An OneNote senden: E-Mails, Notizen, Termine und Co. in OneNote speichern (Anleitungen + Tipps)

In der heutigen digitalen Ära, in der Informationen in einem schier endlosen Strom auf uns einprasseln, ist Effizienz der Schlüssel zur Meisterung des Arbeitsalltags. Die Funktion „An OneNote senden” eröffnet eine Tür zu einem nahtlos organisierten Arbeitsfluss, indem sie es ermöglicht, relevante E-Mails, Kontakte und Termine aus Outlook direkt in Ihr persönliches OneNote-Universum zu transferieren. Wie Sie diese Inhalte an OneNote senden, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 6 Minuten

1. Inhalte an OneNote senden in der Desktop-App

Sie können sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails, inkl. Anhang, als Notizen in OneNote speichern und hinterher bearbeiten und mit Notizen versehen. Und das mit nur einem Mausklick in Outlook und einem weiteren Klick in OneNote, wo Sie die gespeicherte Notiz nur noch am richtigen Platz ablegen müssen. Das gleiche können Sie übrigens auch mit Terminen, Aufgaben und Kontakten machen. Wie Sie Ihre Mails, Kontakte und Termineintragungen an OneNote senden, erklären wir Ihnen in hier.

E-Mails mit und ohne Anhang an OneNote senden

1. Öffnen Sie die → Outlook Desktop-App.
2. Navigieren Sie im Menü zu dem Registerpunkt → Start.
3. Markieren Sie die E-Mail, die Sie in OneNote ablegen oder archivieren möchten.
4. Klicken Sie oben in der Menüleiste im Bereich „Verschieben” auf → An OneNote senden.
5. Alternativ können Sie auch einen Rechtsklick auf die gewünschte E-Mail tätigen und dann im Menü → An OneNote senden auswählen.
6. Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Bestimmen Sie hier den gewünschten → Speicherort in OneNote.
7. Klicken Sie abschließend auf → OK.
8. Sie können nun die archivierte bzw. verschobene E-Mail aus Outlook → in OneNote öffnen.
9. Folgende Daten werden dabei aus der E-Mail automatisch in OneNote übernommen: „Betreff“, „Von“, „An“ und „Gesendet“. Bei E-Mails mit Anhang werden zusätzlich auch die Anlagen in OneNote hinterlegt.

Kontakte von Outlook an OneNote senden

Manche unserer Beratungskunden klagen darüber, dass man in dem Notizfeld der Outlook-Kontakte die Notizen nicht richtig strukturieren kann. Eine Möglichkeit dies zu tun, ist den Kontakt an OneNote zu senden und dort die gewünschten Notizen anzulegen. Wie das geht, zeigen wir im folgenden Abschnitt.

• Öffnen Sie die → Outlook App.
• Navigieren Sie im linken Menü zu → Personen.
• Klicken Sie auf den Kontakt, den Sie an OneNote senden möchten.
• Navigieren Sie oben im Menü zum Punkt → Start.
• Klicken Sie dann im Aktionen-Bereich auf → An OneNote senden.
• Auch hier können Sie Alternativ einen Rechtsklick auf den Kontakt tätigen und dann → An OneNote senden wählen.
• Wählen Sie nun den gewünschten → Speicherort in OneNote aus. Achten Sie darauf, dass Sie den richtigen Ort auszuwählen, denn OneNote merkt sich, wo Sie den Kontakt gespeichert haben und nutzt diesen Ort für diesen speziellen Kontakt nun immer.
• Klicken Sie abschließend auf → OK.
• Als Seitentitel wird der Name des Kontakts festgelegt. Der Name wird auch in einer Tabelle mit aufgenommen sowie die Telefonnummer und eine Verknüpfung zu Outlook.

Outlook Termineinträge inkl. Notizen an OneNote senden

Wenn Sie in Outlook einen Termin erstellt und dort Ihre Notizen eingefügt haben wie z. B. eine Agenda, dann können Sie diese auch an OneNote senden. So können Sie z. B. ein Ergebnisprotokoll in OneNote zu dem Termin anfertigen und oder allgemein den Stand zu einem Projekt in OneNote dokumentieren. Sehen Sie hier, wie das funktioniert:

1. Klicken Sie in Outlook in der linken Menüleiste auf → Kalender.
2. Suchen Sie im Kalender nach dem Termin, den Sie inkl. der Notizen an OneNote senden möchten.
3. Wählen Sie den Termin per Klick aus.
4. Klicken Sie oben im Menü unter dem Punkt „Besprechung” auf → An OneNote senden.
5. Sie können sich nun zwischen folgenden Optionen entscheiden:
   1. Notizen für die Besprechung freigeben. (Ideal für Besprechungstermine mit mehreren Personen, da ein Link erstellt wird)
   2. Eigene Notizen erstellen. (Ideal, wenn Sie nicht der Protokollführer sind, und sich dennoch individuelle Notizen machen wollen)
6. Sie können nun den → Speicherort auswählen.
7. Es werden folgende Informationen übernommen, egal welche Option Sie ausgewählt haben:
   1. Datum und Uhrzeit
   2. Einladungsnachricht
   3. Teilnehmer
   4. Notizenfeld

2. Mit der Web-App Inhalte an OneNote senden

Sie können E-Mails, Kontakte und Termine nicht nur mit der Desktop-App an OneNote senden. Das geht auch ganz einfach in der Outlook Web App. Die einzelnen Anleitungen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

E-Mails aus der Outlook Web-App an OneNote senden

• Öffnen Sie die → Outlook Web App.
• Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie in OneNote speichern möchten.
• Nun wird Ihnen rechts die E-Mail im Lesebereich angezeigt.
• Klicken Sie dort auf → An OneNote senden.
• Es öffnet sich nun rechts ein neues Fenster. Bestimmen Sie hier den gewünschten → Speicherort in OneNote.
• Klicken Sie abschließend auf → Speichern.
• Sie können nun die E-Mail → in OneNote öffnen.
• Folgendes wurde automatisch in OneNote übernommen: „Betreff“, „Von“, „An“ und „Gesendet“. Bei E-Mails mit Anhang werden auch die Anlagen übernommen.

