Chaos im Kopf? Die besten 5 Tipps für entspanntes Arbeiten – Sofort umsetzbar



Chaos ist, laut Wikipedia, „ein Zustand vollständiger Unordnung“. Man sollte meinen, die digitale Entwicklung hilft uns, mehr Ordnung in unsere Arbeit zu bringen. Leider ist oft das Gegenteil der Fall: Viele Menschen fühlen sich hilflos und verloren durch ein andauerndes Chaos in ihrem Kopf. Kein Wunder, wirbeln doch unzählige Aufgaben, Deadlines und Termine im unaufhörlichen Gedankenstrudel durcheinander.
Produktiv ist das nicht; dafür strengt dieser Zustand an und birgt die Gefahr, uns krank zu machen. Drastisch ist das daran zu sehen, dass Burnout zu den häufigsten Gründen für krankheitsbedingte Ausfallzeiten zählt.
Es geht also darum, die Unordnung im Kopf rechtzeitig zu beseitigen. Die folgenden 5 Tipps sind wirken schnell und nachhaltig :

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Chaos im Kopf? Zeit für Gegenmaßnahmen.

1. Tipp: Das Wichtigste zuerst

Stellen Sie sich vor, Sie könnten heute nur eine einzige Aufgabe erledigen. Würden Sie nur Ihre Mails checken? Nur ein Telefonat führen? Wahrscheinlich nicht, denn es gibt im Moment wichtigere Dinge. Welche Aufgabe würden Sie wählen?
Die von Ihnen gewählte Aufgabe ist mit großer Wahrscheinlichkeit die wichtigste. Schreiben Sie sie ganz oben auf Ihre To-do Liste. Verteilen Sie die übrig gebliebenen Aufgaben nach dem gleichen Schema. So entsteht Ihre persönliche und priorisierte Aufgabenliste, mit der Sie das Chaos im Kopf ganz einfach besiegen können!
Film-Tipp: Diese Methode ist auch als 25.000-Dollar-Methode bekannt geworden:

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2. Tipp gegen Chaos im Kopf: Machen Sie es sich leicht

Jede Erleichterung Ihrer Arbeit stärkt Ihre Konzentration aufs Wesentliche. Dieser Gedanke steht hinter dem Prinzip der Checklisten. Sie funktionieren wie Einkaufslisten – als Gedankenstütze. Der Kopf ist entlastet von der Frage, ob Sie alles erledigt haben.
Checklisten eignen sich für alle Tätigkeiten, die

  • Routineaufgaben
  • Aufgaben die unbedingt vollständig erledigt werden müssen
  • Komplexe Aufgaben, die immer wiederkehren
  • Aufgaben, die delegiert werden

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Mit einer Checkliste dem Chaos im Kopf vorbeugen.

Download-Tipp: Eine Auswahl an Checklisten finden Sie in unserem Downloadcenter. Sie können Sie direkt übernehmen oder als Anregung nutzen. In meinem Artikel Abgehakt zeige ich Ihnen, wie Sie Checklisten ganz einfach selbst erstellen und einsetzen.
Anregungen für Checklisten zu verschiedenen Themen finden Sie in dieser Übersicht.

3. Tipp: gegen Chaos im Kopf: Der Tomaten-Trick

Hier geht es nicht um gesunde Ernährung – obwohl auch diese wichtig ist – sondern um eine Methode für mehr Produktivität. Erfunden hat sie der Italiener Francesco Cirillo und geholfen hat ihm dabei eine Eieruhr in Tomatenform. Hier die Kurzfassung dieser wirksamen Technik:
Wenn Sie eine größere Aufgabe vor sich haben, kann das schon ermüdend wirken, ehe Sie überhaupt begonnen haben. Deshalb bietet es sich an, die Aufgabe in einzelne Teile zu zerlegen. Sie brauchen dafür nur einen Kurzzeitwecker oder die Stoppuhr-Funktion auf Ihrem Handy. Und so geht’s:

  • Arbeiten Sie jeweils 25 Minuten hintereinander und
  • Legen Sie dann eine Pause von 5 Minuten ein.
  • Nach 4 Einheiten von 25 + 5 Minuten machen Sie eine Pause von 15 Minuten.

Wichtig: Nutzen Sie die Pausen nicht für andere Erledigungen, sondern für ein paar tiefe Atemzüge vor dem geöffneten Fenster oder für einen Gang zum Kaffeeautomaten.
Tipp: Mehr darüber, wie Sie Mit der Tomate vor den Augen konzentriert bleiben, lesen Sie hier.

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4. Tipp gegen Chaos im Kopf: To-do-Listen

Sobald wir die Übersicht über unsere Aufgaben verlieren, werden wir unruhig und angespannt. Deshalb mein Tipp: Halten Sie Ihre Aufgaben am besten direkt fest! Dafür können Sie die bewährte Liste auf Papier verwenden oder eine digitale Liste, zum Beispiel in Outlook, anlegen.
Zum Download: So legen Sie eine Aufgabenliste in Outlook an.
Film-Tipp: In diesem Video zeigen wir Ihnen 5 bewährte Tipps für Ihre Aufgabenliste:

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5. Tipp gegen Chaos im Kopf: Ordnungs-Tricks

„Wer die Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen”, sagt ein flapsiges Sprichwort. Ich behaupte: Wer die Ordnung liebt, braucht keine Zeit zum Suchen.
Wir bei Büro Kaizen haben es uns zum Ziel gemacht, alles innerhalb von einer Minute zu finden. Ob es sich um Akten oder Dateien, Materialien oder Bürowerkzeuge handelt. Der Trick dabei ist: Alles bekommt seinen Platz. Außerdem bearbeiten wir Post sofort, die weniger als fünf Minuten braucht; alles andere wird terminiert.
Chaos im Lesematerial bändigen wir durch Systeme, die sich selbst begrenzen. Und überhaupt machen wir es uns so einfach wie möglich.
Sind Sie jetzt neugierig geworden? Wir teilen die bewährten 5 Büro-Kaizen-Regeln gerne mit Ihnen und freuen uns, wenn Sie sich davon inspirieren lassen.

Und Sie?

Was sind Ihre Techniken gegen Chaos im Kopf? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf Ihre Anregungen.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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