Priorisieren von Aufgaben: Strategien für erfolgreiches Zeitmanagement

Es gibt so unglaublich viele Methoden für das Priorisieren von Aufgaben, dass man sich allein schon bei der Recherche nach effizienten und unmittelbar umsetzbaren Tipps recht schnell in einem wahren Dschungel der Begrifflichkeiten verzettelt. ABC-Methode und Eisenhower-Prinzip, 80:20-Regel und SMART-Methode, Vorgehen nach Ivy Lee? Pomodoro? Oder ALPEN? Wir stellen immer wieder fest, wie wichtig es ist, Aufgaben zu priorisieren. Denn unser Team von Büro-Kaizen und unsere Berater sehen viele Menschen in der Arbeitswelt, die nicht die richtigen Dinge tun. Wir werden Ihnen erklären, wie Sie wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen Aufgaben trennen können.

1. Aufgaben priorisieren – Die Kunst Unwichtiges liegen zu lassen!

Laut unserer Langzeitstudie zur Arbeitseffizienz, die wir in Zusammenarbeit mit der AKAD-University durchgeführt haben, werden 14 % der Arbeitszeit allein durch fehlende Priorisierungen verschwendet. Den unwichtigen oder unproduktiven Aufgaben wird mehr Zeit gewidmet als den wichtigen Kundenanfragen oder unternehmenswichtigen Kundenaufträgen, die das Fortbestehen des Unternehmens sicherstellen. Noch schlimmer ist, dass ca. 40 % der Arbeitszeit durch ineffizientes Arbeiten verschwendet wird. Hierbei empfehlen wir unseren Beratungskunden eine ganz simple Devise: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben!

Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung.
Jürgen Kurz

Unsere Empfehlung, Prioritäten zu setzen, ist ja nicht ganz neu. Das Problem liegt eher an der Umsetzung. Aufgaben priorisieren, ist jedoch deshalb so schwer, da es Ihre Willenskraft fordert. Sie können nicht alles aus Ihrer To-do-Liste bewältigen! Sie müssen sich bewusst machen, dass Sie eigentlich nur versuchen den Schaden möglichst gering zu halten. Denn meistens haben Sie nur die Option, einen gewissen Anteil aller Aufgaben auszuwählen bzw. zu bearbeiten. Die Herausforderung ist es, die Aufgaben zu erkennen, die in der gegebenen Situation absolut unerlässlich sind. Das sind grundsätzlich immer die Lebens- und Handlungsfähigkeit eines Unternehmens. Wir sprechen hier also von Dingen wie Zahlungsströme, Vertrieb oder Service! Denn genau diese Dinge müssen immer Priorität haben, damit Ihr Unternehmen überlebt.

2. Praxisanleitung zum Priorisieren und Erledigen von Aufgaben

Die Realisierbarkeit aller Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste ist abhängig davon, wie viele Punkte auf dieser To-do-Liste stehen.

2.1. Setzen Sie sich realistische Ziele um Aufgaben richtig zu priorisieren

Wie viele Punkte stehen eigentlich auf Ihrer To-do-Liste? Falls Sie es schon lange nicht mehr geschafft haben, alle Punkte auf dieser Liste abzuhaken, sollten Sie sich nicht selbst kritisieren und zu ständig neuen Jonglage-Akten hinreißen lassen, sondern einfach einmal all Ihre Aufgaben tatsächlich aufschreiben. Versehen Sie sämtliche Aufgaben mit einer Einschätzung, wie lange Sie für jede einzelne von ihnen brauchen. Wie viel Zeit bleibt Ihnen dann zur Erledigung der Punkte auf Ihrer To-do-Liste? Ist das wirklich in der verbleibenden Zeit zu schaffen? Wer seine To-do-Liste nicht erledigt bekommt, kann davon ausgehen, dass die To-do-Liste hochambitioniert, aber unmöglich in der vorgegebenen Zeit zu schaffen ist, selbst wenn man die 24 Stunden voll und ganz für die Erledigung dieser Aufgaben zur Verfügung hätte.

