Urlaub vorbei – Stressfrei ins Büro zurückkehren

Immer mehr Büroarbeiter kennen das: Der Urlaub war erholsam und ließ keine Wünsche offen – doch nun ist der Urlaub vorbei. Ein mulmiges Gefühl stellt sich ein: Wie erwartet mich mein Arbeitsplatz? Kam die Präsentation gut an, die wir im Team mit Hochdruck fertiggestellt haben? Wie wird mein E-Mail-Fach aussehen, wie mein Posteingangskorb? Hoffentlich startet nicht gleich am ersten Tag ein Meeting. Und falls doch, werde ich alles bewältigen? In diesem Beitrag finden Sie praktische Tipps, wenn Ihr Urlaub vorbei ist, wie Sie stressfrei ins Büro zurückkehren und Ihr Urlaubsfeeling im Alltag lebendig halten.

Lesedauer ca. 7 Minuten

1. Post-Holiday-Syndrom – Der Blues nach dem Urlaub

Etwa ein Drittel der Beschäftigten in Deutschland soll unter dem Post-Holiday-Syndrom leiden. So lautet der offizielle Name des Stimmungstiefs, wenn der Urlaub vorbei ist. Bei manchen Urlaubern überschattet es die letzten Ferientage, bei manchen setzt es erst mit der Landung am Flughafen oder mit dem Öffnen der Wohnungstür ein. Die Ursache für diese „Kurz-Depression“ wird von Psychologen mit Umstellungsschwierigkeiten von Körper und Psyche erklärt. Diese treten auch am Urlaubsbeginn auf, werden jedoch eher der Alltags-Erschöpfung zugeschrieben.

Das Post-Holiday-Syndrom ist wie ein Chamäleon, es kann als Müdigkeit und Erschöpfungsgefühl auftreten oder als Unkonzentriertheit, Gereiztheit, Schlaflosigkeit. Die Konzentration fällt schwer, das Lachen sowieso. Und am stärksten ist die Trauer, dass die schöne Urlaubszeit vorbei ist. Diese Beschwerden treten umso häufiger und stärker auf, je länger der Urlaub andauerte. Die gute Nachricht: Gegen den Post-Holiday-Blues ist ein Kraut gewachsen; genauer gesagt, gleich mehrere. Wählen Sie aus den folgenden Tipps, die für Sie passenden aus:

2. Urlaub vorbei: 5 Tipps, wie Sie stressfrei ins Büro zurückkehren

Mit diesen Tipps haben Sie keinen Stress, auch wenn der Urlaub vorbei ist!

Tipp 1: Gehen Sie es langsam an, wenn der Urlaub vorbei ist

Planen Sie nach Ihrer Rückkehr mindestens zwei Tage zum „Ankommen“ ein. Bei längeren Flugreisen gönnen Sie sich für den Jetlag mindestens einen weiteren Tag. Wenn Sie also Samstag zurückkommen, sollten Sie mindestens Sonntag und Montag noch ganz ruhig angehen lassen. Steigern Sie Ihre Alltagsaktivitäten allmählich. Nehmen Sie sich für das Kofferauspacken und andere Erledigungen ruhig mehrere Tage Zeit.

Überlegen Sie sich auch mehrere kurze Urlaube im Jahr zu machen, denn der Erholungseffekt ist genauso wie bei langen Urlaubsreisen. Auch ist bei Kurztrips der Post-Holiday-Blues weniger ausgeprägt, wodurch Sie beim Arbeitsstart weniger Stress haben. Ebenfalls können Sie sich so auf mehrere Urlaubsreisen freuen.

