Effektive To Do Liste: Wie Sie Ihre Aufgaben organisieren (Vorlagen + Tipps)

Gehören auch Sie zu den Liebhabern von To Do Listen? Dann sind Sie in guter Gesellschaft. Ob privat oder im Büro – die Visualisierung von anstehenden Aufgaben hilft vielen Menschen bei ihrem Zeitmanagement. Mit To Do Listen sind nicht die schnellen Notizen auf der Schreibtischunterlage oder die Post-its am Monitor gemeint. Denn diese helfen uns nicht dauerhaft, sondern verursachen ein Durcheinander von alten und aktuellen Informationen. Was eine To Do Liste ist und wie Sie eine erstellen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Lesedauer ca. 9 Minuten

1. Was ist eine To Do Liste und welchen Zweck erfüllt sie?

Eine To Do Liste enthält die Auflistung von allen Aufgaben mit Termin. Sie wird privat und/oder beruflich genutzt. Kommt die Liste in einem Team zum gemeinsamen Einsatz, enthält sie außer Aufgaben und Terminen auch Angaben darüber, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist.

Ziel und Zweck einer To Do Liste ist es alle Aufgaben in einer übersichtlichen Weise darzustellen, so dass weder der Überblick über anstehende Aufgaben verloren geht noch einzelne Aufgaben vergessen werden. Diese Liste hilft Ihnen ebenfalls bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben und somit bei der Organisation Ihrer Zeit und Ressourcen.

2. Vor- und Nachteile einer To Do Liste

Eine klar strukturierte und aktuelle To Do Liste hat viele Vorteile, andererseits kann diese auch viele Nachteile mit sich bringen, wenn unsere Tipps nicht eingehalten werden. Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Vor- sowie Nachteile aufgeführt.

3. Tipps für Ihre To Do Liste

Mit unseren nachfolgenden Tipps haben Sie nicht nur Ihre anstehenden Aufgaben, sondern auch Ihr Zeitmanagement im Griff.

1. Tipp: Zettelwirtschaft abschaffen

Wenn Sie Ihre To Dos auf mehreren Zetteln, Post-its und Listen verteilen, ist Chaos bereits vorprogrammiert. Aus diesem Grund:

• Entfernen Sie alle Zettel von Pinnwänden, Monitoren und von Ihrer Schreibtischunterlage.
• Legen Sie dabei zwei Stapel an: Aktuelle und veraltete Notizen. Entsorgen Sie alle Zettel mit veralteten Notizen.
• Notieren Sie alle aktuellen Punkte auf ein eigenes Blatt. Nun haben Sie sozusagen den Grundstock Ihrer To Do Liste.

Hinweis: Trennen Sie sich doch probeweise für zwei Wochen von Ihrer Schreibtischunterlage, um Ablenkungen zu reduzieren.

2. Tipp: Pflegen Sie eine Liste

Viele Menschen arbeiten geschäftlich oder privat mit mehreren To Do Listen: Eine für jedes Projekt, eine für das Vorbereiten der nächsten Familienfeier und eine für die Ideen, die sich ganz spontan einstellen. Fassen Sie diese Listen zu einer einzigen zusammen. Diese enthält nur Aufgaben mit Termin. Ideen, also Vorhaben ohne Termin, finden in Ihrer Ideensammlung den richtigen Platz.

Eine einzige To Do Liste für alles zu haben, hat folgende Vorteile:

• Verbessert die Übersicht
• Bessere Planungsmöglichkeit zeitlicher Ressourcen
• Weniger Stress und Verwirrung
• Es ist leichter Prioritäten zu setzen
• Sie vergessen weniger Aufgaben
• Die Überprüfung und Aktualisierung ist einfacher und effizienter

3. Tipp: Die richtige Form finden

Bei der Form gibt es kein richtig oder falsch. Verwenden Sie einfach die Form, die für Sie die Richtige ist. Dabei haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen einer Papier basierten oder einer digitalen Liste. Außerdem unterscheidet man auch in einfache und erweiterte To Do Listen:

Vorlage Einfache To Do Liste

Die einfache Liste eignet sich besonders, wenn Sie sie für sich selbst nutzen. Sie besteht aus der Aufgabe (Beschreibung) und dem Fälligkeitsdatum.

