Wer Microsofts beliebten E-Mail-Client Outlook in seinem Office 365 Abonnement nutzen will, steht schnell vor einer Verwechslungsgefahr. Denn es gibt das klassische Outlook 2016/2019, das kostenlose Outlook.com, die Outlook Web-App und Outlook in Office 365 – alle mit ähnlichem Namen, aber unterschiedlichem Funktionsumfang. Und genau das verwirrt vielfach bei der Lösungs- und Fehlersuche. Aber welche Office-Version kann was? Worin liegen die Unterschiede? Und wie kann ich in Outlook mein Office 365 Konto oder ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen? Wie funktioniert die Kalenderfreigabe? Und das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz? Die Antworten inklusive einem Video mit den Top-7-Outlook-Tipps finden Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag!

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Microsoft Outlook genau (als Teil von Office 365 und Office 2019)?

Outlook ist ein Bestandteil der beiden Office-Pakete 365 und 2019. Hinter dem Begriff (der „Marke“) Outlook stecken allerdings unterschiedliche Versionen, die alle etwas mit E-Mails zu tun haben. Neben der E-Mail-Verwaltung (Schreiben, Versenden und Empfangen von E-Mails) gibt es auch ein Adressbuch zum Verwalten der Kontakte, einen Kalender zum Managen der Termine und Aufgaben sowie eine Notizfunktion.

Outlook ist einerseits ein „Personal Information Messanger“ und zudem auch der „Client“ zu Microsofts Exchange Server.
Eine clientseitige Anwendung ist ein Programm, das auf dem Endgerät eines Netzwerks ausgeführt wird (PC, Mac, iPhone, Android-Smartphone) und das die Kommunikation mit dem Server ermöglicht.
Microsoft Exchange Server ist eine Groupware-Software, die Dateien, Termine und E-Mails zentral in einer Datenbank ablegt und so die Grundlagen für die Zusammenarbeit in Unternehmen bildet.
Die Vorgänger von Outlook hießen dementsprechend Exchange Client, Schedule+ 7.5 und Windows Messaging. Diese Dienste wurden 1997 durch Outlook 8 vereint und ersetzt, das seitdem kontinuierlich weiterentwickelt wurde.

2. Was ist der Unterschied zwischen den Versionen Outlook.com, Outlook Web-App und Outlook 2019?

Outlook.com (kostenfrei): Dies ist die kostenlose for-free Version von Outlook. Diese rudimentäre, Web-basierte Mailing-Konto-Funktion hat Microsoft früher mit den Diensten Hotmail.com, Live.com oder MSN.com angeboten. Outlook.com ist dabei ungefähr mit web.de, GMX, Freenet und Googles Gmail vergleichbar und primär für private Einzelnutzer konzipiert (Consumervariante). Das Login bzw. sign in für Outlook.com erreichen Sie über → www.outlook.com .
Outlook Web-App (OWA): Outlook im Web ist die ortsunabhängige und geräteübergreifende Outlook-Version im Rahmen eines Office 365 Abonnements. Dieses Web-Outlook in Office 365 muss nicht extra installiert werden, sondern läuft vollständig im Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox etc.). Somit können Sie von überall und jedem Gerät aus auf Ihr Outlook zugreifen, auch von Internet-Cafés und von Fremdrechnern aus, auf denen kein Outlook installiert ist. Die OWA-App kann mit Office 365 Business- sowie mit allen weiteren E-Mail-Konten verwendet werden, die auf einem Server mit Microsoft Exchange Server oder Microsoft Exchange Online gehostet werden. Das Login bzw. sign in für Outlook im Web finden Sie hier → www.outlook.office.com .
Outlook 2016/2019: Die Desktop-Version von Outlook ist die Vollversion und kann auf jedem Mac oder PC lokal installiert und dann auch offline genutzt werden. Sie ist nicht in der Office 2019 Home & Student Version enthalten, sondern nur in der etwas teureren Office 2019 Home & Business. Auch die günstigsten Office 365 Business Essentials und Enterprise E1 Pläne enthalten kein Desktop-Outlook, sondern nur die Web-Version OWA.

