Wenn das Chaos im Kopf zu groß wird, kann man sich nicht mehr richtig konzentrieren und kaum noch klare Gedanken fassen. Dann benötigen Sie ein „Sofort-Rezept“, das nicht nur eine schnelle Linderung für den Moment verspricht, sondern am besten auch gleich noch die zugrundeliegenden Auslöser und Ursachen anpackt. Mit welchen Strategien und Methoden Sie das Chaos in Ihren Gedanken nachhaltig zur Ruhe und in Ordnung bringen können – und es damit trotz Chaos im Hirn schaffen – erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Achtung: Chaos im Kopf ist ein Warnsignal, das etwas nicht ganz passt! …aber was genau?

Niemand kann in die Köpfe anderer Menschen sehen, um die Ursachen chaotischer Gedanken herauszufinden. Auch Ärzte und Psychologen tun sich bei psychischen Problemen in der Regel immer noch sehr schwer.

Im Allgemeinen ist das Chaosgefühl in der Gedankenwelt jedoch ein Symptom, dass durch akuten und/oder chronischen Stress hervorgerufen wird. In diesem Sinn sieht es auch das Buch „Chaos im Kopf“, das als Gegenmittel vor allem mehr Ordnung, Organisation und Struktur am Arbeitsplatz empfiehlt. Denn wenn man hier nicht rechtzeitig mit geeigneten Mitteln gegensteuert, kann sich die Stressspirale bis zu einem handfesten Burnout weiterdrehen (siehe unten, nächster Absatz).
„Chaos im Kopf“ ist zudem auch ein stehender Begriff für die mentalen Turbolenzen durch ADHS, das es nicht nur bei Kindern und Jugendlichen, sondern auch bei Erwachsenen gibt. Dies wird beispielhaft in dem Dokumentarfilm „Chaos im Kopf: Ein Film über ADHS im Erwachsenenalter“ beschrieben. Dann gilt es, das Chaos möglichst produktiv zu nutzen – denn ADHS kann auch zu einer großen und kreativen Schaffenskraft beflügeln.
Das Gefühl chaotischer Gedanken tritt auch häufig im Zuge einer depressiven Phase oder manifesten Depression auf. Auch hier gilt es, die Dynamik mit geeigneten Strategien und Verhaltensweisen zu durchbrechen, um die Auswirkungen möglichst gering zu halten, also quasi zu tunneln.
Nicht zuletzt werden auch die mentalen Probleme der „fetalen Alkoholspektrumstörung“ (FAS), wenn ungeborene Kinder im Mutterleib mit zu viel Alkohol in Kontakt kamen, als chaotisches Denken bezeichnet. Betroffene finden zum Beispiel auf der Webseite (Blog und Podcast) www.chaosimkopf.info Hilfe.

→ Die möglichen Ursachen – und damit Lösungsansätze – für das Problem „Chaos im Kopf“ sind also sehr weit gestreut.

→ Dementsprechend sollten Sie ärztlichen Rat einholen und Ihren Betriebsarzt konsultieren, wenn sich die Beschwerden trotz nachfolgender Strategien und Methoden nicht sukzessive verbessern!

2. Wieso zu viel Stress auf Dauer zu chaotischen Gedanken und einem „Chaoskopf“ führt

Stress ist ein physisch messbarer, körperlicher Zustand, der durch körperliche oder geistige Belastungen oder auch Gefahrensituationen hervorgerufen wird. Der Stress hat dann aber nicht nur körperliche, sondern auch geistige (psychosomatische) Reaktionen zur Folge. Grundlegend für die Stressreaktion ist die Ausschüttung von Stresshormonen (vor allem Adrenalin, Noradrenalin und Glukokortikoide). Diese zirkulieren und wirken so lange im Blut, bis sich der Körper beruhigen konnte und die chemischen Substanzen wieder abgebaut werden können. Dies gelingt am einfachsten und schnellsten durch Bewegung, vom einfachen Auf- und Abgehen über schnelleres Treppenlaufen bis zum Sport.

