FYI – Was steckt hinter dieser Abkürzung?

Auf dieser Seite gehen wir auf eine der meistverwendeten Abkürzungen ein, die von der rein beruflichen Nutzung inzwischen auch ins Private herübergeschwappt ist: fyi (oder FYI). Das kommt aus dem Englischen und meint „for your interest“ oder „for your information“, also „Zu deiner/Ihrer Information“ oder, etwas eleganter, „zur Kenntnisnahme“. Viele aber fragen sich, was sie tun müssen, wenn sie eine Nachricht mit diesem Kürzel erreicht. Muss ich antworten? Kann ich die Mitteilung komplett ignorieren? Warum wird nicht mit „z. K.“ abgekürzt wie früher, also mit „zur Kenntnisnahme“? Und wieso nutzen wir das Kürzel so gern auch in privaten Chats?

Was ist mit der Abkürzung FYI gemeint?

Das Kürzel steht für die Anfangsbuchstaben der drei englischen Worte „for your information“ (auch „for your interest“, die Bedeutung ist exakt dieselbe). In aller Regel erreicht Sie diese Mitteilung als Email, auf die keine Antwort erwartet wird. Gemeint ist, dass die Nachricht für Sie üblicherweise nur zur Kenntnisnahme gedacht ist – und eine Reaktion darauf überflüssig.

Doch nur, weil Sie nicht antworten müssen oder brauchen, heißt das noch nicht, dass Sie die Mitteilung ignorieren können. Nicht selten stellt „fyi“ (oder auch „FYI“) in einer Nachricht einen Bezug zu einem Thema her, um das es in der Mailkonversation vorher schon einmal gegangen war oder das Sie mündlich mit dem Kollegen oder der Teamleiterin besprochen haben. Wer Ihnen also eine bestimmte Information „zur Kenntnis“ oder „zur Kenntnisnahme“ übermittelt, befreit Sie dadurch nicht von der Pflicht, sich näher zu diesem Thema zu informieren.

Obacht übrigens – Im bürointernen Mailverkehr (oder bei einem Messenger wie Slack) kursiert nicht selten das Kürzel „fya“. Das wiederum bedeutet „for your amusement“ und hängt meist einer Nachricht mit lustigen Inhalt an, mit der der schnöde Büroalltag an einem nasskalten Montagmorgen aufgelockert werden soll. Ab und an dürfen natürlich auch Sie selbst eine Nachricht mit witzigem Content an das Team oder an ausgewählte Kollegen versenden.

Sollte man auf eine FYI-Mitteilung antworten?

Verboten ist das natürlich nicht, es mag Umstände geben, bei denen eine Antwort einfach nett ist und dem ursprünglichen Absender signalisiert, dass man im Bilde ist. Denkbar ist ein Szenario, in dem der Absender ein Dokument übersendet, das kleinerer Überarbeitungen bedarf, um mit einem fyi zu schließen: „fyi, bin erst am Donnerstag wieder im Büro“. Damit dürfte gemeint sein, dass die Überarbeitung gemacht werden muss – allerdings nicht sofort, da der Absender das Ergebnis erst am Donnerstag anschauen kann.

Üblicherweise ist eine Antwort aber nicht nötig. Wenn es am Ende einer Mail etwa heißt: „fyi – bin jetzt erstmal zu Tisch“, dann brauchen Sie selbstverständlich nicht zu antworten, es geht in der internen Kommunikation ja auch darum, nicht zu viele unnötige Mitteilungen hin und her zu schicken.

Das heißt aber nicht, dass man Mails mit fyi-Vermerk selten ernst zu nehmen hat. Oft erhält man etwa wichtige Dokumente zu einem bereits laufenden Vorgang – etwa: „fyi – hier die Unterlagen vom Kunden, auf die du gewartet hast“. In diesem Fall zeigt sich, dass der Absender mit dem verwendeten Kürzel schlicht falsch liegt bzw. dessen Bedeutung nicht zu 100 Prozent versteht. Passender wäre es, die Mail mit einem Betreff zu versehen, aus dem die Wichtigkeit der Nachricht bzw. des Anhangs direkt hervorgeht. Ein fyi vermittelt nämlich fast immer, dass keine Dringlichkeit vorliegt.

Ist die Verwendung des FYI-Kürzels immer sinnvoll?

