Outlook für Mac – Alles was Sie zu diesem E-Mail-Programm wissen müssen

22. März 2020

In den meisten Unternehmen sieht es auf den Rechnern der Angestellten gleich aus: Microsoft Anwendungen wohin das Auge reicht. Mit Office 365 hat Microsoft den Zahn der Zeit getroffen und durch die permanenten Weiterentwicklungen und Updates sorgt das Unternehmen dafür, dass sich dieses Bild auch nicht verändert. Daran gibt es auch nichts auszusetzen. Neue Mitarbeiter sind für gewöhnlich mit den Office Programmen vertraut – das spart Einarbeitungszeit.

Wie sieht es aber aus, wenn man normalerweise kein Android Nutzer ist, sondern Apple bevorzugt? In einem unserer früheren Artikel haben wir Sie bereits ausführlich zum Thema Office 365 für Mac informiert. Lesen Sie hierzu buero-kaizen.de/office-365-mac/. Nun soll es aber ganz konkret um eine weit verbreitete Anwendung von MS Office 365 gehen: Outlook. Das beliebte E-Mail- und Kalenderprogramm ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Egal ob in der Firma oder sogar privat genutzt – ohne Outlook läuft nichts. Im Folgenden wollen wir alle Fragen bezüglich der Nutzung von Outlook in Verbindung mit Mac beantworten, um so auch Apple-Nutzern den Zugriff zu erleichtern.

1. Was ist Outlook überhaupt?
2. Was ist Outlook für Mac?
3. Outlook für Mac: Wo liegt der Unterschied zu Outlook auf Windows?
4. Wo kann ich Outlook für Mac erwerben?
5. E-Mail-Account in Outlook für Mac einrichten
6. Outlook für Mac: Ein paar Einsteiger-Funktionen
7. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Was ist Outlook überhaupt?

Outlook ist eine vielseitige Anwendung aus dem Hause Microsoft. Darin werden ein E-Mail-Client, ein Kalender und ein Aufgabenplaner vereint. Dadurch ist diese Anwendung aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Geschickte Funktionen helfen beispielsweise dabei, einen gemeinsamen Termin für ein Meeting zu finden. Dabei werden die einzelnen Kalendereinträge der Teilnehmer verglichen und ein freier Zeitraum wird festgelegt. Danach kann man sofort eine Termineinladung an alle versenden. Bestätigen Sie diesen, so wird automatisch ein neuer Kalendereintrag mit dem entsprechenden Meeting eingetragen – so einfach kann Planung sein. Auch E-Mails können problemlos priorisiert, in verschiedene Ordner verschoben oder markiert werden. Outlook achtet dabei auf einen optimalen Arbeitsfluss ohne unnötige Zwischenschritte.

Was ist Outlook für Mac?

Outlook für Mac ist nichts weiter als das beliebte E-Mail- und Kalenderprogramm von Microsoft für Ihr Mac-Produkt. Dabei profitieren Sie doppelt: die einzigartigen Mac-Funktionen kombiniert mit den vertrauten Office Anwendungen. Sie müssen sich nicht extra wegen Office 365 umstellen und ein Android-Gerät verwenden. Sie können ganz einfach und unkompliziert Outlook für Mac verwenden. Bestehende Programme, wie Apple Mail, Kontakte, Notizen oder Kalender benötigen Sie dann nicht mehr. Outlook für Mac vereint all diese Funktionen in einer.

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Outlook für Mac vereint die unschlagbaren Mac-Funktionen mit dem beliebten Microsoft Office Produkt Outlook.
Bild: Microsoft

Outlook für Mac: Wo liegt der Unterschied zu Outlook für Windows?

Nicht alle Funktionen, die man mit Windows nutzen kann, kann man auch mit Mac nutzen. Die Funktionen, die bei Mac im Vergleich zu Windows fehlen, sehen Sie im Folgenden:

  • Export in PST-Dateien
  • Abstimmungsschaltflächen
  • Nachrichtenrückruf
  • Aktionen „Ignorieren“ und „Aufräumen“
  • Automatische Archivierung für Ordner
  • In anderem Format speichern (HTML/TXT)
  • Ein-/ Ausblenden der Nachrichtenkopfzeile
  • Anpassen der Ordnerreihenfolge
  • Synchronisierungsfilter
  • Standardeinstellungen für Senden von Nachrichten
  • Festlegen einer Richtlinie für Ordneraufbewahrung
  • Onlinebilder
  • Hinzufügen von Beiträgen
  • Suchen verwandter Nachrichten
  • Senden von E-Mail als Verteilerliste
  • vSharePoint-Kalender und -Listen
  • Verwalten von Exchange-Server-Verteilerlisten
  • Kontaktgruppen mit Exchange synchronisieren
  • Zuweisen von Aufgaben zu Benutzern
  • Aufgabenelemente

 

Wo kann ich Outlook für Mac erwerben?

