Blinken, klingeln, ablenken – Die E-Mail Flut ist ein Effizienzkiller – doch das muss nicht sein

Mit E-Mails ist das wie mit anderen Arbeiten auch: Strukturiertes Arbeiten ist Trumpf – und feste Regeln machen das Büroleben leichter. Wenn Sie wissen, wie Sie die Regeln sicher anwenden, wird auch die heutzutage gängige E-Mail-Flut Sie nicht mehr aus der Fassung bringen.  Wir verbringen im Schnitt 1 ganzen Tag der Woche mit der elektronischen Kommunikation im Büro – also 20 % unserer Arbeitszeit. Damit das nicht noch weiter zunimmt und Sie eines Tages von der E-Mail Flutwelle überrollt werden, haben wir Ihnen in diesem Blogartikel einige Empfehlungen zusammengetragen.

E-Mail Flut: Die Ursache

Es gibt unzählige Möglichkeiten wie wir heutzutage Kommunikation betreiben können. Neben dem gesprochenen Wort geht sehr viel Kommunikation über Messenger und soziale Medien, die wiederum mit Smartphones oder Tablets tagtäglich mit neuen Inhalten gefüllt werden. Nichtsdestotrotz, gehört die E-Mail-Kommunikation immer noch zu einer der wichtigsten Kommunikationskanäle im Berufsalltag. Die E-Mail ist quasi die digitale Antwort auf die frühere Briefpost, die auch immer noch Bestand hat.

Viele unterschätzen z.B. auch, dass wenn man selbst viele E-Mails versendet auch viele Antwort E-Mails bekommt. Meistens handelt es sich dabei dann aber auch nur um eine kurze Rückfrage. Wenn man dann direkt wieder mit einer E-Mail antwortet, geht das E-Mail Ping Pong los. Die E-Mail wird quasi als Chatfunktion missbraucht.

Unsere gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführte Online-Befragung zur Effizienz von Arbeitsorganisation und elektronischer Medien (Studie.indd (akad.de) )zeigt, dass mehr als 50 Prozent der Befragten ihre E-Mails fortlaufend und automatisch abfragen.

Die große Mehrheit ließ sich über ein Pop-Up, akustische Signale oder durch das Symbol in der Taskleiste über den Eingang neuer Nachrichten informieren.

Gleichzeitig teilten uns die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Studie mit, dass sie durchschnittlich 36 E-Mails pro Tag empfangen. Dieser Durchschnittswert mag nicht sehr hoch klingen. Doch stellen Sie sich einmal vor, Sie werden in Ihren acht Stunden Arbeitszeit gleich 36 Mal unterbrochen und somit aus Ihrer eigentlichen Tätigkeit herausgerissen. Sie werden also in einer Stunde mehr als vier Mal unterbrochen werden. Wie würden Sie sich verhalten, wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten und es kommt alle 15 Minuten eine Person in Ihr Büro? Würden Sie nicht sehr schnell ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören” aufhängen?

E-Mail Flut: Die Lösung

Im vorangegangenen Kapitel haben wir Ihnen die Ursache der E-Mail Flut beschrieben. Nun wollen wir Ihnen ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg geben, so das es Ihnen möglich wird, die E-Mail Flut zu beherrschen.

Tipp 1: E-Mail Flut stoppen durch das Ausschalten von Empfangssignalen

HowTo für Outlook auf Mac

• Gehen Sie im Menü von Outlook in die Einstellungen Ihres Programms.

• Klicken Sie auf den Menüpunkt „Benachrichtigungen und Sounds”

Mit folgender Einstellung werden Sie in Zukunft nur noch über den erfolgreichen Sendevorgang und über Fehlermeldungen aber nicht mehr über eingehende Nachrichten informiert.

HowTo für Outlook auf Windows

• Unter Datei finden Sie das Textfeld „Optionen” [1].

• In den Einstellungen wählen Sie den Menüpunkt „E-Mail” aus. [2]
• Legen Sie nun unter „Nachrichteneingang“ fest, wie Sie bei neuen Nachrichten informiert werden möchten [2]. Wir empfehlen alle Häkchen herauszunehmen, so dass Sie nicht ständig in Ihrer Tätigkeit unterbrochen werden.

