Stellen Sie sich vor, Sie müssen jedes Mal ein Formular entwerfen, wenn Sie einen Zahlschein ausstellen. So eine Zeitverschwendung käme Ihnen sicher nicht in den Sinn. Warum dann nicht auf dieses bewährte Prinzip zurückgreifen und mit Vorlagen den Arbeitsalltag einfacher und zugleich weniger fehleranfällig gestalten?
Vorlagen sind eine feine Sache. Sie nehmen Ihnen das Nachdenken ab und sorgen gleichzeitig für einen gleichbleibend guten Standard. Vor allem Checklisten sind großartig, um Meetings oder ständig wiederkehrende Prozessabläufe locker und entspannt zu organisieren. So verschwenden Sie keine Energie sondern können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Vorlagen und Checklisten sind wichtige Bestandteile Ihres Zeitmanagements und unerlässlich für die optimale Organisation Ihres Büroalltags. Die gute Nachricht: Das Rad brauchen Sie gar nicht neu erfinden. Ich stelle Ihnen einige unserer praxiserprobten und bewährten Top-Vorlagen vor. Diese und viele weitere informative Unterlagen stehen Ihnen im Downloadcenter kostenfrei zur Verfügung. Melden Sie sich gleich unverbindlich an und nutzen Sie meine Erfahrung im Bereich Büroorganisation.
Inhaltsverzeichnis
Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz mit konstruktiven Vorlagen
Stapeln sich auf Ihrem Arbeitsplatz Papiere, Akten und Prospekte, vermehren sich die Ablagekörbe und hat sich in den Schubladen allerlei „Kleinkram” angesammelt? Schaffen Sie zunächst Ordnung und räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. Wie Sie in 7 Schritten Ihren Schreibtisch dauerhaft nur einmal aufräumen, zeige ich Ihnen in diesem Video.
Der freie Arbeitsplatz hilft Ihnen konzentriert zu arbeiten. Die folgenden Vorlagen ergänzen Ihren aufgeräumten Schreibtisch:
1. Vorlage Arbeitsplatz: Posteingangsschild
Ein vollständiges Posteingangsschild mit Namen, Funktion und Abteilung für die Beschriftung Ihres Posteingangsfachs erleichtert dem Team, der Vertretung und neuen Mitarbeitern, sich zu orientieren.
2. Vorlage Arbeitsplatz: Posteingangsschild Urlaub
Bei Tempus verwenden wir bei Abwesenheit eines Kollegen durch z. B. Weiterbildung, Urlaub oder Berufsschultage der Auszubildenden eine besondere Kennzeichnung für unsere Posteingangsfächer, damit jeder weiß, wann derjenige wieder erreichbar und wartende Post bearbeitet sein wird.
3. Vorlage Arbeitsplatz: „Wegwerfen auf Probe“
Einer meiner Aufräumtipps betrifft Dokumente, die auf Probe weggeworfen werden. Alle Unterlagen, bei denen Sie nicht sicher sind, ob sie noch gebraucht werden, sammeln Sie in Kartons. Diese schaffen Sie in den Keller, ins Archiv oder in einen anderen Abstellraum. Tatsächlich werden sie erst entsorgt, wenn das angegebene Datum auf der Kiste erreicht ist. Laden Sie kostenlos die Vorlage herunter, drucken sie aus und kleben sie auf den Karton.
Vorlagen und Checklisten für effiziente Besprechungen
Besprechungen sind notwendig, um Neuigkeiten und wichtige Fragen gemeinsam mit dem Team und den Abteilungen zu klären. Aber es ist so ärgerlich, wenn der Besprechungsraum nicht vorbereitet oder sogar doppelt belegt ist. Mit den bewährten Vorlagen und Checklisten von Büro-Kaizen® vergeudet keiner von der Belegschaft seine wertvolle Arbeitszeit bei uneffektiven Meetings.
1. Vorlage Besprechungen: Checkliste für die Vorbereitung des Besprechungszimmers
Unterlagen, Papier für den Flip-Chart sowie Geschirr und Getränke sind dank der Liste ordentlich vorbereitet. Entsprechend der Regel: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.
