Das neue Outlook für Windows – das Outlook new – ist da! Und es hat einige praktische neue Funktionen an Bord, die Outlook bislang noch nicht konnte. Aber noch kann der Nachfolger nicht alles, was der Vorgänger kann. Zum Beispiel Datenschutz. Deshalb ist das neue Outlook für Windows zunächst auch nur etwas für den Privateinsatz, aber noch nichts für Geschäftskunden und den Umgang mit sensiblen Daten. Microsoft hat jedoch große Pläne und verspricht zügige Nachbesserungen, so dass das neue Outlook schon bald das einzige Outlook sein könnte. Hier nun ein Aus- und Überblick mit allen Details, Neuerungen und Problemen auf einen Blick!

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist das „neue Outlook für Windows“ (Outlook new)?

Microsoft arbeitet bereits seit Anfang 2021 an einer komplett neuen Nachfolgerversion für das alte, klassische Outlook. Mit der neuen Programmversion sollen nicht nur alle bisherigen Outlook-Versionen (die beiden Desktop-Clients unter Windows und macOS sowie die Web-App Outlook.com) sondern auch die drei bislang separaten UWP-Apps (Universal Windows Platform) Mail, Kalender und Kontakte/Personen unter dem Dach einer Anwendung und mit derselben Bedienoberfläche vereint werden.

Das neue Outlook - Übersicht — Übersicht zum neuen Microsoft Outlook.

Microsoft betont jedoch explizit, dass die Umstellung von den bisherigen UWP-Apps Mail, Kalender und Kontakte auf das „neue Outlook für Windows“ gänzlich unabhängig von den Plänen ist, in einigen Jahren auch den klassischen Outlook Desktop-Client durch die neue Outlookversion zu ersetzen.

Während Ersteres schon im vollen Gang ist, müssen für Letzteres erst noch einige wichtige Funktionen der klassischen Desktop-App in das neue Outlook integriert werden.
Microsoft räumt seinen zahlenden Geschäftskunden zudem mehr Zeit für die Umstellung ein als seinen privaten Windowsnutzern.
Das bedeutet, dass das neue Outlook zunächst einmal nur die Windows-eigenen UWP-Apps Mail, Kalender und Kontakte/Personen ersetzen wird und nicht auch gleich noch das gewohnte Outlook aus einem Microsoft 365-Abonnement oder einem Office-Paket. Dies wird erst in einigen Jahren erfolgen.

2. Was ist das Problem beim neuen Outlook für Windows? Datenschutz vs. Datenkrake

Das neue Outlook für Windows (Outlook new) wird gleich wegen mehrerer Punkte kritisiert. Hier die Übersicht.

Die Namensgebung von Microsoft ist mal wieder (wie schon bei den verschiedenen OneNote- und Teams-Versionen) ziemlich verwirrend gewählt. Denn der Name der neuen Windows-App erweckt den falschen Eindruck, auch das Flaggschiff – der Desktop-Client „Microsoft Outlook“ (Outlook 2021) – würde umgehend ersetzt werden. Was jedoch nicht unmittelbar der Fall ist.
Zahlreiche wichtige Funktionen für den professionellen Einsatz wurden noch nicht in das neue Outlook (new) übernommen. Es gibt auch keine detaillierte Roadmap, wann welche noch fehlenden Funktionen hinzukommen sollen.
Der größte Kritikpunkt ist jedoch, dass es sich bei dem neuen Outlook für Windows (Outlook new) nicht um eine native Desktop-App handelt, die vollständig auf dem lokalen System laufen kann. Sondern im Kern um eine Art Progressive Web-App (PWA), die auf der Web-Version Outlook.com basiert (WebView2) und die für die Datenverarbeitung die Speicher- und Rechenleistung der Microsoft-Cloud nutzt.
Das bedeutet nicht nur, dass sich die Anwendung ohne Internetverbindung überhaupt nicht öffnen lässt (z. B. um den Kalender auch offline einsehen zu können). Viel gravierender ist, dass die App in ihrer derzeitigen Ausgestaltung einen umstrittenen Umweg über die Microsoft-Cloud macht (= „Cloudzwang“) – und dabei deutlich mehr sensible Daten preisgibt als eigentlich nötig.

Die derzeitigen Datenschutzprobleme des neuen Outlook für Windows (Outlook new):

Das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kritisiert, dass alle in das neue Outlook eingegebenen Konfigurationsdaten einschließlich des Benutzernamens und des Passwortes an Microsoft übertragen werden. Die Weitergabe des Passwortes widerspricht jedoch im Kern den vom BSI definierten Grundmaßnahmen für einen IT-Grundschutz, keine Passwörter preiszugeben – und vergleicht dies damit, als würde man einen Zweitschlüssel für seinen Briefkasten an einen Postdienstleister weitergeben.