Vorlage erweiterte To Do Liste

Die erweiterte To Do Liste ist die ergänzte Version der einfachen Liste. Diese können Sie auch bei der Zusammenarbeit mit anderen nutzen. Bei Projekten ist es ratsam eine erweiterte Liste zu verwenden, denn laut unserer Arbeitseffizienzstudie laufen rund 39 % der Projekte inhaltlich, kostenmäßig und terminlich nicht wie geplant. Dies kann vor allem an unklaren Absprachen und Problemen bei den Schnittstellen liegen. Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Beratungskunden digitale erweiterte To Do Listen. Wir haben Ihnen hier eine beispielhafte Vorlage, die Sie mit Ihren Angaben ergänzen können.

4. Tipp: Prioritäten setzen

Wenn Sie nun Ihre Aufgaben in die To Do Liste eingetragen haben, kann es passieren, dass Sie nicht wissen, was Sie zuerst tun sollen. Schaffen Sie deshalb eine Reihenfolge, in der das Wichtigste den Vorrang hat. Dabei hilft das Eisenhower-Prinzip. Eisenhower wird nachgesagt, dass er Aufgaben zwischen wichtig und unwichtig, dringend und nicht dringend unterschied. In der folgenden Grafik wird dies anschaulich dargestellt:

• Jede Aufgabe, die Sie näher zu Ihrem Ziel bringt, ist wichtig.
• Aufgaben, mit einem konkreten Termin sind dringend.
• Weitere Aufgaben sind entweder nur wichtig oder nur dringend. In der Grafik sehen Sie, wie Sie mit den Aufgaben aus jeder Kategorie verfahren.

Befinden sich mehrere Aufgaben in der Kategorie A, dann überlegen Sie: Wenn Sie heute nur eine einzige Aufgabe erledigen könnten, welche wäre das? Diese Aufgabe hat die höchste Priorität und wird als erste erledigt. Fahren Sie mit dieser Frage weiter fort, jeder Aufgabe einen Platz zu geben, der ihrer Wichtigkeit entspricht.

Hinweis: In unserem Beitrag zu Zeitmanagement Methoden finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre To Dos priorisieren und Ihre Zeit besser nutzen können.

Falls Sie regelmäßig mehr Aufgaben in Ihrer To Do Liste haben, als Sie schaffen, kann es an diesen Gründen liegen:

1. Die Aufgaben sind zu kleinteilig formuliert.
   Lösung: Fassen Sie mehrere Arbeitsschritte zusammen.
2. Manche Aufgaben haben noch keinen festen Termin.
   Lösung: Legen Sie diese Vorhaben im Ideenordner ab.
3. Ihr Pensum ist zu groß.
   Lösung: Überprüfen Sie, wo sich Aufgaben reduzieren lassen. Gehen Sie auf Fehlersuche, allein oder, noch besser, gemeinsam mit Ihrem Team. In meinem Artikel Überlastungsanzeige? Fehlanzeige! gebe ich Ihnen dafür eine Reihe von bewährten Tipps, wie Sie die Büroorganisation und das Zeitmanagement verbessern können – für Ihren Arbeitsplatz oder für die ganze Abteilung.

5. Tipp: Post-it und Pizzaschachtel

Ein Tool, das sich für die tägliche oder wöchentliche To Do Liste eignet, ist Personal-Kanban. Wenn Sie gern mit Visualisierungen arbeiten, werden Sie diese einfache Methode lieben. Das japanische Wort „Kanban“ bedeutet „Signal“. Als Signal dienen beim Personal-Kanban verschiedenfarbige Post-its.

In nur 6 Schritten lernen Sie, wie Sie Personal-Kanban einrichten und anwenden:

1. Besorgen Sie sich eine große Pappe oder einen unbenutzten Pizza-Karton, den Sie auseinander falten. Möglich ist auch ein Whiteboard, ein großes Brett oder ein Bogen Flipchart-Papier, den Sie an die Wand pinnen. Außerdem legen Sie einen kräftig schreibenden Stift bereit sowie Post-its in mindestens vier Farben.
2. Legen Sie drei Spalten an
   1. Eine breite Spalte: To Dos
   2. Eine schmale Spalte: Tagesaufgaben
   3. Eine breite Spalte: Erledigt
3. Ordnen Sie jedem Projekt eine Farbe der Post-its zu. Schreiben Sie jede Aufgabe eines Projekts auf eine farblich passende Post-it. So sehen Sie auf einen Blick welche Aufgaben zu welchem Projekt gehören.
4. Wählen Sie am Morgen eines Tages die Aufgaben aus, die Sie heute erledigen. Platzieren Sie die Post-its mit den jeweiligen Aufgaben in der Spalte „Tagesaufgaben“.
5. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, hängen Sie das entsprechende Post-it von der Spalte „Tagesaufgaben“ in die Spalte „Erledigt“.
6. Nicht erledigte Aufgaben wechseln ihren Platz aus der Spalte „Tagesaufgaben“ zurück in die Spalte „To Dos“.

