Die Outlook Abstimmungsschaltflächen unterstützen uns im Alltag bei großen und kleinen Problemen. Ganz einfach lässt sich eine Meinungsumfrage starten, deren Ergebnis dann natürlich auch wesentlich schneller zur Hand ist. Aber auch große Umfragen mit vielen verschiedenen Antwortmöglichkeiten (z. B. für das gesamte Unternehmen) lassen sich damit relativ einfach und dennoch übersichtlich darstellen.
Mit dieser Outlook-Funktion verlieren Sie nie den Überblick und haben stets ein ungefähres Ergebnis vor Augen, auch wenn noch nicht alle abgestimmt haben. Nach Beendigung der Umfrage können Sie die Abstimmungsergebnisse dann nicht nur in Outlook einsehen, sondern zum Beispiel auch in Excel einfügen und dort weiter aufbereiten. Wie das alles genau funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Blogbeitrag.
Lesedauer ca. 4 Minuten
Inhaltsverzeichnis
1. Voraussetzung für die Outlook Abstimmungsschaltflächen
Jetzt stellen Sie sich wahrscheinlich die Frage, ob die Outlook Abstimmungsschaltflächen jedem mit einem Outlook E-Mailkonto zur Verfügung stehen. Theoretisch ja – Sie müssen dazu lediglich ein Exchange-Konto in Outlook haben. Wie Sie das überprüfen, erklären wir Ihnen hier:
- Gehen Sie dazu in das Haupt-Outlook-Fenster → Datei
- Hier sehen Sie unter den → Kontoinformationen, ob es sich um ein Exchange-Konto handelt oder
- Sie wählen dort → Kontoeinstellungen und noch einmal → Kontoeinstellungen … aus.
- Auf der Registerkarte → E-Mail werden Ihnen alle Ihre Konten angezeigt.
- Unter der Spalte → Typ sehen Sie nun, ob Ihr E-Mail-Konto ein Exchange-Konto ist oder nicht.
- Steht dort Microsoft Exchange, so steht Ihren Umfragen mit den Outlook Abstimmungsschaltflächen nichts mehr im Weg.
2. Abstimmungsoptionen auf einen Blick
Natürlich gibt es verschiedene Outlook Abstimmungsschaltflächen, da eine Fragestellung nicht immer nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden kann. Welche Möglichkeiten sich Ihnen in Outlook bieten, haben wir hier für Sie aufgelistet.
- Genehmigt und Abgelehnt: Diese Funktion wird gerne für eine Autorisierung einer Aktion verwendet. Sie können hier zum Beispiel eine E-Mail-Anfrage an verschiedene Personen versenden, die Ihnen einen neuen Projektvorschlag genehmigen sollen.
- Ja und Nein: Diese Funktion ist nahezu selbsterklärend. Wenn Sie eine schnelle Antwort auf eine geschlossene Frage benötigen, dann empfehlen wir Ihnen eine Ja/Nein-Umfrage.
- Ja, Nein, Vielleicht: Falls Sie zusätzlich zu der oben genannten Funktion noch eine alternative Antwort anbieten wollen, so wäre diese Schaltfläche für Sie optimal.
- Benutzerdefiniert: Hier können Sie beliebige Antwortmöglichkeiten eingeben. Möchten Sie zum Beispiel eine regelmäßige Mitarbeiterbesprechung einmal pro Woche einführen, so können Sie Ihre Kollegen bitten, aus vier Wochentagen den für sie geeignetsten auszuwählen.
- Abstimmung: Hier können Sie eine Frage stellen und beliebige Antwortmöglichkeiten erstellen. (hier ist auch die Einstellung „Mehrere Antworten“ möglich)
3. Erstellen und Beantworten einer Umfrage mit den Outlook Abstimmungsschaltflächen
Nun sind Sie bestens gerüstet, um Ihre erste Umfrage zu erstellen. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt hier.
- Um eine Outlook Abstimmungsschaltfläche einzurichten, müssen Sie zuerst entweder
- Eine neue E-Mail erstellen,
- Auf eine empfangene E-Mail antworten oder
- Eine Nachricht wie gewohnt weiterleiten.
- Schreiben Sie Ihre Frage in das Nachrichtenfeld und weisen Sie am besten noch darauf hin, dass es sich um eine Umfrage handelt und per Outlook Abstimmungsschaltflächen geantwortet werden soll.
