Outlook-Kalender zusammenführen: nutzen Sie Outlook mit zwei oder mehr unterschiedlichen Kalendern

21. März 2020

Mit Microsoft Outlook sind Sie unter Windows im Besitz eines Büroprogramms, bei dem keine Wünsche offen bleiben. Emails, Notizen, Aufgaben, Kontakte – um alle Aspekte der Bürokommunikation kümmert sich das Tool. Und selbstverständlich ist auch ein Kalender integriert, mit dem Sie Ihre eigenen Termine managen und Besprechungen mit dem Team initialisieren können. Und solange Sie geschäftliche und private Termine klar voneinander abgrenzen, zum Beispiel durch farbliche Kategorisierung, kann auch Ihr Chef nichts dagegen haben, wenn Sie den Outlook-Kalender für beide Terminarten nutzen.

In Outlook können Sie nämlich mehrere Kalender zusammenführen, zum Beispiel Ihren geschäftlichen Terminkalender und Ihren privaten Terminplan sein, aber auch Ihren Geschäftskalender und den beruflichen Terminplan eines Teamkollegen oder den Ihres Vorgesetzten. Und natürlich können Sie auch drei oder noch mehr Kalender in Outlook zusammenführen. Das ist vor allem dann zu empfehlen, wenn Sie zu viele Terminpläne parallel nutzen und die Übersichtlichkeit verloren gegangen ist. Denn sämtliche Kalender lassen sich in Outlook nebeneinander anzeigen.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie zwei oder noch mehr Kalender in einem einzigen vereinen können:

1. Wie Sie Outlook-Kalender zusammenführen können
2. Outlook-Kalender zusammenführen über die .pst-Datendatei von Outlook
3. Outlook-Kalender zusammenführen: Kalenderinfos aus .pst-Datei importieren
4. Outlook: die Kalender nach dem Zusammenführen überprüfen und löschen
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Wie Sie Outlook-Kalender zusammenführen können

Zunächst einmal erklären wir Ihnen anhand der Software Outlook 2016, wie Sie Kalender-Elemente durch einen einfachen Kopiervorgang in einen anderen Kalender integrieren. Öffnen Sie also zunächst einmal den Kalender, der die Elemente enthält, die Sie in einen zweiten Outlook-Kalender exportieren möchten.

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Das ist die Standardansicht in Outlook, wenn Sie zwei Kalender nutzen und unter „Meine Kalender“ beide aktiviert haben.

Im nächsten Schritt geht es darum, jene Termine, die Sie übertragen möchten, zu markieren. Das können alle aktiven Einträge sein oder alle, also auch in der Vergangenheit liegende Ereignisse. Um das auszuwählen, klicken Sie auf den Reiter „Ansicht“, dann links oben im Feld „Aktuelle Ansicht“ auf „Ansicht ändern“. Im Beispiel haben wir die aktiven Termine gewählt, das heißt, in der Darstellung rechts im Bild sind Ereignisse aus der Vergangenheit nicht gelistet. Terminserien, die Sie in der Vergangenheit erstellt haben und die für die Gegenwart und die Zukunft gültig sind, tauchen dort aber selbstverständlich auf.

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Rechts die aktuellen Termine und Terminserien. Mit [Strg] + [A] wählen Sie alle aus.

Um die Einträge zu kopieren, klicken Sie zunächst auf einen der Vermerke, anschließend markieren Sie alle Termine, indem Sie auf der Tastatur gleichzeitig [Strg] und [A] drücken. Dadurch werden die Einträge eingefärbt, sind also markiert. Jetzt verwenden Sie die Tastenkombination [Strg] und [C] für copy, also kopieren; die Elemente befinden sich nun in der sogenannten Zwischenablage. Wechseln Sie anschließend in den anderen Kalender, siehe Bild:

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Mit einem Klick auf den zweiten Terminplaner unter „Meine Kalender“ öffnen Sie dort ebenfalls die „Aktuelle Ansicht“. Natürlich können Sie hier aber auch die Listenansicht wählen.

