Tu es und vergiss es: 4 Tipps für Ihre Todo-Liste



Sie könnte eine echte Arbeitshilfe sein - und ist doch viel zu oft ein Quell ständigen schlechten Gewissens und daraus entstehender schlechter Stimmung: Die Todo-Liste.

Die findet sich auf Zetteln, Schreibtischunterlagen und im Smartphone. Sie klemmt im Kalender, unter der Kaffeetasse oder hängt an der Pinnwand. Wer sie anlegt, erhofft sich von ihr eine Erleichterung seiner Arbeitsplanung – doch leider ist oft das Gegenteil der Fall, denn allzu schnell geht die Übersicht verloren und unerledigte Aufgaben erzeugen Druck.

Dabei ist die Todo-Liste ein Arbeitsmittel, das wirklich sinnvoll ist; vorausgesetzt, wir verstehen es, damit umzugehen. Mit meinen 4 Tipps erschließen Sie sich eine Arbeitshilfe, die Sie wirklich unterstützt.

INHALTSVERZEICHNIS

Tipp 1: Monitor und Schreibtischunterlagen

Wahrscheinlich haben Sie es schon gemerkt: Post-its mit Notizen am Monitor und rasch gekritzelte Vermerke auf der Schreibtischunterlage tun der Übersicht gar nicht gut. Falls Sie mangels einer besseren Alternative noch damit arbeiten, dann empfehle ich Ihnen, all diese Notizen – sofern noch gültig – auf ein einziges Notizblatt zu übertragen. Alle losen Zettel und Ihre Schreibtischunterlage können Sie nun entsorgen.

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Die Todo-Liste auf der Schreibunterlage – lenkt vom Arbeiten ab und behindert die Übersicht.
Kurz-Tipp: Wagen Sie für einige Zeit den Verzicht auf Ihre Schreibtischunterlage – Sie könnten sich an das ablenkungsfreie Arbeiten in kurzer Zeit gewöhnen. Warum das so ist, lesen Sie hier:

Tipp 2: Eine für alle

Gehören Sie zu den Büroarbeitern, die mehrere Todo-Listen führen? Eine für tägliche Aufgaben, eine für Projektaufgaben und eine für Ideen? Und mitten drin stehen die Termine? Leicht können Sie so die Übersicht verlieren. Denn wenn Sie mehrere Listen führen, muss unweigerlich ein Durcheinander entstehen, das Sie bremst, anstatt Sie zu unterstützen.

Listen-Tipp: Führen Sie eine einzige Todo-Liste, in der Sie Ihre Aufgaben mit Terminierung vermerken.

Achtung: Nur Aufgaben mit Termin finden den Weg in die Todo-Liste. Termine gehören in den Terminkalender, Ideen in den Ideenordner.

Beispiele:
  • Aufgabe: Jahresabschluss erstellen bis 15. Januar.
  • Termin: Präsentation 15. Januar, 15.00 Uhr.
  • Idee: Buch schreiben „Alles über Todo-Listen“, kein Termin
Ideen-Tipp: Wie Sie Ideen vor dem Vergessen bewahren und ihnen stattdessen ein Zuhause geben, beschreibe ich Ihnen in meinem Artikel Nice to have. Nun geht es weiter mit den Todo-Listen. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten – hier stelle ich Ihnen die bekanntesten vor:

