Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Absender in Outlook zu sperren. Dann erhalten Sie von dieser Adresse künftig keine E-Mails, Spams oder Newsletter mehr in Ihrem Posteingang. Dafür können, je nach Bedarf, entweder einzelne E-Mail-Adressen oder auch gleich alle Absender einer gesamten Internetdomain, aus einem bestimmten Land oder auch mit einem fremdartigen Schriftsystem (wie kyrillisch, chinesisch oder arabisch) gesperrt werden. Und auch das dauerhafte Aussperren eines hartnäckigen Spammers oder Stalkers aus Ihrem Outlook ist möglich, so dass es diese spezielle E-Mail-Adresse noch nicht einmal mehr in Ihren Junk-E-Mail-Ordner schafft, sondern blockiert und immer gleich sofort gelöscht wird. Wie das alles konkret funktioniert, zeigen wir Ihnen in den folgenden kurzen Schritt-für-Schritt-Anleitungen hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Was bedeutet „Absender sperren“ in Outlook? Unterschied zum Spamfilter

Outlook bietet eine automatische und eine manuelle Möglichkeit, um Sie vor unliebsamen E-Mails zu schützen. Die automatische Option ist der „Junk-E-Mail-Schutz“ (umgangssprachlich: Spamfilter), die manuelle Funktion heißt „Absender sperren“. Hier die wichtigsten Merkmale und Unterschiede in der Kurzfassung.

Der Junk-E-Mail-Schutz (Spamfilter): Je nach eingestelltem Schutzlevel filtert Outlook automatisch die meisten Junk-E-Mails heraus und verschiebt diese (für eine spätere Nachkontrolle durch den Nutzenden) in den Ordner „Junk-E-Mails“. Je niedriger das Schutzniveau, desto mehr Spams gelangen durch den Filter in den Posteingang. Je höher das Schutzlevel, desto weniger Spams landen zwar im Postfach, aber desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass auch Mal einige legitime E-Mails in den Junk-Ordner verschoben werden können. Da die Nachrichten in diesem Junk-E-Mail-Ordner in der Regel, je nach Einstellungen in Ihrem Unternehmen, nach 10 oder 30 Tagen automatisch von selbst gelöscht werden, sollten Sie diesen Ordner daher regelmäßig auf irrtümlich blockierte Nachrichten kontrollieren!
Die Outlook-Funktion „Absender sperren“: Hiermit können Sie sehr fein steuern, welche E-Mail-Adressen, Internetdomänen, Länder-Codes oder auch Zeichensätze anderer Sprachen (z. B. arabisch, chinesisch, griechisch oder kyrillisch) Outlook sperren soll. Diese Adressen werden dann zu einer „Liste mit blockierten Absendern“ hinzugefügt und können in dieser Liste dann bearbeitet, verallgemeinert oder auch wieder entsperrt werden.
Vollständiges Aussperren eines Absenders ist nur mittels einer „Regel“ möglich: Oder möchten Sie einen bestimmten unliebsamen Absender (zum Beispiel Spammer oder Stalker) dauerhaft aus Ihrem Outlook aussperren, so dass alle Nachrichten dieser E-Mail-Adresse sofort gelöscht werden und noch nicht einmal mehr in Ihren Junk-E-Mail-Ordner gelangen? Und dass, ohne dass dabei immer auch gleich alle anderen Junk-E-Mails im Junk-Ordner sofort mitgelöscht werden? Dann müssen Sie das über eine sogenannte „Regel“ einstellen (siehe unten).

2. Wie man Absender in Outlook mit dem Junk-E-Mail-Schutz und Spamfilter blockiert

Wie Sie den Junk-E-Mail-Filter in Outlook richtig einstellen, was die verschiedenen Schutzlevels bedeuten und wie Sie den Filter individuell anpassen, um unerwünschte E-Mails zu blockieren, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Outlook Spamfilter: Nur 2 Schritte und Sie erhalten nie wieder Junk E-Mails“! (Standardmäßig ist der Spam-Schutz übrigens auf „Keine automatische Filterung“ eingestellt.)

3. Anleitung für das Sperren einer einzelnen Absender-Adresse in Outlook

Öffnen Sie Ihre Outlook-App und markieren Sie die unerwünschte E-Mail in Ihrem Postfach.
Klicken Sie nun im Menü oben in der Registerkarte → Start im zweiten Feld von Links „Löschen“ auf das Symbol für → Junk-E-Mail.
In dem sich daraufhin öffnenden Dropdownmenü müssen Sie lediglich die Option → Absender sperren auswählen.
Outlook bestätigt Ihnen daraufhin, dass dieser Absender XY nun „zur Liste blockierter Absender hinzugefügt“ und die markierte Nachricht in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben wurde.
Alle künftigen E-Mails von diesem Absender werden nun automatisch in Ihren Junk-E-Mail-Ordner verschoben und tauchen nicht mehr in Ihrem Posteingang auf.

