Aufgaben priorisieren: Mit diesen 3 Regeln steigern Sie Ihre Effizienz!



So Aufgaben priorisieren– Die Kunst Unwichtiges liegen zu lassen!

„Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung, allen Menschen recht getan ist eine Kunst, die niemand kann”

Ich stelle immer wieder fest, wie wichtig es ist, dass Sie Aufgaben priorisieren. Denn mein Team und ich sehen viele Menschen in der Arbeitswelt, die nicht die richtigen Dinge tun. Ich werde ihnen erklären, wie Sie wichtige und wesentliche Aufgaben von un-wichtigen Aufgaben trennen können. Sie sparen dadurch letztendlich sehr viel Zeit und Energie.

Unsere Empfehlung, Prioritäten zu setzen, ist ja nicht ganz neu. Ja viel eher liegt das Problem in der Umsetzung. Aufgaben priorisieren ist jedoch deshalb so schwer, da es Ihre Willenskraft fordert.

Sie können nicht alles aus ihrer To-do-Liste bewältigen! Sie müssen sich bewusst machen, dass Sie eigentlich nur versuchen den Schaden möglichst gering zu halten. Denn Sie haben meistens nur die Option, einen gewissen Anteil aller Aufgaben auszuwählen bzw. zu bearbeiten. Die Herausforderung ist, diejenigen Aufgaben zu erkennen, die in der gegebenen Situation absolut unerlässlich sind.

Das sind grundsätzlich immer die Lebens- und Handlungsfähigkeit eines Unternehmens. Ich spreche hier also von Dingen, wie Zahlungsströme, Vertrieb oder Service! Denn genau diese Dinge müssen immer Priorität haben, damit Ihr Unternehmen überlebt.

Was priorisieren wir nun?

Bevor wir entscheiden können, welche Aufgaben als aller erstes getan werden müssen, sollten wir uns folgende Fragen stellen:

  • Warum haben wir dieses Unternehmen gegründet?
  • Was ist das oberste Ziel dieses Unternehmens?

Ist es zum Bespiel oberstes Ziel, den Kunden glücklich zu machen, sollten wir definitiv auch dafür relevante Aufgaben bevorzugen. Wir betrachten also aus dem Gedanke der Wertschöpfung heraus und tun alles Nötige um maximalen Output mit minimalen Input zu gewährleisten.

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Tipp Nr. 1: Aufgaben Priorisierung mit dem Eisenhower-Prinzip!

Nach dem Eisenhower-Prinzip werden die unterschiedlichen Aufgaben in einer Matrix eingetragen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Die Matrix besteht dabei aus Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend).

Somit werden die Aufgaben in 4 mögliche Felder eingetragen. Diese werden wie im Schaubild mit A, B, C und D beschriftet. Dabei ist A am wichtigsten und D gilt es zu vernachlässigen. So können Sie ganz einfach und schnell Ihre Aufgaben priorisieren.

Aufgaben priorisieren mit Eisnhower-Matrix
So priorisieren Sie Aufgaben mit der Eisenhower Matrix.

Tipp Nr. 2: Mit der Pomodoro-Technik Zeit einteilen!

Bei dieser Technik wird die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte - die sogenannten pomodori - und in 5-minütige Pausenzeiten eingeteilt. Dabei gilt es 5 Schritte zu tätigen:

  • die Aufgabe schriftlich formulieren
  • einen Wecker auf 25 Minuten stellen
  • Aufgabe bearbeiten bis der Wecker klingelt/ eine fertige Aufgabe durchstreichen
  • 5 Minuten pausieren
  • nach vier 'pomodori' eine längere Pause von 20 Minuten machen

Das Arbeiten in Zeiteinheiten führt zu einer Produktivitätssteigerung, da man in der Regel bemüht ist, die in der festgelegten Zeit vorgenommene Arbeit zu erledigen. Neben einem Wecker können Sie natürlich auch den eleganteren Weg gehen und eine Sanduhr verwenden. Eine Sanduhr ist visuell viel effektiver.

Priorisieren Sie Aufgaben nach Zeiteinheiten
Priorisieren Sie Aufgaben nach Zeiteinheiten.

Tipp Nr. 3: Aufgaben priorisieren mit dem Pareto-Prinzip!

Beim berühmten Pareto-Prinzip, entdeckt vom gleichnamigen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto, geht es um ein ökonomisches Phänomen, welches besagt, dass häufig 20% des Inputs 80% des Outputs ausmachen.

Hier sind ein paar Beispiele:

    • Mit 20% Ihres Produktportfolios erwirtschaften Sie 80% des Umsatzes
    • 20% Ihrer Kleidung wird zu 80% von Ihnen getragen
    • 20% Ihrer E-Mails sind für Sie zu 80% von Bedeutung
    • Mit 20% Ihrer täglichen Arbeitszeit erledigen Sie 80% Ihrer To-do-Liste

Versuchen Sie herauszufinden, welche 20% Ihrer Tätigkeiten am Tag 80% von dem ausmachen, was Sie eigentlich erreichen wollen. Sie sollten also rausfinden, welche Dinge für Sie wirklich wichtig sind und Sie effektiv voranbringen. Die anderen 80%, die nur 20% von dem ausmachen, was sie erreichen wollen, können Sie streichen.

Das Arbeiten in Zeiteinheiten ist effektiv, denn man ist bemüht, die vorgenommene Arbeit zu schaffen. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Ist es immer noch eine Herausforderung für Sie, wenn Sie Ihre Aufgaben priorisieren? Schreiben Sie mir, ich bin mir sicher, dass mein Team und ich Sie an diesem Punkt wirksam unterstützen können, sodass Sie effizienter arbeiten können!
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