Tipp 2: Passen Sie Ihren Tagesrhythmus an

Der Tagesrhythmus wird sich in Kürze wieder ändern. Deshalb: Widerstehen Sie der Versuchung, mit einem späten Frühstück, einer ausgedehnten Siesta und dem Genuss des fröhlichen Nachtlebens in Ihrer Stadt den Urlaub zu verlängern. Stellen Sie stattdessen schon vor dem Arbeitsantritt Ihren Tagesrhythmus langsam wieder auf „Alltagszeiten“ um. Am besten starten Sie mit der Arbeit möglichst an einem Mittwoch oder Donnerstag. So liegt das nächste Wochenende näher. Die nächste Pause ist in Sicht, das motiviert.

Tipp 3: Denken Sie positiv

Wenn Sie am Tag vor dem Urlaubsantritt ein mulmiges Gefühl bekommen, erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihrer Vertretung alle Vorgänge optimal übergeben haben. Die Katastrophen-Vorahnungen werden sich deshalb nicht bewahrheiten. Denken Sie also positiv. Das hilft Ihnen, motiviert und stressfrei ins Büro zurückzukehren, wenn der Urlaub vorbei ist.

Fragen Sie sich auch: Worauf kann ich mich freuen? Denken Sie zum Beispiel an die nette Kollegen, den sympathischen Kunden oder an das neue Projekt, zu dem Sie schon gute Ideen haben. Oder an die schönen gemeinsamen Pausen mit Ihrem Team.

Tipp 4: Ein Stückchen Urlaub im Büro

Wenn der erste Arbeitstag kommt, legen Sie am Vorabend „kleine Helferlein“ bereit:

• Ein Urlaubsfoto auf Papier oder digital
• Ein Urlaubssouvenir, zum Beispiel eine schöne Muschel als Dekoration, eine Tasse für die Kaffeepause oder einen Kugelschreiber aus dem Urlaubsort für tägliche Notizen.
• Snacks aus dem Urlaubsort wie Pralinen, Bonbons oder ähnliches. Diese können Sie auch mit Ihren Kollegen teilen, das hilft beim Ankommen.
• Fehlt Ihnen tagsüber die Bewegung, an der Sie im Urlaub so viel Freude hatten? Dann holen Sie sich täglich etwas Bewegung als Bürogymnastik in den Alltag.

Sie können auch, um das Urlaubsfeeling länger am Leben zu erhalten, folgendes tun:

• Gönnen Sie sich mehrmals am Tag eine bewusste Urlaubserinnerung.
• Nehmen Sie sich täglich 15 Minuten Zeit und erinnern Sie sich an einen schönen entspannten Urlaubs-Moment. Der Körper folgt dem Impuls und entspannt Muskeln, Herz und Kreislauf. Diese Reaktion beruht auf dem „Carpenter-Effekt“.
• Haben Sie im Urlaub das Frühstücken für sich entdeckt? Oder haben Sie sich vom Zauber eines Spaziergangs in den Sonnenuntergang einfangen lassen? Solche Gewohnheiten können Sie in Ihren Alltag mitnehmen.

Tipp 5: Übernehmen Sie sich nicht

Sehr begeistert werden Sie Ihr Posteingangskörbchen und Ihren E-Mail-Posteingang wahrscheinlich nicht begrüßen. Denn am ersten Tag warten doch einige Aufgaben mehr auf Sie. Deshalb: Vermeiden Sie es, alles auf einmal zu übernehmen. Blockieren Sie aus diesem Grund den ersten Tag nach Ihrem Urlaub im gemeinsamen Outlook-Kalender, um nicht gleich an Meetings teilnehmen zu müssen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick durch ein ausführliches Gespräch mit dem Vertretungskollegen. Erstellen Sie eine Liste mit Prioritäten. Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip. Aus diesen Prioritäten erstellen Sie einen Wochenplan. Der wiederum ist die Grundlage für die jeweiligen Tagespläne. Falls Sie Ihre Termine und Aufgaben schon länger auf diese Weise managen, fällt es Ihnen leichter, stressfrei aus dem Urlaub in die Fülle der Aufgaben einzutauchen.

