E-Mail-Bearbeitung: die Top-Tipps für Anfänger und Fortgeschrittene



Wir sind alle denkende Wesen: und doch lassen wir uns in vielen Situationen von der Technik und ihren Möglichkeiten beherrschen – anstatt die Technik nach unserer bevorzugten Arbeitsweise auszurichten. Damit wir unsere eigentliche Leistungen voll ausspielen.

Vor allem unser Umgang mit E-Mails spricht da Bände. Dabei verbringen wir im Schnitt 1 ganzen Tag der Woche mit der elektronischen Kommunikation im Büro – also 20 % unserer Arbeitszeit. Wie wenig strukturiert die meisten an die Bearbeitung von E-Mails rangehen, zeigt sich leider Tag für Tag ebenso deutlich in deutschen Büros.

Studie ueber Email Bearbeitung
Grafik über das Verhalten bei der Email-Bearbeitung

Arbeit? Ja, wenn ich mal Zeit dazu hätte!!

Der fehlerhafte Umgang mit der Bearbeitung von E-Mails führt natürlich dazu, dass die Mitarbeiter dadurch von ihrer eigentlichen Tätigkeit oft abgelenkt werden. Wussten Sie, dass es Mitarbeiter nach einer solchen Ablenkung durchschnittlich 15 Minuten ihrer Zeit kostet, bis sie wieder zur Ihrer eigentlichen Arbeit zurückfinden? Manche kommen daher erst gar nicht ein in einen normalen Arbeitsrhythmus.

Nachrichten bei Email Bearbeitung
Ablenkungen reduzieren durch die richtige Email-Bearbeitung.

All das geht natürlich auf Kosten der Arbeitseffizienz, wie wir aus unserer Beratungspraxis oft erlebt haben. Ein weiter Negativ-Faktor ist der Stress und der Druck, die damit einhergehen, wenn Tag für Tag E-Mail über E-Mails den eigenen Posteingang fluten – und man gar nicht mehr weiß, wo unten und oben ist, was man zuerst bearbeiten sollte. Deshalb: Zeit für Veränderung!

Vorarbeit – die richtige „„Mail-Einstellung” für Ihre E-Mail-Bearbeitung:

  • Legen Sie feste Zeiten fest, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Empfehlenswert ist 2 x am Tag, z. B. vor der Mittagspause und bevor Sie nach Hause gehen.
  • Deaktivieren Sie akustische oder optische Signale wie Töne oder Pop-ups bei eingehenden E-Mails.

E-Mail-Bearbeitung – meine Effizienz-Methode

Mit E-Mails ist das wie mit anderen Arbeiten auch: Strukturiertes Arbeiten ist Trumpf – und feste Regeln machen das Büroleben leichter. Wenn Sie wissen, wie, lassen Sie sich von der heutzutage gängigen E-Mail-Flut auch nicht mehr aus der Fassung bringen.

Proaktiv bei der Email Bearbeitung
Seien Sie proaktiv bei der Email-Bearbeitung.

Meine Top-Tipps für die E-Mail-Bearbeitung, die auch Sie ganz schnell und problemlos umsetzen können – ohne zu viel auf einmal zu verändern:

    1. Die 5-Minuten-Regel
    Dauert eine Antwort auf eine E-Mail weniger als 5-Minuten – beantworten Sie die E-Mail direkt nach dem Abrufen.
    2. Die Verarbeiten-Regel
    Verarbeiten Sie E-Mails immer direkt, d.h. löschen Sie irrelevante E-Mails, leiten Sie entsprechend zu verteilende direkt weiter, terminieren Sie E-Mails mit Aufgaben, die Sie nicht direkt bearbeiten können oder bearbeiten Sie Dringendes sofort. Wenn Sie E-Mails öffnen und nur sichten, dann zur nächsten wandern, verlieren Sie viel Zeit und müssen sich später doch wieder eindenken.
    3. Die 1-Thema-pro-Mail-Regel
    Schreiben Sie kurze E-Mails. Regel: 1 Thema pro E-Mail, so wird keine E-Mail zu komplex – für beide Seiten, Absender und Empfänger.
    4. Die Alles-am-Abend-erledigt-Regel
    Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Posteingang bis zum Ende des Arbeitstages abzuarbeiten: Alle Nachrichten sind dann entweder beantwortet, in Ordner verschoben oder terminiert.

E-Mail-Bearbeitung für Fortgeschrittene: Quicksteps und Autotext-Funktionen

Des Weiteren habe ich noch Tipps für Sie, um Ihre E-Mail-Bearbeitung gezielt zu beschleunigen: Dazu gehören z. B. Outlook-Funktionen wie „Quicksteps”, um gleich mehrere Arbeitsabläufe, die immer wieder vorkommen, zusammenzufassen und zu automatisieren. Sie möchten wissen, wie einfach das geht? Meine Anleitung „Quicksteps – Abläufe in Outlook automatisieren” erhalten Sie hier kostenlos.

Vorschaubild

Eine weitere tolle Funktion ist die Autotext-Funktion, bei der Sie fertige Textbausteine in Ihre E-Mail einsetzen – dafür geben Sie zum Beispiel nur ein bestimmtes Kürzel ein wie „SGDH” und Sie erhalten „Sehr geehrte Damen und Herren”. Hier finden Sie eine Übersicht über die Autotext-Programme.

Viele weitere Tipps- gerade zum Umgang mit E-Mails für mehr Effizienz auf der ganzen Linie finden Sie in meinem Blog unter dem Stichwort „E-Mails bearbeiten”.

Ich bin immer wieder begeistert von der 5-Minuten-Regel bei der E-Mail-Bearbeitung– denn die bringt richtig Tempo in den Arbeitsalltag – ohne Druck zu machen. Haben Sie auch eine Lieblingsregel? Verraten Sie sie mir ….



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