3. Welche Outlook-Versionen stehen in einem Office 365 Abonnement zur Verfügung?

Alle Office 365 Pläne enthalten die Outlook Web App. Diese ist immer im Software-Paketumfang enthalten. Falls Ihr Office 365 Abonnement auch die Berechtigung für die Desktop-Versionen enthält, dann können Sie sich die Vollversion von Outlook für PC oder Mac ganz einfach von der Office-365-Welcome-Webseite herunterladen und auf Ihrem Computer installieren. Der einzige Unterschied zu Outlook 2019 ist dann, dass Sie für diese Desktop-Version keine Dauerlizenz besitzen. Stattdessen sind die Nutzungsrechte auf den Abonnementzeitraum Ihres Office 365 Abos begrenzt. Mehr Details zum Downloaden und Installieren der Desktopversionen von Outlook & Co in Office 365 erfahren Sie hier → „Anleitung, wie man Office 365 installiert und deinstalliert – und welche Versionen auf wie vielen Geräten zusammen installiert werden können“ .

4. Anleitung für Outlook: Wie man ein Office 365 Konto und weitere E-Mail-Konten hinzufügt

Egal, ob Sie ein erstes oder ein weiteres E-Mail-Konto zu Outlook hinzufügen wollen, die auszuführenden Schritte sind immer dieselben. Das kann ein Office 365 Konto, ein Exchange-Konto oder auch ein E-Mail-Konto von einem Drittanbieter sein. Hinweis: Falls das hinzuzufügende E-Mail-Konto eines Drittanbieters jedoch ein zweistufiges Authentifizierungsverfahren nutzt, ist ein zusätzlicher Arbeitsschritt notwendig (siehe Punkt 4.2.).

outlook-in-office365-konto-hinzufuegen — So können Sie in Outlook ein Office 365 Konto oder ein weiteres E-Mail-Konto eines Drittanbieters hinzufügen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

4.1. Das Hinzufügen eines Exchange- oder Office 365 Kontos in Outlook:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Outlook, klicken Sie auf → Datei und dann auf → Konto hinzufügen (siehe Abb. 1). (Alternativer Klickpfad: → Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → E-Mail → Neu.)
Schritt 2: Geben Sie nun in das neue Fenster die E-Mail-Adresse des hinzuzufügenden Kontos ein (z.B. Ihres Exchange- oder Office-365-Kontos) und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf → Verbinden.
Schritt 3: Geben Sie nach der Aufforderung das Passwort dieses Kontos ein und klicken Sie auf → OK / Fertig stellen.

4.2. Das Hinzufügen eines E-Mail-Kontos mit zweistufigem Authentifizierungsverfahren zu Outlook:

Wenn Sie ein E-Mail-Konto von AOL, Gmail, iCloud, Outlook.com oder Yahoo hinzufügen wollen, werden Sie zusätzlich zu dem Passwort dieses E-Mail-Kontos auch aufgefordert, ein Anwendungskennwort einzugeben (App-Kennwort). Folgen Sie folgenden Schritten, um sich das entsprechende App-Kennwort generieren zu lassen.

Outlook.com: Öffnen Sie die Webseite → https://outlook.com , klicken Sie auf Ihre Initialen oben rechts und dann auf → Konto anzeigen. Navigieren Sie dann zu → Sicherheit, → Aktualisieren, → weitere Sicherheitsoptionen und → Erkunden. Klicken Sie dann im Abschnitt „App-Kennwörter“ auf → Neues App-Kennwort erstellen. Notieren oder kopieren Sie sich dann das angezeigte Anwendungskennwort für das oben beschriebene Hinzufügen eines neuen Kontos zu Outlook.
iCloud: Öffnen Sie die Apple ID-Website → https://appleid.apple.com in Ihrem Webbrowser und geben Sie Ihre Apple-ID (= iCloud-Benutzernamen) sowie das dazugehörige Passwort ein. Wählen Sie dann unter „App-spezifische Kennwörter“ → Kennwort generieren aus, als Namen → Outlook eingeben, mit → Erstellen bestätigen und dann das App-Kennwort (ohne Leerzeichen) kopieren oder notieren.
Yahoo: Melden Sie sich auf der Webseite von Yahoo an → de.yahoo.com und klicken Sie auf → Einstellungen und dann in der Account-Info auf → Account-Sicherheit. Wählen Sie dann → App-Passwörter verwalten, → Outlook Desktop und → Generieren aus. Kopieren oder notieren Sie sich dieses Anwendungspasswort (ohne Leerzeichen).
Gmail: Gehen Sie auf die Webseite von Gmail und klicken Sie rechts oben auf das Google-Apps-Symbol. Folgen Sie dann dem Klickpfad → Mein Konto, → Anmeldung & Sicherheit und → Bei Google anmelden. Aktivieren Sie gegebenenfalls unter → Passwort & Anmeldemethode die zwei Schritte Authentifizierung (dies muss mit einem Überprüfungscode per SMS oder als Anruf auf Ihr Telefon bestätigt werden). Wählen Sie dann unter „Passwort & Anmeldemethode“ den Menüpunkt → App-Passwörter, → E-Mail und → Windows-Computer (bzw. Mac) aus und bestätigen Sie mit → Generieren. Kopieren oder notieren Sie sich dieses App-Passwort (ohne Leerzeichen).

