Wochenplan: Digital und analog Termine und Aufgaben entspannt planen (7 Tipps inkl. Vorlage)


Was bietet ein Wochenplan, was der Tagesplan und der Jahresplan nicht bieten? Die Antwort ist einfach: Im Wochenplan erfassen Sie die Zeitfenster f├╝r Termine und Aufgaben und haben einen guten ├ťberblick ├╝ber Ihre Arbeitswoche. F├╝r jeden Tag der Woche wissen Sie, welche Aufgaben relevant sind und wo noch Raum f├╝r zus├Ątzliche Erledigungen vorhanden ist.

Ein Wochenplan als ├ťbersicht ├╝ber Terminen und Aufgaben

Diese Methode ist einfach und ausgefeilt zugleich. Sie bietet Ihnen auf dem Weg durch die Woche eine verl├Ąssliche Orientierung: Mit einem Blick sehen Sie, wie es um Ihr Zeitbudget bestellt ist. Damit der Wochenplan auch f├╝r Sie funktioniert, empfehle ich Ihnen folgende Schritte:

Schritt 1 zum Wochenplan: Das richtige System finden

Entscheiden Sie zuerst, ob Sie Ihren Wochenplan lieber aufgrund eines modernen digitalen Kalenders oder ganz klassisch analog erstellen wollen. Dabei helfen Ihnen folgende ├ťberlegungen:

Die beliebteste Variante des digitalen Zeitplaners ist Microsoft Outlook. Das kostenlose Tool geh├Ârt zu vielen Office-Paketen oder kann separat aus dem Internet geladen werden. Outlook wird von den meisten im B├╝ro T├Ątigen f├╝r die Verwaltung von E-Mails und Terminen genutzt. Doch es bietet auch eine Termin- und Aufgabenliste, mit der Sie in Windeseile ein Wochenplan erstellen. Da Outlook in vielen B├╝ros standardm├Ą├čig genutzt wird, k├Ânnen Sie au├čerdem Teile des Kalenders f├╝r andere Teammitglieder freigeben. Damit erleichtern Sie die Planung gemeinsamer Termine.

Eine Methode, wie Sie Ihren Wochenplan mit Outlook erstellen, zeigen wir Ihnen in diesem Video:

Mit der Drag & Drop Funktion k├Ânnen Sie Ihre Wochenplanung ganz einfach in Outlook organisieren und Termine beliebig verschieben.

Der Zeitplaner im papierlosen B├╝ro hat ohne Zweifel Vorteile: Sie erreichen ihn von jedem Ger├Ąt aus und k├Ânnen Teile davon f├╝r Ihre Mitstreiter ├Âffnen. Aufgaben und Termine lassen sich beliebig oft nach verschiedenen Kriterien ordnen. Diese Vorteile erleichtern die ├ťbersicht, solange der Akku reicht und eine funktionierende Verbindung zum Internet besteht. Beim klassischen Zeitplanbuch sind Sie nicht von Stromquellen oder dem Internet abh├Ąngig, um auf Ihre Termine zugreifen zu k├Ânnen. Wenn Sie sich mit dem Zeitplanbuch ├╝ber Jahre ein funktionierendes System erarbeitet haben, m├Âchten Sie sich vielleicht auch nicht umstellen.

Tipp: Entscheiden Sie sich f├╝r eine einzige Methode, anstatt zwischen mehreren zu wechseln. So k├Ânnen Sie sicher sein, dass Sie immer die aktuelle Variante des Wochenplans vor sich haben.

Die folgenden Schritte gelten f├╝r beide Methoden, das klassische Zeitplanbuch und den modernen digitalen Wochenplan.

Schritt 2 zum Wochenplan: Eine Vorlage nutzen

Erstellen Sie eine Vorlage f├╝r Ihren Wochenplan, denn mit Vorlagen k├Ânnen Sie sich sp├Ąter viel M├╝he sparen. Das geht ├╝ber den Computer mit Excel und Word oder per Hand auf einem Blatt Papier, das Sie f├╝r jede Woche kopieren.

Die Vorlage enth├Ąlt je eine Spalte f├╝r jeden Wochentag sowie eine Zeitleiste f├╝r Ihre Arbeitsstunden. Planen Sie f├╝r die Eintr├Ąge genug Platz ein, damit Sie alle Termine und Aufgaben ohne Zeitdruck erledigen k├Ânnen. Sie k├Ânnen auch mit Farben und Symbolen arbeiten ÔÇô alles, was Ihnen beim Visualisieren hilft, ist erlaubt.

