Microsoft Outlook Add-Ins

28. April 2020

Um den Anwendern den Umgang mit Outlook ein wenig zu erleichtern, arbeitet Microsoft mit einigen führenden Unternehmen an der Entwicklung von sogenannten Outlook Add-Ins. Diese Add-Ins ermöglichen Ihnen die Erledigung von Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang heraus und existieren für Outlook 2016 und 2019. In Outlook 2013 tragen die Add-Ins dagegen den Namen Apps für Office, helfen Ihnen jedoch, genauso wie Add-Ins dabei anfallende Aufgaben deutlich schneller zu erledigen.

Was sind Outlook Add-Ins eigentlich?

Die Outlook Add-Ins erinnern ein wenig an Mobile-Apps, so wird Ihnen das Add-In der Microsoft-Suchmaschine Bing beispielsweise in eine E-Mail angezeigt, welche eine Adresse enthält. Sie können das Add-In dazu verwenden, um Standorte direkt aus E-Mails auf einer Onlinekarte zu finden.

Die verfügbaren Outlook Add-Ins finden Sie im Office-Store, aus dem Sie diese herunterladen und installieren können. Wir möchten Ihnen in Form einer Kurzanleitung zeigen wie das geht und Ihnen verraten was Sie bei der Installation Ihrer Add-Ins beachten sollten.

Die Installation von Add-Ins unter Windows

Um Outlook Add-Ins unter Windows zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste von Outlook auf Start wo Sie den Punkt Add-Ins abrufen im Menüband, direkt unter der Menüleiste, auswählen können.

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Wählen Sie “Add-ins abrufen aus”; Bild: Microsoft, Büro-Kaizen

2. Über den Punkt “Add-Ins abrufen”, gelangen Sie auf die Seite Add-Ins für Outlook, wo Sie die verfügbaren Add-Ins durchsuchen können. Wählen Sie zu diesem Zweck alle aus, woraufhin Sie durch die Add-In-Liste scrollen können. Alternativ können Sie allerdings mithilfe des Suchfelds gezielt nach Add-Ins suchen.

Zu Ihrer eigenen Sicherheit, sollten Sie stets die Datenschutzrichtlinien zur Kenntnis nehmen, bevor Sie ein Add-In installieren.

Zur Aktivierung oder Deaktivierung kostenloser Add-Ins verwenden Sie einfach den Schalter neben dem jeweiligen Add-In. Zum Aktivieren kostenpflichtiger Outlook Add-Ins und kostenloser Testversionen wählen Sie Abrufen aus, wonach Sie den Kauf abschließen oder die Testversion aktivieren können.

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In diesem Beispiel ist das Starbucks add in für Outlook aktiviert, da der Schalter auf EIN gesetzt wurde!

3. Nachdem Sie das gewünschte Add-In installiert haben, gehen Sie über Datei zu Verwalten von Add-Ins (Verwalten von Apps in Outlook 2013), um sicherzustellen, dass das Add-In auch wirklich aktiviert ist. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr MS Office-Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Beachten Sie bitte, dass Sie keine Outlook Add-Ins installieren können, sofern Ihnen die Schaltfläche Verwalten von Add-Ins (Verwalten von Apps in Outlook 2013) nicht angezeigt werden sollte. Die Voraussetzung zum Abrufen von Add-Ins ist eine Vollversion von Office 2013, 2016 oder 2019, sowie die Verwendung eines Exchange-Servers, auf dem die Verwendung von Add-Ins durch den Administrator aktiviert wurde.

Die Verwendung von Outlook Add-Ins

Nach der Installation werden Ihnen alle heruntergeladenen Add-ins automatisch in einer Add-in-Leiste angezeigt, sofern eine E-Mail-Daten beinhaltet, auf die man über das Add-In zugreifen kann.

Erhalten Sie zum Beispiel eine E-Mail, in der sich eine Anschrift befindet, dann wird Ihnen angezeigt, dass Sie sich den Standort aus der E-Mail über das Bing Maps Add-In anzeigen lassen können.