5. Anleitung für das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz im Office-365-Outlook

Das automatische Verschicken einer Abwesenheitsnotiz-E-Mail ist Teil der Autoresponder-Funktion von Microsoft Outlook. Damit können Sie aber nicht nur eine Standard-E-Mail für die Zeit Ihrer Abwesenheit einrichten. Sie können zum Beispiel auch automatische Empfangsbestätigungen versenden oder anderweitig vorbereitete E-Mail-Texte, die bei bestimmten Bedingungen (z.B. Wörter in der E-Mail-Adresse oder im Betreff) versendet werden. Mehr Details zum automatischen Autoresponder und zur Abwesenheitsnotiz in Outlook (Office 365 / 2016 / 2019) finden Sie hier → „Autoresponder Outlook: Abwesenheitsnotiz & automatische Antwort“ .

6. Den Kalender in Outlook für andere Office 365 Nutzer freigeben

Die gegenseitige Freigabe der Outlook-Kalender gehört zum 1 mal 1 im Unternehmensalltag. Denn das erleichtert die Terminabsprachen sowie Urlaubs- und Krankheitsvertretungen erheblich. Dabei können verschiedene Freigebungsgrade und Berechtigungsstufen eingestellt werden, je nachdem, wie viel die anderen von den eigenen Terminen einsehen oder sogar eintragen dürfen. Mehr Details hierzu lesen Sie in unserer Büro-Kaizen Anleitung für Office 365 → „Den Outlook-Kalender für andere freigebenEinmalig oder dauerhaft und mit unterschiedlichen Lese- und Änderungsberechtigungen“ .

7. Die Ansicht Ihres Office-365-Outlooks zur kombinierten Termin-Aufgaben-Ansicht ändern

Es gibt eine einfache Möglichkeit, die beiden getrennten Funktionen „Aufgabenliste“ und den „Terminkalender“ im Outlook zu einer einzigen kombinierten Termin-Aufgaben-Ansicht zusammenzuführen. So haben Sie alle Ihre beruflichen und zeitlichen Verpflichtungen auf einen Blick, anstatt in zwei verschiedenen Listen. Das erleichtert das eigene Zeitmanagement und ermöglicht eine hocheffiziente und schnelle „Drag-and-Drop“-Wochenplanung. Eine praxisnahe Anleitung hierfür finden Sie in unserem Büro-Kaizen-Artikel → „Outlook für die ideale Tages- und Wochenplanung! Mit der kombinierten Termin-Aufgaben-Ansicht alle Verpflichtungen optimal planen“ .

8. Outlook via Office 365 mit Ihrem Smartphone synchronisieren (iPhone/Android)

Seit der Veröffentlichung der kostenfreien Outlook-Apps für mobile Endgeräte 2015/2016 (für iOS, Android und Windows) ist das Synchronisieren zwischen den verschiedenen Geräteklassen kein Problem mehr. So können Sie von überall und jedem Gerät aus auf Ihre E-Mails, Kalendertermine und Kontaktadressen zugreifen. Wie das Synchronisieren Ihres Office-365-Outlooks genau funktioniert, erfahren Sie hier → „Tipps zum Outlook synchronisieren: Windows, Android und iOS“ .

9. Extra-Tipp: Kostenlose Büro-Kaizen-Anleitungen für Outlook und Office 365!

Büro-Kaizen ist auf die Optimierung der Arbeitsabläufe und die Transformation hin zu einem digitalen Büro spezialisiert. Die einfacheren und effizienteren Abläufe entlasten aber nicht nur Mitarbeiter und Personal, sie steigern auch die Produktivität. So führt Büro-Kaizen im Schnitt zu 20% mehr Effizienz in Unternehmen! Einen wesentlichen Bestandteil nehmen dabei die Kollaborations-Tools von Microsoft Office 365 ein, die eine reibungslose digitale Zusammenarbeit in Unternehmen ermöglichen. Damit auch Sie möglichst schnell von diesen Tools profitieren können, haben wir Ihnen folgende kostenlose Anleitungen zusammengestellt.