3. Tipps zur guten Vorbereitung des Urlaubs

Hier gibt es zwei „Deadlines“ vor dem Urlaubsantritt:

1. Zwei Wochen vor dem Urlaubsantritt
2. Zwei Tage vor dem Urlaubsstart

Hier als Anregung eine Checkliste für die Urlaubsvorbereitung:

2 Wochen vor Urlaubsantritt

• Arbeitspensum planen: Was muss unbedingt noch erledigt werden?
• Aufgaben anpacken: Schieben Sie schon jetzt Projekte an, die erst nach Ihrem Urlaub fällig sind. So vermeiden Sie unnötigen Aufgabenstau.
• Information weitergeben: Welche Kollegen übernehmen welche Aufgaben?
• Übergabe vorbereiten.
• Termine festlegen: Bis wann soll welche Aufgabe erledigt sein?
• Zeitpuffer schaffen: Letzte Termine zwei Tage vor dem Urlaub legen.

2 Tage vor Urlaubsantritt

Informieren Sie die engsten Kollegen nochmals über Ihren Urlaubsantritt. So können offene Fragen oder Anliegen noch in Ruhe geklärt werden. Denken Sie dabei vor allem an folgende Punkte:

Tipp 1: Vertretungsregelung

Schon vor dem Urlaubsantritt beeinflussen Sie Ihre Rückkehr. Organisieren Sie schon zwei Wochen vorher alles rund um das Thema Vertretung. Von Vorteil ist, wenn es in der Abteilung eine Vertretungsregelung gibt. Dann ist klar, welcher Kollege oder welche Kollegen Ihre Aufgaben übernehmen. Falls es in Ihrem Unternehmen solche Regelung bisher nicht gibt, könnten Sie die Anregung dazu geben. Bei uns im Hause Büro-Kaizen sieht die Vertretungsregelung so aus:

Laden Sie sich die komplette Liste der Zuständigkeiten bei Vertretung herunter und passen Sie diese Ihren betrieblichen Gegebenheiten an.

Tipp 2: Checklisten

Doch die Vertretungsregelung allein reicht nicht aus, sie möchte auch mit Leben erfüllt werden. Damit Sie, wenn der Urlaub vorbei ist, stressfrei ins Büro zurückkehren können, empfehlen wir den Einsatz von Checklisten.

Checklisten eignen sich für fast alle Vorgänge – von der Postbearbeitung bis zum Projektablaufplan und vor allem bei der der Urlaubsvertretung. Sie können für Ihre Vertretung Checklisten für fast alle Abläufe anlegen:

• Wiederkehrende Aufgaben
• Aufgaben, bei denen es auf jeden Schritt ankommt
• Komplexe Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren

Tipp 3: Wichtige Schlüssel und Zugänge

Überlegen Sie welche Schlüssel Ihre Vertretung braucht. Das können Schlüssel sein für:

1. Räume
2. Schränke
3. Schubladen
4. Tresore

Hat Ihre Vertretung überall den benötigten Zugang? Hat Ihre Vertretung die benötigten Daten, Passwörter und Zugänge, um die Vertretung zu meistern? Dies könnten Daten zum Beispiel für E-Mail Fächer sein. Diese Tipps könnten dabei helfen:

• Legen Sie zwei digitale Ordner in Outlook an. Je nach Priorität sortiert Ihre Vertretung die E-Mails entsprechend ein.
• Sie können den E-Mails, je nach Priorität, auch Kategorien zuordnen. Dies hilft bei der Übersicht und bei einer schnelleren Verarbeitung.
• Eine tägliche Zusammenfassung der E-Mail-Vorgänge dient als Gedächtnisprotokoll und trägt dazu bei, dass Sie nach Ihrer Rückkehr schneller den Überblick gewinnen. Am besten wäre es diese Zusammenfassung in OneNote oder in einer digitalen Ablage abzuspeichern. Eventuell eignet sich hierfür ein gemeinsames OneNote Notizbuch.

