Die Outlook-Textbausteine: Mit AutoKorrektur und Schnellbausteine clever zeitsparen!



Mit den Textbausteinen bietet Outlook eine geniale Zeitersparnis für alle, die beruflich viele E-Mails schreiben. Dann müssen Sie nur noch eine Abkürzung eintippen und Outlook fügt per AutoKorrektur automatisch die entsprechende Textphrase ein (Beispiel: sgdh → Sehr geehrte Damen und Herren). Noch einen Schritt weiter geht die Funktion Schnellbausteine. Damit können Sie ganze häufig benötigte Textpassagen auf einen Mausklick hin in die E-Mail einfügen. Die Einfachheit und der große Nutzen machen die beiden Textbaustein-Lösungen zu den hilfreichsten Outlookfunktionen für die tagtägliche Emailkommunikation im Büro.

Was ist das Problem?

Wer viele E-Mails schreiben muss, tippt Tag ein Tag aus häufig immer wieder dieselben Phrasen. Das können die Begrüßungsformel sein, umständliche Projektnamen, längere Produkt- oder Unternehmensbezeichnungen oder ein Hinweis in eigener Sache. Wenn Sie dies jedes Mal aufs Neue eintippen, werden Sie zwar immer etwas schneller, aber das ist ein mühselig erkaufter Fortschritt. Outlook bietet hierfür eine schnelle und einfache Abkürzung: Mit Textbausteinen für häufig benötigte Wortkombinationen und Schnellbausteinen für ganze Textabsätze.

So funktionieren die Outlook-Textbausteine:

Variante 1: Kürzere Textbausteine in Outlook mit der AutoKorrektur-Funktion anlegen

  • Öffnen Sie Outlook 2016 und klicken Sie in der Registerkarte → Datei auf den vorletzten Menüpunkt → Optionen.
  • Klicken Sie links auf den Menüpunkt → E-Mail und im Fenster rechts auf die Schaltfläche → Rechtschreibung und AutoKorrektur und im nächsten Dialogfenster auf die Schaltfläche → AutoKorrektur-Optionen.
  • Tippen Sie nun in die Zeile → Ersetzen die Tastenkombination für Ihren künftigen Textbaustein ein (z.B. „bk“). In die Zeile → Durch geben Sie den Textbaustein ein, den Outlook künftig automatisch an Stelle der Abkürzung einfügen soll (z.B. „Büro-Kaizen: 20% mehr Effizienz im Unternehmen“). Bestätigen Sie abschließend mit einem Klick auf → OK.
  • Tipp: Outlook wird Ihnen nun künftig bei der Eingabe der Tastenkombination → bk im Textfeld einer E-Mail automatisch den Textbaustein „Büro-Kaizen: 20% mehr Effizienz im Unternehmen“ einfügen. Sollten Sie jedoch wirklich einmal die Buchstabenfolge „bk“ in Ihrem Text benötigen, klicken Sie nach der AutoKorrektur durch Outlook einfach auf das Symbol für → Rückgängig und Sie können ohne eingefügten Textbaustein nach der Zeichenfolge weiterschreiben.

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Abbildung I: Die AutoKorrektur in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

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Abbildung II: Einen Textbaustein mit der Outlook-AutoKorrektur anlegen, Microsoft, Büro Kaizen

Variante 2: Für ganze Textpassagen die Outlook-Funktion „Schnellbausteine“ verwenden

Schritt 1: Die Outlook-Schnellbausteine für formatierte Textabschnitte anlegen

Für das Abspeichern größerer Textbausteine und ganzer Textabschnitte mit Formatierung bietet Outlook die Funktion „Schnellbausteine“ an. Dann müssen Sie den Textblock nur einmal verfassen und können ihn künftig bei jeder E-Mail einfach und schnell hinzufügen.

  • Geben Sie in einer neuen E-Mail den gewünschten Textblock ein (optional mit Zeilenumbrüchen und Formatierung) und markieren Sie den Textabschnitt mit dem Cursor.
  • Klicken Sie in der Registerkarte → Einfügen in dem Menübereich „Text“ auf die Schaltfläche → Schnellbausteine und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf den Befehl → Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
  • In dem Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ geben Sie nun in der ersten Zeile → Name eine kurze und aussagekräftige Bezeichnung bzw. Tastenkombination ein, die restlichen Einstellungen werden beibehalten. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit → OK.

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Abbildung III: Textbausteine als Schnellbaustein in Outlook anlegen, Microsoft, Büro Kaizen

Schritt 2: Die Schnellbausteine in Outlook nutzen und bei jeder E-Mail Zeit einsparen!

Sie haben nun zwei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie den soeben angelegten Textbaustein in künftigen E-Mails hinzufügen können. Entweder durch das Eintippen des in Schritt eingetragenen Baustein-Namens (bzw. Tastenkürzel) in das Textfeld der E-Mail, oder über den Schnellbaustein-Katalog in der Menüleiste.

  • Tastenkürzel: Klicken Sie an der Stelle in dem E-Mail-Textfeld, an der Outlook den Textbaustein einfügen soll, und tippen Sie den in Schritt 1 vergebenen Bausteinnamen ein. Ihnen wird nun oberhalb des Begriffs der Schnellbaustein eingeblendet. Mit einem Druck auf → Enter bestätigen Sie das Hinzufügen des Bausteins. Mit der Leertaste oder einfachem Weitertippen verhindern Sie die Option und Outlook fügt den Textbaustein nicht ein.
  • Menüleiste: Klicken Sie an die betreffende Textstelle der neuen E-Mail und dann in der Registerkarte → Einfügen auf die Schaltfläche → Schnellbausteine. Klicken Sie dann auf die Miniaturansicht Ihres gewünschten Schnellbausteins.
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Extra-Tipp: Quicksteps zur Automatisierung von Routineschritten in Outlook nutzen
Eine weitere tolle Outlook-Funktion, mit der Sie sich im Arbeitsalltag viel Zeit einsparen können, sind die QuickSteps. Damit lassen sich immer wiederkehrende Arbeitsschritte in Outlook ganz einfach kombinieren und automatisieren. Zum Beispiel, um eine eingehende E-Mail gleichzeitig zu kategorisieren, in den passenden Ordner zu verschieben, den Teamkollegen weiterzuleiten und automatisch eine teilausgefüllte Vorlage zum Beantworten zu öffnen! Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag „Die QuickSteps in Outlook: Anleitung mit Praxisbeispiel und Video-Tutorial“.

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