Excel oder Word

Das beliebte Tabellenprogramm Microsoft Excel bietet die Möglichkeit, eine Tabelle ganz nach dem eigenen Bedürfnis zu gestalten, zum Beispiel mit fünf Spalten:
  • Datum
  • Thema
  • Aufgabe
  • Termin
  • Erledigt am
Wenn Sie zusätzlich noch ein Stichwort vergeben, finden Sie mit Hilfe der Suchfunktion einen benötigten Eintrag sofort. Außerdem können Sie die Zeilen beliebig sortieren und die Größe der Tabellenfelder (Zellen) individuell anpassen. Ähnlich können Sie die Tabellenfunktion von Microsoft Word verwenden:
    1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Einfügen“
    2. Klicken Sie auf „Tabelle“
    3. Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf „Tabelle einfügen“
    4. In dem sich öffnenden Fenster legen Sie nun die Anzahl der Spalten und Zeilen fest
Wenn Sie die Reihenfolge der Zeilen ändern wollen, gehen Sie so vor:
    1. Registerkarte Start
    2. Feld: Sortieren
    3. Auswahl der Sortierkategorie, zum Beispiel: Datum
Tipp: Sie können sich Ihre Todo-Liste pro Tag ausdrucken oder im Ganzen vor sich liegen haben.

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Die Todo-Liste im Computer ist praktisch und beliebt.
Es geht auch komfortabler, schauen Sie mal hier:

Outlook und OneNote

Das Schöne an Outlook ist, dass es uns einen Teil der Arbeit abnimmt. Zum Beispiel ist es wirklich komfortabel, aus einer E-Mail eine Aufgabe und einen Termin zu erstellen:
    1. E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken.
    2. Mit gedrückter rechter Maustaste die E-Mail auf das Symbol „Aufgaben“ ziehen.
    3. Maustaste loslassen. Im Kontextmenü den Befehl „Hierher kopieren aus Aufgabe mit Anlage“ wählen.

Download-Tipp für Eilige: Mit den 10 Tipps für eine effiziente Outlook-Aufgabenliste haben Sie Ihre Todo-Liste in Outlook minutenschnell erstellt. Laden Sie sich die Tipps gleich herunter – natürlich kostenlos – und erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie schriftlich denken oder große Projekte in Teilaufgaben zerlegen. Eine für alle! Erste Regel für die erfolgreiche Arbeit mit der Todo-Liste. Klick um zu Tweeten
Die Todo-Liste in Outlook bietet sich für Sie an, wenn Sie Ihre E-Mails bereits über Outlook verwalten. Die Dokumentation der Aufgaben lässt sich mit OneNote wunderbar durchführen. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook mit OneNote verknüpfen können:

Tipp 3: Post-it und Pizzaschachtel

Ein Toll, das sich für die tägliche und wöchentliche Todo-Liste eignet, ist Personal-Kanban. Wenn Sie gern mit Visualisierungen arbeiten, werden Sie diese einfache und motivierende Methode lieben.

Das japanische Wort „Kanban“ bedeutet „Signal“. Als Signale dienen beim Personal-Kanban Post-its, auf denen Sie jeweils eine Aufgabe notieren.

Und so geht’s:

1. Besorgen Sie sich einen unbenutzten Pizza-Karton und falten ihn auseinander. Alternativ können Sie auch ein Whiteboard, ein großes Brett oder einen Bogen Flipchartpapier verwenden, den Sie an die Wand pinnen. Außerdem einen kräftig schreibenden Stift und Post-ist in mindestens vier Farben.
2. Legen Sie drei Spalten an:
  • Eine breite Spalte: To-dos
  • Eine schmale Spalte: Tagesaufgaben
  • Eine breite Spalte: Erledigt
3. Schreiben Sie alle Aufgaben eines Projektes einzeln auf Post-its einer Farbe.
4. Ordnen Sie die Post-its nach Projekt.
5. Wählen Sie am Morgen eines Tages die Aufgaben aus, die Sie heute bearbeiten wollen. Hängen Sie die Post-its mit den jeweiligen Aufgaben in die Spalte „Tagesaufgaben“.
6. Erledigte Aufgaben wandern in die Spalte „Erledigt“.
7. Nicht erledigte Aufgaben wechseln ihren Platz von der Spalte „Tagesaufgabe“ zurück in die Spalte „To-dos“.

Aufgaben, die immer wieder als unerledigt in die erste Spalte wandern, sollten Sie sich genau ansehen und überlegen, was Sie benötigen, um sie lösen zu können.