Unter Stress verschiebt sich die Leistungsfähigkeit vom kognitiven Denken zur körperlichen Höchstleistung der Fight-or-flight-Reaktion (kämpfen oder fliehen). Unter dem Einfluss von akutem Stress kann man also nicht mehr klar nachdenken, was als eine Art „Chaos im Kopf“ wahrgenommen werden kann.
Der zugrundeliegende Mechanismus ist evolutionär bedingt und hat dem Menschen über Jahrmillionen das Leben gerettet. Sie können das biologische Prinzip „Stress“ also nicht einfach so ausschalten. Stattdessen müssen Sie die Quelle angehen, die Ursache für den Stress selbst.
Wenn wir jedoch unter Dauerstress stehen und das Bedürfnis zum körperlichen Stressabbau immer wieder ignorieren, beginnt sich eine Stressspirale zu drehen, bei der immer mehr unerledigt bleibt und damit den Stressauslöser immer weiter verstärkt.
Dann kommen auch noch Schlaf- und Konzentrationsprobleme hinzu (meist in Kombination mit Rücken und Verdauung), die unsere Leistungsfähigkeit noch weiter beeinträchtigen. Wer an diesem Punkt dann einfach noch mehr arbeitet, um mehr aus sich herauszuholen, damit das Pensum doch noch geschafft wird, befindet sich auf geradem Weg zur Depression oder in ein Burnout.

→ Mehr Infos zur Burnout-Problematik lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Blogbeitrag „Wie man bei den ersten Burnout-Anzeichen noch richtig gegensteuert: Prophylaxe und Selbsthilfe“.

→ Warum ein einfaches „mehr arbeiten“ nicht die Lösung ist und sowohl für die Betroffenen wie auch die Arbeitgeber die weitaus schlechteste Möglichkeit ist, erfahren Sie in unserem Beitrag über „Absentismus und Präsentismus in Unternehmen“.

3. Die sechs besten Strategien & Methoden gegen einen „Chaos im Kopf“ am Arbeitsplatz

Im Folgenden zeigen wir Ihnen nun sechs besonders einfache und wirkungsvolle Tricks, Methoden und Strategien, wie Sie einerseits eine bestehende chaotische Gedankenwelt so ordnen können, dass Sie auch noch in stressigen Ausnahmesituationen funktionieren können. Und andererseits, wie Sie Ihre Arbeit so strukturieren können, dass das Stressniveau als Auslöser und Hauptursache der mentalen Überlastung dauerhaft deutlich reduziert wird. Tipp: Beachten Sie auch unser Video-Tutorial am Ende dieses Artikels, wie man die E-Mail-Flut in Outlook orchestriert und meistert!

Tipp 1: Braindumping – kippen Sie das Chaos aus Ihrem Hirn heraus!

Wenn Sie vor lauter chaotischen Gedankensprüngen keinen Platz mehr zum Denken haben, dann machen Sie zuerst Ihr Hirn frei. Die Technik heißt Braindumping und bedeutet so viel wie „das Gehirn ausschütten“. Nehmen Sie sich dafür ein Blatt Papier und notieren Sie sich (ähnlich wie beim verwandten Brainstorming) alle Gedanken, die Ihnen durch den Kopf schießen. Von Sorgen und Wünschen über Ideen und Fragen bis Probleme und Ziele. Wollen Sie das ganze etwas anstoßen und clustern, dann verwenden Sie „Trigger-Wörter“ wie Familie, Beruf, Finanzen, Projekt A, Projekt B etc. Auf diese Weise bekommen Sie nicht nur einen Überblick, was Sie gerade besonders beschäftigt. Der Kopf wird durch das Auskippen auch für den Moment wieder etwas klarer. Nutzen Sie diese kurzzeitig gewonnene Klarheit und erledigen Sie zunächst einmal gleich das Allerwichtigste (siehe Tipp 2) – um die Braindumping-Liste kümmern Sie sich dann später (Tipp 3).

