Ihr Zeitmanagement mit To-do-Listen: 5 effektive Tipps

19. Februar 2020

Gehören auch Sie zu den Liebhabern von To-do-Listen? Dann sind Sie in guter Gesellschaft. Ob privat oder im Büro – die Visualisierung von anstehenden Aufgaben hilft vielen Menschen bei ihrem Zeitmanagement.

Mit To-do-Listen sind nicht die schnellen Notizen auf der Schreibtischunterlage oder die Post-its am Monitor gemeint. Denn diese helfen uns nicht dauerhaft, sondern verursachen ein Durcheinander von alten und aktuellen Informationen.

Vielleicht haben Sie das schon bemerkt und für sich daraus geschlossen, das To-do-Listen nichts bringen? Doch anstatt sich entmutigt von allen weiteren Versuchen zurückzuziehen: Schaffen Sie sich mit meinen 5 Tipps eine Arbeitshilfe für Ihr Zeitmanagement, die wirklich funktioniert.

Eine To-do-Liste enthält die Auflistung von Aufgaben mit Termin. Sie wird privat oder beruflich genutzt. Kommt die To-do-Liste in einem Team zum gemeinsamen Einsatz, enthält sie außer Aufgaben und Terminen auch Angaben darüber, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist.

1. Tipp für Ihre To-do-Liste: Zettelwirtschaft abschaffen

Dieser Tipp klang weiter oben schon an:

  • Entfernen Sie alle Zettel von Pinnwänden, Monitoren und von Ihrer Schreibtischunterlage.
  • Legen Sie dabei zwei Stapel an: Aktuelle und veraltete Notizen. Entsorgen Sie alle Zettel mit veralteten Notizen
  • Notieren Sie alle aktuellen Punkte auf ein eigenes Blatt. Nun haben Sie sozusagen den Grundstock Ihrer To-do-Liste.
Die Schreibtischunterlage ist eine untaugliche To-do-Liste.

Zusatz-Tipp: Trennen Sie sich doch probeweise für zwei Wochen von Ihrer Schreibtischunterlage, um Ablenkungen zu reduzieren. In meinem Artikel zum Thema Schreibtischunterlage zeige ich Ihnen, wie Sie Notizen sinnvoller festhalten und wichtige Informationen auch ohne Schreibtischunterlage griffbereit platzieren.

2. Tipp für Ihre To-do-Liste: Eine für alle

Viele Menschen arbeiten geschäftlich oder privat mit mehreren To-do-Listen: Eine für jedes Projekt, eine für das Vorbereiten der nächsten Familienfeier und eine für die Ideen, die sich ganz spontan einstellen.

Fassen Sie diese Listen zu einer einzigen zusammen. Diese enthält nur Aufgaben mit Termin. Ideen, also Vorhaben ohne Termin, finden in Ihrem Ideenordner den richtigen Platz. Wie der Ideenordner funktioniert, zeige ich Ihnen in meinem Artikel Ideensammlung für alle Fälle.

Zurück zur To-do-Liste. Ich schlage Ihnen folgende Gliederung vor:

  • Datum
  • Thema
  • Aufgabe
  • Verantwortlicher (bei To-do-Listen von Teams)
  • Termin
  • Dauer
  • Erledigt am

3. Tipp für Ihre To-do-Liste: Die richtige Form finden

Für die einfachste Form der To-do-Liste eignet ein großes Blatt im Querformat. Der Vorteil: Sie sind unabhängig von der Technik. Nachteil: Diese To-do-Liste ist unveränderbar, die Punkte können nicht sortiert werden und die Liste selbst können Sie leicht verlegen. Sind Korrekturen nötig, muss der alte Text gestrichen werden und der neue lesbar eingefügt werden. Das geht oft zu Lasten der Lesbarkeit.

Sie würden für Ihre To-do-Liste gern eine Software nutzen, doch Excel ist Ihnen zu kompliziert? Dann testen Sie doch einfach Microsoft Word für Ihre To-do-Liste:

So legen Sie eine To-do-Liste in Microsoft Word an

  1. Öffnen Sie ein Dokument.
  2. Gehen Sie auf Registerkarte „Einfügen“.
  3. Klicken Sie auf „Tabelle“
  4. Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf „Tabelle einfügen“.
  5. In dem geöffneten Fenster legen Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen fest.
  6. Um die Zeilen und Spalten zu ändern, gehen Sie mit dem Cursor auf die Tabelle und betätigen den Rechtsklick. Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü mit verschiedenen Befehlen.

Die Reihenfolge der Zeilen ändern Sie so:

  1. Registerkarte Start
  2. Feld: Sortieren
  3. Auswahl der Sortierkategorie, zum Beispiel: Datum

Nun brauchen Sie wirklich nur noch diese eine Liste und können sich die benötigte Auswahl, zum Beispiel Datum, Thema oder Termin, anzeigen lassen.

Zusatztipp: Sie können die To-do-Liste in Word im Ganzen ausdrucken oder nur bestimmte Abschnitte wählen.

Eine weitere Möglichkeit ist die To-do-Liste in Outlook. Sie kann Ihnen die Arbeit noch weiter erleichtern; zum Beispiel, indem Sie Aufgaben direkt aus E-Mails erstellen.

Da Outlook ein sehr beliebtes Tool ist, arbeiten immer mehr Menschen damit. Hier sehen Sie ein Video mit 5 Tipps für die perfekte Aufgabeliste:

Eine To-do-Liste in Outlook macht das Zeitmanagement effektiver.