Tipp 2: E-Mail Flut stoppen durch das Deaktivieren des automatischen E-Mail-Empfangs

HowTo für Outlook auf MAC

Damit Sie weiterhin keine automatischen E-Mails empfangen, können Sie einfach Outlook ungeöffnet lassen. Doch sollten Sie mit dem Kalender oder den Kontakten arbeiten, müssen Sie Outlook doch wieder öffnen. Ohne dabei nun ständig neue E-Mails zu empfangen, ist es besser, den automatischen Empfang grundsätzlich auszuschalten. Diese Funktion ist auch dann nützlich, wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten und vermeiden wollen, dass neue E-Mails Sie von der Beantwortung abhalten.

• In Outlook für Mac finden Sie im Bereich „E-Mail” unter „Extras” einen kleinen Schalter, der wie folgt aussieht:

Bewegen Sie diesen Schalter auf „Offline”, um den Nachrichtenempfang zu vermeiden. In Zukunft entscheiden Sie, wann Sie Ihre E-Mails abfragen und wann nicht. Wann immer Sie sich für den Empfang neuer Nachrichten entscheiden, setzen Sie den Schalter auf Online und warten den Empfangs- und Sendevorgang ab. Danach gehen Sie wieder offline.

HowTo für Outlook auf Windows

• Klicken Sie in der oberen Navigation auf „Senden/Empfangen” [1]

• Klicken Sie dann ganz rechts auf „Offline arbeiten” [2]
• In der unteren Navigationsleiste in Outlook können Sie erkennen, in welchem Modus Sie sich derzeit befinden und wann der Ordner zuletzt aktualisiert wurde.

Über den Button „Alle Ordner senden/empfangen” können Sie das Versenden und Empfangen von E-Mails manuell anstoßen.

Um den Offlinemodus zu deaktivieren, klicken Sie ganz rechts nochmals auf „Offline arbeiten”.

Tipp 3: E-Mail Flut eindämmen in dem man aus alten Verteilerlisten gelöscht wird

Ich denke wir erzählen Ihnen nichts Neues, wenn wir behaupten, dass Sie viele E-Mails nur deswegen erhalten, weil Sie noch in alten E-Mail-Verteilerlisten eingetragen sind. Die E-Mail ist immer noch das Kommunikationsmittel Nr. 1 und egal in welcher Abteilung, welchem Projekt oder Team sie gerade arbeiten – kommuniziert wird über E-Mail. Damit Sie vom Informationsfluss nicht abgeschnitten werden, lassen Sie sich bzw. werden Sie in diese E-Mailverteilerlisten aufgenommen. Selbst nach einem Projektende oder dem Wechsel des Teams oder auch des Arbeitsplatzes innerhalb des gleichen Unternehmens, bleiben Sie in diesen Verteilerlisten eingetragen. Natürlich erhalten Sie weiterhin E-Mails die vielleicht dann schon gar nicht mehr relevant für Sie sind. Diese filtern Sie dann regelmäßig händisch heraus.  Unser Tipp: Prüfen Sie genau woher diese E-Mail kommt bzw. ob eine E-Mailverteilerliste dahintersteckt und lassen Sie sich aus der Verteilerlist austragen. Ein Klassiker sind z.B. auch die ganzen Newsletter die Sie abonniert haben. Auch hier lohnt sich ein Blick darauf und im Zweifel bestellen Sie auch die Newsletter ab.

Tipp 4: E-Mail Flut eindämmen durch das Einführen von Regeln – CC E-Mails werden nicht mehr gelesen

Lassen Sie sich nicht durch die E-Mail Flut überrollen. Legen Sie klare Regeln fest, wie Sie mit E-Mails umgehen und teilen Sie dieses auch Ihren Mitarbeitern und Kollegen mit. Eine einfache Regel ist z.B., dass Sie E-Mails, in denen Sie in „CC“ (CC=Carbon Copy -> in denen Sie nur zur Information in Kopie sind), einfach gar nicht mehr lesen. Das reduziert die Anzahl der E-Mails die nur zur Information dienten, Ihnen aber im Berufsalltag keinen Mehrwert bringen. E-Mails, die für Sie von Bedeutung sind, sollten auch direkt an Sie adressiert werden.