Hier sehen Sie ein Vorlage f├╝r die Wochenplanung (Sie k├Ânnen diese Vorlage gerne f├╝r Ihre pers├Ânliche Wochenplanung ├╝bernehmen):

Sie k├Ânnen Ihre Aufgaben auch mit der Personal Kanban Methode planen. Daf├╝r werden alle anstehenden Projekte und Aufgaben auf einem Board visualisiert.

Schritt 3 zum Wochenplan: Die Termine und Aufgaben richtig erfassen

Erstellen Sie den Wochenplan immer Freitags f├╝r die folgende Woche. Welche Termine stehen an? Welche Termine sollten neu terminiert, verschoben oder gestrichen werden? ├ťbertragen Sie alle Termine und Aufgaben aus Ihrem Kalender in den Wochenplan. Tragen Sie die Aufgabe in Ihren Kalender und in Ihren Wochenplan ein. Dann haben Sie den Kopf frei und starten gelassen und orientiert in die neue Woche.┬á Dabei achten Sie auf den Unterschied zwischen beiden:

  • Termine haben ein festes Zeitfenster. Beispiel: Meeting 4. Mai, 14 bis 16 Uhr.
  • Aufgaben haben ein F├Ąlligkeitsdatum. Beispiel: Pr├Ąsentation zur Umsatzentwicklung, Abgabe 4. Mai, 12 Uhr.

Notieren Sie zun├Ąchst die bereits bekannten, festen Termine und F├Ąlligkeiten. Kennzeichnen Sie diese auch mit Symbolen, das erleichtert die ├ťbersicht. Pr├╝fen Sie bei der Gelegenheit auch, welche Termine sich neu festlegen lassen, verschoben oder gestrichen werden k├Ânnen. Den Wochenplan k├Ânnen Sie beispielsweise in einem Foliensichtbuch aufbewahren. Zus├Ątzlich k├Ânnen Sie dort alle notwendigen Dokumente f├╝r Ihre Termine aufbewahren, um alles griffbereit zu haben.

Mit einem Foliensichtbuch lassen sich die Termine vom Wochenplan optimal planen.
Mit einem Foliensichtbuch lassen sich die Termine vom Wochenplan optimal planen.

Aus der Aufgaben├╝bersicht w├Ąhlen Sie diejenigen Aufgaben aus, die Sie jetzt angehen oder weiterf├╝hren wollen. Mit der Priorisierung f├Ąllt diese Auswahl leicht, au├čerdem werden ungeliebte Aufgaben nicht ├╝bersehen.

Schritt 4 zum Wochenplan: Betrachten Sie offene Punkte aus der Vorwoche

Ein wichtiger Punkt im Planungsprozess ist der Wochenabschluss. Schauen Sie sich alle Kalendereintr├Ąge und Punkte der Aufgabenliste an, die Sie sich fu╠łr die abgelaufene Woche vorgenommen hatten: Was erledigt ist, kann gestrichen werden. Was noch offen ist und unbedingt sein muss, kann in die n├Ąchste Woche ├╝bertragen werden. Fragen Sie sich auch, welche Punkte evtl. gestrichen werden k├Ânnen, weil andere Punkte wichtiger sind. Bitte behalten Sie im Hinterkopf, dass die Zeit nie reichen wird, alle denkbaren Aufgaben zu erledigen. Seien Sie mutig! Wenn Punkte ├╝ber mehrere Wochen in Ihrer Wochenplanung auftauchen, aber nicht umgesetzt werden, dann k├Ânnte das ein Indiz daf├╝r sein, dass diese Punkte gestrichen werden sollten.

Bei der Wochenplanung sollten Termine und offene Aufgaben aus der Vorwoche beachtet werden.
Bei der Wochenplanung sollten Termine und offene Aufgaben aus der Vorwoche beachtet werden.

Schritt 5 zum Wochenplan: Das Wichtige zuerst erledigen

Wenn Sie die Liste Ihrer Aufgaben durchgehen, k├Ânnten Sie sofort mit allen gleichzeitig beginnen? Es ist manchmal gar nicht leicht, Aufgaben zu priorisieren. Denn manche Aufgaben sind dringend, andere sind wichtig, auf andere trifft keines der Attribute zu.

