Outlook auf Deutsch: Die Anzeigesprache und Rechtschreibung umstellen sowie fremdsprachige E-Mails automatisch mit dem neuen Translator-Add-in ins Deutsche übersetzen lassen!

Microsofts E-Mail-Client Outlook ist weltweit im Einsatz. Dementsprechend viele Sprachen lassen sich auch als Anzeigesprache für die Bedienoberfläche einstellen. Dabei können Sie Outlook aber auch so einrichten, dass das Menü auf Deutsch ist, die Rechtschreibe- und Korrekturhilfe beim Schrieben der E-Mails jedoch auf Englisch. Und noch mehr: Seit kurzem bietet Microsoft ein Translator Add-In für Outlook an, das alle französischen, spanischen, englischen oder chinesischen E-Mails in Ihrem Posteingang automatisch ins Deutsche übersetzt! Wie Microsoft dabei einen hohen Datenschutz garantiert sowie alle Antworten rund um das Umstellen von Outlook auf Deutsch erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

1. Was heißt „Outlook“ auf Deutsch?

Das Wort „Outlook“ besitzt sowohl im Englischen als auch im Deutschen eine Reihe unterschiedlicher Bedeutungen, zum Beispiel Ausblick, Einstellung, Ansicht, Perspektive, Zukunftsprognose, Wacht, Ausguck oder auch wachsames Ausschauen.

• Bei Wetterberichten gibt es einen „further outlook“ (weitere Wetteraussichten).
• Im Wirtschaftsbereich sind „financial, economic und business outlook“ gebräuchlich (Konjunktur- und Geschäftsaussichten).
• In Microsofts Office-Universum ist Outlook jedenfalls der E-Mail-Client für den Exchange-Server, der für den Empfang und das Versenden von E-Mails verantwortlich ist, sowie zugleich ein Personal Information Manager zum Verwalten, Organisieren und Planen der persönlichen Termine, Kontakten und Aufgaben.

2. Neues Übersetzer-Add-in für Outlook: Fremdsprachige E-Mails automatisch ins Deutsche übersetzen lassen!

Wer beruflich viel mit anderen Ländern und ausländischen Märkten zu tun hat, bekommt häufig E-Mails in anderen Sprachen. Wer da nicht Muttersprachler ist, kann komplexe Inhalte schnell einmal falsch oder missverstehen. Zur Abhilfe bietet Microsoft seit kurzem ein automatisches Übersetzer Add-in für seinen E-Mail-Client Outlook an. Das praktische Translator-Tool bietet zusätzliche Sicherheit beim Übersetzen der E-Mails und erspart Ihnen das Übersetzen einzelner Wörter ins Deutsche (z.B. mittels den Wörterbüchern und Vokabeltrainern Pons, Linguee, Langenscheidt oder dict.cc), das spart viel Zeit.

Wie Sie das Translator-Add-in für Outlook nutzen: Alle E-Mails ins Deutsche übersetzen lassen

• Schritt 1: Folgen Sie diesem Link in den Microsoft-Office-Store und installieren Sie das Add-in „Translator for Outlook“ (kostenloser Download, siehe Abb. 1).

• Schritt 2: Während der Installation müssen Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort anmelden, das für Ihr Outlook hinterlegt ist (Microsoft- oder Office-365-Konto). Das Add-in wird dann direkt mit Ihrem Outlook-Konto verknüpft, so dass Sie – nur einmal installiert – mit allen Outlook-Clients auf Ihren Geräten darauf zugreifen können (PC, Mac, Smartphone, Tablet und die Web-App Outlook.com), ohne dass Sie es für jedes Endgerät einzeln installieren müssen.
• Schritt 3: Nach der Installation des Übersetzer-Tools wird Ihnen in der Registerkarte → Start Ihres Outlooks eine neue Schaltfläche angezeigt → Nachricht übersetzen (siehe Abb. 2). Klicken Sie nun die fremdsprachige E-Mail in Ihrem Posteingang an (z.B. auf Englisch, Französisch, Spanisch, Indisch oder Chinesisch) und klicken Sie dann auf die neue Schaltfläche → Nachricht übersetzen.

• Schritt 4: Nun müssen Sie lediglich noch in dem sich öffnenden Dialogfenster die Zielsprache auswählen, in die Outlook übersetzen soll (z. B. Deutsch). Die Übersetzung wird dann umgehend in einem extra Lesebereich am rechten Bildschirmrand eingeblendet und kann mit einem Klick auf die X-Fläche rechts oben wieder geschlossen werden.

