Outlook Adressbuch: 4 Tipps um Kontakte effizient zu organisieren



Microsoft bietet mit Outlook eine tolle Möglichkeit, alle Ihre Kontakte an einem Ort zentral zu verwalten. Und nicht nur das Verwalten, sondern auch das Weiterarbeiten mit E-Mail-Adresse, Verteilerlisten, Geburtstage oder Telefonnummern wird dadurch wesentlich vereinfacht. Das spart Arbeitszeit und trägt zu Ihrer Effizienz im Büroalltag bei. Wie Sie am besten vorgehen und das meiste aus dem Outlook Adressbuch raus holen verrate ich Ihnen im folgenden Artikel.

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Was ist das Problem?

Wenn Sie Ihre Kontakte nicht zentral verwalten, müssen Sie ständig nach E-Mail-Adressen oder Telefonnummern an unterschiedlichen Orten nachschauen. Das kostet Sie jede Menge Arbeitszeit. Und darüber hinaus verlangsamt es auch Ihre Effizienz beim Senden von neuen E-Mail-Nachrichten. Da Sie die komplette E-Mail-Adresse jedes Mal neu eintippen müssen. Mit dem Risiko eines Tippfehlers der dazu führen kann, dass Ihre elektronische Nachricht beim Empfänger nicht ankommt. Nicht auszumalen, was das bedeuten kann. Um Sie von diesen Problemen und Risiken zu verschonen, habe ich Ihnen im folgenden Text vier Tipps zusammengefasst, wie Sie effizient mit dem Outlook Adressbuch arbeiten können.

So funktioniert es: Outlook Adressbuch

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Outlook Adressbuch - Tipp 1: Kontakt manuell erstellen

Die einfachste Möglichkeit ist, einen Kontakt manuell im Adressbuch zu erstellen. Um auf die Darstellung des Adressbuchs zu gelangen wählen Sie das „Personen“-Icon aus.

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Outlook Adressbuch - Personen Icon

Klicken Sie anschließend auf „Neuer Kontakt“. Es erscheint ein Fenster mit verschiedenen Eintragungsmöglichkeiten für die neue Person. Name, Adresse, E-Mail, Telefon,… Füllen Sie die für Sie relevanten bzw. die Ihnen vorliegenden Felder aus. Anschließend wählen Sie im Menü „Speichern & schließen“. Dadurch wird der neue Kontakt in Ihr Adressbuch übernommen.

Outlook Adressbuch – Tipp 2: Kontakt aus E-Mail erstellen

Eine weitere Möglichkeit ist, aus einer E-Mail direkt einen Kontakt zu erstellen. Öffnen Sie dazu die entsprechende E-Mail-Nachricht und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse. Es erscheint folgendes Fenster:

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Outlook Adressbuch - Kontakt aus E-Mail erstellen

Wählen Sie dort „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“. Nun haben Sie im neuen Fenster die Möglichkeit, Ihre Kontaktinformationen zu dieser Person einzutragen. Die E-Mail-Adresse ist bereits vorausgefüllt. Abschließend klicken Sie auf „speichern“. Der Kontakt ist dadurch in Ihrem Adressbuch hinzugefügt. Bei einer neuen E-Mail haben Sie dann den Vorteil, dass Sie nur den Anfangsbuchstaben des Kontakts eintragen müssen. Outlook schlägt Ihnen eine Auswahl an Personen vor, aus der Sie Ihren gewünschten Kontakt auswählen können. Das Eintippen der E-Mail-Adresse erübrigt sich dadurch.

Outlook Adressbuch – Tipp 3: Kontakt als Visitenkarte weiterleiten

Häufig kommt es im Berufsalltag vor, dass man Kontaktinformationen mit Kollegen teilt. Mit Outlook ist das kein Problem. Sie können Ihre Kontakte als digitale Visitenkarte per E-Mail weiterleiten. Dadurch stehen Ihren Kollegen die Informationen zur Verfügung. Und Ihre Kollegen können durch Doppelklick auf die Visitenkarte selbst den Kontakt in ihrem Adressbuch speichern.
Um eine Visitenkarte zu versenden wählen Sie im Outlook Adressbuch den gewünschten Kontakt aus. Anschließend klicken Sie im Menü auf „Kontakt weiterleiten“ [1] und dann auf „Als Visitenkarte“ [2].

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Outlook Adressbuch - Kontakt als Visitenkarte weiterleiten

Es öffnet sich eine neue E-Mail in Ihrem Postfach. Als Dateianlage ist eine VCF-Datei (digitale Visitenkarte) angehängt. Tragen Sie nun noch die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und versenden Sie die Nachricht. Schon hat Ihr Kollege die Kontaktdaten und kann Sie ggf. in sein Adressbuch aufnehmen.

Outlook Adressbuch - Tipp 4: E-Mail-Verteiler als Kontaktgruppe erstellen

Wenn Sie gelegentlich auch E-Mails an einen bestimmten Verteilerkreis senden müssen, können Sie im Outlook Adressbuch dafür eine Kontaktgruppe erstellen. Wenn Sie diese anschließend beim Mailversand auswählen, erreichen Sie automatisch alle Mitglieder dieser Kontaktgruppe.
Um eine Kontaktgruppe einzurichten klicken Sie in der Adressbuch-Ansicht im Menü auf „Neue Kontaktgruppe“.

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Outlook Adressbuch - neue Kontaktgruppe

Beginnen Sie damit, einen Namen für den E-Mail-Verteiler zu vergeben [1]. Anschließend klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen“ [2] und dann „Aus Outlook-Kontakten“ [3]. Fügen Sie nun auf diesem Weg beliebig viele Kontakte zu Ihrem Verteiler hinzu. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie im Menü auf „Speichern & schließen“ [4]. Damit haben Sie erfolgreich Ihre Verteilerliste angelegt und können diese in neuen E-Mails als Empfänger-Pool nutzen.

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Outlook Adressbuch - Verteilerliste

Extra Tipp

Für eine professionelle Kontaktpflege ist es wichtig, Geburtstage nicht zu vergessen. Dabei ist Microsoft Outlook Ihr perfekter digitaler Sekretär. Wenn Sie in den Kontaktdaten im Adressbuch das Geburtsdatum einpflegen, wird dieses automatisch als jährlich wiederkehrender Termin in den Kalender übertragen. So können Sie sich entspannen und vergessen keinen Geburtstag mehr.

Darauf kommt es an

Beginnen Sie gleich damit, Outlook für Ihre Adressverwaltung zu nutzen. Fügen Sie neue Kontakte sofort hinzu, sobald Sie von diesen eine E-Mail erhalten. Dadurch gelingt Ihnen ein ständig wachsender Adresspool für Ihre Kontakte. Achten sie auch darauf, die Kontaktinformationen möglichst vollständig zu pflegen. Dann haben Sie alle Informationen zentral gespeichert und jederzeit griffbereit. Das spart Ihnen enorm an Suchzeiten.

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihre Kontakte? Nutzen Sie bereits das Outlook Adressbuch zur Kontaktverwaltung? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.



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