Hinweis: Bleiben Aufgaben immer wieder unerledigt, schauen Sie sich diese genau an. Überlegen Sie, was Sie benötigen, um diese Aufgaben zu lösen.

6. Tipp: Nutzen Sie ein Besprechungsprotokoll

Bei Besprechungen und Teammeetings sollten Sie ebenfalls eine To Do Liste führen. Hier empfiehlt sich eine Sonderform der To Do Liste zu nutzen: Das Besprechungsprotokoll. In unserem Beratungsalltag stellen wir immer wieder fest, dass die wenigsten Unternehmen ein Besprechungsprotokoll nutzen, dadurch nehmen die Besprechungen immer weiter zu.

Aus diesem Grund ist es eine der wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft, ihren Mitarbeitern zeitliche Freiräume zu schaffen, in denen sie ihre To Dos abarbeiten können. Denn stetig wachsende To Do Listen sind vielfach der Ursprung von Frustration bei den Mitarbeitern. Deshalb legen wir bei unseren Beratungsprojekten immer auch einen Schwerpunkt auf die Vereinbarung von Spielregeln als Basis für effiziente Besprechungen, strukturierte Projektarbeit und konsequente Abarbeitung der To Do Listen.

4. To Do Listen Apps

Es gibt verschiedene Apps und Möglichkeiten eine To Do Liste darzustellen. Wir stellen Ihnen nachfolgend ein paar Apps vor.

Excel

Wenn Sie eine übersichtliche Tabelle oder Liste mit Ihren To Dos erstellen möchten, können Sie das ganz unkompliziert mit Excel. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie hier:

1. Öffnen Sie Microsoft Excel
2. Tragen Sie in das leere Tabellenblatt oben die Spaltenbezeichnungen ein (hier: Nr.; Aufgabe; Verantwortliche Person; Fälligkeitsdatum; Status)
3. Gehen Sie nun im Registermenü zum Menüpunkt → Start in den Bereich → Schriftart und wählen Sie → alle Rahmenlinien aus
4. Navigieren Sie im Registermenü zu → Ansicht
5. Wählen Sie unter → Fenster fixieren die Einstellung → Oberste Zeile fixieren aus. Dadurch können Sie ganz einfach in Excel Zeilen fixieren und die Übersicht behalten.
6. Füllen Sie nun die Excel Tabelle mit allen Angaben zu Ihren Aufgaben

Tipp: Sie können mit Hilfe von Dropdown-Listen in Excel z. B. nach dem Status, verantwortliche Personen etc. filtern.

Word

Sie würden für Ihre To Do Liste gern eine Software nutzen, doch Excel ist Ihnen zu kompliziert? Dann testen Sie doch einfach Microsoft Word. So legen Sie eine To Do Liste in Microsoft Word an:

1. Öffnen Sie ein Dokument.
2. Gehen Sie auf Registerkarte → Einfügen.
3. Klicken Sie auf → Tabelle.
4. Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf → Tabelle einfügen.
5. In dem geöffneten Fenster legen Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen fest.
6. Um die Zeilen und Spalten zu ändern, tätigen Sie einen Doppelklick in Ihrer Tabelle und navigieren Sie anschließend oben im Menü zu → Layout (Tabelle).

Die Reihenfolge der Zeilen ändern Sie so:

1. Tätigen Sie einen Doppelklick in Ihrer Tabelle
2. Navigieren Sie in der Registerkarte zu → Layout (Tabelle)
3. Klicken Sie auf → Sortieren
4. Tätigen Sie Ihre Angaben wonach Sie sortieren möchten. Achtung: Geben Sie unten bei „Meine Liste enthält“ → Überschrift an, sonst wird Ihre Leiste mit den Überschriften ebenfalls umsortiert.

Tipp: Sie können die To Do Liste in Word im Ganzen ausdrucken oder nur bestimmte Abschnitte wählen.

