Outlook E-Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach sauber

20. Oktober 2020

Sind Sie auch der Meinung, dass Ihr Postfach viel zu voll ist? Wenn Sie z.B. pro Tag 50 E-Mails erhalten, sind das im Jahr über 18.000 Nachrichten. Wenn Sie dann keine gute Organisation zum Bearbeiten und Archivieren der E-Mails haben, führt diese E-Mail-Flut unweigerlich dazu, dass Ihr Postfach überquillt.

Nun könnten Sie diese E-Mails ganz einfach archivieren und hätten somit das Problem eines übervollen Postfaches gelöst. Diese Lösung hört sich doch einfach und gut an, oder? Wir würden dazu sagen, dass Sie das Problem nicht gelöst, sondern nur verschoben haben. Isoliert betrachtet ist nur das Archivieren von E-Mails nicht die Lösung, um dem übervollen Postfach gerecht zu werden. Sie verlieren dadurch noch mehr den Überblick und das wirkt sich spätestens dann frustrierend aus, wenn Sie in der Vergangenheit nach E-Mails suchen müssen. Lange Suchzeiten im Archiv sind die Folge und Sie haben durch die Archivierung nichts an Zeit gewonnen. Deshalb empfehlen wir Ihnen eine Archivierung in Kombination mit einem strukturierten E-Mail-Verarbeitungsprozess und einer klaren Ordnerstruktur. Und wie das geht erfahren Sie nun in den folgenden 3 Tipps. Legen wir los…

 

 

Outlook E-Mails archivieren – Tipp 1: Posteingang verarbeiten statt Sichten

Um schon von Beginn an für Übersichtlichkeit zu sorgen, sollten Sie Ihren Posteingang verarbeiten, statt nur zu sichten. Das Hauptproblem besteht darin, dass E-Mails im Posteingang meist nur gesichtet werden, anstatt sie direkt zu verarbeiten. So nehmen wir jede E-Mail mehrmals „in die Hand“ und verschwenden wertvolle Zeit. Wenn Sie ab sofort immer konsequent den nächsten Bearbeitungsschritt einer E-Mail gehen, bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt. Unsere Empfehlung für Sie ist die „5 Schritte der E-Mail-Verarbeitung“ zu nutzen und sofort anzuwenden. Genau genommen können wir mit jeder Mail nämlich nur 5 Dinge tun:

1. Löschen
2. Weiterleiten
3. Archivieren
4. Sofort erledigen
5. Terminieren

 

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Abbildung 1: Die 5 Schritte beim E-Mail verarbeiten

Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch unseren Blogbeitrag „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen

Outlook E-Mails archivieren – Tipp 2: Ordnerstruktur schaffen

Ebenfalls wichtiger Bestandteil des E-Mail-Ordnungsprozesses ist eine gute Ablagestruktur. Über diese stellen Sie sicher, dass jede E-Mail einen eigenen Platz findet, an dem Sie diese dann auch wiederfinden. Um eine persönliche Ablagestruktur zu entwickeln hat sich die Methode Mind-Mapping bewährt.

Wie funktioniert eine Mind-Map?

Niemand sagt, dass eine Mind-Map visuell anspruchsvoll oder aufwendig sein muss – Stift und Papier und manchmal ein kleines gezeichnetes Symbol reichen vollkommen aus.

Sie legen einen leeren DIN-A4-Bogen im Querformat vor sich hin:

  1. Schreiben Sie Ihren zentralen Begriff /Hauptgedanken in die Mitte – und kreisen sie ihn ein
  2. Ordnen Sie die nächste Begriffsebene kreisförmig um den zentralen Begriff herum an
  3. Verbinden Sie jeden Begriff mit dem Zentral-Begriff
  4. Beginnen Sie mit der Feingliederung
  5. Verbinden Sie jeden Begriff der Feingliederung mit seinem jeweiligen Oberbegriff

Von der Mitte aus wächst so nach und nach ein Gebilde, das durch die Verästelung und Verbindung mit anderen assoziierten Begriffen den Betrachter zu einer neuen Sichtweise verhilft. Um komplexe Themen verständlich zu machen, ist Mind-Mapping genau die richtige Wahl.

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Abbildung 2: Beispiel für eine Mind-Map zur Ablagestruktur

 

Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag „Mind-Map – die kreative Allround-Lösung für Brainstorming, Planung und Workshop“. Denn Mind-Mapping kann noch für viele weitere Themen sinnvoll eingesetzt werden.

Outlook E-Mails archivieren – Tipp 3: Manuell archivieren oder Autoarchiv nutzen

Nachdem Sie mit den ersten beiden Tipps nun schon für gute Ordnung und Abläufe gesorgt haben, kommen wir nun zu den Archivierungsmöglichkeiten in Outlook. Das E-Mail-Programm von Microsoft bietet Ihnen dabei zwei Varianten.

Manuelle Archivierung

Sie entscheiden individuell, wann die Archivierung für welche Ordner stattfindet. Dann können Sie die manuelle Archivierung nutzen. Wie das geht erfahren Sie im Beitrag „Outlook archivieren: So sorgen Sie für Platz im E-Mail-Postfach“.

 

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Abbildung 3: Manuelle Archivierung von E-Mails

 

Automatische Archivierung

Wenn Sie eine automatische, regelmäßige Archivierung bevorzugen, können Sie die Autoarchivierung in Outlook nutzen. Eine detaillierte Anleitung wie das geht finden Sie in meinem Blogpost „Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit

 

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Abbildung 4: AutoArchivierung von E-Mails

 

Extra Tipp

Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie auch unser kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.

 

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Abbildung 5: Kostenloses eBook “eKaizen”

 

Darauf kommt es an

Betrachten Sie das Thema Archivierung nicht isoliert, sondern als ganzheitliche Arbeitsweise in Kombination mit einem aufgeräumten Posteingang und einer gut überlegten Ablagestruktur. Dann bleibt es nicht bei einer einmaligen Aufräum- und Archivierungsaktion, sondern Sie können dauerhaft für Ordnung in Ihrem E-Mail-Postfach sorgen.

 



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2 Kommentare
  • […] Ausmisten ist ein wichtiger Bestandteil für den aufgeräumten Posteingang. Das schafft nicht nur Zeitgewinn in der Softwarfe-Performance, sondern hilft Ihnen auch den Überblick zu behalten und zu sichern. Welche verschiedenen Möglichkeiten Outlook zur Archivierung bietet, erfahren Sie hier: „Outlook Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach sauber“ […]

  • Super Beschreibung. Alle genannten Tipps haben uns geholfen um unsere Outlook Organisation zu verbessern und zu optimieren.

    Gerade das Strukturieren und Ordnersysteme aufzubauen ist wichtig. Das Wichtigste allerdings ist, daß dieses auch beibehalten wird und man diszipliniert damit arbeitet, damit nicht alles im Posteingang verbleibt !


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