Datenschutzbeauftragte kritisieren zudem, dass durch das Zwischenschalten des Cloud-Dienstes zwischen E-Mail-Server und Client nicht nur die Zugangsdaten und Passwörter in der Microsoft-Cloud gespeichert werden, sondern auch die Nachrichten selbst. Das gilt sogar für eingebundene E-Mail-Konten von Drittanbietern, die nicht von Microsoft selbst gehostet werden, wie zum Beispiel von Yahoo, iCloud oder Gmail. Auch hier werden die Inhalte dieser Konten inklusive deren Zugangsdaten und Passwörter beim neuen Outlook für Windows unnötigerweise über die Microsoft Cloud geleitet und dort gespeichert – so dass Microsoft auch diese Nachrichten mitlesen kann (ohne konkrete Benachrichtigung oder Einholung einer Erlaubnis).
Dies sei nicht nur „lediglich“ ein Kontrollverlust für die Nutzer. Die Nutzer könnten durch die unfreiwillige Weitergabe sensibler Daten sogar einen kostspieligen Rechtsverstoß gegen die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) begehen.
Fazit: Solang diese grundsätzlichen Datenschutzprobleme nicht gelöst sind, wird das neue Outlook für Windows (Outlook new) lediglich die kostenlosen Onboard-UWP-Apps Mail, Kontakte/Personen und Kalender ersetzen können. Geschäftskunden wird für deren Businesseinsatz so lange noch nach wie vor der deutlich leistungsfähigere und sicherere Desktop-Client erhalten bleiben. Ein Umstieg für Geschäftskunden (Microsoft 365-Abonnementen) ist erst dann geplant und möglich, wenn man das neue Outlook ebenfalls ohne Cloudzwang nutzen kann. Laut Microsoft ist diese Offline-Fähigkeit schon in Planung und werde in Kürze folgen.

3. Der Zeitplan für das neue Outlook: Ab wann verfügbar, ab wann ein Muss?

2023	Seit August 2023 können Windows-Nutzer freiwillig auf die neue Outlookversion umstellen (= Opt-In).
2024	Seit Anfang 2024 werden alle Windows 11-Geräte standardmäßig mit der neuen Outlook-für-Windows-App ausgeliefert. Von Anfang 2024 bis Ende 2024 läuft der offizielle Rollout für Privatnutzer, bei dem die Nutzer nach und nach automatisch auf die neue App-Version umgestellt werden. Innerhalb dieser Zeitspanne kann man jederzeit wieder zur alten Version zurückkehren (= Opt-Out, siehe unten). Bis Ende 2024 bleiben die alten Mail- und Kalender-Apps unter Windows noch erhalten und können bei Bedarf im Windows App-Store heruntergeladen werden.
2025	2025 soll voraussichtlich die Umstellung für Unternehmenskunden beginnen und auch die umfangreiche Desktop-Vollversion von Outlook (Microsoft 365-Abonnementen) könnte dann durch die neue Outlook-Web-App ersetzt werden.
2026	Im Herbst 2026 endet standardmäßig der Support für Outlook 2021. Das könnte dann auch das endgültige Aus für den alten Outlook-Desktop-Client sein. Ob dieses Datum jedoch eingehalten werden kann, ist allerdings derzeit noch unklar und hängt vor allem von der Offline-Nutzbarkeit und nicht zuletzt auch vom Votum und Feedback der Geschäftskunden ab.

4. Wie stellt man auf das neue Outlook für Windows um? Aktivieren & Deaktivieren

Wenn Sie eine der klassischen UWP-Windows-Apps Kalender, Kontakte/Personen oder Mail öffnen, sehen Sie rechts oben einen Schieberegler → Das neue Outlook ausprobieren, mit dem Sie den Wechsel zur neuen Outlook für Windows-App aktivieren sowie auch wieder deaktivieren können. Bis Ende 2024 können Sie jederzeit ohne Datenverlust zwischen den verschiedenen App-Versionen hin und her wechseln.

Wenn Ihnen der Umschaltregler nicht angezeigt wird, dann nutzen Sie entweder ein E-Mail-Konto als Standardkonto, das aktuell noch nicht unterstützt wird (z. B. POP statt IMAP), oder Ihr Administrator hat diese Umschaltmöglichkeit deaktiviert.
Falls die automatische Umstellung auf den neuen Outlook-Windows-Client noch nicht erfolgt ist, können Sie sich die App auch kostenlos manuell aus dem Windows App-Store herunterladen.
Öffnen Sie dafür den Microsoft Store, suchen Sie nach „Outlook für Windows“, laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie diese, um den Installationsprozess zu starten.

