Outlook Abstimmungsschaltflächen – Alles was es darüber zu wissen gibt

27. März 2020

In der heutigen Zeit scheint nichts schwieriger zu sein als auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Sei es nun ein Termin für ein privates Meeting unter Freunden zu finden oder komplexe Entscheidungen in der Firma zu treffen. Gerade in unserer digital vernetzten Welt sollte das eigentlich kein Problem mehr darstellen – und das muss es auch nicht: Denn mit den Abstimmungsschaltflächen im beliebten Office-Programm Outlook gehören solche Probleme der Vergangenheit an.

Die Outlook Abstimmungsschaltflächen unterstützen uns im Alltag bei großen und kleinen Problemen. Ganz einfach lässt sich eine Meinungsumfrage starten, deren Ergebnis dann natürlich auch wesentlich schneller zur Hand ist. Aber auch große Umfragen mit vielen verschiedenen Antwortmöglichkeiten (für zum Beispiel das gesamte Unternehmen) lassen sich damit relativ einfach und dennoch übersichtlich darstellen.

Mit dieser Outlook-Funktion verlieren Sie nie den Überblick und haben stets ein ungefähres Ergebnis vor Augen, auch wenn noch nicht alle abgestimmt haben. Nach Beendigung der Umfrage können Sie die Abstimmungsergebnisse dann nicht nur in Outlook einsehen, sondern zum Beispiel auch in Excel einfügen und weiter aufbereiten. Wie das alles genau funktioniert, erklären wir Ihnen im Folgenden:

1. Voraussetzung für die Outlook Abstimmungsschaltflächen
2. Abstimmungsoptionen auf einen Blick
3. Erstellen und Beantworten einer Umfrage mit den Outlook Abstimmungsschaltflächen
4. Auswerten der Umfrageergebnisse
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Voraussetzung für die Outlook Abstimmungsschaltflächen

Jetzt stellen Sie sich wahrscheinlich die Frage, ob die Outlook Abstimmungsschaltflächen jedem mit einem Outlook E-Mailkonto zur Verfügung stehen. Theoretisch ja – Sie müssen dazu lediglich ein Exchange-Konto in Outlook haben. Wie Sie das überprüfen, erklären wir Ihnen hier:

Gehen Sie dazu in das Haupt-Outlook-Fenster Datei und wählen Sie dort Kontoeinstellungen und noch einmal Kontoeinstellungen aus. Auf der Registerkarte E-Mail werden Ihnen alle Ihre Konten angezeigt. Unter der Spalte Typ sehen Sie nun, ob Ihr E-Mail-Konto ein Exchange-Konto ist oder nicht. Steht dort Microsoft Exchange, so steht Ihren Umfragen mit den Outlook Abstimmungsschaltflächen nichts mehr im Weg.

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Hier sehen Sie, dass es sich bei dem Beispielkonto um ein Exchange-Konto handelt. Bild: Microsoft

Abstimmungsoptionen auf einen Blick

Natürlich gibt es verschiedene Outlook Abstimmungsschaltflächen, da eine Fragestellung nicht immer nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden kann. Welche Möglichkeiten sich Ihnen in Outlook bieten, haben wir hier für Sie aufgelistet.

  • Genehmigt und Abgelehnt: Diese Funktion wird gerne für eine Autorisierung einer Aktion verwendet. Sie können hier zum Beispiel eine E-Mail-Anfrage an verschiedene Personen versenden, die Ihnen einen neuen Projektvorschlag genehmigen sollen.
  • Ja und Nein: Diese Funktion ist nahezu selbsterklärend. Wenn Sie eine schnelle Antwort auf eine geschlossene Frage benötigen, dann empfehlen wir Ihnen eine Ja/Nein-Umfrage.
  • Ja, Nein, Vielleicht: Falls Sie zusätzlich zu der oben genannten Funktion noch eine alternative Antwort anbieten wollen, so wäre diese Schaltfläche für Sie optimal.
  • Benutzerdefiniert: Hier können Sie beliebige Antwortmöglichkeiten eingeben. Möchten Sie zum Beispiel eine regelmäßige Mitarbeiterbesprechung einmal pro Woche einführen, so können Sie Ihre Kollegen bitten, aus vier Wochentagen den für sie geeignetsten auszuwählen.

Erstellen und Beantworten einer Umfrage mit den Outlook Abstimmungsschaltflächen

Nun sind Sie bestens gerüstet, um Ihre erste Umfrage zu erstellen. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt hier.

Step 1: Erstellen Sie eine neue E-Mail, antworten Sie auf eine empfangene E-Mail oder leiten Sie eine Nachricht wie gewohnt weiter.