Tipp 2: Das Wichtigste immer zuerst – mit der 25.000-Dollar-Methode den richtigen Anfang finden

Das Problem an dem Chaos im Kopf ist auch, dass man meist gar nicht weiß, womit man als Erstes anfangen soll. Dafür gibt es jedoch folgende einfache und bewährte Lösung. Stellen Sie sich vor, Sie könnten heute nur eine einzige Aufgabe erledigen. Welche wäre das? Würden Sie nur Ihre E-Mails checken? Oder nur mal eben schnell ein Telefonat führen? Wahrscheinlich nicht, denn höchstwahrscheinlich gibt es im Moment deutlich wichtigere Dinge zu erledigen! Welche Aufgabe würden Sie wählen?

Die von Ihnen gewählte Aufgabe ist mit allergrößter Wahrscheinlichkeit im Moment die wichtigste. Schreiben Sie sie daher ganz oben auf Ihre To-do Liste und fangen Sie sofort damit an.
Schalten Sie dafür alle Störquellen (wie E-Mail und Telefon) ab, damit Sie möglichst ungestört, konzentriert und fokussiert nur an dieser ersten Aufgabe arbeiten können. Lüften Sie noch einmal gut durch, holen Sie sich einen Tee oder Kaffee und machen Sie sich ans Werk.
Haben Sie die Aufgabe erledigt und noch Zeit und Kraft für eine nächste, dann wiederholen Sie einfach das Prozedere. Wählen Sie sich aus den übriggebliebenen Aufgaben nach demselben Schema einfach wieder die Wichtigste aus und beginnen Sie mit der Bearbeitung.
Diese einfache Methode der Aufgabenpriorisierung ist auch als 25.000-Dollar-Methode bekannt geworden und hat den großen Vorteil, das „womit-denn-überhaupt-nur-anfangen-Problem“ beim Chaos im Kopf ganz einfach lösen zu können!

Tipp 3 gegen das Chaos im Kopf: Machen Sie es sich leichter – Aufgaben ausmisten und delegieren

Wenn man vor lauter Aufgaben den Wald nicht mehr sieht, dann hilft die Eisenhower-Methode zuverlässig weiter. Mit dieser scharfen Axt roden Sie alles Unwichtige und nicht Dringende beiseite. Übrig bleiben dann nur die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben. So schaffen Sie in kürzester Zeit Struktur in Ihre Aufgaben und sehen nicht nur sofort den Anfang, sondern auch gleich den weiteren Bearbeitungspfad.

Eisenhower war der Oberbefehlshaber der alliierten Truppen im zweiten Weltkrieg und anschließend der 34. Präsident der USA. Die folgende, nach ihm benannte Technik ist auch ideal, um Ordnung in das Braindumping-Gedankenchaos zu bringen, das Sie in Tipp 1 aus Ihrem Hirn geschüttet haben.
Die vierfeldrige Tabelle der „Eisenhower-Matrix“ spannt sich entlang der beiden Achsen „wichtig vs. unwichtig“ sowie „eilig vs. nicht dringend“ auf. In diese vier Felder können Sie nun alle anstehenden Aufgaben und die Punkte aus Ihrer Braindumping-Liste einordnen.
Im Ergebnis sehen Sie, was wichtig und dringend ist, was unwichtig ist, was noch Aufschub hat und was Sie delegieren können. Auf diese Weise erhalten Sie den idealen Fahrplan für die Projekt- und Wochenplanung. Wenn Sie dann nur noch nicht wissen, womit Sie anfangen wollen, dann stellen Sie sich für diese Liste einfach erneut die 25.000-Dollar-Frage aus Tipp 2.
Wie Sie diese einfache, aber wirkungsvolle Technik konkret anwenden, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Mit dem Eisenhower-Prinzip schnell und einfach die richtige Reihenfolge der Aufgaben festlegen“.

Tipp 4 gegen einen chaotischen Kopf: Methoden für ein konzentriertes & ungestörtes Arbeiten

Wenn Sie das Problem „wo um Himmelswillen überhaupt anfangen“ gelöst haben, benötigen Sie im Anschluss einige Hilfsmittel, mit denen Ihnen das Erledigen der Aufgaben einfacher von der Hand geht. Die beiden effektivsten Tricks und Strategien hierfür heißen „Timeboxing“ und „Pomodoro-Technik“. Einfach in der Handhabung, aber wirkungsvoll im Ergebnis.