Wie steht es um den Datenschutz bei der automatischen Outlook-Translator-Übersetzung ins Deutsche?

Microsoft weist explizit auf das hohe Datenschutzniveau bei seinem Outlook-Übersetzerdienst hin. Alle E-Mail-Daten werden SSL-gesichert übertragen. Sie werden direkt und ausschließlich im Arbeitsspeicher der Microsoft-Server verarbeitet (übersetzt) und dabei niemals gespeichert, auch nicht für Stichproben. Es erfolgt weder eine sogenannte Ablaufverfolgung noch eine Freigabe an andere Dienste oder Anbieter. Damit reagiert Microsoft einerseits auf strengere Datenschutzverordnungen, wie die europäische DSGVO, und handelt andererseits im Sinn seiner wichtigsten Kunden, den vielen auf Vertraulichkeit angewiesenen Unternehmen weltweit.

3. Die Anzeigesprache in Outlook auf Deutsch umstellen (Benutzeroberfläche und Menü)

Laut Microsofts hauseigener Statistik verwenden mit rund 1,2 Milliarden Menschen weltweit ein Siebtel aller Menschen auf diesem Planeten Microsoft Office. Die Zahl der aktiven Outlook-Nutzer liege weltweit bei rund 400 Millionen. Bei einem so weltumspannenden Marktauftritt ist es selbstverständlich, dass man die Menüsprache in dem Programm beliebig anpassen kann. Insgesamt 91 verschiedene Sprachen lassen sich in Outlook und Office als Programmsprache für die Benutzeroberfläche einstellen. Das reicht von Afrikaans und Albanisch über Katalanisch, Filipino, Galizisch, Gujarati, Gälisch, Khmer, Kiswahili, Maori, Marathi, Quechua, Tatarisch, Telugu und Valencianisch bis Walisisch. Natürlich ist auch Deutsch, Englisch und ganz Europa mit dabei.

Anleitung: So stellen Sie die Bedien- und Anzeigesprache in Outlook auf Deutsch um

• Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Outlook, klicken Sie auf die Registerkarte → Datei, dann in der linken Menüspalte auf den Befehl → Optionen und anschließend in dem neuen Fenster in der linken Spalte auf → Sprache.
• Schritt 2: Wählen Sie dann in dem Bereich „Office-Anzeigesprache“ die Sprache aus, in der das User Interface von Outlook (alle Schaltflächen, Menüs und Steuerelemente) künftig dargestellt werden soll und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Ok (siehe Abb. 3).

• Schritt 3: Wird Ihre Wunschsprache nicht in der Liste angezeigt, müssen Sie zunächst noch auf den blau hinterlegten Link → Weitere Anzeigesprachen von Offie.com installieren klicken. Nun öffnet sich ein Auswahlfenster mit allen derzeit 91 verfügbaren Sprachen und Dialekten.

4. Gemischt-sprachiges Outlook: Das Menü auf Deutsch und die Rechtschreibeprüfung im Postfach auf Englisch?

Wenn Sie in Outlook häufig mehrsprachig arbeiten, ist eventuell eine gemischt-sprachige Einstellung sinnvoll. So dass Sie beispielsweise die Menü- und Anzeigesprache in Ihrer Muttersprache Deutsch verwenden, die Outlook-Rechtschreibe- und Korrekturhilfe Ihrer E-Mails im Postfach hingegen auf Englisch eingestellt ist. Auch das ist vergleichsweise einfach und problemlos möglich.

Anleitung für ein zweisprachiges Outlook: Die Anzeigen in Deutsch, das Postfach (inbox) auf Englisch

• Schritt 1: Starten Sie Outlook und klicken Sie sich wie unter Punkt 3 beschrieben durch den Navigationspfad → Datei → Optionen → Sprache.
• Schritt 2: Stellen Sie nun unter Anzeigesprache wieder Deutsch ein, damit die Benutzeroberfläche in Outlook auf Deutsch ist.
• Schritt 3: In dem Abschnitt darunter können Sie nun die Dokumenten-Bearbeitungs- und Erstellungssprache sowie die Sprache der Rechtschreibe- und Korrekturhilfe einstellen. Dies ist naturgemäß standardmäßig dieselbe Sprache, denn nur so wird das, was Sie in Ihren E-Mails schreiben, auch in dieser Sprache auf die Rechtschreibung und Grammatik hin überprüft und korrigiert.
• Schritt 4: Sollte hier nicht die gewünschte Zielsprache aufgelistet sein, müssen Sie zunächst rechts auf die Schaltfläche → Sprache hinzufügen klicken. Sie werden dann gegebenenfalls von Office zu der Microsoft-Webseite für Sprachzubehörpakete weitergeleitet, auf der Sie das betreffende „Language Accessory Pack“ herunterladen können.