Termineinträge an OneNote senden

1. Öffnen Sie die Outlook Web App.
2. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf → Kalender.
3. Suchen Sie im Kalender nach dem Termin, den Sie an OneNote senden möchten.
4. Öffnen Sie den Termin per Doppelklick.
5. Klicken Sie oben rechts im Menü auf → An OneNote senden.
6. Nun öffnet sich rechts ein neues Fenster, indem Sie den → Speicherort auswählen können.
7. Klicken Sie abschließend auf → Speichern.
8. Nun können Sie noch den Termin → In OneNote öffnen.
9. Es werden folgende Informationen übernommen:
   1. Betreff,
   2. Link zu Outlook-Element,
   3. Von,
   4. erforderliche Teilnehmer und
   5. das Datum der Besprechung sowie
   6. Ihre Notizen zu diesem Termin.

3. Mit dem Smartphone Inhalte an OneNote senden

Wenn Sie unterwegs sind und die Outlook App auf Ihrem Smartphone nutzen, können Sie auch über Ihr mobiles Gerät Inhalte an OneNote senden. Wie Sie E-Mails mit Anhang an Ihr digitales Notizbuch senden und wie Sie andere Inhalte in OneNote abspeichern, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema „E-Mails vom Smartphone in OneNote abspeichern”.

4. Den Speicherort von „An OneNote senden” festlegen und ändern

Im Normalfall werden Sie immer nach dem Auswählen der „An OneNote senden” Funktion gefragt, wo man das Element speichern möchte. Anschließend wird auch gleich ein Button angezeigt, ob man den versendeten Inhalt in OneNote öffnen möchte.

Sollte es der Fall sein, dass, egal welches Element ob E-Mail, Termin, Kontakt etc., immer an der gleichen Stelle in OneNote gespeichert wird, dann wurde der Speicherort automatisch von Ihnen ausgewählt. Wenn Sie den Speicherort in Zukunft immer auswählen bzw. ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie Ihre → OneNote Desktop-App.
• Wählen Sie oben im Menü den Reiter → Datei aus.
• Klicken Sie anschließend links unten auf → Optionen.
• Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie links den Punkt → An OneNote senden aus.
• Stellen Sie nun bei jedem Punkt die Einstellung → Immer nach Sendeziel fragen aus.
• Bestätigen Sie abschließend die Einstellung mit einem Klick auf → OK.

5. Problem: „An OneNote senden” funktioniert nicht

Das könnte daran liegen, dass Sie die Funktion erst einmal aktivieren müssen. Wie Sie „An OneNote senden“ aktivieren, erfahren Sie hier.

„An OneNote senden” für Windows 10 aktivieren

1. Wählen Sie in Outlook oben den Menüpunkt → Datei aus.
2. Klicken Sie links unten im Menü auf → Optionen.
3. Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Wählen Sie dort links den Punkt → Erweitert.
4. Scrollen Sie runter bis zum Bereich → Sonstige.
5. Setzen Sie ein Häkchen bei → „ An OneNote senden” mit OneNote für Windows 10 verwenden, falls verfügbar.
6. Klicken Sie abschließend auf → OK.

E-Mails „An OneNote senden” aktivieren in der Outlook Web-App

• Öffnen Sie die → Outlook Web-App.
• Klicken Sie oben rechts auf die → Einstellungen.
• Wählen Sie im linken Menü → E-Mail aus.
• Klicken Sie nun auf den Reiter → Aktionen anpassen.
• Scrollen Sie runter bis zum Bereich → Nachrichtenoberfläche.
• Setzen Sie dort unten einen Haken bei → An OneNote senden.
• Klicken Sie abschließend auf → Speichern.
• Nun wird Ihnen die Funktion in der jeweiligen Mail in Outlook angezeigt.

Termine „An OneNote senden” aktivieren in der Outlook Web-App

1. Öffnen Sie die → Outlook Web App.
2. Klicken Sie oben rechts auf die → Einstellungen.
3. Wählen Sie im linken Menü → Kalender aus.
4. Klicken Sie nun auf den Reiter → Aktionen anpassen.
5. Scrollen Sie runter zum Bereich → Kalenderoberfläche.
6. Setzen Sie dort unten einen Haken bei → An OneNote senden.
7. Klicken Sie abschließend auf → Speichern.

Hinweis: Sie können das „An OneNote senden“-Plugin nur aktivieren und ausführen, wenn Sie eine Outlook.com-Adresse besitzen oder Sie User von Microsoft 365 sind. Andere E-Mail-Adressen, wie beispielsweise web.de, gmx-Adressen oder Gmail, funktionieren hier leider nicht.

6. Video-Tutorial: E-Mail an OneNote senden

Zum Abschluss empfehlen wir Ihnen auch unser Tutorial zum Thema E-Mails an OneNote senden, welches Marcel Miller wieder wunderbar für Sie erstellt hat. Aber sehen Sie selbst:

(Dauer 06:35 Minuten)