In der Standard-Einstellung von Outlook gibt es eine unangenehme Funktion: Die Meldung über neu eingegangene Nachrichten in Ihrem Postfach. Ständig blinkt und bimmelt es. Und zack: Schon wieder schaue ich in das Postfach, anstatt wie vorgenommen, mich meiner eigentlichen Aufgabe zu widmen. Ich reagiere, anstatt mich proaktiv meinen Aufgaben zuzuwenden. Vermeiden Sie Unterbrechungen, indem Sie sämtliche Benachrichtigungen sowie den E-Mail-Empfang ausschalten!
Was ist das Problem?
Unsere gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführte Online-Befragung zur Effizienz von Arbeitsorganisation und elektronischer Medien zeigt, dass mehr als 50 Prozent der Befragten ihre E-Mails fortlaufend und automatisch abfragen. Die große Mehrheit ließ sich über ein Pop-Up, akustische Signale oder durch das Symbol in der Taskleiste über den Eingang neuer Nachrichten informieren. Gleichzeitig teilten uns die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Studie mit, dass sie durchschnittlich 36 E-Mails pro Tag empfangen. Dieser Durchschnittswert mag nicht sehr hoch klingen. Doch stellen Sie sich vor, was es bedeutet, dass Sie in acht Stunden Arbeitszeit 36 Mal unterbrochen und aus Ihrer eigentlichen Tätigkeit herausgerissen werden. Sie werden also in einer Stunde mehr als vier Mal unterbrochen werden. Wie würden Sie sich verhalten, wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten und es kommt alle 15 Minuten eine Person in Ihr Büro? Würden Sie nicht sehr schnell ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören” aufhängen?
Blinkt und bimmelt es noch in Ihrem Outlook oder arbeiten Sie schon proaktiv? Klick um zu Tweeten
So funktioniert es
Die Standard-Einstellung Ihres E-Mail-Programmes ist eine Aufforderung, einzutreten und sie zu unterbrechen.
Sie fordert andere auf: Kommen Sie herein! Und dabei ist sogar egal, ob es sich um ein Protokoll der letzten Sitzung, eine Einladung zum Essen oder eine Information an einen anderen Kollegen handelt, die Sie nur in Cc. mitbekommen sollten. Es klingeln alle Nachrichten, ob sie wichtig sind oder nicht. Die gute Nachricht ist, dass sich auch in Outlook und Co. ein Schild „Bitte nicht stören” aufhängen lässt. Schließen Sie die Tür, indem Sie sämtliche Signale ausschalten!
Und so geht es:
Tipp 1 gegen E-Mail-Flut: Empfangssignale ausschalten mit Outlook für Mac
Gehen Sie im Menü von Outlook in die Einstellungen Ihres Programms.
Dort finden Sie den Punkt „Benachrichtigungen und Sounds”:
Mit folgender Einstellung werden Sie in Zukunft nur noch über den erfolgreichen Sendevorgang und über Fehlermeldungen aber nicht mehr über eingehende Nachrichten informiert.
Tipp 2 gegen E-Mail-Flut: Empfangssignale ausschalten mit Outlook für Windows
Unter Datei finden Sie das Textfeld „Optionen”.
Das nächste Fenster zeigt Ihnen den Bereich der Einstellungen. Unter „E-Mail” lassen sich die Optionen für den Nachrichtenempfang festlegen.
Folgende Einstellungen bewirken, dass sämtliche Benachrichtigungen abgeschaltet werden:
Tipp 3 gegen E-Mail-Flut: Den automatischen E-Mail-Empfang in Outlook für Mac stoppen
Sie können Outlook einfach ungeöffnet lassen, doch wenn Sie mit dem Kalender oder den Kontakten arbeiten möchten, ohne ständig neue E-Mails zu empfangen, ist es besser, den automatischen Empfang grundsätzlich auszuschalten. Diese Funktion ist auch dann nützlich, wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten und vermeiden wollen, dass neue E-Mails Sie von der Beantwortung abhalten.
In Outlook für Mac finden Sie im Bereich „E-Mail” unter „Extras” einen kleinen Schalter, der wie folgt aussieht:
Bewegen Sie diesen Schalter auf „Offline”, um den Nachrichtenempfang zu vermeiden. In Zukunft entscheiden Sie, wann Sie Ihre E-Mails abfragen und wann nicht. Wann immer Sie sich für den Empfang neuer Nachrichten entscheiden, setzen Sie den Schalter auf Online und warten den Empfangs- und Sendevorgang ab. Danach gehen Sie wieder offline.
Tipp 4 gegen E-Mail-Flut: Den automatischen E-Mail-Empfang in Outlook unter Windows stoppen
1. Klicken Sie in der oberen Navigation auf „Senden/Empfangen”
2. Klicken Sie dann ganz rechts auf „Offline arbeiten”
3. In der unteren Navigation können Sie erkennen, in welchem Modus Sie sich derzeit befinden und wann der Ordner zuletzt aktualisiert wurde.
4. Über den Button „Alle Ordner senden/empfangen” können Sie das Versenden und Empfangen von E-Mails manuell anstoßen.
5. Um den Offlinemodus zu deaktivieren, klicken Sie nochmals auf „Offline arbeiten”.
E-Mail-Flut: Darauf kommt es an
Es hat sich bewährt, in der Tagesplanung feste Zeiten für Abfrage und die Beantwortung von E-Mails einzuplanen. Legen Sie bewusst fest, wann Sie online sein wollen und wann Sie offline gehen, um sich Ihren Aufgaben zu widmen. Rufen Sie neue E-Mails erst dann ab, wenn Sie die alten E-Mails verarbeitet haben.
Was der Tipp bewirkt
Sie können proaktiv arbeiten und sich besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Proaktives Arbeiten setzt Kräfte frei. Wer immer nur reagiert, verliert die Leidenschaft und wird im schlimmsten Fall sogar krank.
Extra-Tipp
Wir haben für Sie weitere Tipps und Anregungen, wie Sie die E-Mail-Flut erfolgreich meistern können und wie Sie diesen großartigen Kommunikationskanal effizient nutzen. Lesen Sie mehr dazu unter Sie haben „zuviel” Post? oder in unserem eBook „E-Mail-Stress ade”.
Und Sie?
Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Erfahrungen im Umgang mit dem Thema „E-Mail”! Schreiben Sie uns!
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