Outlook Absender sperren — In Outlook kann man einzelne E-Mail-Adressen oder auch gleich alle Absender einer bestimmten Internetdomäne oder eines Landes auf einmal sperren lassen. Bild: Microsoft Outlook, Büro-Kaizen.

Einen Absender in Outlook sperren und alle gesperrten Nachrichten sofort löschen

Wenn Sie allerdings möchten, dass die Nachrichten der von Ihnen gesperrten Absender gleich gelöscht und nicht zunächst in Ihren Spam-Ordner verschoben werden, dann können Sie das in den Junk-E-Mail-Optionen einstellen.

Klicken Sie im Start-Menü, wie oben beschrieben, erneut auf die Schaltfläche → Junk-E-Mail und dann im Dropdownmenü ganz unten auf → Junk-E-Mail-Optionen.
Aktivieren Sie dort das Häkchen in dem Kontrollkästchen bei → Als Junk-E-Mail identifizierte Nachrichten nicht in den Junk-E-Mail-Ordner verschieben, sondern endgültig löschen.
Achtung: Nun werden künftig alle als Spam verdächtigen Nachrichten sofort gelöscht. Darunter können sich aber auch legitime E-Mails befinden, die nun dauerhaft verloren gehen!
Tipp: Falls Sie einen bestimmten Absender kategorisch aus Ihrem Outlook aussperren und sofort löschen wollen, dann sollten Sie das also lieber über eine „neue Regel“ machen (siehe unten).

Outlook Absender sperren und Mails endgültig löschen — In den „Junk-E-Mail-Optionen können Sie weitere Einstellungen für das Sperren von Absendern in Outlook vornehmen, wie zum Beispiel das sofortige Löschen Aktivieren oder die Liste blockierter Absender bearbeiten, um ganze Internetdomänen zu blockieren. Bild: Microsoft Outlook, Büro-Kaizen.

4. Anleitung für das Sperren aller Absender einer gesamten Internetdomäne in Outlook

Wenn Sie einen spammigen Absender sperren, kann es sein, dass Sie kurz darauf erneut E-Mails von diesem in Ihrem Postfach finden, obwohl die Adresse auf Ihrer Liste blockierter Absender steht. Warum funktioniert das Absendersperren in diesen Fällen nicht? Ganz einfach, weil der Spammer nur eine Kleinigkeit in dem Namen vor der Internetdomäne ändern muss, wie zum Beispiel einen Buchstaben, einen Unterstrich, eine Zahl oder den Namen (z. B. in Vorname.Nachname_01@Internetdomäne.de). Und schon gelangen die Nachrichten von dieser minimal geänderten Adresse wieder an Ihrem Junk-E-Mail-Filter vorbei. Um das zu verhindern, können Sie in Outlook auch gleich die gesamte Internetdomäne eines unliebsamen Absenders sperren lassen. Dann ist es egal, was alles vor dem @-Zeichen steht, und alle Absender mit dem gleichen Domainnamen nach dem @-Zeichen werden kollektiv blockiert.

Klicken Sie dafür im Menü in der Registerkarte → Start erneut auf die Schaltfläche → Junk-E-Mail und dann auf → Junk-E-Mail-Optionen.
In dem neuen Dialogfenster klicken Sie auf den Reiter → Blockierte Absender.
Möglichkeit 1: Klicken Sie nun auf → Hinzufügen und geben Sie in die Eingabezeile die betreffende Internetdomäne ein. Entweder als „@beispieldomäne.at“ oder auch ohne das @-Zeichen, also „beispieldomäne.ch“. Mit einem Klick auf → Ok und → Übernehmen bestätigen, fertig. Nun wird Outlook künftig alle Adressen, die auf dieser Internetdomäne basieren, sperren.
Möglichkeit 2: Sie können in der Liste der blockierten Absender auch einfach auf eine bereits hinzugefügte E-Mail-Adresse klicken und dann → Bearbeiten auswählen. Löschen Sie nun den Bereich vor dem @-Zeichen weg und bestätigen Sie mit → Ok und → Übernehmen, fertig. Nun wird die gesamte Domaine dieses Absenders gesperrt.

5. Anleitung, um in Outlook alle Absender aus einem bestimmten Land zu sperren

Sie erhalten häufig Spam-Nachrichten aus den Niederlanden, Polen oder den Molukken (das liegt bei Sulawesi)? Egal um welchen Staat es sich handelt, Sie können auch ganze Länderkürzel sperren lassen, so dass es kein Absender aus dieser Region mehr in Ihren Posteingang schafft.