Step 2: Schreiben Sie Ihre Frage in das Nachrichtenfeld und weisen Sie am besten noch darauf hin, dass es sich um eine Umfrage handelt und per Outlook Abstimmungsschaltflächen geantwortet werden soll.

Step 3: Klicken Sie nun auf Optionen und anschließend auf Abstimmungsschaltfl. verwenden. Nun können Sie unter den oben genannten Abstimmungsoptionen auswählen. Wenn Sie sich für Genehmigt/Abgelehnt, Ja/Nein oder Ja/Nein/Vielleicht entscheiden, so müssen Sie nun nichts weiter tun als die E-Mail zu versenden.

Möchten Sie allerdings eine benutzerdefinierte Umfrage starten, so beachten Sie bitte noch die folgenden Schritte:
Step 1 – Benutzerdefiniert: Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert. Nun öffnet sich ein Dialogfeld Eigenschaften. Aktivieren Sie hier unter Abstimmungs- und Verlaufoptionen das Kontrollkästchen Abstimmungsschaltflächen verwenden.

Step 2 – Benutzerdefiniert: Verwenden Sie nun entweder die Standardoptionen der Schaltfläche, oder löschen Sie den vorgegebenen Text und geben Sie Ihre eigenen Auswahlmöglichkeiten ein. Die einzelnen Möglichkeiten trennen Sie durch Strichpunkte.

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So sieht das Dialogfenster für die benutzerdefinierten Umfragen aus. Bild: Microsoft

Step 3 – Benutzerdefiniert:Klicken Sie jetzt auf Schließen. Nun können Sie die E-Mail wie gewohnt versenden.

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Wenn nun über Ihrer E-Mail der Hinweis erscheint, dass Sie eine Abstimmungsschaltfläche eingefügt haben, hat alles geklappt. Bild: Microsoft

Nun haben Sie erfolgreiche eine Umfrage mit Hilfe der Outlook Abstimmungsschaltflächen erstellt und versendet. Wie sieht das aber jetzt auf der anderen Seite aus? Wie stimmt man korrekt ab?

Der Empfänger der Umfrage wird gleich am Anfang durch ein kleines blaues „Info“-Symbol darauf hingewiesen, dass die E-Mail eine Abstimmungsschaltfläche enthält. Wenn er nun auf diese Info klickt, erscheinen die einzelnen Auswahlmöglichkeiten. Jetzt muss sich der Empfänger nur noch für eine Option entscheiden, auf diese klicken und noch einmal mit OK bestätigen. Automatisch wird die Antwort nun an den Absender weitergeleitet ohne, dass eine zeitaufwändige Antwort-E-Mail nötig gewesen wäre.

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Klicken Sie als Empfänger auf die Option, für die Sie stimmen wollen. Ihre Antwort wird automatisch versendet. Bild: Microsoft

Auswerten der Umfrageergebnisse

Nun haben Sie erfolgreich eine Umfrage-E-Mail mit den Outlook Abstimmungsschaltflächen erstellt und versendet. Um nun herauszufinden, ob und wie die befragten Personen abgestimmt haben, gehen Sie in Ihren Ordner Gesendete Elemente. Öffnen Sie diese gesendete Nachricht durch Doppelklick und gehen Sie anschließend in der Gruppe Anzeigen auf Status.

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Klicken Sie auf Status, um die Ergebnisse Ihrer Umfrage abzurufen. Bild: Microsoft

Hinweis: Die Schaltfläche Status erscheint erst, wenn mindestens eine Stimme abgegeben wurde.

Hier haben Sie nun einen Überblick über alle Empfänger und deren jeweilige Antwort. Haben noch nicht alle geantwortet, so ist das Feld hinter deren Namen leer. Ganz oben sehen Sie die von Ihnen gestellte Frage mit den einzelnen Antwortmöglichkeiten. Die Zahlen dahinter geben die Summen an, wie oft für eine Möglichkeit abgestimmt wurde.

Wenn Sie die E-Mail nun ausdrucken, so enthält die Druckversion ebenfalls die einzelnen Antworten der jeweiligen befragten Personen automatisch.

Wollen Sie die Umfrageergebnisse noch weiterbearbeiten oder zum Beispiel in einem Diagramm veranschaulichen, so können Sie diese in der Status-Ansicht ganz einfach mit der Maus auswählen, über STRG + C kopieren und dann in eine Excel-Tabelle oder ein beliebiges anderes Programm einfügen.

Nun sind Sie startklar für Ihre erste E-Mail-Umfrage mit Hilfe von Outlook Abstimmungsschaltflächen.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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