

Sie können den zeitlichen Verzögerungs-Timer auch generell für alle künftigen Nachrichten in Ihrem Outlook-Postausgang einstellen. Dann befindet sich jede abgeschickte E-Mail zunächst in einem Warteschleifen-Puffer in Ihrem Postausgang, bevor sie zugestellt wird. So vermeiden Sie ein vorschnelles Abschicken und haben jedes Mal noch etwas Zeit, um Korrekturen, Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Wenn der verzögerte Versand als generelle Regel eingerichtet wird, ist allerdings nur eine maximale Verzögerung von 120 Minuten möglich. Und das funktioniert so.

Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf die Registerkarte → Datei, anschließend rechts auf die Schaltfläche → Regeln und Benachrichtigungen verwalten und dann in dem neuen Anwendungsfenster auf → Neue Regel.
Wählen Sie anschließend die Option → Regel ohne Vorlage erstellen und dann → Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden aus und bestätigen Sie mit → Weiter.
Jetzt können Sie optional noch bestimmte Bedingungen auswählen, falls die neue Regel nur für eine bestimmte Gruppe an E-Mails gelten soll (zum Beispiel bei bestimmten Wörtern im Betreff oder auch nur für bestimmte Personen). Bleiben alle Kästchen leer, wird die neue Regel ausnahmslos für alle E-Mails gelten. Mit einem Klick auf → Weiter bestätigen.
In der nun folgenden Auswahl unter „1. Schritt“ klicken Sie auf die letzte Option → diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. In dem Feld direkt darunter „2. Schritt“ können Sie anschließend die gewünschte Verzögerungszeit eingeben. Dafür müssen Sie lediglich auf die blau gefärbte und unterstrichene Textpassage „eine Anzahl von“ klicken und können dann die gewünschte Minutenanzahl (1 bis 120) eintippen. Mit einem Klick auf → Ok und → Weiter bestätigen.
In einem letzten Schritt können Sie nun noch mögliche Ausnahmen für die neue Regel hinzufügen (wie zum Beispiel für alle E-Mails mit Anhang, für bestimmte Empfänger oder bestimmte Betreffs). Geben Sie der neuen Regel abschließend noch einen aussagekräftigen Namen (zum Beispiel „E-Mail-Verzögerung“), setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen → Diese Regel aktivieren und klicken Sie auf → Fertig stellen.

Outlook Mails zeitversetzt senden — So erstellen Sie eine Regel, damit künftig alle E-Mails in Ihrem Outlook zeitlich verzögert gesendet werden

5. Kann der Empfänger dieses zeitversetzte Senden einer E-Mail in Outlook erkennen?

Ein klares Jein oder Nein mit Einschränkung. Outlook ist einer der wenigen E-Mail-Clients (E-Mail-Verwaltungsprogramme), die überhaupt ein zeitlich verzögertes Versenden von E-Mails ermöglichen. Die Verzögerung selbst ist dabei für den Empfänger oder die Empfängerin nicht auf den ersten Blick zu erkennen.

In der übermittelten Nachricht selbst deutet nichts auf das zeitversetzte Senden hin.
Und auch in den Quelldaten zu der E-Mail steht hinter dem Eintrag „Date“ (Datum) nur die voreingestellte Wunschzeit als Zeitstempel und nicht der Zeitpunkt, wann der Empfänger die E-Mail tatsächlich getimt hat.
Versierte Profis mit Administratorenrechten können jedoch bei der Nutzung von Exchange Server nachsehen, wann der Outlook-Client die Nachricht an Exchange Server übermittelt hat und ob eine zeitliche Diskrepanz zum Versandzeitpunkt vorliegt.
Auch wenn das höchst unwahrscheinlich ist, ist es aber dennoch nicht unmöglich.

6. Extra-Tipps, Tricks & Gratis-eBook rund um Microsoft Outlook

Das zeitversetzte Senden von E-Mails ist nicht die einzige Funktion in Microsoft Outlook, um am „Briefkopf“ einer E-Mail etwas zu ändern. Ein besonders nützliches Feature ist auch, den Betreff einer eingegangenen E-Mail zu verändern, damit er aussagekräftiger im Posteingang steht und nicht übersehen wird. Dafür müssen Sie lediglich die E-Mail mit einem Doppelklick öffnen, in den Betreff klicken und mit der Eingabe beginnen, um diesen wie gewünscht abzuändern, fertig.

Ein weiteres nützliches Feature von Outlook für den Büroalltag ist zudem auch die Möglichkeit, den Absender einer E-Mail zu ändern, zum Beispiel wenn man eine gemeinsam genutzte info@e-mail-adresse mit einem vorangestellten Absendernamen des jeweils gerade bearbeitenden Mitarbeiters personalisieren will. Auf diese Weise wird die E-Mail-Adresse als „Vorname Nachname <info@e-mail-adresse>“ angezeigt und damit persönlich rückverfolgbar. Wie das genau funktioniert, sowie weitere praxisnahe Tipps und Tricks für ein effizienteres Arbeiten mit Outlook, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Den Absender in Microsoft Outlook ändern: So kann der Absendername oder die E-Mail-Adresse anpasst werden.
Die „Bedienungsanleitung“ für Microsoft Outlook: Die besten Büro-Kaizen-Anleitungen und Video-Tutorials im Überblick.
Kostenloses eBook: Erfolgreich mit Outlook – Funktionen und Praxisbeispiele (Gratis-Download im Wert von 19,95 Euro).
So geht Microsoft Outlook: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen für ein effizientes Arbeiten mit MS Outlook.