Tipp 5: E-Mail Flut eindämmen mit Hilfe der Eisenhower Matrix

Ihre E-Mail Flut können Sie auch dadurch eindämmen, in dem Sie Ihre E-Mails nicht nur sichten sondern auch verarbeiten. Am besten „fassen“ Sie jede E-Mail nur einmal an. Das führt am Ende sogar dazu, dass Sie am Ende des Tages auch einen Leeren Posteingang haben. Es dient also auch der Übersichtlichkeit. Doch wie stelle ich das an? Was muss ich tun? Hierbei hilft Ihnen die Eisenhower Matrix (siehe Abbildung 14).

Tipp 6: Schreiben Sie selbst weniger E-Mails

Haben Sie selbst schon einmal darüber nachgedacht, dass wenn Sie selbst viele E-Mails senden, Sie auch so viele E-Mails z.B. also Antwort zurückbekommen? Hört sich erst einmal komisch an, aber die Realität spiegelt genau dieses Verhalten. Sie senden eine E-Mail ab, ein Kollege oder Mitarbeiter antwortet auf diese E-Mail oder hat eine Rückfrage, die er ebenso per E-Mail stellt. Entsprechend hoch kann dann das E-Mail-Aufkommen sein. Also wer selbst weniger verschickt reduziert schon einmal die E-Mail Flut. Überlegen Sie sich im Voraus, ob jedes Mal eine E-Mail gesendet werden muss oder ob Sie gemäß Tipp7 nicht auch einfach einmal das Telefon in die Hand nehmen.

Tipp 7: Beenden Sie das E-Mail Ping-Pong und greifen lieber zum Telefon

In Tipp 6 haben wir gelernt, dass wer selbst viele E-Mails versendet auch ebenso viele E-Mails zurückbekommt. Die E-Mail ist raus ans Team, an einen Kollegen/in und die erste Rückfrage kommt, wie zu erwarten, natürlich per E-Mail weil es so schnell und einfach ist. Sie antworten daraufhin auch direkt per E-Mail usw.. Schnell entwickelt sich die E-Mail-Kommunikation zu einem Chat in dem der Inhalt der E-Mails immer kürzer wird, die Anzahl der E-Mails aber steigt. Unser Tipp 7 ist der Griff zum Telefon. Sämtliche Fragen könnten in einem Telefonat viel schneller und unkompliziert ohne E-Mail Ping Pong gelöst werden. Vielleicht reicht auch das Telefonat von Anfang an aus und eine erste E-Mail wäre gar nicht erst erforderlich gewesen.

Tipp 8: E-Mails beherrschen durch blockweises verarbeiten

Es hat sich bewährt, in der Tagesplanung feste Zeiten für die Abfrage und die Beantwortung von E-Mails einzuplanen. Legen Sie also bewusst fest, wann Sie online sein wollen und wann Sie offline gehen, um sich Ihren Aufgaben zu widmen. Rufen Sie neue E-Mails erst dann ab, wenn Sie die alten E-Mails verarbeitet haben. Sie können somit proaktiv arbeiten und sich besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Proaktives Arbeiten setzt Kräfte frei. Wer immer nur reagiert, verliert die Leidenschaft und wird im schlimmsten Fall sogar krank.

Tipp 9: Machen Sie unseren E-Mail Effizienz Schnelltest

Wie genau schätzen Sie Ihre E-Mail Effizienz heute ein? Sehr gut, gut, schlecht, nicht erwähnenswert? Machen Sie unseren E-Mail-Effizienz Schnelltest. Somit sehen Sie direkt wo Sie heute stehen und erhalten Sie weitere 10 Tipps zur Zeitersparnis.

Download: E-Mail Effizienz Schnelltest

Extra-Tipp

Auch die nächsten drei Links sind einen Klick Wert. Auch hier finden Sie noch Anregungen um die E-Mail Flut bewältigen zu können:

• Die E-Mail-Flut meistern (1/3): Logische Verhaltensregel spart viel Zeit! | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)
• Outlook Regeln erstellen & bearbeiten [Anleitung 2021] (buero-kaizen.de)
• Outlook Mail: Kennen Sie diese 6 Effizienz-Turbos? | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)