Strukturiertes Arbeiten mit Büro-Kaizen®: Zwei Schritt vor, kein Schritt zurück!



Wenn es um Ordnung am Arbeitsplatz geht, dann gibt es in vielen Firmen jede Menge Individualisten. Die Einen schwören auf Aktenordner, die Anderen auf Hängeregister, die Nächsten wollen alles digitalisieren. Das wäre nicht weiter schlimm, wenn jeder nur für sich arbeiten würde. Doch sobald die Aufgaben von einem Kollegen erledigt werden müssen – sei es im Krankheits- oder im Urlaubsfall –, ist strukturiertes Arbeiten ein Problem. Lesen Sie, wie Sie die Zusammenarbeit einfacher, effizienter und gleichzeitig befreiender gestalten!

Mit einer einheitlichen Ordnungsphilosophie lassen bis zu 20% mehr Effizienz erreichen. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

In Unternehmen, in denen es keine einheitliche Ordnungsphilosophie gibt, entstehen unnötige Such- und Wartezeiten. Es kommt zu Frust und Überlastung. Mit der Büro-Kaizen®-Methode gelingt strukturiertes Arbeiten. Es bleibt ein individueller Freiraum, doch einfache Ordnungsregeln minimieren den Zeitverlust und ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit gerade im Fall von Vertretungen oder bei Krankheiten.

Hilfe ohne strukturiertes Arbeiten
Spätestens im Krankheitsfall ist man ohne strukturiertes Arbeiten verloren.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Strukturiertes Arbeiten an Einzelarbeitsplätzen

Da wir der Überzeugung sind, dass strukturiertes Arbeiten an einem aufgeräumten Schreibtisch viel effizienter ist als das Arbeiten an Schreibtischen voller Papierstapel, Klebezettel und Notizen, gilt in unserem Unternehmen die Regel, dass an den Einzelarbeitsplätzen gleiche Ordnungsregeln gelten.

Ordnungsphilosophie vereinfacht strukuriertes Arbeiten
Eine gemeinsame Ordnungsphilosophie vereinfacht das strukturierte Arbeiten.

Fällt eine Person aus, kann sich jede andere Person an den Schreibtisch setzen und in kürzester Zeit durchschauen, was akut abzuarbeiten ist. Um strukturiertes Arbeiten zu ermöglichen, haben wir folgende Absprachen miteinander getroffen:

Als Ausgangspunkt für strukturiertes Arbeiten fungiert eine Posteingangsschale

Posteingangsschale zum strukturierten Arbeiten
Die Posteingangsschale als Ausgangspunkt für strukturiertes Arbeiten.

Alle Informationen, Briefe, Notizen, Aufgaben landen in dieser Schale. Sie ist neben dem digitalen Posteingang - dem E-Mail-Postfach - der zentrale Ort für alle Eingänge, die den Mitarbeiter erreichen. Hier wird auch die Abwesenheit aufgrund von Urlaub oder Krankheit gekennzeichnet.

Posteingangsschale fuer Kommunikation strukturiertes Arbeiten
Die Posteingangsschale dient auch zur Kommunikation und als Grundlage für strukturiertes Arbeiten.

Als Sammelort für strukturiertes Arbeiten an aktuellen Projekten dient ein Rollcontainer unter dem Schreibtisch

Projekte sammeln fuer strukturiertes Abeiten
Alle aktuellen Projekte sollten gesammelt aufbewahrt werden. So wird strukturiertes Arbeiten möglich.

An vorderster Stelle der Hängeregistratur kann eine Klarsichtfolie mit der Aufschrift „Aktuelles” platziert werden. Dort werden die Aufgaben verzeichnet, z.B. Terminabsprache Kunde XY oder „Offenes Angebot”. So kann eine Vertretung mit einem Blick den aktuellen Stand der Absprachen erkennen. Strukturiertes Arbeiten ist somit auch dann möglich, wenn die Person einmal nicht anwesend sein sollte.

Mehr über strukturiertes Arbeiten am Einzelarbeitsplatz lesen Sie in unserem Blogbeitrag Denken, planen, entwickeln – Kreativ sein am Wohlfühl-Schreibtisch

Extra-Tipp

Geben Sie Ihren Leuten einen ganzen Tag Zeit, ihre Arbeitsplätze aufzuräumen und von Müll und überflüssigem Papier zu befreien. Für viele kann das ein regelrechter Befreiungsschlag und der Ausgangspunkt für strukturiertes Arbeiten sein.

