Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz: Wie Sie in nur drei Schritten das Chaos beseitigen



Sie kennen das: kaum haben Sie aufgeräumt, liegt der Schreibtisch schon wieder voll mit Zeug. Und wenn dann jemand aus Versehen den Kaffeebecher umstößt, kann das ziemlich böse enden. Also räumen Sie wieder auf, und nur drei Tage später geht’s wieder von vorne los. Sie finden nichts, Sie brauchen immer länger für einen Vorgang, und das Chaos nimmt kein Ende.

Was ist das Problem

Chaos im Büroalltag ist aber nicht nur schlecht für Ihre Laune. Zwar gibt es ein paar seltene Exemplare, die selbst im größten Durcheinander noch einigermaßen zuverlässig arbeiten können. Doch die meisten werden dadurch immer langsamer, denn sie müssen immer öfter irgendetwas suchen, sich Platz schaffen, wieder etwas suchen und so geht es immer weiter.
Da leiden die Qualität der Arbeit und die Effizienz derart, dass manche Vorgänge die doppelte oder noch mehr Zeit benötigen und am Ende sehr viel häufiger Fehler aufweisen als sie sollten. Doch nicht nur das – Sie verspüren selbst nach Feierabend noch eine innere Unruhe, die eine Entspannung schier unmöglich werden lässt.
Höchste Zeit, das Chaos für immer zu besiegen!

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Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz? Scheint hier einer sehr eigenen Definition zu unterliegen.

So funktioniert es

„Für immer?“, höre ich sie fragen. Das klingt nach einem ganz schön großen Versprechen, um es wirklich einzuhalten, ich weiß. Diese Zweifel bekomme ich immer wieder mal zu hören. Besonders von Menschen, die ihr Chaos schon viele Jahre lang nicht in den Griff bekommen.
Aber glauben Sie mir, ich wäre schon längst in eine andere Branche gewechselt, wenn meine Methode für Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz nicht funktionieren würde. Versuchen Sie’s einmal mit diesen drei Tipps für den Anfang.

1. Tipp: Die „Goldenen Fünf“

Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz – da denkt man logischerweise zuerst an den Schreibtisch. Sie glauben gar nicht, was für Schreibtische wir schon gesehen haben. Ihrer wird da sicherlich nicht der schlimmste sein!
Machen Sie zunächst einmal ein Foto von Ihrem Schreibtisch im Normalzustand. Also mit allem, was da so draufsteht, allen Papierstapeln, Haftnotizen, Kaffeetassen, Ordnern usw.
Dann räumen Sie die Oberfläche einmal komplett leer. Genau: komplett leer. Es dürfen nur noch fünf Dinge bleiben: Ihr Computerbildschirm, Ihre Lampe, Ihr Sichtbuch (wenn Sie schon eins haben), Ihr Telefon und Ihr Tagesplaner. In meinem Video Leertischler sind effizienter erkläre ich Ihnen, welche Vorteile das für Sie haben wird.
Befreien Sie den Schreibtisch und die „Goldenen Fünf“ nun von Staub und Dreck (für die Tastatur gebe ich Ihnen weiter unten noch einen Extra-Tipp).

Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz – die Basis für Ihre Zuverlässigkeit und Effizienz. Wie Sie die erreichen? Mit diesen Tipps aus dem #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Als nächstes leeren Sie die Schubladen Ihres Schreibtischs. Häufig befinden sich dort zu mehr als 50 Prozent Dinge, die da gar nicht hinein gehören. Führen Sie eine Ordnung in den Schubladen ein, die es Ihnen ermöglicht, mit einem Griff das zu finden, was Sie suchen. Ordnen Sie z. B. Ihre Stifte in kleinen Kästen an: die verschiedenfarbigen Textmarker in das eine Kästchen, die Kugelschreiber in das andere, die Ersatzminen in ein eigenes, die Heftklammern, Büroklammern, die Tesafilmrollen usw. jeweils ebenfalls in kleine Kästchen. So kommt nichts mehr durcheinander, wenn Sie mal die Schublade ruckartig schließen.

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Suchbild mit Tacker? Macht keinen sehr effizienten Eindruck.

