Wie ein Wochenplan dabei hilft, Kopfballast loszuwerden



Heute möchte ich mit Ihnen einen Tipp teilen, der mir besonders in stressigen Zeiten hilft, mich zu ordnen. Es gibt Menschen, die lassen sich von Termindruck und Stress anspornen. Ich gehöre nicht dazu. Wenn ich diffusen Stress empfinde – beispielsweise weil viele Aufgaben anstehen – belastet mich das. Ich habe schon Druck, wo noch gar kein Grund dazu besteht. Damit habe ich mich lange abgefunden, bis mir irgendwann klar wurde, dass ich ein Typ Mensch bin, dem Visualisierung große Erleichterung verschafft. Wenn Sie ähnlich veranlagt sind, wird der folgende einfache Tipp für einen Wochenplan große Erleichterung bringen.

Wochenplan zur Erleichterung
Nutzen Sie einen Wochenplan, um Ihren Büroalltag zu erleichtern.

So funktionierts

Auf den ersten Blick wirkt es nicht besonders spektakulär, einen Wochenplan zu erstellen: Sie ziehen auf einem A4-Blatt im Querformat 5 vertikale und 3 horizontale Linien. Doch diese einfache Maßnahme hat es in sich, Sie werden sehen!

Jede Spalte steht für einen Wochentag, die jeweils obere Zeile für den Vormittag, die mittlere für den Nachmittag und unten tragen Sie Ihre privaten Termine am Abend ein – dazu möchte ich Ihnen auch dringend raten! Nehmen Sie Ihre privaten Termine im Wochenplan genau so ernst wie die geschäftlichen. Alles andere führt zu einer unausgeglichenen Work-Life-Balance und ist nicht gesund.

Nun füllen Sie Ihren Wochenplan, ähnlich wie damals in der Schule Ihren Stundenplan. Hat doch damals schon wunderbar funktioniert, oder? Ich erstelle meinen Wochenplan in 3 einfachen Schritten:

1. Kalendereinträge prüfen

Der Wochenplan ersetzt natürlich nicht Ihren Kalender. Vielmehr gibt er Ihnen eine bessere Übersicht über Zeitpuffer und Ihre Arbeitseffizienz. Tragen Sie also Termine einfach nur knapp ein und planen Sie einen entsprechenden Zeitraum dafür ein – wie das geht, haben uns unsere Grundschullehrer beigebracht.

2. To-Do’s einplanen

Was steht schon lange auf Ihrer To-Do-Liste und wartet sehnlichst darauf, erledigt zu werden? Ich knüpfe mir in der Regel pro Woche mindestens eine Aufgabe vor, die nicht zu meinen Favoriten gehört. Eine Routine, die sehr befriedigend sein kann – nämlich wenn Sie sich im Rückblick Ihre Wochenpläne ansehen und feststellen, dass Sie sich im vergangenen Monat diszipliniert durchgebissen haben.

Extra-Tipp 1

Auch hier spielen private Aufgaben eine Rolle. Der regelmäßige Spaziergang oder gar die Verabredung zum Sport können auch so eine „Krötenaufgabe” sein, die Sie eigentlich gerne streichen würden. Erst einmal dazu aufgerafft, tut sie aber doch gut. Also rate ich Ihnen: Schlucken Sie die Kröte.

Nun haben Sie einen Überblick über Ihre Termine und Zeitfenster, die in der Woche anstehen. Gar nicht so schlimm, wie Sie dachten? So geht es mir auch häufig. Was im Kopf zur Belastung werden kann, wirkt im Wochenplan vielleicht anspruchsvoll, aber gar nicht mehr so tragisch. Die Wahrheit ist nämlich in den meisten Fällen, dass Sie intuitiv ein sehr gutes Gespür für Ihren Wochenplan haben. Sie wissen das nur nicht – oder Sie glauben es sich selbst nicht.
Gehören Sie zu denjenigen Kandidaten, die immer wieder Schwierigkeiten mit der Erstellung ihres Wochenplans haben, dann dürfte Ihnen Schritt 3 helfen.

3. Rückblick und Vorschau

Ein toller Vorteil davon, einen Wochenplan zu erstellen ist, dass Sie für sich ein Wochenfazit ziehen können. Haben Sie alle Aufgaben so geschafft wie geplant? Toll, können Sie dann zukünftig vielleicht sogar noch etwas mehr schaffen? Anders herum können Sie auswerten, woran die Bearbeitung einer Aufgabe gescheitert ist.
Wenn Sie dann für den nächsten Wochenplan erstellen, wissen Sie, welche Voraussetzungen zu Verzögerungen führen können. Entsprechend legen Sie die Aufgaben für die nächste Woche um.

Extra-Tipp 2

Lassen Sie immer ausreichend Zeit für spontane Aufgaben, Anrufe und ganz wichtig – Verschnaufpausen! Wieder bewährt sich der Schulstundenplan: Auch hier wurden die Pausen eingetragen. Das müssen Sie nicht zwangsweise machen, aber ich kann Ihnen sagen, es hilft! Wer arbeitet muss sich ausruhen und das gilt auch für Sie. Beachten Sie die Pausen genau wie Ihre privaten Termine als festen Bestandteil Ihres Wochenplans!

Das bringt der Tipp

Die Woche im Überblick zu haben – mit allen Terminen, Gedanken und To-Dos, kann ein sehr beruhigender Start in die Woche oder ins Wochenende sein. Je nach dem, ob Sie lieber freitags oder montags Ihren Wochenplan erstellen möchten.
Ich persönlich finde zudem den Rückblick auf die Woche sowohl lehrreich als auch befriedigend.

Was im Kopf zur Belastung werden kann, wirkt auf Papier noch anspruchsvoll, aber nicht mehr so tragisch. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Woche? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen!

Übrigens:

Wenn Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz auf den Prüfstand stellen möchten, nutzen Sie die Checkliste "Büro-Kaizen® Arbeitsplatz". Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial. Die Checkliste finden Sie kostenlos im Downloadbereich.



Schlagwörter: ,


Das könnte Sie auch interessieren...
2 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.