Das kommt auf den Zusammenhang an. Denn Bürosprache ist zwar universell, jedenfalls in solchen Dingen wie „fyi“ – allerdings müssen Sie genau wissen, wann Sie diese Abkürzung verwenden können, ohne dass Sie falsch verstanden werden. Auch, wenn sich fyi inzwischen durchaus im privaten Umfeld etabliert hat (fyi tippt sich einfacher und schneller als beispielsweise „zu deiner Information“), gibt es immer noch viele Menschen im Land, die im Berufsleben erst einmal nicht verstehen, was fyi zu bedeuten hat.

Das gilt noch mehr für die mündliche Verwendung dieses Akronyms. Wer bei einem zufälligen Treffen im Fahrstuhl oder in der Kantine die Kollegin oder den Vorgesetzten in Kenntnis setzen möchte, dass eine bestimmte Sache erledigt ist, läuft Gefahr, falsch verstanden zu werden. Denn die drei Buchstaben f, y und i werden Englisch ausgesprochen, was – besonders bei älteren Kolleginnen und Kollegen – leicht zu Missverständnissen führen kann. „fyi, die Message an den Kunden ist so gut wie raus“ soll einfach nur bedeuten, dass man den Kontakt zu Kunden noch nicht gesucht hat, aber plant, sich bald daran zu kümmern – dabei birgt ein solcher Satz ein großes Potenzial, fehlgedeutet zu werden. Das kann unterm Strich nur heißen, dass man vorsichtig mit gesprochenen Abkürzungen und Akronymen umgehen sollte. Wenn ein Kollege nicht versteht, was mit dem mündlichen „fyi“ gemeint ist und sich nicht nachzufragen traut, entsteht rasch eine unangenehme Situation.

Übrigens ist die Verwendung von „fyi“ intern immer noch besser als nach außen. In aller Regel hat man zu seinen Geschäftspartnern und Kunden ein distanzierteres Verhältnis als zu der Kollegin nebenan, weswegen es nicht immer ratsam ist, in der externen Kommunikation mit derlei Abkürzungen zu hantieren. Möglicherweise fühlen sich Externe von einer solchen Nachricht etwas pikiert, wenn Sie sie ohne weitere Erklärung versenden. Für Kunden und Geschäftspartner sollte man sich durchaus die Zeit nehmen, eine ausführliche Nachricht aufzusetzen und am Ende einen kleinen Vermerk zu platzieren: „Als ergänzende Information habe ich Ihnen den Überblick vom letzten Jahr an diese Mail angehängt.“

Schreibt man die Abkürzung FYI groß oder doch besser klein?

Das können Sie halten, wie Sie es möchten. In vielen Fällen wird die Abkürzung großgeschrieben, wie man das von anderen Beispielen kennt, etwa von politischen Parteien, vom ADAC oder von der „IT“-Abteilung. Es ist aber keine Vorschrift, FYI zu benutzen, fyi ist genauso gut.

Auf eine Schreibweise indes sollten Sie verzichten: auf eine gemischte aus Groß- und Kleinbuchstaben. Das ist absolut unüblich. Achten Sie also darauf. Wenn Sie zum Beispiel ein Tool von Microsoft nutzen, etwa Outlook, und „fyi“ an den Satzanfang stellen, dann macht das Programm bei Kleinschreibung aus dem ersten Buchstaben automatisch eine Majuskel – und schon steht dort ungewollt „Fyi“.

Zusammenfassung für die Nutzung der Abkürzung FYI

Es soll Zeitgenossen geben, die die Verwendung von Abkürzungen nicht sehr attraktiv finden. Auch Anglizismen kommen nicht immer und überall gut an. Und erst die Kombination aus beidem – da winken viele Kollegen bald ab.

Doch es spricht nichts dagegen, das Akronym fyi (oder FYI) hin und wieder zu nutzen. Es gibt in einem Büro nämlich Vorgänge, bei denen die drei Buchstaben den richtigen Grad der Wichtigkeit signalisieren. „Zur Kenntnisnahme“ geht natürlich auch, allerdings klingt das gleich viel offizieller und nach wichtigem Aktenvermerk. Wer fyi in einer E-Mail schreibt oder in einem Messenger-Chat, trifft die Aussage, dass man die Angelegenheit nicht ignorieren sollte, sie aber auch nicht dringend ist.

In vielen Fällen geht es aber auch gar nicht um eine inhaltliche Information, sondern lediglich darum, mal eben mitzuteilen, dass man vielleicht für Rückfragen erst einmal nicht erreichbar ist (Kurzurlaub, Mittagspause, die Gründe können vielfältig sein). Nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz aber erwartet man dann schon, dass der Empfänger der fyi-Nachricht sich damit auseinandergesetzt hat, worum es inhaltlich geht.