Wählen Sie dafür lediglich das jeweilige Outlook Add-In aus, um auf die jeweiligen Daten zuzugreifen.

Bei der Erstellung einer neuen Nachricht, über Start -> Neue E-Mail, können Sie über das Menüband unter Nachricht ebenfalls auf Ihre installierten Add-ins zugreifen.

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Über das Menüband unter Nachricht können Sie bei der Erstellung einer Nachricht auf Ihre Outlook Add-Ins zugreifen

Befinden Sie sich im Hauptfenster von Outlook (ohne das Sie eine Nachricht geöffnet haben), können Sie auch dort über das Menüband auf Ihre installierten Outlook Add-Ins zugreifen.

Beachten Sie dabei, dass wenn der Lesebereich (Ansicht -> Lesebereich) auf „aus“ gesetzt wurde, werden alle Add-Ins automatisch deaktiviert und können nicht genutzt werden.

Die Verwaltung von Outlook Add-Ins

Wenn Sie Ihre Outlook Add-Ins verwalten möchten, dann gelangen Sie über Datei zu Verwalten von Add-Ins (Verwalten von Apps in Outlook 2013). Geben Sie dort Ihre Anmeldedaten für Office ein, sobald Sie dazu aufgefordert werden.

Im Anschluss daran können Sie auf der Seite Add-Ins Verwalten über den Punkt Weitere Add-Ins für Outlook erhalten Sie im Office Store auswählen, um in den Office Store zu gelangen.

Über die Symbolleiste auf der Seite können Sie entweder weitere Outlook Add-Ins hinzufügen, Add-Ins deinstallieren oder die Seite aktualisieren, um Ihre neusten Add-Ins anzuzeigen.

Sie können Add-Ins aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren.
Um weitere Informationen zu einem Add-In zu erhalten, brauchen Sie das jeweilige Add-In lediglich auszuwählen.

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Über die Symbolleiste können Sie Add-Ins hinzufügen, deinstallieren oder die Seite aktualisieren

Alternativ können Sie Ihre Outlook Add-Ins auch über die Outlook Web App verwalten, wofür Sie in der rechten oberen Ecken die Option Einstellungen und im Anschluss daran Integrationen verwalten auswählen müssen.

Die Installation von Add-Ins unter MacOS

Die Installation von Add-Ins gestaltet sich unter MacOS ähnlich, wie unter Windows und erfordert lediglich zwei einfache Schritte von dem Benutzer.

1. Klicken Sie im Menüband von Outlook zunächst auf Start und anschließend auf Store.

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Wählen Sie im Menüband Store aus

2. Suchen Sie unter Add-Ins für Outlook nach dem Add-In, welches Sie installieren möchten und machen Sie sich im Zweifel auch mit den entsprechenden Datenschutzrichtlinien vertraut. Zur Aktivierung oder Deaktivierung kostenloser Add-Ins verwenden Sie, wie unter Windows, den Schalter neben dem jeweiligen Add-In. Zum Aktivieren kostenpflichtiger Add-Ins oder Testversionen wählen Sie Abrufen aus, wonach Sie den Kauf abschließen oder Ihre Testversion aktivieren können.

Fazit

Outlook Add-Ins erinnern beinahe ein wenig an Mobile-Apps und können dem Nutzer das Leben in einigen Bereichen ein wenig erleichtern. Allerdings ist die Verbindung zu einem Exchange Server eine der Voraussetzungen dafür, um Add-Ins in Microsoft Outlook nutzen zu können.
Mittlerweile existieren bereits einige solcher Add-Ins, die dem Benutzer einen echten Mehrwert beschweren und aufgrund der engagierten Entwicklercommunity sollte man immer mal wieder einen Blick in den Office-Store wagen und sich die neusten Add-In Veröffentlichungen zumindest einmal anschauen.

Denn wer einmal ein Add-In genutzt hat, welches einem die Arbeit deutlich vereinfacht hat, der möchte schon bald nicht mehr auf die Möglichkeiten dieser Erweiterungen verzichten.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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