Microsofts Outlook und der Kalender von Google arbeiten mit verschiedenen Protokollen, sie sind eigentlich nicht kompatibel. Eigentlich. Denn mit Caldav gibt es ein Gratis-Tool, mit dem Sie die in der Google-Kalender-Cloud angelegten Termine in Outlook synchronisieren können. Den kleinen Helfer können Sie auf der Website des Caldav Synchronizer als .zip-Ordner herunterladen. Klicken Sie dafür einfach auf den Download-Button. Der angebotene Caldav-Synchronizer unterstützt alle Versionen ab Outlook 2007 und neuer.
Die Einbindung des Outlook Caldav Synchronizer ist gerade im Smartphone-Zeitalter sehr interessant. Denn viele Termine speichern auch Sie sicherlich über das Telefon. Android-User nutzen hierfür den Google-Kalender, iPhone-Nutzer des iPhone Calendar.
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Caldav in Outlook installieren
Nach dem vollständigen Download entpacken Sie die gezippte Datei mit einem Unpacker, also winRAR, 7-zip oder einem ähnlichen Programm. Bevor Sie die Installation beginnen, müssen Sie Outlook schließen. Doppelklicken Sie auf die Setup-Datei, wählen Sie den Ort der Installation und die Installation beginnt sofort.
War das Setup erfolgreich, dann lädt das Add-in beim nächsten Start von Outlook automatisch mit und bekommt in Outlook einen eigenen Reiter.
Als nächstes wechseln Sie in Outlook in die Kalenderansicht durch einen Klick auf das Kalendersymbol unten links neben dem Briefumschlag. Im Menüband oben klicken Sie jetzt auf „CalDav Synchronizer“. Die Ansicht stellt sich nun folgendermaßen dar:
Um die Synchronisation Ihres Outlook-Client mit dem Google-Kalender zu beginnen, wählen Sie „Synchronization Profiles“ aus.
Outlook Caldav mit dem externen Kalender synchronisieren
Nach der Erstinstallation von Caldav für Outlook kann es vorkommen, dass Outlook sich jetzt eine kurze Auszeit nimmt und für einen Moment „Keine Rückmeldung“ angezeigt wird. Verfallen Sie nicht in Aktionismus, sondern warten Sie einfach. Schon bald öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel „Options“. Dort wählen Sie oben links das grüne Pluszeichen, woraufhin sich die Auswahl der einzubindenden Profile öffnet.
Dort wählen Sie jenes Profil aus, das Sie mit Outlook synchronisieren möchten. In unserem Fall bleiben wir bei Google. Nun wählen Sie einen passenden Namen aus, wie er später in Outlook angezeigt werden soll. Auch den Ordner in Outlook, in dem später die Synchronisation stattfindet, müssen Sie jetzt auswählen. Die URL muss übrigens mit einem Slash enden, sonst kann Caldav später nicht fortfahren. Weiter unten geben Sie noch Ihre Gmail-Adresse an, bevor Sie den darunter befindlichen Button „Test settings“ anklicken.
Das Add-in öffnet nun automatisch die Anmeldeseite von Google, wo Sie sich mit Ihrem Account und Ihrem Passwort einloggen. Danach erscheint eine Abfrage, die Sie mit „Zulassen“ bestätigen müssen. Nun öffnet sich ein Fenster mit dem Titel „Select Ressource“, das Sie direkt wieder schließen können.
Im Fenster „Options“ klicken Sie unter „Sync Settings“ auf „Synchronization mode“ und wählen dort die Methode der Synchronisation. Eigentlich können Sie die voreingestellte Variante beibehalten; was Sie auf keinen Fall tun sollten, ist im sich öffnenden Dropdown-Menü eine Option wählen, hinter der „Replicate“ steht. Darüber hinaus können Sie nun auch noch das Zeitintervall wählen, mit dem sich der Google-Kalender und Outlook synchronisieren sollen.
Caldav in Outlook funktioniert in beide Richtungen
Zwischen einer Minuten und einem Tag können Sie einige Intervalle auswählen. Entscheiden Sie einfach, was für Sie sinnvoll ist. Wenn Sie den Kalender in Ihrem Google-Konto häufig nutzen und neue Termine eintragen, dann erscheint es angemessen, ein eher kleines Intervall zu wählen, damit sich Outlook und Google häufig synchronisieren. Dadurch bekommen Sie die bei Google eingepflegten Termine auch zügig in Outlook angezeigt – und andersherum.
Denn dieser Prozess, und das verdanken Sie der richtigen Einstellung unter „Synchronization mode“, funktioniert nicht nur in eine Richtung. Wenn Sie die Web-App Ihres Google-Kalenders nach der Installation von Caldav erstmals wieder öffnen, dann sehen Sie dort jetzt auch alle Termine, die Sie vorher nur lokal in Outlook eingetragen hatten. Die beiden Kalender aktualisieren sich also synchron und gegenseitig.
Weil wir hier immer nur vom Google-Kalender sprechen: Im Installationsprozess werden im Fenster „Select Profile Type“ eine ganze Reihe an Diensten angezeigt, die Sie per Caldav mit Outlook synchronisieren können. iCloud, GMX, Posteo und andere Services beinhalten selbstverständlich auch Kalenderfunktionen, die Sie in Outlook integrieren können. Als Nutzer eines Smartphones mit Android-Betriebssystem dürfte zwar Googles Kalender für Sie von Interesse sein. Was aber, wenn Sie ein iPhone oder iPad nutzen und den iCloud Calendar in Outlook einbinden und so die Termine einfacher verwalten möchten?
Mit Caldav den iPhone Calendar in Outlook einbinden
Wenn Sie bei „Select Profile Type“ den Punkt vor „iCloud Calendar“ angewählt und mit „OK“ bestätigt haben, öffnet sich das Fenster „Options“. Dort geben Sie die Mailadresse ein, mit der Sie sich bei iCloud anmelden, und dazu das Passwort.
Klicken Sie nun auf die Testeinstellung unterhalb des Eingabefelds der Mailadresse. Wenn Ihre Angaben richtig sind, dann sollte sich nun iCloud öffnen (wenn nicht, dann erledigen Sie das manuell), wo Sie sich nun ebenfalls mit Ihren Parametern anmelden. Ist das erfolgreich, dann beginnt der Client von iCloud sofort mit der Synchronisation mit Outlook, der Prozess dauert nur wenige Minuten.
Beim nächsten Öffnen von Outlook rufen Sie wieder Ihre Kalender auf. Dort sehen Sie, dass Outlook den iCloud Calendar erfolgreich importiert hat. Das sieht dann in etwa so aus:
Mit dem Caldav Synchronizer sparen Sie sich viel Zeit, wenn Sie mehrere Kalender zu einem einzigen zusammenfassen möchten. Zwar ist die Einrichtung des Add-ins nicht unbedingt etwas für Outlook-Novizen, aber wenn man alle Installationsschritte gewissenhaft befolgt, können Sie all Ihre Kalender sofort unter dem Outlook-Dach nutzen.
Video Büro-Kaizen digital
Top 7 Outlook Tipps und Tricks
(Dauer: 09:40 Minuten)