Praktischer Download-Tipp: Wofür Sie Personal-Kanban einsetzen und wie Sie es zu Ihrem ganz persönlichen Effizienz-Turbo machen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Download.

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Todo-Liste mit Personal-Kanban: Motivierende Visualisierung der Erfolge.
Wenn Sie Personal-Kanban einige Zeit getestet haben, werden Sie die Vorteile schnell entdecken:
  • Bessere Übersicht über Ihre To-dos.
  • Motivation durch Visualisierung der erledigten Aufgaben.
  • „Unlösbare“ Aufgaben zeigen sich nach einiger Zeit deutlich.
  • Durchlaufzeiten für Ihre Projekte verringern sich.
Sie fragen sich, wie Sie entscheiden, welche Aufgaben die höchste Priorität haben? Das ist in der Tat manchmal nicht einfach, denn jede einzelne scheint die wichtigste zu sein. Hier hilft die 25.000-Dollar-Methode:

Tipp 4: 25.000 Dollar für ein To-do

Die Geschichte hinter der Methode, die mit diesem Namen in die Geschichte eingegangen ist, liest sich faszinierend: Charles Schwab, Präsident von Bethlehem Steel, schickte seinem Coach und Unternehmensberater Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar – für nur einen einzigen Tipp. Charles Schwab bezeichnete diesen Tipp als den gewinnbringendsten seiner gesamten Unternehmerkarriere. Und hier ist er:

Erledigen Sie heute zuerst die Aufgabe, die Sie anpacken würden, wenn Sie nur eine einzige Aufgabe lösen dürften.

Von den Aufgaben, die nun noch in Ihrer Liste stehen, erledigen Sie wieder die Aufgabe, die Sie lösen würden, wenn es nur eine einzige sein dürfte.

Vergeben Sie die Prioritäten für jeden Tag neu.

Wie Sie diese Methode mit Outlook verknüpfen, zeige ich Ihnen in diesem Video:



Test-Tipp: Mit dem folgenden kostenlosen Tool können Sie testen, wie effizient Ihre Aufgabenverwaltung bereits ist – und wo sich noch Effizienz-Potential verborgen hält. Fordern Sie sich dieses Testinstrument gleich an:

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Und Sie?

Wie arbeiten Sie mit der Todo-Liste? Schätzen Sie die Liste aus Papier oder arbeiten Sie am Bildschirm? Nutzen Sie schon Outlook – oder konnte ich Sie mit meinen Tipps so neugierig machen, dass Sie Lust auf eine neue Form der Aufgabenverwaltung haben? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Hier habe ich noch einige Tipps für Sie, mit denen Sie entspannter und erfolgreicher arbeiten können:

E-Mail-Flut und kein Ende – so stöhnen viele Büroarbeiter Tag für Tag. Längst haben wir – so scheint‘s – die Kontrolle über das ständige Blinken und Klingeln unseres elektronischen Posteingangs verloren. Mit hängendem Kopf widmen wir uns den E-Mails, wann immer sie uns ereilen.

Geht es Ihnen auch so? Dann sagen Sie dem E-Mail-Stress ade und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang sofort zurück! In unserem Downloadcenter steht mein erfolgreiches E-Book für Sie bereit – natürlich kostenlos.

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Sie können sich noch nicht recht anfreunden mit der Vorstellung, ohne Schreibunterlage zu arbeiten? Das verstehe ich, deshalb empfehle ich Ihnen einen Artikel, der Ihnen womöglich Lust auf genau diese Veränderung macht: Tolle Aussicht

Sie haben Lust auf elektronische Todo-Listen, doch in der obigen Aufzählung war noch nichts für Sie dabei? Dann empfehle ich Ihnen meinen Artikel: Todo-Listen ohne Haken Hier stelle ich Ihnen praktische und einfach anzuwendende Programme vor, auch für Ihren Mac. Außerdem finden Sie hier auch ein Video mit 5 Tipps, wie Sie mit Outlook den Überblick über Ihre Aufgaben behalten.


Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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