2.2. Arbeiten Sie die Aufgaben nach Ihrer Wichtigkeit ab

Schauen Sie sich Ihre To-do-Liste noch einmal genau an. Wenn alles gleich wichtig ist, kümmern Sie sich um eins nach dem anderen und schauen Sie, ob es möglich ist, Aufgaben zu delegieren. Manche Aufgaben kann man nur ganz oder gar nicht erledigen, das ist schon klar. Dennoch gibt es auch viele Aufgaben, bei denen die Ausführung nicht perfekt sein muss, wenn Sie damit Zeit sparen können. Es geht einfach darum, sich nicht in Details zu verlieren, sondern eine Aufgabe zügig zum Abschluss zu bringen. Wie reagieren Sie, wenn andere kleine Fehler machen? Menschen, die nicht perfekt sind oder Fehler machen, wirken oft sympathischer. Machen Sie sich auch immer wieder bewusst, was das Ziel Ihrer Aufgabe ist. Reicht es, das Mindestmaß zu erfüllen oder muss wirklich jede Aufgabe bis zum i-Tüpfelchen perfekt erledigt werden?

2.3. Bearbeiten Sie immer nur eine Aufgabe

Lange Zeit galt Multitasking als eine große Begabung, eine Errungenschaft. Derart aufgeteilte Aufmerksamkeit steigert allerdings das Stresslevel und verringert zugleich Effizienz und Qualität. Das ist das Ergebnis einiger Studien, die belegen, dass Multitasking ein Produktivitätskiller ist.

2.4. Minimieren Sie Ablenkungen

Fokussierung auf die Aufgabe statt ständig dran denken, was man gerade alles nicht erledigt hat. Vielleicht ist es Ihnen gar nicht bewusst, wie viel Energie die digitale Welt heute frisst, ohne dass wir es bewusst wahrnehmen. Doch die zahlreichen gleichzeitig stattfindenden Kommunikationsereignisse lenken uns immer wieder von unserem konzentrierten Tun im Hier und Jetzt an dieser einen Aufgabe ab. Die Folge: Sie brauchen wegen ständiger Ablenkung länger, um ihre Aufgabe zu erledigen.

3. Verschiedene Methoden zum priorisieren von Aufgaben

Bevor wir entscheiden können, welche Aufgaben als erstes getan werden müssen, sollten wir uns folgende Fragen stellen:

• Warum haben wir dieses Unternehmen gegründet?
• Was ist das oberste Ziel dieses Unternehmens?

Ist es zum Bespiel oberstes Ziel, den Kunden glücklich zu machen, sollten wir definitiv auch dafür relevante Aufgaben bevorzugen. Wir betrachten also aus dem Gedanke der Wertschöpfung heraus und tun alles Nötige, um maximalen Output mit minimalen Input zu gewährleisten. Wenn es um die Produktivität geht, ist das Priorisieren von Aufgaben der Schlüssel zum Erfolg. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigen? Dafür gibt es verschiedene Methoden, die Ihnen dabei helfen können:

• Eisenhower-Matrix: Die Matrix besteht dabei aus Wichtigkeit (nicht wichtig/wichtig) und Dringlichkeit (nicht dringend/dringend). Somit werden die Aufgaben in 4 mögliche Felder eingetragen.
• ALPEN-Methode: Bei dieser Technik besteht die Planung und Umsetzung von Aufgaben aus fünf Schritten: Analyse, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachbereitung.
• SMART-Methode: Diese Methode zur Festlegung von Zielen und Aufgaben besagt, dass diese spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein sollten.
• Pomodoro-Technik: Bei dieser Technik wird die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und in 5-minütige Pausenzeiten eingeteilt.
• Timeboxing-Methode: Dabei handelt es sich um eine Zeitmanagement-Technik, bei der Aufgaben in feste Zeitintervallen unterteilt werden, um den Fokus zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.
• Pareto-Zeitprinzip: Beim berühmten Pareto-Prinzip, entdeckt vom gleichnamigen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto, geht es um ein ökonomisches Phänomen, welches besagt, dass häufig 20 % des Inputs 80 % des Outputs ausmachen.
• ABC-Analyse: Die Zeitanalyse ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, die diese nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Einfluss auf die Zielerreichung in A-, B- und C-Kategorien einteilt und so dabei hilft, Zeit und Ressourcen gezielt auf die beabsichtigten Aufgaben zu fokussieren.

