Outlook Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach sauber



Wenn Sie pro Tag 50 E-Mails erhalten, sind das im Jahr über 18.000 Nachrichten. Diese E-Mail-Flut verstopft Ihr Postfach und erfordert eine gute Organisation zum Bearbeiten und Archivieren. Sonst laufen Sie Gefahr, unter der schieren Masse an Informationen im Chaos zu versinken.

Bleib sauber! So archivieren Sie in Outlook Mails Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Die wachsende Anzahl an E-Mails verstopft auf Dauer Ihre Datenleitungen. Das führt zu ungewollten Wartezeiten die sich negativ auf Ihre Produktivität auswirken. Die Lösung dabei ist allerdings nicht nur E-Mails zu archivieren. Wenn Sie das isoliert angehen haben Sie zwar nicht mehr das Problem eines überquellenden Postfachs, allerdings geht Ihnen der Überblick verloren. Das wirkt sich spätestens dann frustrierend aus, wenn Sie in der Vergangenheit nach E-Mails suchen müssen. Lange Suchzeiten im Archiv sind die Folge und Sie haben durch die Archivierung nichts an Zeit gewonnen. Deshalb empfehle ich Ihnen Archivierung in Kombination mit einem strukturierten E-Mail-Verarbeitungsprozess und einer klaren Ordnerstruktur zu betrachten. Wie das geht erfahren Sie in den folgenden 3 Tipps.

So funktioniert es: Outlook Mails archivieren

Outlook Mails archivieren - Tipp 1: Posteingang verarbeiten statt sichten

Um schon von Beginn an für Übersichtlichkeit zu sorgen, sollten Sie Ihren Posteingang verarbeiten statt nur zu sichten. Meine Empfehlung für Sie ist die „5 Schritte der E-Mail-Verarbeitung“ zu nutzen und sofort anzuwenden. Wie diese 5 Schritte aussehen erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen

Outlook Mails archivieren – Tipp 2: Ordnerstruktur schaffen

Ebenfalls wichtiger Bestandteil des E-Mail-Ordnungsprozesses ist eine gute Ablagestruktur. Darüber stellen Sie sicher, dass jede Nachricht einen eigenen Platz findet, an dem Sie diese dann auch wiederfinden. Als Methode um eine persönliche Ablagestruktur zu entwickeln hat sich Mind-Mapping bewährt. Lesen Sie in meinem Beitrag „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen“ wie die Methode auf die Entwicklung der Ablagestruktur angewendet werden kann.

Outlook Mails archivieren – Tipp 3: Manuell archivieren oder Autoarchiv nutzen.

Nachdem Sie mit den ersten beiden Tipps im Vornherein für gute Ordnung und Abläufe gesorgt haben, kommen wir nun zu den Archivierungsmöglichkeiten in Outlook. Das E-Mail-Programm von Microsoft bietet Ihnen dabei zwei Varianten. Entweder Sie entscheiden individuell wann die Archivierung für welche Ordner stattfindet. Dann können Sie die manuelle Archivierung nutzen. Wie das geht erfahren Sie im Beitrag „Outlook archivieren: So sorgen Sie für Platz im E-Mail-Postfach“. Wenn Sie eine automatische, regelmäßige Archivierung bevorzugen, können Sie die Autoarchivierung in Outlook nutzen. Eine detaillierte Anleitung wie das geht finden Sie in meinem Blogpost „Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit

Extra Tipp

Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.

Darauf kommt es an

Betrachten Sie das Thema Archivierung nicht isoliert, sondern als ganzheitliche Arbeitsweise in Kombination mit einem aufgeräumten Posteingang und einer gut überlegten Ablagestruktur. Dann bleibt es nicht bei einer einmaligen Aufräum- und Archivierungsaktion, sondern Sie können dauerhaft für Ordnung in Ihrem E-Mail-Postfach sorgen.

Und Sie?

Wie gehen Sie das Thema E-Mail-Archivierung an? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.



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