Outlook E-Mail: Digitale Korrespondenz mit Pfiff



Heutzutage läuft nahezu jede Korrespondenz über digitale EMail-Postfächer. Die wahrscheinlich am weitesten verbreitete Software zur Organisation dieser EMail-Flut ist Outlook von Microsoft. Jeder Büro-Angestellte hat sicher schon davon gehört oder kennt das Programm aus der eigenen Anwendung. Wenn es aber um die vielen nützlichen kleinen Helferchen innerhalb von Outlook geht, schaut man häufig in fragende Gesichter. Aber gerade diese kleinen Helferchen sind es, die aus dem EMail-Programm einen wahren Effizienz-Turbo am Arbeitsplatz machen.

Mit diesen 5 Tipps zur Outlook-EMail-Meisterschaft Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Outlook bietet Ihnen zig Funktionen an, mit denen Sie häufig wiederholende Arbeitsschritte in Ihrem EMail-Postfach automatisieren können. Diese zu kennen und zu nutzen ist eine Seite der Medaille, die viel Effizienz mit sich bringt. Die andere Seite der Medaille ist Ihre persönliche Arbeitsweise bei der Verarbeitung der EMail-Flut. Das hat nichts mit Technik und Software zu tun, sondern mit Ihren ganz persönlichen Gewohnheiten. Auch hier gibt es jede Menge Potenzial, wie Sie diese Gewohnheiten in eine strukturierte Vorgehensweise zur Verarbeitung von EMails integrieren können. Eine Auswahl von beiden Facetten habe ich im folgenden Blogbeitrag in 5 Tipps für Sie zusammengefasst.

So funktioniert es: Outlook EMail Potenzial heben

Outlook EMail - Tipp 1: E-Mail-Konto einrichten

Den Start für Ihr Outlook EMail bildet die Einrichtung des Kontos. Das ist der Punkt, der häufig zu Fragen führt. Da es in der Konfiguration viele verschiedene Möglichkeiten gibt, wie Sie Ihr Postfach einrichten. In meinem Blogartikel „Outlook einrichten: schnell, einfach und Schritt für Schritt“ habe ich zusammengefasst, wie Sie dabei am besten vorgehen.

Outlook EMail - Tipp 2: Verarbeiten statt sichten

Für Ihre persönliche Arbeitsweise hat sich bewährt, eingehende EMails zu verarbeiten statt diese nur zu sichten. Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als laufende ToDo-Liste. Arbeiten Sie stattdessen jede Nachricht mit den 5 Schritten der EMail-Verarbeitung ab, damit Ihr Posteingang schnell wieder leer wird. Das gibt Ihnen auch ein befreiendes Gefühl. Wie Sie am besten vorgehen lesen Sie im Beitrag „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen“.

Outlook EMail - Tipp 3: Ablenkungen vermeiden

In der Grundkonfiguration ist Outlook ein wahrer Ablenkungs-Booster. Mit jeder neuen EMail oder Erinnerung spuckt Microsofts digitales Nachrichten-Programm einen Ton oder eine Meldung aus. Sie werden dadurch in Ihrem Arbeitsprozess unterbrochen und müssen sich ständig wieder neu in die Vorgänge eindenken. Und das ist sehr inneffizient. Deshalb habe ich unter folgendem Link zusammengefasst, wie Sie diese Ablenkungen ausschalten können: „Benachrichtigung über den Eingang neuer E-Mails in Outlook deaktivieren

Outlook EMail - Tipp 4: QuickSteps für wiederholende Abläufe

Noch mehr Effizienz können Sie durch die Automatisierung von Arbeitsschritten erreichen. Die sogenannten QuickSteps sind dafür das Mittel der Wahl. Alle Vorgänge die Sie häufiger anwenden, lassen sich in QuickSteps zu automatisierten Schritten zusammenfassen. So zum Beispiel das Verschieben von Nachrichten in bestimmte Ordner. Oder das Weiterleiten einer EMail an einen bestimmten Verteiler. Darüber hinaus gibt es natürlich noch wesentlich mehr Anwendungsfälle wie die genannten Beispiele. Wie Sie am besten vorgehen, erfahren Sie in meinem Download „QuickSteps – Abläufe in Outlook automatisieren

Outlook EMail - Tipp 5: Nutzen Sie die Signatur

Auch die Signatur bietet sich zur Optimierung an. Anstatt jede EMail neue zu „unterschreiben“, können Sie in Outlook eine oder mehrere Signaturen anlegen. Je nach Einstellung wird diese dann automatisch an jede EMail angehängt. Und Sie sparen sich einiges an Zeit, wenn Sie Ihre Kontaktinformationen nicht jedes Mal neu tippen müssen. Außerdem lässt sich die Signatur auch prima für Werbezwecke nutzen. Erfahren Sie mehr dazu unter folgendem Link: Outlook Signatur: Ein automatisierter Schluss ziert alles

Extra Tipp

Kennen Sie OneNote? OneNote ist das digitale Notizbuch von Microsoft. Und in Kombination mit Outlook ein wahres Wunderwerkzeug.

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So können Sie durch das Software-Duo vielfältige Schnittstellen nutzen, die die Arbeit mit Outlook wesentlich effizienter machen. Und dabei gleichzeitig den Weg zum papierlosen Büro beschreiten. Was das OneNote-Outlook-Doppel kann, habe ich im Blogbeitrag „Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook“ beschrieben. Einen schnellen Einstieg in OneNote erreichen Sie über mein OneNote-Tutorial „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!“.

Darauf kommt es an

Betrachten Sie Outlook nicht nur als EMail Software. Outlook kann im Bereich Zeit-, Aufgaben- & Kontaktmanagement wesentlich mehr leisten. Wenn Sie dann noch den Schritt zu OneNote wagen, sind Sie bestens für eine effiziente Arbeitsorganisation gewappnet.

Und Sie?

Wie nutzen Sie Outlook EMails und andere Funktionen des umfassenden Microsoft-Programms? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.



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