Die Zeitmanagement-Methode des „Timeboxing“: Dabei wird die eigene Arbeitszeit in feste Zeitblöcke eingeteilt, die es strikt einzuhalten gilt. Das strukturiert nicht nur den Arbeitstag und sorgt dafür, dass alles seine Zeit hat und nicht komplett vernachlässigt wird. Die strikten Deadlines entfalten auch eine äußerst nützliche psychologische Wirkung. Denn sie bringen uns automatisch dazu, rechtzeitig mit den wichtigsten Teilaufgaben fertig zu werden. Die beiden berühmtesten Verfechter dieser Technik sind übrigens die milliardenschweren Macher Bill Gates und Elon Musk. Hier erfahren Sie, wie Sie die → Timeboxing-Methode perfekt mit Outlook, Teams und Planner nutzen können!
Die Pomodoro-Technik für ein konzentrierteres Arbeiten: Keine Angst, hier geht es nicht um gesunde Ernährung – obwohl auch diese wichtig ist. Die Pomodoro-Technik (ital.: Tomate) ermöglicht ein konzentrierteres und fokussierteres Arbeiten, schützt vor Ermüdung und erhält die geistige Leistungsfähigkeit länger aufrecht. Dabei wird 25 Minuten ungestört am Stück gearbeitet, danach gönnen Sie sich (Pflicht!) 5 Minuten eine echte Pause. Nach vier solcher Blöcke kommt eine längere Erholungspause. Nice Fact: Dem Erfinder diente dabei eine Eieruhr in Tomatenform als Zeitmess-Hilfe, daher auch der Name. Hier finden Sie unsere Anleitung für diese simple, aber wirksame → Pomodoro-Technik.

Zeitmanagement zum Priorisieren von Aufgaben — Effektives Zeitmanagement: Mit Priorisierungstechniken die wichtigsten Aufgaben erfolgreich bewältigen.

Tipp 5 gegen das Chaos in den Gedanken: Mit Aufgaben-Listen und Checklisten zu mehr Übersicht

Sobald wir die Übersicht über unsere Aufgaben verlieren, werden wir unruhig und angespannt. Deshalb lautet einer der wirkungsvollsten Tipps: Halten Sie Ihre Aufgaben am besten direkt fest! Dafür können Sie eine klassische Liste auf Papier verwenden. Speziell bei komplexeren oder besonders vielen Aufgaben stoßen die Papierlisten jedoch schnell an ihre Grenzen und werden eher Teil des Problems als der Lösung. Viel besser eignen sich dann digitale Listen, zum Beispiel in Outlook oder OneNote. Denn digitale To-Do Listen lassen sich viel einfacher aktuell und übersichtlich halten – und die einzelnen Punkte zudem an mehreren Stellen gleichzeitig verwenden (synchronisieren, kopieren), zum Beispiel in der Aufgabenliste, der Kalenderplanung, für die Dokumentation der Erledigung, die Koordinierung der Bearbeitung in Teams usw.