Diese Grafik hilft bei der Unterscheidung:

Die Eisenhower Matrix hilft bei der Priorisierung der Aufgaben. Je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgabe wird jeweils eine Handlungsempfehlung gegeben.

Sie haben nun vier Kategorien, von denen zwei in Ihre Zust├Ąndigkeit fallen: Aufgaben, die wichtig und dringend sind und jene, die wichtig, aber nicht dringend sind. Sie beginnen mit den Aufgaben der Kategorie Sofort Erledigen (Eilig und wichtig).

Doch welche der Aufgaben in dieser Kategorie Sie zuerst erledigen sollen, zeigt Ihnen die ├ťbersicht nicht. Hier hilft die 25.000-Dollar-Methode: Wenn Sie nur eine einzige Aufgabe erledigen d├╝rften, welche w├Ąre das? Fragen Sie das bei jeder Aufgabe und f├╝gen Sie diese entsprechend Ihrem Zeitbudget in Ihren Wochenplan ein. Lassen Sie sich dabei von meinem Artikel Wissen, wo der Anfang ist inspirieren lassen.

Schritt 6 zum Wochenplan: Planen Sie die Ma├čnahmen aus den Jahreszielen ein

Bei Jahreszielen handelt es sich regelm├Ą├čig um gr├Â├čere Themen, die in kleinere Ma├čnahmen unterteilt werden m├╝ssen. Welche Ma├čnahmen k├Ânnen/wollen Sie in der kommenden Woche angehen?

Studie mit der AKAD Hochschule

Schritt 7 zum Wochenplan: Das Zeitbudget festlegen

Damit der Wochenplan wirklich eine Orientierung bietet, ist das Zeitbudget sehr wichtig. Planen Sie es pro Aufgabe oder Termin realistisch ein. Multiplizieren Sie die gesch├Ątzte Zeit mit 1,5. Wenn Sie also eine Stunde sch├Ątzen, planen Sie 1,5 Stunden ein. Das sch├╝tzt Sie vor dem ehrgeizigen ÔÇ×Kleinrechnen-EffektÔÇť, dem wir schnell unterliegen, ohne es zu bemerken. Au├čerdem geraten Sie nicht unter Druck, wenn Sie mit der Erledigung doch nicht wie gedacht vorankommen.

Wenn Sie von vornherein das Zeitbudget f├╝r jede Aktivit├Ąt festlegen, haben Sie einen ├ťberblickt ├╝ber die noch freien Zeitfenster. Falls kurzfristige Anfragen von Kollegen oder Kunden kommen, sehen Sie sofort, wann Sie diese erf├╝llen k├Ânnen. Das sch├╝tzt ganz entscheidend vor ├ťberlastung. Denn allzu oft geben wir Zusagen, um dann festzustellen, dass unser Zeitbudget das an dieser Stelle gar nicht erlaubt h├Ątte.

Wenn Sie alle Aufgaben und Termine einhalten m├Âchten, ist ein Wochenplanung der Weg zum Ziel.

Zusatztipps zum Wochenplan: H├╝rden nehmen

Wenn es Aufgaben gibt, die Sie von Woche zu Woche verschieben, kann das verschiedene Gr├╝nde haben. Analysieren Sie Ihren Wochenplan unter folgenden Aspekten:

  • Sind die Aufgaben zu kleinschrittig formuliert, so dass sich daraus zu viele einzelne Aufgaben ergeben? Ôćĺ Fassen Sie mehrere Aufgaben unter einem Titel zusammen.
    Richtwert: Tragen Sie h├Âchstens 50 Aufgaben in Ihren Wochenplan ein.
  • Geht der Blick zu weit in die Zukunft, so dass der eigentliche Wochenplan mehrere Wochen im Voraus enth├Ąlt? Ôćĺ Planen Sie bewusst nur die kommende Woche, falls nichts anderes erforderlich ist.
  • Gibt es dauerhaft zu viele Aufgaben, so dass der ├╝bervolle Wochenplan ein Zeichen von ├ťberforderung ist? Ôćĺ Aufgaben streichen oder delegieren, Unterst├╝tzung anfordern. Oder l├Ąngere Arbeitszeiten akzeptieren.

Ein Wochenplan ist ein sinnvolles Instrument f├╝r das Zeitmanagement. Doch es gibt noch mehr praktikable und einfach anzuwendende Tools.



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