2. Vorlage Besprechungen: Checkliste für die Besucherbewirtung mit Technik
Bei größeren Besprechungen oder langen Meetings entsteht zusätzlicher organisatorischer Aufwand. Die Teilnehmer müssen entsprechend bewirtet werden. Außerdem brauchen Sie in der Regel Laptop und Beamer. Wer vorher die Technik checkt, erlebt keine unliebsamen Überraschungen. Die Vorlage Besucherbewirtung mit Technik-Checkliste hilft Ihnen, an alles zu denken.
3. Vorlage Besprechungen: Sofortprotokoll
Mit einem Sofortprotokoll passiert es nicht mehr, dass wichtige Informationen verloren gehen. Alle Absprachen werden sofort notiert, eine Vorlage hilft dabei, keinen Punkt zu vergessen. Das Sofortprotokoll werfen Sie mit einem Beamer für alle sichtbar an die Wand. So kann jeder Teilnehmer bei Unklarheiten sofort nachfragen. Gleich im Anschluss an die Besprechung erhält jeder Mitarbeiter eine Kopie des Protokolls als Gedächtnisstütze.
Hier bekommen Sie die Vorlage für ein Sofort-Protokoll.
Extra-Tipp: Viele Mitarbeiter empfinden Besprechungen als Zeitverschwendung. Ein Kollege redet am Thema vorbei, andere führen oft lange Monologe. Schnell schweift die Konzentration ab. Wir bei Tempus führen gerne Besprechungen in Stehen durch. Es ist schön, sich zwischendurch zu strecken und gleichzeitig verkürzt sich die Dauer des Meetings angenehm. Alles zum Thema Besprechungen im Stehen lesen Sie in meinem Beitrag: Standup Meeting: Wer Besprechungen im Stehen abhält, arbeitet effizienter und stirbt später!
Spielregeln für die Abteilung erleichtern die Kommunikation
Überprüfen Sie regelmäßig die Abläufe in Ihrem Büroalltag. Auch hier können mit einfachen Spielregeln Prozesse vereinfacht werden. Die folgenden Vorlagen zeigen Ihnen, wo und wie Sie Standards einführen, damit alle im Team sich auf das Wesentliche konzentrieren und entspannt arbeiten können.
1. Vorlage Spielregeln: Zuständigkeiten und Vertreterregelung
Sind die Zuständigkeiten nicht geregelt, kann es passieren, dass Aufgaben doppelt oder auch gar nicht erledigt werden. Eine Liste mit den Aufgabenbereichen des Teams zeigt allen, wer der jeweilige Ansprechpartner ist. Zudem ist ersichtlich, wer bei Abwesenheit die Vertretung übernimmt.
2. Vorlage Spielregeln: Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter
Ein neuer Mitarbeiter bringt immer auch etwas Unruhe in den Arbeitsalltag. Damit Sie nicht vergessen, was noch erledigt werden muss, gibt es diese Vorlage.
3. Vorlage Spielregeln: Ablage-Spielregeln
Jeder Mensch hat eine andere Logik bei der Ablage von Unterlagen. Manches ist für andere nachvollziehbar, aber ganz oft entwickeln sich undurchsichtige Strukturen. Es ist leichter sich einen Weg durch ein Labyrinth zu suchen, als die komplexen und verwinkelten Gedankengänge einiger Kollegen nachzuvollziehen. Bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters beginnt dann das große Suchen! Nutzen Sie meine Vorlage, um klare Ablage-Spielregeln zu vereinbaren. Dabei ist es wichtig, dass alle im Team diese Strukturen nachvollziehen können. Lesen Sie meine sechs besten Tipps, wie Sie eine Ablage erstellen.
Erfolg durch Eigeninitiative und Verbesserungsvorschlägen
Mitarbeiter sind die Experten in ihrem Bereich. Wenn sie auf Probleme stoßen, finden sie häufig auch die passende Lösung dazu. Diese Verbesserungsvorschläge sind ein wertvolles Potential. Doch manchmal kommt es erst gar nicht dazu, dass die Vorschläge formuliert und eingereicht werden. Unsere Vorlage für Verbesserungsvorschläge hilft den Kollegen, die Gedanken strukturiert aufzuschreiben. Diese Idee geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Ronald Reagan zurück, der die Perspektive seiner Mitarbeiter als produktives Potential erkannte. Wenn ein Mitarbeiter mit einem Problem zu ihm kam, händigte er ihm das unten stehende Formular aus und erhielt es mit einem meist perfekten Lösungsvorschlag zurück.