2. Tipp: Die Fünf-Minuten-Regel

Die Ablage ist Ihr nächster Schritt in Sachen Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz. Denn in den Ablagekästen stapeln sich bei Menschen, die viel Chaos um sich haben, unzählige Dokumente, Broschüren und Briefe. Heften Sie jetzt alles ab, was Sie wirklich noch benötigen werden oder was gesetzlich und in Ihrem Betrieb zur Aufbewahrung vorgeschrieben ist.
Gehen Sie alles andere gründlich durch und fragen Sie sich: Ist es wirklich nötig, das aufzuheben? Wofür brauche ich das? Ein paar Tipps für die Organisation Ihrer Ablage finden Sie in diesem Artikel und diesem Gratis-Download.
Haben Sie alles abgelegt, das abgelegt und aufgehoben werden muss, und haben Sie alles entsorgt, was Sie nicht mehr benötigen? Dann legen Sie sich einen Kasten für den Posteingang an – einen einzigen Kasten. Tipps dazu finden Sie in meinem Artikel „Wie Sie Ihren Posteingang sortieren, sodass er nie wieder zur Last wird“.
Von nun an leeren Sie Ihren Posteingang regelmäßig und wenden die Fünf-Minuten-Regel an: alles, was sich in fünf Minuten erledigen lässt, erledigen Sie. Alles andere kommt in Ihre Wiedervorlage und als Termin in Ihren Tagesplaner, damit Sie es später nach Plan abarbeiten können.

ordnung-am-arbeitsplatz-posteingangsschildGeben Sie mit unserer Vorlage den Posteingängen in Ihrem Unternehmen eine einheitliche Struktur.

3. Tipp: Die Ein-Minuten-Regel

Kommen wir zu Schritt drei in Sachen Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz: den Ordnern in Ihrem Büro. Ordner sind ja nicht nur dazu da, wichtige Dokumente abzulegen und aufzuheben. Sie sind auch dazu da, dass Sie und Ihre Kollegen diese Dokumente ganz leicht und ohne großes Suchen wiederfinden können.
Ihr Ziel soll sein, dass Sie alles innerhalb von einer Minute finden können. Das heißt, Sie müssen ein Ordnungssystem schaffen, das so logisch, einfach und übersichtlich ist, dass Sie im Grunde mit nur einem Griff in den Aktenschrank den richtigen Ordner in der Hand haben. Und beim Aufschlagen des Ordners sofort nach der richtigen Stelle greifen, an der das Dokument im Ordner abgeheftet ist.
Sie müssen dieses System aber gar nicht alleine aufbauen. Setzen Sie sich ruhig mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen, um gemeinsam ein solches Ordnungssystem zu besprechen. Wenn Sie alle das gleiche System nutzen, hat das nämlich den Vorteil, dass Sie auch in den Ordnern der anderen sofort etwas finden können.
Strukturieren Sie Ihr Ordnersystem mit Hilfe einer Mindmap. Diese Visualisierung wird es Ihnen erheblich leichter machen, einen Überblick zu bekommen und die Ordnerinhalte sinnvoll zu strukturieren.
Kleben Sie anschließend aussagekräftige Schilder auf den Ordnerrücken. Tipps dazu finden Sie in meinem Artikel „Ordner bedrucken: Hier wird Schema F zum Must-have!“. Und wenn Sie Ordner haben, in denen die Dokumente nicht alphabetisch abgelegt sind, sondern nach Themen, dann heften Sie sich einfach ein Inhaltsverzeichnis vorne in den Ordner. So haben Sie einen noch schnelleren Überblick über die Inhalte, als würden Sie alles einzeln aufblättern und schon wieder suchen müssen.

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Sie werden staunen, wie viele leere Ordner Sie wegbringen können, wenn Sie in Ihren Ordnern erst einmal aufgeräumt haben.