Öffnen Sie dafür wieder die → Junk-E-Mail-Optionen (im Start-Menü auf die Schaltfläche → Junk-E-Mail und dann auf den letzten Listenpunkt klicken).
Klicken Sie nun in dem neuen Auswahlfenster ganz rechts auf den Reiter → International und dann auf die Schaltfläche → Liste blockierter Domänen der obersten Ebene.
Nun wird Ihnen eine Liste mit allen Länder- und Regionalcodes dieser Erde angezeigt (von AD und AE für Andorra und die Vereinigten Arabischen Emiraten bis ZA für Südafrika und ZW für Simbabwe).
Einfach das Häkchen für den betreffenden Regionalcode aktivieren und mit → Ok bestätigen. Alle Absender aus dieser Weltregion sind nun in Ihrem Outlook gesperrt und blockiert.

6. Anleitung, um alle Absender mit fremdartigen Schriftsystemen in Outlook zu sperren

Jeder hat schon einmal E-Mails in einer Schrift erhalten, die er oder sie nicht lesen kann. Das kann zum Beispiel chinesisch, arabisch, kyrillisch, griechisch, japanisch, koreanisch, hebräisch oder vietnamesisch sein. Wenn Sie das verhindern wollen, können Sie in Outlook alle Absender kategorisch sperren lassen, die ein solches für Sie fremdes Schriftsystem (auch Codierungs- oder Zeichensatz genannt) nutzen.

Öffnen Sie dafür erneut die → Junk-E-Mail-Optionen (im Start-Menü im Dropdownmenü von → Junk-E-Mail) und klicken Sie ganz rechts auf den Reiter → International.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche → Liste blockierter Codierungen und setzen Sie das Häkchen bei dem zu sperrenden Schriftsystem.
Nun werden künftig alle E-Mails mit diesem für Sie unverständlichen Zeichensatz blockiert.

7. Shortcut-Tastenkombination für das Sperren von Absendern in Outlook (→ Alt + X)

Standardmäßig ist in Outlook keine Shortcut-Tastenkombination für das Sperren von Absendern vergeben. Das lässt sich jedoch ganz leicht ändern! Dafür muss der Befehl lediglich in die Schnellzugriffsleiste hinzugefügt werden und bekommt dann dadurch automatisch einen entsprechenden Shortcut zugewiesen (zum Beispiel die Tastenkombination → Alt + 5). Und das geht folgendermaßen.

Seit einem Update 2021/22 wird die Schnellzugriffsleiste in Outlook (sowie in Word und Excel) nicht mehr standardmäßig eingeblendet. Sie muss erst noch aktiviert werden.
Klicken Sie dafür in dem Outlook-Menü ganz rechts auf den kleinen Aufklapppfeil für → Erweiterte Optionen und in dem Dropdown-Menü dann auf → Symbolleiste für den Schnellzugriff anzeigen. Die Schnellzugriffsleiste erscheint nun unterhalb des Menübands.
Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf den kleinen Aufklapppfeil und dann auf die Option → Weitere Befehle.
In dem neuen Auswahlfenster klicken Sie in der oberen Auswahlleiste auf → Alle Befehle und markieren dann in der Liste darunter den Befehl → Absender sperren. Nun auf die Schaltfläche → Hinzufügen klicken und mit → Ok bestätigen.
Der Shortcut (die Tastenkombination) für alle Befehle in der Schnellzugriffsleiste lautet allgemein → „Alt + X“. Wobei X für die Position des jeweiligen Befehls in Ihrer individuellen Schnellzugriffsleiste steht. So hat der erste Befehl in dieser Leiste die Tastenkombination → Alt + 1, die Funktion an der dritten Stelle → Alt + 3 und die Option an der achten Stelle → Alt + 8.
Künftig müssen Sie dann nur noch eine E-Mail in Ihrem Posteingang markieren und Ihren persönlichen Shortcut drücken (→ Alt + X). Outlook fügt die Adresse dann automatisch der Liste gesperrter Absender hinzu und verschiebt die E-Mail in den Junk-Ordner.

8. Gesperrte Absender in Outlook wieder entsperren: Sperrung aufheben

Auch das Gegenteil ist natürlich möglich. Sie können die Sperrung eines Absenders jederzeit rückgängig machen und wieder aufheben. Dafür müssen Sie die betreffende E-Mail-Adresse oder Internetdomäne einfach wieder aus der Liste blockierter Absender löschen.

Öffnen Sie dafür wieder die → Junk-E-Mail-Optionen (siehe oben) und klicken Sie dann auf den Reiter → Blockierte Absender.
Markieren Sie die entsprechende Domäne oder E-Mail-Adresse in der Liste und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche → Entfernen.
Der Eintrag wird daraufhin aus der Liste gelöscht und Sie können wieder wie gewohnt Nachrichten von diesem Absender empfangen.
Analog müssen Sie auch einfach das Häkchen beim Ländercode oder Zeichensatz entfernen, um auch diese Sperrung aufzuheben und wieder zu entsperren.