Sobald Sie sich im zweiten Kalender befinden, und zwar entweder in der Listenansicht oder in der aktuellen Ansicht, fügen Sie die eben kopierten Termine mit den Tasten [Strg] und [V] in den zweiten Kalender ein. Die gerade eingefügten Ereignisse werden nun in allen Ansichten angezeigt; das kontrollieren Sie, indem Sie sich durch die Ansichten klicken. Sofern Sie mehr als nur zwei Terminpläne in Office nutzen und diese Zahl reduzieren möchten, gehen Sie für jeden weiteren Kalender genauso vor wie eben beschrieben.

Outlook-Kalender zusammenführen über die .pst-Datendatei von Outlook

Wenn Sie Outlook in der Büroarbeit schon seit längerer Zeit nutzen, haben Sie sich das Tool höchstwahrscheinlich so eingerichtet, dass Sie damit zügig und intuitiv arbeiten können. Dazu gehört die Einrichtung verschiedener Ordner ebenso wie das Anlegen von Personen und Kontakten. Und natürlich nutzen Sie auch alle Vorteile, die der Kalender in Outlook so bietet. Im Laufe der Zeit kommt dabei eine recht große Menge an Daten zusammen, und diese werden von dem Programm in einer gesonderten Datei gespeichert – und zwar in der sogenannten Datendatei im Format .pst.

Die Datendatei wird in Windows in der Regel unter „Dieser PC“, „Dokumente“ und „Outlook-Dateien“ gespeichert und von Outlook permanent aktualisiert. Im Prinzip wäre es nun ein Leichtes, die Datei einfach zu kopieren und Sie anschließend vorübergehend – zum Beispiel auf dem Desktop – abzuspeichern. Die Crux ist dabei, dass die .pst einige GB groß ist, wenn Sie eine Desktopversion von Outlook seit Jahren nutzen. Schließlich sind dort alle Outlook-relevanten Informationen abgelegt, bis hin zu den persönlichen Einstellungen, allen Ordnern, Kontakten und enthaltenen E-Mails.

Aus diesem Grund wollen wir zunächst eine .pst-Datei exportieren, in der nur die kalenderbezogenen Informationen – sprich: Ihre gespeicherten Termine und Terminserien – enthalten sind. Dafür muss die Datei zunächst erzeugt werden, und das geht folgendermaßen. Mit einem Klick auf den Reiter „Datei“ gelangen Sie zu den Kontoinformationen, wo Sie nun links auf „Optionen“ klicken und im sich öffnenden Fenster den Eintrag „Erweitert“.

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Grün eingekreist ist das Feature exportieren.

Nun klicken Sie auf den Button „Exportieren“ und wählen im sich öffnenden Dialogfenster die Option „In Datei exportieren“, im nächsten Fenster dann den Eintrag „Outlook-Datendatei (.pst)“ und wählen in der Übersicht dann den Kalenderorder für den Export aus. Im Kästchen „Unterordner einbeziehen“ müssen Sie den Haken entfernen, damit die Funktion deaktiviert ist. Abschließend können Sie im nächsten Dialogfeld nun noch den Namen und den Speicherort der .pst-Datei auswählen. Mit einem Klick auf „Fertig stellen“ beginnt der Prozess des Exports (den Sie übrigens regelmäßig vornehmen sollten, um ein Backup Ihrer Termine zu erstellen – dasselbe können Sie natürlich auch mit Emails und Kontakten machen oder mit allen Daten, die Outlook speichert, indem Sie die Datendatei im Dokumente-Ordner kopieren und auf einem externen Medium speichern).

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Optional können Sie vor der Sicherung der Datei ein Kennwort eingeben, für die interne Nutzung ist das allerdings nicht zwingend nötig.

Outlook exportiert nun den gewählten Kalender, was in der Regel nicht allzu viel Zeit in Anspruch nimmt. Schon bald finden Sie im gewählten Speicherort die .pst-Datei.

Outlook-Kalender zusammenführen: Kalenderinfos aus .pst-Datei importieren

Um nun die Informationen aus dem Kalender respektive der Datendatei in einem anderen Kalender in Outlook verfügbar zu machen, müssen Sie die gespeicherte .pst-Datei zunächst einmal in Outlook importieren. Dazu öffnen Sie das Tool und gehen abermals über einen Klick auf „Datei“ in die Kontoinformationen. Dort allerdings klicken Sie jetzt auf den Eintrag „Öffnen und Exportieren“, wählen anschließend die Option „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und im nächsten Fenster den Eintrag „Outlook-Datendatei (.pst)“.