Tipp Nr. 2: Strukturiertes Arbeiten in der Abteilung

Um strukturiertes Arbeiten in der Abteilung zu gewährleisten, gibt es ein Handbuch, das in teambildender Gruppenarbeit entstanden ist. Mit diesem Handbuch finden sich neue Mitarbeiter sofort im Unternehmen zurecht. Sie verstehen sehr schnell die Zusammenhänge. In dem Handbuch wird erklärt, wer wofür anzusprechen ist und wie die Ablage funktioniert. Eine einheitliche Ablage gemeinsam genutzter Unterlagen vereinfacht die Suche und ermöglicht strukturiertes Arbeiten. Das gilt für den Bereich der digitalen Ablage genauso wie für die Papierablage.

Informationen für die Ablage in Ordnern erhalten Sie hier:
So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!

Gemeinsames Ablagesystem hilft strukturiertes Arbeiten
Auch ein gemeinsames Ablagesystem ist für strukturiertes Arbeiten hilfreich.

Einige Hinweise für die digitale Ablage finden Sie hier:
Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem

Aufgeraeumte digitale Ablage strukturiertes Arbeiten
Auch eine aufgeräumte digitale Ablage ist wichtig für strukturiertes Arbeiten.

Unsere EDV-Spielregeln können Sie sich hier downloaden: EDV-Ablagespielregeln.

Klare Zuständigkeiten sind ein enormer Motor für strukturiertes Arbeiten an großen Projekten. Zuständigkeiten ermöglichen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht erst lange durchfragen müssen, sondern direkt die richtige Ansprechperson finden. So werden die Wege zu den richtigen Informationen deutlich verkürzt und unnötige Störungen vermieden.

Ein Beispiel für eine Tabelle mit den Zuständigkeiten und Vertretungen aus unserem Haus, können Sie sich hier downloaden: Zuständigkeiten und Vertreterregelung – Beispiel

Checklisten fuer strukturiertes Arbeiten
Eine solche Aufgabenverteilung ist hilfreich für strukturiertes Arbeiten

Unser Handbuch enthält darüber hinaus Checklisten für all die Vorgänge, die nach einer gewissen Routine abgearbeitet werden können. Auch so werden die Zusammenarbeit in der Abteilung und strukturiertes gemeinsames Arbeiten an Projekten entscheidend vereinfacht. Auch hierzu haben wir eine Vielzahl hilfreicher Vorlagen und Ideen in unserem Download-Center.

Tipp Nr. 3: Strukturiertes Arbeiten in Prozessen

Um strukturiertes Arbeiten zu ermöglichen, lohnt sich ein Blick auf sämtliche Prozesse Ihres Unternehmens. Beginnen Sie bei den Prozessen, die sich regelmäßig wiederholen. Wie funktioniert bei Ihnen z.B. der Weg vom Angebot bis zur Rechnungsstellung? Wie gestalten Sie den Prozess vom Anruf bis zum Versand eines gewünschten Prospektes? Wie wird mit Verbesserungsvorschlägen umgegangen oder wie läuft eigentlich die Urlaubsbeantragung ab?

Prozesse visualisieren strukturiertes Arbeiten
Gemeinsame Prozesse werden visualisiert, um sie zu verbessern und strukturiertes Arbeiten zu vereinfachen.

Strukturiertes Arbeiten ist dort möglich, wo die Prozesse einfach gehalten werden und klare Zuständigkeiten bestehen. Einfache Prozesse sind dadurch gekennzeichnet, dass Warte- und Wegezeiten reduziert werden und größtmögliche Transparenz gewährleistet ist. Weitere Hinweise, wie strukturiertes Arbeiten in Prozessen möglich wird, lesen Sie in unserem Artikel Kurzer Prozess: 7 Kennzeichen eines permanent perfektionierten Prozesses.

Darauf kommt es an

Schaffen Sie eine einheitliche Ordnungsphilosophie in Ihrem Unternehmen. Wir sind überzeugt, dass durch strukturiertes Arbeiten und eine abgestimmte Zusammenarbeit bis zu 20% mehr Effizienz erreicht werden können. Bieten Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an, dass 50 Prozent der so gewonnenen Arbeitszeit genutzt werden, um Überstunden zu reduzieren oder sich in einer Fortbildung weiterzubilden. Zusätzlich sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigt werden, die verbleibenden 50 Prozent der gewonnen Zeit für die Suche nach weiteren Verbesserungen zu investieren.

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Was der Tipp bewirkt

Durch strukturiertes Arbeiten am Einzelarbeitsplatz, in der Abteilung und in den Unternehmensprozessen sichern Sie Ihre Zukunftsfähigkeit und sind Ihren Mitbewerbern die entscheidende Naselänge voraus! Die alte Regel „groß” frisst „klein” verliert immer mehr ihre Bedeutung. Sie wandelt sich zu einem „schnell” frisst „langsam”. Sie können dieser Entwicklung ohne Furcht begegnen.

Und Sie?

Welche Ideen erleichtern Ihnen strukturiertes Arbeiten im Team? Schreiben Sie mir! Wir veröffentlichen gerne Ihre Anregungen und lernen von Ihren Tipps!



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