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Auf der Microsoft Office Seite können Sie Office 365 für Mac erwerben. Achten Sie darauf, dass Outlook inkludiert ist.
Bild: Microsoft

Zunächst einmal: Um Outlook überhaupt nutzen zu können, benötigen Sie Office 365. Dieses Programm erhalten Sie auf der Microsoft-Seite zu verschiedenen Konditionen. Je nachdem für welchen Zweck Sie später die Office Programme – und damit auch Outlook – verwenden wollen, sollten Sie sich für das richtige Paket entscheiden. Für den privaten Gebrauch bietet sich Office 365 Home oder Office 365 Personal an. Beide Pakete werden für die Laufzeit von einem Jahr angeboten und jährlich bezahlt. Für die Verwendung im Unternehmen sind die Pakete Office 365 Business und Office 365 Business Premium geeignet. Beide Pakete werden pro Benutzer pro Monat auf ein Jahr berechnet.

Achtung: Bei Office Home & Student 2019 ist Outlook nicht mit inkludiert!

Anschließend installieren Sie das gekaufte Programm wie gewohnt auf Ihrem Rechner. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, finden Sie auf der Office Support Seite eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

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Eine Anleitung zur Installation von Office 365 auf Mac finden Sie auf der Office Support Seite.
Bild: Microsoft

E-Mail-Account in Outlook für Mac einrichten

Nun haben Sie erfolgreich ein Office 365 Paket erworben und auf Ihrem Mac installiert. Der nächste wichtige Schritt ist nun, den E-Mail-Account in Outlook einzurichten. Wie genau das funktioniert, erklären wir in den folgenden Schritten.

Step 1: Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Rechner.

Step 2: Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Outlook, dann auf Einstellungen und anschließend auf Konten.

Step 3: Wählen Sie unter Konto hinzufügen entweder Exchange-Konto oder E-Mail-Konto aus.

Hinweis: GMX, Gmail und Web.de Accounts fallen unter Zweiteres.

Step 4: Geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Lassen Sie den Haken bei Automatische Konfiguration stehen. Outlook lädt nun selbstständig alle benötigten Dateien von Ihrem E-Mail-Server herunter. Sollte eine Fehlermeldung auftauchen oder der Punkt neben dem Kontonamen dauerhaft gelb bleiben, müssen Sie ein paar Einstellungen ändern. Die richtigen Einstellungen finden Sie bei Ihrem Mailanbieter häufig unter den FAQs.

Step 5: Schließen Sie das Konten-Fenster, um die Einrichtung Ihres E-Mail-Postfachs fertigzustellen. Dies kann einige Zeit dauern, da nun sämtliche Daten geladen werden und alles eingestellt wird.

Outlook für Mac: Ein paar Einsteiger-Funktionen

Links unten sehen Sie alle wichtigen Outlook-Tabs: E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. So können Sie zwischen den Anwendungen hin- und herwechseln. Mit der linken Leiste können Sie auf Ihren E-Mail-Ordner, sowie Posteingang und -ausgang zugreifen. Möchten Sie eine E-Mail verfassen, so klicken Sie auf das E-Mail Icon links oben. Über das Feld Neu können Sie Kalendereinträge, neue Kontakte und Aufgaben erstellen. E-Mails können Sie entweder über die „Backspace“ Taste oder über den entsprechenden Button löschen. Wenn Sie eine Mail verschieben wollen, so können Sie diese ganz einfach in den gewünschten Ordner ziehen. Ihre persönliche Signatur richten Sie ein, indem Sie auf Outlook klicken, unter Einstellungen gehen und dort Signaturen auswählen. Und schon steht Ihrer Arbeit mit Outlook auf Ihrem Mac-Gerät nichts mehr im Weg.

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