- Klicken Sie nun auf → Optionen und anschließend auf → Abstimmungsschaltfl. verwenden.
- Nun können Sie unter den genannten Abstimmungsoptionen auswählen:
- Genehmigt/Abgelehnt,
- Ja/Nein oder
- Ja/Nein/Vielleicht
- Wenn Sie sich für eine der oben genannten Abstimmungsoptionen entschieden haben, müssen Sie nur noch die E-Mail versenden.
Outlook Abstimmungsschaltflächen benutzerdefiniert
Möchten Sie allerdings eine benutzerdefinierte Umfrage starten, so beachten Sie bitte noch die folgenden Schritte:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche → Benutzerdefiniert…
- Nun öffnet sich ein Dialogfeld → Eigenschaften.
- Aktivieren Sie hier unter → Abstimmungs- und Verlaufoptionen das Kontrollkästchen → Abstimmungsschaltflächen verwenden.
- Verwenden Sie nun entweder die Standardoptionen der Schaltfläche, oder löschen Sie den vorgegebenen Text und geben Sie Ihre eigenen Auswahlmöglichkeiten ein. Die einzelnen Möglichkeiten trennen Sie durch Strichpunkte.
- Klicken Sie jetzt auf → Schließen. Nun können Sie die E-Mail wie gewohnt versenden.
Mittels Outlook Abstimmungsschaltflächen antworten
Nun haben Sie erfolgreiche eine Umfrage mit Hilfe der Outlook Abstimmungsschaltflächen erstellt und versendet. Wie sieht das aber jetzt auf der anderen Seite aus? Wie stimmt man korrekt ab?
Der Empfänger der Umfrage wird gleich am Anfang durch ein kleines blaues „Info“-Symbol darauf hingewiesen, dass die E-Mail eine Abstimmungsschaltfläche enthält. Wenn er nun auf diese Info klickt, erscheinen die einzelnen Auswahlmöglichkeiten. Jetzt muss sich der Empfänger nur noch für eine Option entscheiden, auf diese klicken und noch einmal mit → OK bestätigen. Automatisch wird die Antwort nun an den Absender weitergeleitet ohne, dass eine zeitaufwändige Antwort-E-Mail nötig gewesen wäre.
4. Outlook Abstimmungsschaltfläche – Ergebnis
Nun haben Sie erfolgreich eine Umfrage-E-Mail mit den Outlook Abstimmungsschaltflächen erstellt und versendet. Um nun herauszufinden, ob und wie die befragten Personen abgestimmt haben, gehen Sie in Ihren Ordner → Gesendete Elemente. Öffnen Sie diese gesendete Nachricht durch Doppelklick und gehen Sie anschließend in der Gruppe → Anzeigen auf → Status. (Die Schaltfläche „Status“ erscheint erst, wenn mindestens eine Stimme abgegeben wurde)
Hier haben Sie nun einen Überblick über alle Empfänger und deren jeweilige Antwort. Haben noch nicht alle geantwortet, so ist das Feld hinter deren Namen leer. Ganz oben sehen Sie die von Ihnen gestellte Frage mit den einzelnen Antwortmöglichkeiten. Die Zahlen dahinter geben die Summen an, wie oft für eine Möglichkeit abgestimmt wurde. Wenn Sie die E-Mail nun ausdrucken, so enthält die Druckversion ebenfalls die einzelnen Antworten der jeweiligen befragten Personen automatisch.
Umfrageergebnisse der Outlook Abstimmungsschaltflächen weiterverarbeiten
Wollen Sie die Umfrageergebnisse noch weiterbearbeiten oder zum Beispiel in einem Diagramm veranschaulichen, so können Sie diese in der Status-Ansicht ganz einfach mit der Maus auswählen, über → STRG + C kopieren und dann in eine Excel-Tabelle oder ein beliebiges anderes Programm einfügen.
5. Outlook Abstimmungsschaltflächen Alternative: Microsoft Forms
Microsoft bietet eine Alternative zu Outlook Abstimmungsschaltflächen, diese heißt Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms können Sie Umfragen erstellen, welche Sie auch per Mail als Link verschicken können. Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Blogbeitrag über Microsoft Forms.
📝 Microsoft Forms: Umfrage & Quiz erstellen (Tutorial deutsch)
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(Dauer 15:29 Minuten)