Outlook Versionen wechseln — Um zwischen dem bestehenden Outlook und Outlook new wechseln zu können, müssen Sie im entsprechenden Programm den Regler für die jeweils andere Version auswählen.

5. Was ist neu am neuen Outlook (new) für Windows? Die neuen Funktionen im Überblick

Das „neue Outlook für Windows“ kann zwar in einigen zentralen Bereichen noch nicht so viel wie der klassische Desktop-Client „Microsoft Outlook“. Dafür sind aber auch einige neue Features enthalten, die das alte Outlook nicht kennt. Zudem wird das neue Windows-Outlook auch kontinuierlich weiterentwickelt, so dass ständig neue Funktionen hinzukommen. Hier die Übersicht über die wichtigsten Neuerungen.*

E-Mails	Wichtige E-Mails lassen sich im neuen Outlook (new) für eine Wiedervorlage ganz oben in dem Posteingang anheften. Dann bleiben diese immer so lange ganz oben in dem Postfach (und können nicht mehr übersehen werden), bis das Anheften wieder gelöst wird. Das eignet sich zum Beispiel für E-Mails, auf deren Inhalt man häufig zurückgreifen muss, oder wenn man diese zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten will. Durch das Anpinnen von Nachrichten im Outlook-Posteingang werden ausgewählte E-Mails oberhalb der neusten Nachrichten angezeigt. Der Absendezeitpunkt einer E-Mail lässt sich nun ebenfalls vorab planen und einstellen. So können Sie auch nachts E-Mails schreiben, die dann erst am nächsten Morgen versendet werden – oder den Empfänger als Erinnerungshilfe zu einer ganz bestimmten Wunschzeit erreichen. Versehentlich versendete E-Mails lassen sich nun innerhalb von 10 Sekunden widerrufen. Das Einfügen von Dateien in eine E-Mail wurde wesentlich vereinfacht. Im neuen Outlook müssen Sie im Textfeld nur noch einen Slash → \ eingeben, gefolgt von Teilen des Dateinamens, und die Datei wird direkt im Nachrichtentext als freigegebener Link eingefügt. Das geht wesentlich schneller als das bisherige Anhängen einer Datei und vermeidet zudem Doppelablagen und das Versenden großer Dateigrößen (siehe hierzu auch unsere Video-Anleitung unten). Mit dem neuen Outlook kann man durch / neue Dateien in E-Mails einfügen. Dabei erhält man bereits erste Vorschläge von Outlook oder kann durch Eingabe von Wörtern die Suche verfeinern. An eine wichtige E-Mail im Posteingang, die man noch nicht bearbeiten konnte, kann man sich zudem auch künftig erneut erinnern lassen. Durch die neue Snooze-Funktion taucht die Mail dann nach dem gewählten Zeitraum erneut ganz oben im Posteingang auf. Mit der Funktion „erneut erinnern“ können Sie Aufgaben für eine bestimmte Zeit aus Ihrem Posteingang ausblenden. Nach dem Zeitraum erscheint die Aufgabe wieder ganz normal im Posteingang.
Aufgabenliste	Die Aufgabenverwaltung soll künftig einfacher werden und mittelfristig nicht mehr in dem E-Mail-Client stattfinden, sondern in dem Microsoft-Office-Tool To-Do, das bereits eine gemeinsame Aufgabenliste mit Teams und Planner hat. Für diese bevorstehende Neuausrichtung wurde To-Do nun bereits prominent direkt in das neue Outlook für Windows integriert. Die To-Do-Aufgaben öffnen Sie entweder über die Navigationsleiste am linken Bildschirmrand oder über den neuen Button → Mein Tag rechts oben.
„Mein Tag“	Die neue Funktion „Mein Tag“ (über das neue Symbol rechts oben) ermöglicht eine bessere Gesamtübersicht über alles Wichtige. Denn damit kann man sich zusätzlich auch noch die Aufgaben und den Kalender einblenden lassen, ohne dass man dafür den Posteingangsbereich extra verlassen muss. Dann muss man beispielsweise nur noch ein E-Mail vom Posteingang in diesen Mein-Tag-Bereich ziehen und die Mail wird automatisch in einen Kalendereintrag oder eine To-Do-Aufgabe umgewandelt.
Kalender	In den Kalender kann man sich nun auch per Mausklick schneller und einfacher die Feiertage einer bestimmten Region anzeigen lassen – oder auch wichtige Sportereignisse bis hin zu dem Spielplan seines Lieblingsvereins in der deutschen Bundesliga, der amerikanischen NBA oder der englischen Premier League (siehe unsere Video-Anleitung unten). Abgelehnte Ereignisse können nun dennoch im Kalender angezeigt werden. Das kann beispielsweise hilfreich sein, um den Überblick über wichtige Termine zu behalten, an denen man jedoch selbst nicht teilnehmen kann. Mit dem neuen Outlook lassen sich auch abgesagte Termineinladungen im Kalender anzeigen.
Weiteres	Auch andere Office-Apps, wie OneDrive, Word, Excel und PowerPoint, lassen sich (in einer Web-Version) direkt im Postfach öffnen, um einfacher auf benötigte Inhalte zugreifen zu können, ohne das Postfach verlassen zu müssen. Die bislang etwas stiefmütterliche Funktion der Kategorien wurde im neuen Outlook erweitert und dadurch attraktiver. Damit lassen sich die Elemente in Outlook differenzierter sortieren und dann auch entsprechend leichter erkennen. Die neue App bietet mehr Flexibilität im Design und in der individuellen Gestaltung der Arbeitsumgebung. Im Vergleich zur alten UWP-Windows-App Mail können nun auch – genau wie in der klassischen Desktop-App – mehrere E-Mail-Konten (inklusive Gmail, iCloud und Yahoo) eingebunden und einfach zwischen diesen hin und her gewechselt werden. Auch mehrere Kalender lassen sich nun an einem Ort einbinden und zusammenführen.
Werbung	Wer nicht zahlt, bekommt Werbung. Nur zahlende Kunden (mit einem Microsoft 365-Abonnement) sehen keine Werbung. Die Werbeanzeigen werden im Posteingang angezeigt und sind visuell deutlich als Werbung gekennzeichnet.
KI-Assistent	Eine der wichtigsten Neuerungen ist aber wohl die Integration des KI-Assistenten in das neue Outlook. Dessen Funktionen sind zwar nicht so umfangreich, wie bei dem kostenpflichtigen KI-Assistenten „Microsoft Copilot für M365“ (siehe unten). Dafür kommen nun auch kostenlose Outlook-Nutzer in den Genuss von KI-generierten Textvorschlägen, einer Schreibstilberatung sowie einer intelligenten Grammatik- und Rechtschreibprüfung.