OneNote

Während Sie sich in OneNote Notizen machen, kann es schnell passieren, dass Ihnen eine Aufgabe einfällt. Dieses To Do direkt in OneNote zu erstellen, ist hierbei die einfachste und schnellste Methode. Eine To Do Liste in OneNote können Sie entweder:

• mit Aufgabenkategorie erstellen
• als Outlook-Aufgaben erstellen

To Do Liste mittels Aufgabenkategorie

Eine To Do Liste in OneNote, die mit Aufgabenkategorie erstellt wurde, macht auch dann Sinn, wenn Sie das OneNote Notizbuch teilen. So haben alle Mitglieder dieses Notizbuchs Zugriff auf diese Aufgaben und können diese Dank der Funktion → Aufgabenkategorie abhaken, diese erstellt bei den Aufgaben eine Checkbox. Wenn Sie diese Liste in OneNote für sich selbst nutzen, können Sie diese entweder digital abhaken oder die To Do Liste ausdrucken und manuell abhaken.

To Do Liste mittels Outlook-Aufgaben

Die To Do Liste in OneNote, die mit der Funktion → Outlook-Aufgaben erstellt wurde, macht nur Sinn, wenn Sie diese für Ihr eigenes Zeitmanagement nutzen. Diese Funktion verknüpft eine in OneNote erstellte Aufgabe mit der Aufgabenliste in Outlook. So arbeiten Sie weiterhin mit nur einer Aufgabenliste. Egal, ob Sie das To Do in OneNote oder Outlook abhaken, wird dies mit dem jeweiligen anderen Programm synchronisiert.

Outlook

Eine weitere Möglichkeit ist die Aufgabenliste in Outlook, die Sie für Ihre eigenen To Dos verwenden können. Sie kann Ihnen die Arbeit noch weiter erleichtern; zum Beispiel, indem Sie Aufgaben direkt aus E-Mails erstellen. In unserem Blogbeitrag zu „Outlook Aufgaben“ erfahren Sie, wie Sie Aufgaben in Outlook erstellen, anzeigen oder delegieren können. Da Outlook ein sehr beliebtes Tool ist, arbeiten immer mehr Menschen damit. Hier sehen Sie unser Video mit 5 Tipps für die perfekte Aufgabeliste:

Top 5 Tipps für die To Do-Liste, die jeder kennen sollte!

(Dauer 07:43 Minuten)

Microsoft To Do

Mit Microsoft To Do haben Sie ein Aufgabentool von Microsoft 365, das sowohl Aufgaben aus Outlook als auch vom Planner anzeigt. Die To Dos von Outlook als auch vom Planner können dort direkt angezeigt und bearbeitet werden. Wir bei Büro-Kaizen nutzen Microsoft To Do meistens zur Aufgabenerstellung von unterwegs. Dabei haben Sie die Möglichkeit in dieser App zwischen verschiedenen Listen zu wechseln und solche auch anzulegen.

Planner

Wir empfehlen unseren Beratungskunden oftmals die Integration des Planners in Microsoft Teams. So haben Sie in Ihren einzelnen Teams jeweils auch ein Aufgabenboard zur Verfügung. So können Sie Ihre eigenen und die Aufgaben Ihres Teams auf einem Planner Task-Board abbilden. Auch bietet Teams eine App an, die die Aufgaben von Planner und To Do gemeinsam abbildet: Tasks von Planner und To Do.

5. Video: Welche App für To Do Listen?

Wenn Sie sich noch nicht entschieden haben, welches Tool Sie für Ihre digitale To Do Liste verwenden sollen, dann empfehlen wir Ihnen dieses Video:

✅ Aufgaben in Microsoft 365: Welches Tool wann nutzen?

(Dauer 08:55 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Zuordnung der verschiedenen Tools 00:19
3. Outlook-Aufgaben 01:04
4. Microsoft To Do 02:23
5. Wann Outlook und wann To Do? 03:54
6. Microsoft Planner 04:48
7. Tasks von Planner und To Do 06:15
8. Microsoft Project 07:14
9. Übersicht 08:12 

6. Fazit

Sie sehen, eine To Do Liste ist mehr als eine einfache Aufzählung von Dingen, die erledigt werden müssen. Wenn Sie sich nicht sofort für eine Methode entscheiden können, dann probieren Sie doch einfach nacheinander verschiedene To Do Listen aus. Wählen Sie diejenige, die Sie am besten bei Ihrem Zeitmanagement unterstützt.