Darauf kommt es an

Alles schön und gut, denken Sie, aber wie kann ich das dauerhaft beibehalten, so chaotisch wie ich bin? Das ist eine sehr gute Frage und zeigt, zu wie viel Selbsterkenntnis Sie fähig sind – die ist ja bekanntlich der erste Schritt. Und wer schon immer ziemlich chaotisch gearbeitet hat, mutiert natürlich nicht über Nacht zum Ordnungstier.
Hier hilft das, was ich eben schon ansprach: die Absprache mit den Kollegen. So können Sie sich gegenseitig ermutigen und dabei unterstützen, die neu geschaffene Ordnung beizubehalten.
Was Ihnen auch helfen kann, ist, das Aufräumen und Sauberhalten genau wie alle anderen Termine in Ihren Tagesplan aufzunehmen. Halten Sie sich dafür täglich Zeit frei, bis es für Sie zur Gewohnheit geworden ist.
Und machen Sie von dem aufgeräumten Schreibtisch ein Foto. Hängen Sie sich zur Erinnerung beide Fotos nebeneinander: das Vorher und das Nachher, das Chaos und die Ordnung. So haben Sie immer vor Augen, was Ihnen blüht, wenn Sie den Schlendrian wieder Einzug halten lassen. Auch wenn das vielleicht kein sofortiges, permanentes Aufräumen bei Ihnen zur Folge hat, kann dieser sichtbare Vergleich aber die Zeiten zwischen den Aufräumaktionen erheblich verkürzen.

Was der Tipp bewirkt

Die Erfahrung hat gezeigt, dass alleine ein aufgeräumter Schreibtisch bei den meisten Menschen für eine körperlich spürbare Erleichterung sorgt. Sie fühlen sich sprichwörtlich befreit. Sie haben einen klaren Kopf, weil sie einen besseren Überblick über die anstehenden Aufgaben haben. Die erledigten Aufgaben nehmen keinen unnötigen Raum mehr ein, weil sie definitiv erledigt und weggeräumt sind.
So reduziert sich auch die seelische Belastung, die ein solches Chaos anrichtet. Und je weniger Belastungen Sie verspüren, desto befreiter können Sie Ihre Aufgaben abarbeiten. Dies wiederum steigert die Qualität Ihrer Arbeit und Ihre Effizienz. Sie werden nicht mehr alles vor sich herschieben müssen, sondern können ohne belastende Gedanken in den Feierabend starten. Und sich da endlich wieder entspannen können.

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Wie können Sie Ihre Tastatur sauber halten?

Extra-Tipp

Ich schulde Ihnen noch meinen Extra-Tipp zur Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz: die Tastatur! Kennen Sie auch diese Tastaturen, die seit Menschengedenken nicht gesäubert wurden, bei denen die Tasten vor lauter Staub und Krümeln klemmen und das ehemals weiße Tastenfeld ganz schwarz und klebrig ist? Wer möchte an so etwas arbeiten?
Rücken Sie dem keinesfalls mit viel Wasser und Spülmittel zu Leibe. Die klebrigen, schwarzen Stellen bekommen Sie recht gut mit einem Hauch Glasreiniger oder Brennspiritus auf einem Küchentuch ab. Achten Sie aber unbedingt darauf, das Küchentuch nicht so stark zu durchnässen, dass das Mittel in die Tastatur läuft.
Die Krümel mögen ja noch aus der Tastatur herausfliegen, wenn man sie umdreht und ein paarmal schüttelt (aber auch da ist Vorsicht geraten: zu starkes Schütteln tut keiner Tastatur gut). Doch der Staub bleibt darin hängen. Dafür gibt es einen prima Trick. Stülpen Sie eine saubere dünne Socke über das Saugrohr des Bürostaubsaugers und fahren Sie dann mit dem Rohr vorsichtig und auf niedrigster Saugstufe über die Tastaturzwischenräume. Sie werden erstaunt sein, wie viel Dreck Sie dann noch auf der Socke finden! Tun Sie dies in regelmäßigen Abständen, haben Sie auch keine Probleme mehr mit klemmenden Tasten.

Und Sie?

Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sind weder ein Mythos noch unerreichbar. Auch wenn Sie viel Arbeit und gar keine Zeit haben, sich um etwas anderes zu kümmern als das Bearbeiten Ihrer Aufgaben und Projekte: Ordnung und Sauberkeit bilden die Basis für Ihre Zuverlässigkeit und Effizienz.





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1 Kommentar
  • Diesen Beitrag ist sehr gut und auch sehr intelligent geschrieben, danke!

    Ich wollte auch sagen, Ich finde diesen Methoden auch sehr Hilfreich. Ich habe die noch nicht verwendet, aber mein Arbeitsplatz braucht Ordnung.


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