* Die neue Outlook für Windows-App wird kontinuierlich weiterentwickelt, so dass laufend neue Anwendungen hinzukommen. Einen stets aktuell gehaltenen Überblick und Vergleich des Funktionsumfangs zwischen altem vs. neuem Outlook finden Sie hier im → Microsoft Support. Wie das neue Outlook (new) konkret aussieht und wie die wichtigsten Neuerungen darin funktionieren, sehen Sie zudem auch in unserem Video-Tutorial ganz unten, am Ende dieses Beitrags!

6. Special-Feature: Der KI-Assistent „Copilot für Microsoft 365“ im neuen Outlook

Das neue Outlook für Windows besitzt zwar von Haus aus eine integrierte KI-Unterstützung – allerdings nur in light. Denn Microsofts derzeit mächtigstes KI-Tool ist der „Copilot für Microsoft 365“, für den man jedoch eine kostenpflichtige Zusatzlizenz benötigt. Dieser auf GPT-4 von OpenAI basierende KI-Chatbot wurde nämlich zusätzlich auch noch mittels maschinellem Lernen in der Nutzung der wichtigsten Office-Tools trainiert, wie zum Beispiel von Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, Word und eben auch Outlook. Die Copilot-KI ist also zugleich auch ein Office-Tool-Experte!

In Outlook kann der Copilot für M365 zum Beispiel automatisch Zusammenfassungen von langen E-Mails oder auch ganzen E-Mail-Threads erstellen, eingehende E-Mails passend zum Kontext und/oder auf Basis einiger weniger Stichworte automatisch beantworten, Entwürfe für neue E-Mails erstellen, Vorschläge und Ideen für komplexe Inhalte liefern, wichtige E-Mail-Texte korrigieren und verbessern oder auch die Besprechungsplanung unterstützen.
Wie Sie der KI-Assistent Copilot für M365 in Outlook konkret unterstützen kann, erfahren Sie in unserem Beitrag → Was der neue Outlook-Copilot alles kann!

7. Video-Anleitung: Diese 7 innovativen Funktionen gibt es nur im neuen Outlook (new)

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(Dauer 07:43 Minuten)

Inhalt dieser Video-Anleitung zum neuen Outlook für Windows:

Einleitung 00:00
Direkte Integration mit Microsoft To Do 00:16
Wichtige E-Mails anheften 01:57
Erneut erinnern für E-Mails 02:42
Schnell & einfach Dateien einfügen via Slash 03:33
Abgelehnte Ereignisse trotzdem im Kalender anzeigen 04:32
Sportereignisse & internationale Feiertage im Kalender 05:03
Arbeitszeiten &Standort einstellen + Kennzeichnung als Präsenzveranstaltung 05:51