Tipp 4: Termine und offene Vorgänge

Diese Information ist wichtig, damit es keine bösen Überraschungen gibt, wenn der Urlaub vorbei ist. Ihre Vertretung muss wissen, wie Sie zum Beispiel mit offenen Aufträgen oder dem Protokoll aus dem letzten Meeting verfahren soll. Richten Sie dafür eine Liste ein, in der die letzte Spalte die Statusmeldung über den Stand der Bearbeitung enthält. Dies können Sie auch in einer freigegebenen Excel Datei notieren, die mit einem Dropdown-Menü ausgestattet ist. So können Sie ganz einfach sehen, ob der Vorgang:

1. noch nicht begonnen wurde,
2. in Bearbeitung ist oder,
3. abgeschlossen wurde.

Für Vorgänge, die sofort erledigt werden müssen, erteilen Sie bei Bedarf eine Vollmacht. Klären Sie aus diesem Grund die Unterschriftsregelung vorab.

Tipp 5: Kontaktdaten und Ablageregeln

Wenn Sie Ihre Kontaktdaten nicht digital ablegen, bewährt sich ein Foliensichtbuch, in dem Sie alle wichtigen Ansprechpartner und deren Daten aufgelistet haben. Doch wir empfehlen Ihnen hier eine digitale Lösung. In manchen Fällen ist eine digitale Datenbank empfehlenswert. Sie können auch in OneNote verschiedene Abschnitte oder Seiten zu den gemeinsamen Kunden bzw. Ansprechpartnern anlegen. Denn die Struktur in OneNote eignet sich dafür, da hier schnell Notizen erstellt und eine Übersicht geschaffen werden kann. Ganz besonders hilfreich ist die Suchfunktion.

Falls Sie in Ihrer Abteilung noch keine einheitliche Ablageregelung haben, weihen Sie Ihre Vertretung in Ihr Ablagesystem ein. So findet der Kollege benötigte Unterlagen und kann auch eingehende Post zuverlässig ablegen. Sie sollten jedoch auf lange Sicht mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern einheitliche Ablageregeln erarbeiten, denn unsere Langzeitstudie hat bewiesen, dass 19 % der Arbeitszeit mit dem Suchen von Dateien verschwendet werden. Diese Zeit können Sie auch sinnvoller nutzen!

Tipp 6: Telefonvertretung

Am besten betreut fühlen sich Anrufer, wenn Sie Ihr Telefon zu Ihrem Stellvertreter umleiten. Sie können auch mit Ihrer Vertretung vereinbaren, dass diese Sie in besonderen Notfällen kontaktieren darf. Legen Sie eine Uhrzeit fest, zu der Sie einmal täglich telefonisch erreichbar sind. Und hören Sie nur zu dieser Zeit Ihre Mailbox ab. Das ist nicht ideal für ein unbeschwertes Urlaubs-Feeling; allerdings ergab eine Umfrage bei unseren Newsletter–Abonnenten, dass die Hälfte von ihnen ihr Diensthandy notwendigerweise mit in den Urlaub nimmt.

Tipp 7: Abwesenheitsnotiz

Bevor Sie Ihren Urlaub antreten sollten Sie nicht nur eine Telefonumleitung einrichten, sondern auch eine Abwesenheitsnotiz in Outlook mit den wichtigsten Informationen erstellen. Hier sollten Sie Informationen, wie z. B. den Zeitraum, in dem Sie nicht erreichbar sind oder wer Sie vertritt, mit aufnehmen. Sie sollten jedoch, wenn der Urlaub vorbei ist, nicht vergessen die Abwesenheitsnotiz wieder zu deaktivieren.

✉️ Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen (Automatische Antwort im Urlaub)

(Dauer 04:36 Minuten)

Inhalt des Videos zur Urlaubsvorbereitung

1. Einleitung 00:00
2. Automatische Antworten in Outlook aufrufen 00:19
3. Aktivierung, Optionen und Wissenswertes zur Abwesenheitsnotiz 00:40
4. Zeiträume für automatische Antworten planen 02:43