9. Einen Absender (Adresse oder Domäne) in Outlook dauerhaft aussperren: Mittels „Regel“

Wenn Sie einen Stalker oder hartnäckigen Spammer für immer aus Ihrem Outlook aussperren wollen, so dass dessen Nachrichten nie wieder auftauchen, ohne dass dadurch andere Absender in das „sofortige Löschen“ mit hineingezogen werden, dann müssen Sie das über eine sogenannte „Regel“ machen. So können Sie festlegen, dass nur diese E-Mails automatisch sofort gelöscht werden, während andere Spams nach wie vor zunächst in Ihrem Junk-E-Mail-Ordner landen, um von Ihnen kontrolliert werden zu können, so dass nicht aus Versehen eine legitime E-Mail darunter ist.

Öffnen Sie dafür Outlook und klicken Sie in der Registerkarte → Start auf die Schaltfläche → Regeln.
Wählen Sie → Regeln und Benachrichtigungen verwalten und klicken Sie in dem neuen Dialogfenster links auf den Reiter → Neue Regel.
Kontrollieren Sie, ob auf der folgenden Seite die erste Option „Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben“ markiert ist und klicken Sie auf → Weiter.
Möchten Sie nur alles von einer bestimmten E-Mail-Adresse sperren und löschen, wählen Sie den ersten Listenpunkt → die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt. Wollen Sie hingegen gleich alle Nachrichten von allen Absendern einer ganzen Internetdomäne sperren und löschen, wählen Sie den Listenpunkt → mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse (und deaktivieren Sie dann das voreingestellte Häkchen beim ersten Listenpunkt).
In dem unteren Fenster können Sie nun die Details dieser Regel festlegen. Klicken Sie dafür einfach auf den jeweiligen unterstrichenen Satzteil und tätigen Sie die entsprechende Eingabe. Bei dem Satzteil „Eine Person/öffentliche Gruppe“ können Sie entweder eine Person aus Ihrer Adressliste aussuchen, oder die zu sperrende E-Mail-Adresse manuell in die untere Zeile bei „Von“ eintippen oder hineinkopieren. Bei „mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse“ können Sie die Namen oder Wörter der zu sperrenden Internetdomäne eingeben.
Klicken Sie anschließend auf → Weiter und entfernen Sie dann das Häkchen bei → diese in den Ordner Zielordner verschieben (über diesen „Zielordner“ könnten Sie alternativ zum Löschen auch einen eigenen, neuen Ordner für diesen Absender anlegen). Wählen Sie stattdessen die Option → diese löschen (dann wandern alle Nachrichten dieses Absenders künftig in den Ordner „Gelöschte Elemente“) oder → diese endgültig löschen (dann werden alle Nachrichten sofort dauerhaft gelöscht) und klicken Sie auf → Weiter.
Im nächsten Dialogfenster haben Sie nun noch die Möglichkeit, Ausnahmen von dieser Regel einzugeben. Wenn nicht, einfach auf → Weiter klicken.
Im abschließenden Dialogfenster können Sie zum Schluss noch auswählen, ob die Regel auch auf alle Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden. Bestätigen Sie dann die neue Regel mit einem Klick auf → Fertig stellen. (Tipp: Noch Fragen? Hier finden Sie unsere ausführliche Anleitung für das → Erstellen einer neuen Outlook-Regel!)

10. Extra-Tipps rund um Outlook und die Top 15 versteckten Funktionen als Kurzvideo!

Das Sperren von Absendern ist auch eine Möglichkeit, um der seit Jahren wachsenden E-Mail-Flut Herr zu werden. Um dieses Ziel aber tatsächlich schaffen zu können, bedarf es einiger weiterer Strategien und Methoden im Umgang mit dem Postfach und der Verarbeitung der Nachrichten. Welche das sind, haben wir Ihnen im folgenden Beitrag und eBook (kostenlos) praxisnah und auf den Punkt zusammengefasst. Tipp: Beachten Sie auch unser kurzes Büro-Kaizen-Video mit den besten 15 versteckten Outlook-Funktionen am Ende dieses Artikels!

Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „E-Mail-Stress ade, so meistern Sie entspannt die E-Mail-Flut!“
Tipps gegen die E-Mail-Flut: Die E-Mail-Flut ist ein Effizienzkiller – doch das muss nicht sein. Tipps, damit Sie nicht untergehen.
Unsere Themenseite zu Microsoft Outlook: Hier finden Sie alle Büro-Kaizen-Anleitungen zu den Einstellungen, Funktionen und der Bedienung des praktischen E-Mail-Clients.