Negativen Perfektionismus im Job ablegen: Praxisbewährte Methoden für Perfektionisten (mit Selbsttest)

Perfektionismus hat zwei konträre Seiten. Je nach Ausprägung kann er entweder fördern oder bremsen. Er kann einerseits zu extremen Ambitionen, Tatendrang, Gewissenhaftigkeit und Erfolgsstreben bei der Erreichung von Zielen motivieren. Die Kehrseite ist eine oft extrem gesteigerte Angst vor Fehlern und einem möglichen Versagen, was bis zu Aufschieberitis führen kann. Niemand macht gerne Fehler, aber für Perfektionisten sind sie ein wahres Gräuel. Aus diesem Grund haben sie es oft schwerer als ihre Kollegen.

1. Definition & Formen: Was ist Perfektionismus?

Das Lexikon der Psychologie definiert Perfektionismus (vom Lateinischen perfectus = vollkommen, vollendet) als ein Persönlichkeitsmerkmal, das die Vervollkommnungsfähigkeit des Menschen zum Ziel alles Wollens und Strebens hat. Dies zeigt sich unter anderem in:

• Extrem hohen Zielen und Standards.
• Einer extrem stark ausgeprägten Gewissenhaftigkeit.
• Dem Streben nach Fehlervermeidung und Fehlerlosigkeit. Für Perfektionisten bedeuten schon kleinste Fehler gleich das Scheitern des großen Ganzen. Deswegen haben sie so große Angst davor, womöglich etwas falsch zu machen.

Die Psychologie unterscheidet drei verschiedene Perfektionismusformen (Spitzer, Hewitt, Flett):

2. Funktionaler vs. dysfunktionaler Typus: Wann wird Perfektionismus krankhaft?

Das Streben nach Perfektion und Vollkommenheit ist nicht per se schädlich oder krankhaft. Im Gegenteil. Es kann ein wichtiger Ansporn sein, Dinge noch besser machen zu wollen. Damit ist es eine wichtige Quelle für die intrinsische, also aus einem selbst kommende Leistungsmotivation. Problematisch wird der Perfektionismus erst dann, wenn nicht das motivierende Streben nach möglichst guten Ergebnissen dominiert, sondern die daraus resultierende gesteigerte Angst vor Fehlern und dem Versagen. Daraus resultiert dann keine Motivation mehr, sondern ein Hemmnis. Und diese psychische Anspannung geht dann nicht selten mit psychosomatischen Folgen einher, wie zum Beispiel Essstörungen, Schlafstörungen, Depressionen oder Burnout. Eine weitere häufige Folge sind Vermeidungsstrategien wie Prokrastination (Aufschieberei). Dementsprechend unterscheiden die Psychologie und Philosophie auch einen positiven (= funktionalen) Typus des Perfektionismus und einen negativen (= dysfunktionalen, krankhaften, klinischen) Typus.

• Positiv funktional („normal“): Das Streben nach Vollkommenheit und der Vervollkommnung des Menschen = Wunsch nach Erfolg (intrinsische Motivation).
• Negativ dysfunktional (neurotisch, klinisch, krankhaft): Angst vor Fehlern, Scheitern und übertriebene Fehlervermeidung = Misserfolgsvermeidung (Besorgnis, Leistungszweifel, Fehlersensibilität). Die Angst vor Fehlern führt zudem oftmals auch zu einem Aufschiebeverhalten (Prokrastination), bei dem anspruchsvollere Aufgaben durch einfachere Ersatztätigkeiten hinausgezögert und aufgeschoben werden.

Zitat des Psychologen und Perfektionismusforscher Nils Spitzer:

„Belastender Perfektionismus entsteht, wenn unsere Ideale und Vorbilder nicht nur zu starr, sondern auch gebieterisch werden. Es ist eine Tyrannei hoher Maßstäbe, ein Exzellenzstreben, das durchdreht.“ Das dysfunktionale Streben nach einem perfekten Leben macht dann aber eben genau dieses Leben nicht nur schwerer, sondern kann es in letzter Konsequenz sogar zerstören.

3. Symptome & Test: Woran erkennt man einen negativen, dysfunktionalen Perfektionismus?

In der medizinischen Diagnostik werden Fragen wie im folgenden Selbsttest gestellt, um herauszufinden, wie perfektionistisch eine Person ist.

• Die Testfragen sind eine Kurzfassung der Skala „Selbstbezogener Perfektionismus“ der Martin-Luther-Universität (Stöber, 2000) und basieren auf der gängigen „Multidimensional Perfectionism Scale“ (MPS) der beiden US-Psychologen Hewitt and Flett (1988, 1991).
• Die einzelnen Fragen untersuchen, wie stark die unterschiedlichen Symptome und Facetten des Perfektionismus ausgeprägt sind. Je mehr Fragen Sie mit „Ja“ beantworten, desto perfektionistischer sind sie.
• Der folgende Schnelltest erhebt allerdings, wie alle Selbsttests, keinen wissenschaftlichen Anspruch – sondern soll Ihnen lediglich dabei helfen, sich selbst besser einschätzen zu können.
• Anschließend zeigen wir Ihnen praxisbewährte Methoden, Techniken und Strategien, mit denen Sie den Perfektionismus im Büroalltag ablegen und besser damit umgehen können.