5. Ist Outlook.de das deutschsprachige Outlook.com?

Vereinfacht gesagt, ja, aber technisch gesehen nein. Denn wo Outlook drauf steht, ist auch Outlook drin, egal ob die Endung .de oder .com lautet.

• Outlook.com ist der kostenlose Webdienst von Microsoft. Dieses Outlook läuft nur als Cloud-gestützte Browseranwendung, ohne installiert werden zu müssen und ohne die E-Mails auf dem Computer zu speichern.
• Der Vorgänger von Outlook.com war das 1995 entwickelte Hotmail. 2012 wurde dieses dann in Outlook.com umbenannt und alle Hotmail-Konten nach Outlook.com übertragen (bestehende Hotmail-Adressen durften natürlich weiterverwendet werden).
• Egal ob Sie nun hotmail.com in Ihre Browserzeile eingeben, outlook.com oder outlook.de, Sie kommen immer bei demselben Online-Dienst heraus. Technisch gesehen werden Sie in jedem dieser Fälle zu https://outlook.live.com/owa/ umgeleitet. Microsoft verwendet somit lediglich verschiedene Domains, die wie ein Trichter zu derselben Webanwendung führen. Hier können Sie dann für Ihr Online-Nutzer-Konto nicht nur Deutsch oder Englisch einstellen, sondern aus derzeit insgesamt 106 Sprachversionen wählen.

6. Extra-Tipps: Kostenlose Anleitungen, um Outlook hocheffizient im Beruf einzusetzen!

„E-Mails öffnen und schreiben?? Das ist doch Pipifax, das kann doch jeder!?!“ Natürlich. Und ebenso kann auch jeder sein eigenes Brot backen oder sein Auto selbst reparieren. Nur das bei einem Großteil das Erstere nicht schmeckt und das Zweite nicht funktioniert oder höchst unsicher wird. Wenn Ihnen also jemand mit so einem neunmalklugen Spruch daherkommt, verlieren Sie am besten gar nicht erst die Zeit für eine Antwort. Denn die Wahrheit ist, dass Outlook eine Vielzahl höchst praktischer Turbofunktionen besitzt, die die Nutzereffizienz im Berufsalltag um ein Vielfaches erhöht!

• Outlook besitzt zahlreiche nützliche Funktionen für die moderne, digitale Büroarbeit. Das reicht von der persönlichen Aufgaben- und Terminplanung, über das Vereinbaren von gemeinsamen Besprechungsterminen, einer teilautomatisierten E-Mailverarbeitung und QuickStep-Abkürzungen bis zum hocheffizienten E-Mail-Signatur-Marketing mit automatisierten Responder-Antworten.
• Wer sich allerdings vollkommen ungeübt und unbedarft in die tägliche berufliche E-Mail-Flut schmeißt, wird so schnell nichts anderes mehr zu tun haben, als sich wie Sisyphos nur noch um seine E-Mails zu kümmern.
• Mit welchen Tricks, Tipps und Kniffs Sie nun auch die größte E-Mail-Flut noch meistern können, und was es sonst noch für praktische Outlook-Funktionen zur Erleichterung des Berufsalltags gibt, haben wir Ihnen hier auf unserer Büro-Kaizen-Webseite zusammengestellt → „Microsoft Outlook: Das müssen Sie wissen!“ . Hier finden Sie alle unsere Outlook-Anleitungen, praxisnah, kostenlos und auf Deutsch, teilweise auch mit eigenem Video-Tutorial.
• Die Anleitungen sind dabei in einzelne Kapitel gegliedert, z. B. „E-Mails verarbeiten statt sichten “, „E-Mails mit QuickSteps verarbeiten“, „5 Tipps für die Aufgabenliste“, „Projekte nicht mit Outlook sondern mit OneNote dokumentieren“, „Effiziente Tages- & Wochenplanung mit Outlook“, „Besprechungsanfrage optimal nutzen“, „Outlook-Kalender freigeben“ und „Teamkalender in Outlook einrichten“.

7. Büro Kaizen digital: Office 365 Video-Tutorial

Die Top 7 Outlook Tipps und Tricks (Videosprache Deutsch)