Zusätzlich haben wir eine Übersicht aller Zeitmanagement-Methoden für ein erfolgreiches Priorisieren von Aufgaben:

4. Aufgaben in Microsoft Outlook priorisieren

Wenn Sie bereits in Outlook mit einer Aufgabenliste arbeiten, ist es ganz einfach diese Outlook Aufgaben zu priorisieren. Bei der Priorisierung der Outlook Aufgaben gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Priorisierung per Drag-and-drop
2. Priorisierung mit der Einstellung „Priorität“

4.1. Outlook Aufgaben mittels Drag-and-drop priorisieren 

Die einfachste Vorgehensweise in Outlook Aufgaben zu priorisieren, ist mit Hilfe von Drag-and-drop. Gehen Sie dafür wie folg vor:

• Erstellen Sie Ihre Aufgaben in Outlook.
• Geben Sie den Aufgaben ein Fälligkeitsdatum.
• Lassen Sie nun die Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum sortieren.
• Priorisieren Sie die Aufgaben mit Hilfe einer Methode.
• Sortieren Sie die Aufgaben innerhalb des aktuellen Tages per Drag-and-drop. Die wichtigste Aufgabe ist ganz oben und die Priorität nimmt nach unten hin ab.
• Arbeiten Sie die Aufgabenliste des aktuellen Tages von oben nach unten ab.

4.2. Priorisierung der Outlook Aufgaben mit der Einstellung „Priorität“

Eine weitere Vorgehensweise ist die Priorisierung mit Hilfe einer Einstellung in den einzelnen Outlook Aufgaben. Sie können in Outlook jeder einzelnen Aufgabe eine Priorität vergeben und nach dieser die Aufgaben sortieren lassen:

1. Erstellen oder öffnen Sie eine Aufgabe in Outlook.
2. Vergeben Sie in dem Feld → „Priorität“ die jeweilige Priorisierung der Aufgabe.
   1. Niedrig: Die Aufgabe ist weder wichtig, noch dringend. Aufgaben mit niedriger Priorität werden automatisch mit einem blauen Pfeil gekennzeichnet.
   2. Normal: Die Aufgabe hat keine besondere Dringlichkeit oder Wichtigkeit. In Outlook wird dieser Aufgabe kein Symbol zugewiesen.
   3. Hoch: Aufgaben mit der Priorität „Hoch“ sind sowohl wichtig als auch dringend. Diese werden in Outlook mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet.
3. Klicken Sie nun oben auf → Speichern & schließen.
4. Weisen Sie jeder Outlook Aufgabe eine Priorität zu.
5. Klicken Sie nun oben in der Leiste über der Aufgabeliste auf das → Ausrufezeichen. (Sortieren nach: Priorität)
6. Die Aufgaben sortieren sich nun nach deren Priorität. Achtung: Es können mehrere Aufgaben mit einer hohen Priorität erstellt werden.
7. Arbeiten Sie nun Ihre Outlook Aufgaben von oben nach unten ab.

5. Video: Die 25k-$-Methode zum priorisieren von Aufgaben

Nachdem Wir Ihnen nun verschiedene Methoden zur Aufgaben Priorisierung vorgestellt haben, zeigen wir Ihnen hier im Video-Tutorial eine weitere bekannte Methode, wie Sie in Outlook Aufgaben priorisieren können.

25k-$-Methode! Outlook Aufgaben priorisieren

(Dauer 04:50 Minuten)