4. Tipp gegen negativen Perfektionismus im Job: Eine gute Routine! Checklisten helfen Perfektionisten, das optimale Maß zu finden & zu halten

Immer dieselben Handgriffe in der gleichen Reihenfolge. Routineaufgaben gelten als unkreativ und langweilig und stehen bei vielen Beschäftigten in einem schlechten Ruf. Doch Routinen haben auch einen ganz großen Vorteil. Sie optimieren Abläufe, die sich öfters wiederholen, setzen wichtige Leitplanken, machen die Ergebnisse qualitativ reproduzierbar und entlasten damit unser Gehirn. Denn einmal als Checkliste definiert und verinnerlicht, laufen diese Handgriffe dann quasi wie von selber ab.

• Der Pilot, der Raumfahrer, der Arzt – sie alle werden ihrer großen Verantwortung gerecht, indem sie mit Checklisten arbeiten. So vermeiden sie gravierende und zum Teil lebensgefährliche Fehler und entlasten damit spürbar ihre Aufmerksamkeit und Konzentration.
• Und was sich für Piloten bewährt hat, kann im Büro nicht schaden! Mit Checklisten müssen Sie nicht mehr alles im Kopf behalten und zig Mal kontrollieren. Die Checklisten geben Ihnen die Sicherheit, an alles gedacht zu haben. Ist etwas abgehakt, kann man beruhigt zum nächsten Punkt oder der nächsten Aufgabe übergehen.
• Deshalb ist das einer der wichtigsten Tipps für Perfektionisten: Schaffen Sie bewusst Routinen und nutzen Sie dafür Checklisten!

Anleitung zum Erstellen einer individuellen Checkliste:

• Routinen identifizieren: Sammeln Sie alle Routinetätigkeiten. Also alle Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Das sind im Büro zum Beispiel: Besprechungen planen, Post bearbeiten, Telefonnotizen machen, Gäste empfangen und bewirten, Handgriffe beim Verlassen des Büros etc.
• Alle Schritte erfassen: Erfassen Sie für jeden Aufgabenbereich die einzelnen Arbeitsschritte.
• Die Teilschritte ordnen: Ordnen Sie die Schritte entsprechend ihrer Reihenfolge und listen Sie sie untereinander auf.
• Als Checkliste formatieren: Formatieren Sie zum Schluss die Liste als eine abhakbare Checkliste und bringen Sie sie in ein ansprechendes Layout (ggfs. inkl. Visualisierungen und Grafiken). Tipp: Wie das genau funktioniert, zeigt Ihnen unsere Video-Anleitung ganz unten, am Ende dieses Beitrags!