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Die ersten Schritte beim Import der .pst-Datei sind rasch erledigt.

Jetzt öffnet sich erneut ein Dialogfeld, in dem Sie einerseits die Datendatei auswählen, die Sie soeben erstellt und gespeichert haben, klicken andererseits aber unbedingt auch auf „Keine Duplikate importieren“ wie in den Optionen angezeigt. Ein letztes Fenster öffnet sich, und hier müssen Sie drei Dinge beachten (im Bild durch die grünen Markierungen hervorgehoben).

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Nach der Auswahl des Datendatei-Backups und der Option, dass keine Duplikate importiert werden, müssen Sie im letzten Step drei wichtige Einstellungen vornehmen.
  • Erstens müssen Sie unter „Ordner, aus dem Sie importieren möchten“, den Kalender auswählen.
  • Zweitens entfernen Sie das Häkchen bei „Unterordner einbeziehen“.
  • Drittens wählen Sie „Elemente in denselben Ordner importieren“ in und wählen dort den Zielordner aus.

Nun klicken Sie nur noch auf „Fertig stellen“, den Rest übernimmt der Importassistent.

Outlook: die Kalender nach dem Zusammenführen überprüfen und löschen

Ganz gleich, welche der beiden vorgestellten Methoden Sie für die Zusammenführung gewählt haben: Ab jetzt brauchen Sie nur noch einen der beiden vereinten Kalender. In der Kalenderansicht in Outlook können Sie das überprüfen, aber auch, wenn Sie via „Ansicht ändern“ auf „Liste“ oder „Aktiv“ klicken, werden hier die vom anderen Kalender importierten Termine angezeigt. Das bedeutet, dass Sie die nun nicht mehr benötigten Terminpläne nicht mehr brauchen und dementsprechend löschen können. Das erledigen Sie einfach mit einem Rechtsklick auf den unerwünschten Kalender und löschen diesen.

Doch ist das nicht immer ganz einfach, denn oft ist für Outlook nicht klar, welches der Hauptkalender ist – dessen Löschung ist nämlich nicht erlaubt:

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Manchmal betrachtet Outlook beide oder mehrere Terminpläne als Hauptkalender – das Löschen ist in diesem Fall nicht erlaubt.

Was aber können Sie in diesem Fall tun, um einen besseren Überblick zu erhalten? Ein empfehlenswertes Verfahren ist es, alle Termine im nun nicht mehr benötigten Kalender zu löschen. Dafür klicken Sie links oben auf Ansicht ändern und wählen dann die Option „Liste“ aus. Nun markieren Sie alle Termine im nicht weiter benötigten Kalender, indem Sie einen Eintrag anklicken und anschließend gleichzeitig die Tasten [Strg] und [A] tippen. Sind die Vermerke markiert, dann wählen Sie – wieder über die rechte Maustaste – den Befehl „Löschen“ oder drücken auf Ihrer PC-Tastatur auf „Entf“.

Jetzt kehren Sie über „Ansicht“ und „Ansicht ändern“ wieder in die Kalender-Anzeige zurück; wie Sie im Bild sehen, sind auch hier – rechts im Bild im pink eingefärbten Kalender – sämtliche Einträge gelöscht. Klicken Sie jetzt, im Bild mit einem grünen Pfeil dargestellt, auf das x im rechten Kalender oder entfernen Sie das untere Häkchen bei „Meine Kalender“, wie ganz links im Bild zu sehen.

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Wenn Sie den eintragslosen Terminplan aus der Ansicht verbannen, wird Ihr Outlook-Kalender gleich viel übersichtlicher.

Um zu prüfen, ob Outlook diese Einstellungen übernimmt, schließen Sie das Tool und öffnen es anschließend gleich wieder. Wechseln Sie in die Kalenderansicht – nun wird Ihnen nur noch der in unserem Beispiel grün eingefärbte Kalender angezeigt.

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