4. Tipp für Ihre To-do-Liste: Prioritäten setzen

Wenn Sie nun Ihre Aufgaben in die To-do-Liste eingetragen haben, kann es passieren, dass Sie nicht wissen, was Sie zuerst tun sollen. Schaffen Sie deshalb eine Reihenfolge, in der das Wichtigste den Vorrang hat. Dabei hilft das Eisenhower-Prinzip. Eisenhower wird nachgesagt, dass er Aufgaben zwischen wichtig und unwichtig, dringend und nicht dringend unterschied. In der folgenden Grafik wird dies anschaulich dargestellt:

Das Eisenhower-Prinzip dient der Priorisierung der Aufgaben.
  • Jede Aufgabe, die Sie näher zu Ihrem Ziel bringt, ist wichtig.
  • Aufgaben, mit einem konkreten Termin sind dringend.
  • Weitere Aufgaben sind entweder nur wichtig oder nur dringend. In der Grafik sehen Sie, wie Sie mit den Aufgaben aus jeder Kategorie verfahren.

Befinden sich mehrere Aufgaben in der Kategorie A, dann überlegen Sie: Wenn Sie heute nur eine einzige Aufgabe erledigen könnten, welche wäre das?

Diese Aufgabe hat die höchste Priorität und wird als erste erledigt. Fahren Sie mit dieser Frage weiter fort, jeder Aufgabe einen Platz zu geben, der ihrer Wichtigkeit entspricht.

Falls Sie regelmäßig mehr Aufgaben in Ihrer To-do-Liste haben, als Sie schaffen, kann es an diesen Gründen liegen:

  1. Die Aufgaben sind zu kleinteilig formuliert.
    Lösung: Fassen Sie mehrere Arbeitsschritte zusammen.
  2. Manche Aufgaben haben noch keinen festen Termin.
    Lösung: Legen Sie diese Vorhaben im Ideenordner ab.
  3. Ihr Pensum ist zu groß.
    Lösung: Überprüfen Sie, wo sich Aufgaben reduzieren lassen. Gehen Sie auf Fehlersuche, allein oder, noch besser, gemeinsam mit Ihrem Team. In meinem Artikel Überlastungsanzeige? Fehlanzeige! gebe ich Ihnen dafür eine Reihe von bewährten Tipps, wie Sie die Büroorganisation und das Zeitmanagement verbessern können – für Ihren Arbeitsplatz oder für die ganze Abteilung.

5. Tipp für Ihre To-do-Liste: Post-it und Pizzaschachtel

Ein Tool, das sich für die tägliche oder wöchentliche To-do-Liste eignet, ist Personal-Kanban. Wenn Sie gern mit Visualisierungen arbeiten, werden Sie diese einfache Methode lieben. Das japanische Wort „Kanban“ bedeutet „Signal“. Als Signal dienen beim Personal-Kanban verschiedenfarbige Post-its.

In nur 6 Schritten lernen Sie, wie Sie Personal-Kanban einrichten und anwenden:

  1. Besorgen Sie sich eine große Pappe oder einen unbenutzten Pizza-Karton, den Sie auseinander falten. Möglich ist auch ein Whiteboard, ein großes Brett oder ein Bogen Flipchart-Papier, den Sie an die Wand pinnen. Außerdem legen Sie einen kräftig schreibenden Stift bereit sowie Post-its in mindestens vier Farben.
  2. Legen Sie drei Spalten an

    • Eine breite Spalte: To-dos
    • Eine schmale Spalte: Tagesaufgaben
    • Eine breite Spalte: Erledigt

  3. Ordnen Sie jedem Projekt eine Farbe der Post-its zu. Schreiben Sie jede Aufgabe eines Projekts auf eine farblich passende Post-it. So sehen Sie auf einen Blick welche Aufgaben zu welchem Projekt gehören.
  4. Wählen Sie am Morgen eines Tages die Aufgaben aus, die Sie heute erledigen. Platzieren Sie die Post-its en mit den jeweiligen Aufgaben in der Spalte „Tagesaufgaben“.
  5. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, hängen Sie das entsprechende Post-it von der Spalte „Tagesaufgaben“ in die Spalte „Erledigt“.
  6. Nicht erledigte Aufgaben wechseln ihren Platz aus der Spalte „Tagesaufgaben“ zurück in die Spalte „To-dos“.

Tipp: Bleiben Aufgaben immer wieder unerledigt, schauen Sie sich diese genau an. Überlegen Sie, was Sie benötigen, um diese Aufgaben zu lösen.

Sie möchten mehr über Personal-Kanban wissen? Dann klicken Sie auf die unten stehende Grafik und holen Sie sich aus unserem Downloadcenter kostenlos eine ausführliche Anleitung zu diesem praktischen Tool:

Die To-do-Liste mit Personal-Kanban organisieren: Alle Aufgaben auf einen Blick.

Sie sehen, eine To-do-Liste ist mehr als eine einfache Aufzählung von Dingen, die erledigt werden müssen. Wenn Sie sich nicht sofort für eine Methode entscheiden können, dann probieren Sie doch einfach nacheinander verschiedene To-do-Listen aus. Wählen Sie diejenige, die Sie am besten bei Ihrem Zeitmanagement unterstützt.



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2 Kommentare
  • Hi, coole Tipps.Mein Problem ist eher, dass ich ständig vergesse auf die To Do Liste zu schauen und stattdessen mit irgendwas in den Tag starte, dass ich gerade im Kopf habe oder etwas was aufpoppt sobald ich am Schreibtisch sitze (vermeintlich wichtige E-Mail etc…

    • Hallo Stephano,
      super, dass Dir die Tipps gefallen. Es hilft auch enorm Benachrichtigungen auszuschalten, um solche Störungen/Ablenkungen zu vermeiden. Dazu auch hier im YouTube Video in Tipp 7 mehr. Zudem helfen klare Routinen zur Tages-/Wochenplanung.

      Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Umsetzung und sende liebe Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle


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