E-Mail-Bearbeitung: 10 effiziente Tipps und hilfreiche kostenlose Downloads


Wir verbringen im Schnitt 1 ganzen Tag der Woche mit der elektronischen Kommunikation im Büro – also 20 % unserer Arbeitszeit. Wie wenig strukturiert die meisten an die E-Mail-Bearbeitung rangehen, zeigt sich leider Tag für Tag ebenso deutlich in deutschen Büros.

Studie ueber Email Bearbeitung
Grafik über das Verhalten bei der Email-Bearbeitung

Effizienz-Tipps für die E-Mail-Bearbeitung im Job

die auch Sie ganz schnell und problemlos umsetzen können – ohne zu viel auf einmal zu verändern:

Mit E-Mails ist das wie mit anderen Arbeiten auch: Strukturiertes Arbeiten ist Trumpf – und feste Regeln machen das Büro- und Jobleben leichter. Wenn Sie wissen, wie, lassen Sie sich von der heutzutage gängigen E-Mail-Flut auch nicht mehr aus der Fassung bringen. Hier nun meine Effizienz-Tipps für die E-Mail-Bearbeitung im Job:

Infografik: Globaler eMail-Verkehr steigt jährlich um 5% | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Tipp 1: Die Verarbeiten-Regel

  • Löschen: Alles was für Sie nicht relevant ist oder werden wird, kommt sofort in den Papierkorb.
  • Weiterleiten: E-Mails, die von jemand anderem zu bearbeiten sind, leiten Sie direkt weiter.
  • Archivieren: Sie müssen eine E-Mail nur zur Kenntnis nehmen? Dann tun Sie dies jetzt und legen Sie die Mail anschließend in einem „Erledigt“-Ordner ab.
  • Bearbeiten: Wenn sie die Aufgabe einer E-Mail innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie es sofort (5-Minuten-Regel).
  • Terminieren: Manche E-Mails können nicht sofort verarbeitet werden, oder es dauert länger als fünf Minuten. Handelt es sich um einen Termin, tragen Sie diesen in Ihren Kalender ein. Handelt es sich um eine Aufgabe, setzen Sie diese auf Ihre To-Do-Liste.
  • Hier ein Video dazu!
Struktur in die E-Mail-Bearbeitung bringen

Tipp 2: Die 5-Minuten-Regel

Dauert eine Antwort auf eine E-Mail weniger als 5-Minuten – beantworten Sie die E-Mail direkt nach dem Abrufen. Fassen Sie jede E-Mail nur einmal an und entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun.

Tipp 3: Die 1-Thema-pro-Mail-Regel

Schreiben Sie kurze E-Mails. Regel: 1 Thema pro E-Mail, so wird keine E-Mail zu komplex – für beide Seiten, Absender und Empfänger.

Tipp 4: Die Alles-am-Abend-erledigt-Regel

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Posteingang bis zum Ende des Arbeitstages abzuarbeiten: Alle Nachrichten sind dann entweder beantwortet, in Ordner verschoben oder terminiert.

Tipp 5: Die feste Zeiten-Regel

Lgene Sie sich feste Zeiten fest, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Empfehlenswert ist 2 x am Tag, z. B. vor der Mittagspause und bevor Sie nach Hause gehen.

Tipp 6: Die eindeutige Betreffzeilen-Regel

Eine klare Betreffzeile hilft dem Sender sowie dem Empfänger. Der Adressat weiß sofort, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen (Kunde, Projektnummer, Vorhaben). Zudem erleichtert es später das schnellere Finden einer Nachricht.

Tipp 7: Die Ablenkungen reduzieren-Regel

Deaktivieren Sie akustische oder optische Signale [Video], wie Töne oder Pop-ups bei eingehenden E-Mails. Wussten Sie, dass Mitarbeiter nach einer Ablenkung durchschnittlich 15 Minuten ihrer Zeit kostet, bis sie wieder zur Ihrer eigentlichen Arbeit zurückfinden? Manche kommen daher erst gar nicht ein in einen normalen Arbeitsrhythmus.

Häufigkeit
Pop-Up 855
Sound (Akustisches Signal) 366
Symbol in der Taskleiste 93
Sonstiges 82
Mailabruf im Pull-Verfahren 108
Keine/deaktiviert 438

Tipp 8: Die automatische Quicksteps-Regel

Mit Quicksteps können Sie gleich mehrere Arbeitsabläufe, die immer wieder vorkommen, zusammenfassen und automatisieren. Sie möchten wissen, wie einfach das geht? Meine Anleitung „Quicksteps – Abläufe in Outlook automatisieren” erhalten Sie hier kostenlos. Oder schauen Sie sich unser Video „Outlook: mit QuickSteps bei jeder E-Mail Zeit sparen“ dazu an.

Outlook: mit QuickSteps bei jeder E-Mail Zeit sparen

Tipp 9: Die Textbaustein-Regel

Sie setzen fertige Textbausteine in Ihre E-Mail ein – dafür geben Sie zum Beispiel nur ein bestimmtes Kürzel ein wie „SGDH” und Sie erhalten „Sehr geehrte Damen und Herren”. Hier finden Sie einen Beitrag, wie Sie Textbausteine in Ihrer E-Mails einrichten.  Oder schauen Sie sich unser Video „Zeit sparen: Textbausteine in Outlook clever einsetzen“ dazu an.

Tipp 10: Die E-Mail-Spielregeln 

Vereinbaren Sie im Team und/oder Ihrem Unternehmen E-Mail-Spielregeln. Sie schaffen Effizienz im Umgang mit der E-Mail-Bearbeitung. Hier werden Verteilerkreise, Antwortverhalten, Abwesenheitsregelungen etc. dokumentiert.

Optimieren Sie Ihre E-Mail Bearbeitung – kostenlose hilfreiche Downloads

Viele weitere Tipps- gerade zum Umgang mit E-Mails für mehr Effizienz auf der ganzen Linie finden Sie in meinem Blog unter dem Stichwort „E-Mails bearbeiten”.



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