5. Zwölf weitere praxisbewährte Tipps, um den Perfektionismus im Job abzulegen

1. Jede Person hat andere Stärken: Vergleichen Sie sich nicht mit anderen, denn Talent ist ungleich verteilt und jeder hat andere Stärken und übernimmt daher auch → andere Teamrollen.
2. Respektieren Sie sich selbst: Hören Sie auf, sich selbst schlecht zu reden und seien Sie nett zu sich selbst. Die enorme Kraft der positiven Wertschätzung wird auch eindrucksvoll beispielsweise von dem sogenannten → Pygmalion-Effekt bestätigt.
3. Stärken Sie Ihr Selbstvertrauen: Ein gesundes Selbstbewusstsein ist ein wesentliches Schlüsselelement, um dem Leistungsdruck zu widerstehen und damit auch einen übertriebenen Perfektionismus abzulegen. → Selbstwahrnehmung verbessern.
4. Im Prototypen-Modus arbeiten: Konzentrieren Sie sich auf das Große und Ganze und verlieren Sie sich nicht in den Details. Das ist zielführender und hilft, die Perfektionismuszwänge im Zaum zu halten. Das Geheimnis hierfür ist das Pareto-Prinzip. Demnach sind nur 20 % des Arbeitsaufwandes nötig sind, um 80 % des Ergebnisses zu erreichen – und 80 % der Zeit, um die restlichen 20 % zu schaffen. Wenn Sie daher von Anfang an in einem Prototypenmodus arbeiten, bei dem das Ergebnis iterativ (Schritt für Schritt) in nachfolgenden Prozessen verbessert wird, schaffen Sie es auch, mit Unfertigem umzugehen und Neues gleich anzufangen und einfach damit loszulegen, ohne sich bereits zu Beginn in der Detailplanung zu verzetteln. → Das Pareto-Prinzip nutzen (80/20-Regel).
5. Delegieren lernen: Perfektionisten müssen lernen, nicht alle Aufgaben an sich zu reißen und selbst erledigen zu wollen. Oder auch umgekehrt, keine Hilfe anzufordern, obwohl die Aufgabe zu komplex oder umfangreich für eine Person allein erscheint. Delegieren bedeutet, ein Stück Kontrolle abzugeben, aber dafür auch den Stress und die Arbeitsbelastung reduzieren zu können → so delegieren Sie richtig! Was Sie idealerweise alles delegieren können und sollten, können Sie ganz schnell und einfach → mit der Eisenhower-Matrix herausfinden.
6. Positive Fehlerkultur: Es ist ein Fehler, keine Fehler zu machen! Jeder Mensch macht Fehler – aber nicht jeder macht gleich einen Elefanten daraus. Die Kunst ist, zu akzeptieren, dass Fehler benötigt werden, um daraus lernen zu können. Ein Fortschritt ohne vorherige Fehler ist kaum möglich, da sonst der Ansporn fehlt. Erst eine richtige Fehleranalyse sorgt dafür, dass die zugrundeliegenden Ursachen eines Fehlers verbessert und beseitigt werden können. → Von einer positiven Fehlerkultur profitieren.
7. Regelmäßige Pausen einhalten: Unser Körper kann Höchstleistung – aber nicht dauerhaft am Stück. Jeder Mensch benötigt (physisch und psychisch) regelmäßige Pausen, um den Akku immer wieder aufladen zu können und nicht komplett und erschöpfend zu entleeren. Wer regelmäßig kurze Pausen macht, arbeitet im Ergebnis entspannter und produktiver. → Die richtige Pausen-Disziplin am Arbeitsplatz.
8. Ein förderlich-unterstützendes Arbeitsumfeld schaffen: Eine gut strukturierter Arbeitsplatz und eine effiziente Büroorganisation verhindern Chaos und Ineffizienz. Die klaren Regeln und Strukturen helfen dabei, perfektionistisch übertriebene Verhaltensweisen abzulegen und das gesamte Team auf einem produktiven Kurs zu halten. → Praxistipps und Checklisten für die optimale Büroorganisation.
9. Realistische Zielsetzung: Das Optimum sind konkrete, realistische und messbare Ziele (nicht zu schwer und nicht zu leicht), in Kombination mit geeigneten Zielerreichungsmethoden, die dabei helfen, schneller und einfacher zum Erfolg zu kommen. Denn blanker Aktionismus ohne sinnvoll gesetzte Ziele ist genauso wenig zielführend, wie die richtigen Ziele, aber ohne geeignete Umsetzungsmethodik! → Wie man die richtigen Ziele setzt und effizient erreicht.
10. Vorlagen nutzen: Auch Vorlagen helfen dabei enorm, sich an bewährte Strukturen zu halten und übertrieben perfektionistische Vorstellungen abzulegen. Für den Berufsalltag besonders praktisch sind die vielen Vorlagen in Microsofts digitalem Notizbuchprogramm OneNote. Die Seitenvorlagen sparen sehr viel Arbeitszeit und stellen zugleich sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird. → Mit OneNote-Vorlagen viel Zeit & Arbeit einsparen.
11. Regelmäßig bewusst entspannen: Auch verschiedene Entspannungsverfahren können dabei helfen, den Perfektionismus zu zähmen. Unter Umständen kann auch, je nach Art und Schwere der Zwangsstörung, eine Therapie sinnvoll sein, um das perfektionistische Streben in vernünftige Bahnen zu lenken. → Warum wir mehr Mañana brauchen.
12. Persönlicher KI-Assistent „Microsoft Copilot“: Seit Ende 2023 ist der auf ChatGPT basierende KI-Assistent „Copilot für Microsoft 365“ verfügbar (z. B. in Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams und OneNote). Für Perfektionisten bietet der KI-Assistent einige ideale Unterstützungslösungen! Lassen Sie zum Beispiel Ihre E-Mails, Dokumente und andere Schriftstücke vollautomatisch auf Inhalt, Stil und Rechtschreibung checken – ohne vor dem Abschicken selbst noch tausende Male Korrekturlesen zu müssen. Lassen Sie sich Vorlagen erstellen, Inhalte zusammenfassen, Aufgabenlisten extrahieren, Rückfragen beantworten etc. Der Copilot gibt Sicherheit, Übersicht und Rückmeldung und hilft damit, das Soll zu erreichen, ohne dabei über das Ziel hinauszuschießen – oder zu lange daran rumfummeln zu müssen. → Alle Funktionen der Copilot-KI für Microsoft 365 im Überblick.