Die neue Aufgaben-App in Microsoft Teams: Seit Mitte 2020 gibt es eine neue App namens „Aufgaben“ in Microsoft Teams. Damit können erstmals alle eigenen Aufgaben aus den verschiedenen Microsoft-Anwendungen Outlook, Planner, To-Do und Teams in einer einzigen Liste und an einem einzigen Ort angezeigt werden. Das ist extrem praktisch, zeitsparend und vermeidet Fehler. Wie die Aufgaben-App in Teams konkret funktioniert, erfahren Sie hier in unserem → Blogbeitrag mit Video-Anleitung!
5 Tipps für das Nutzen der „Aufgabenliste“ in Outlook: In Outlook gibt es die vier zentralen Oberkategorien „E-Mail“, „Kalender“, „Kontakte“ und eben „Aufgaben“. Das Aufgabenmanagement in Outlook ist kinderleicht – und bietet zwei wichtige Vorteile: Eine gute Übersicht sowie Zeitersparnis beim Bearbeiten (Anlegen, Übertragen der Aufgabendetails sowie Dokumentation des Fortschritts). Tipp: Sie können sich auch alle Ihre Aufgaben und Ihren Kalender gleichzeitig anzeigen lassen. Dann können Sie Ihre Aufgaben ganz einfach per Drag & Drop in den Kalender ziehen und sich die entsprechenden Zeitblöcke (Timebox) reservieren. So haben Sie eine gute Übersicht, blocken die nötige Zeit für das Bearbeiten und nichts kommt unter die Räder. Hier finden Sie unsere → 5 Tipps für die perfekte Aufgabenliste in Outlook.
Mit einer Checkliste dem Chaos im Kopf vorbeugen: Jede Erleichterung der Arbeitsschritte stärkt Ihre Konzentration aufs Wesentliche. Dieser Gedanke steht auch hinter dem Prinzip der Checklisten. Sie funktionieren ähnlich wie Einkaufslisten – als Gedankenstütze. Der Kopf wird dadurch von der Frage entlastet, ob Sie tatsächlich alles erledigt haben. Checklisten eignen sich dabei für nahezu alle Tätigkeiten: Von Routineaufgaben und solche, die delegiert werden können, über dringende Angelegenheiten, die akkurat und vollständig erledigt werden müssen, bis zu komplexen Aufgaben und immer wiederkehrenden Tätigkeiten. Hier finden Sie unsere Schritt-für-Schritt Anleitung → „Checklisten in OneNote anlegen“.

Tipp 6 gegen das Chaos im Kopf: Ordnung im Büro und im Computer schaffen und beibehalten

„Wer die Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen”, sagt ein flapsiges Sprichwort. Deutlich treffender müsste es jedoch heißen: „Wer die Ordnung liebt, braucht keine Zeit mehr zum Suchen!“ Das fängt am eigenen Schreibtisch an, geht vom Computer und der Ablage bis zum Archiv. Organisation und Ordnung sind hier das A und O, um es allen Beschäftigten so einfach wie möglich zu machen. Das Reduzieren der Suchzeiten vermeidet dabei aber nicht nur Fehler, sondern setzt auch wertvolle Arbeitszeit frei, die sinnvoll für eine nötige Reduzierung des Stressniveaus genutzt werden kann. Die besten Tipps & Tricks für eine optimale Organisation des Arbeitsplatzes finden Sie in unserer → Themenseite „Büroorganisation“.

4. Extra-Tipps für weniger stressbedingtes Chaos in den Gedanken und im Kopf!

Es gibt zahlreiche äußerst wirksame Selbst- und Prozessmanagementmethoden, die dabei helfen, das Stresslevel weiter signifikant zu reduzieren – oder trotz stressiger Zeiten noch effizient zu Lösungen zu kommen. Das reicht von der Ideenfindung (Kopfstand- und Walt-Disney-Methode) über die Identifizierung und das einfachere Erreichen der richtigen Ziele (die OKR-Methode von Intel und Google oder die DMAIC-Methode von General Electric) bis zum Zeitmanagement (z. B. Alpen, SMART, ABC und Pareto). Die besten Strategien, wie Sie sich, Ihre Arbeitszeit und Ihre Projekte effizienter organisieren, damit Ihnen mehr Arbeitszeit bei weniger Stress zur Verfügung steht, erfahren Sie auf unseren folgenden beiden Themenseiten.

Unsere Themenseite zu „Selbstmanagement“: Ein gelungenes Selbstmanagement ist das A und O, um den Arbeitsalltag effizienter zu strukturieren und die Stressursachen proaktiv anzugehen.
Unsere Themenseite zur „Optimierung von Prozessen“: Praxisbewährte Methoden, um alle Abläufe und Strukturen so einfach wie möglich zu halten – Zeit gewinnen und Stress vermeiden.
Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisnahe Checklisten, Anleitungen und Druckvorlagen für mehr Effizienz im Büro und bei der Zusammenarbeit!