„Hast Du schon den Raum gebucht?” Die Erledigung der Buchung wäre eine Sache von 5 Minuten gewesen, doch Sie hatten sich erst dem Projekt mit der obersten Priorität gewidmet. Nun mussten Sie die Kollegin schon drei Mal am Telefon vertrösten. Das nervt und kostet unnötig Zeit. Mit der 5-Minuten-Regel wäre das nicht passiert. Lesen Sie warum!
Was ist das Problem
Bei der Bearbeitung des Posteingangs ist es entscheidend, zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Es ist gut und sinnvoll, die großen Aufgabenpakete zeitnah abzuarbeiten. Kleinere Aufgaben fallen dann manchmal hinten herunter. Es kommt zu Nachfragen und aus einer kleinen banalen Aufgabe entsteht Mehraufwand, den man sich sparen könnte, wenn man die Aufgabe direkt erledigt hätte.
So funktioniert es
Die 5-Minuten-Regel besagt: Alles, was du innerhalb von fünf Minuten bearbeiten kannst, bearbeite sofort. Alles, was länger braucht, terminiere. Die 5-Minuten-Regel kommt immer dann zum Einsatz, wenn neue Aufgaben gesichtet, priorisiert, terminiert werden müssen. Die 5-Minuten-Regel hilft zu vermeiden, dass kleine Aufgaben auf die lange Bank geschoben werden.
Tipp Nr. 1: Einmal klar Schiff machen mit der 5-Minuten-Regel
Beim ersten Mal kann es sein, dass der Vorgang etwas länger dauert, weil sich im Posteingang so viele Dinge angesammelt haben, dass er schlichtweg überquillt. Doch nehmen Sie sich die benötigte Zeit und arbeiten Sie den Posteingang einmal komplett ab – machen Sie also „klar Schiff”.
Tipp Nr. 2: Die 5-Minuten-Regel einmal pro Tag anwenden
Legen Sie für die Zukunft nun einen festen Block in Ihrem Tagesablauf fest, an dem Sie Ihren Posteingang mithilfe der 5-Minuten-Regel durchgehen. Fassen Sie jedes Schriftstück nur einmal an und entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun.
Wenn Sie ab heute diese Aufgabe täglich erledigen, quillt der Posteingang nicht mehr über oder die Aufgaben laufen aus dem Ruder.
Tipp Nr. 3: Auch E-Mails mit der 5-Minuten-Regel bearbeiten
Auch während des Sortierens Ihrer E-Mails achten Sie auf alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können. Beantworten Sie E-Mails direkt, wenn die Beantwortung gemäß der 5-Minuten-Regel nicht länger als fünf Minuten benötigt.
Tipp Nr. 4: Terminieren und in die Wiedervorlage legen
Alle Aufgaben, bei denen die 5-Minuten-Regel nicht greift, weil sie mehr Zeit in Anspruch nehmen würden, werden terminiert und in Ihrer Wiedervorlage abgelegt.
Tipp Nr. 5: Ablegen, Wegwerfen oder Delegieren
Alle Unterlagen, bei denen die 5-Minuten-Regel nicht greift, weil die Informationen nicht von Bedeutung sind, werfen Sie es in den Papierkorb. Ist ein Schriftstück von jemand anderem zu bearbeiten, leiten Sie es weiter. Muss etwas abgelegt werden, legen Sie es jetzt ab. Informationen, Ideen, Lesematerialien kommen an den dafür vorgesehenen Platz, also in den Ideenordner oder in den Lesestapel.
Tipp Nr. 6: Vertretung benachrichtigen
Auch wenn Sie unterwegs sind, tragen Sie dafür Verantwortung, dass kleine Aufgaben nicht ewig liegen bleiben. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Vertretung den Posteingang sichtet und mithilfe der 5-Minuten-Regel das erledigt, was erledigt werden kann. Wo dies nicht möglich ist, muss Ihr Vertreter Sie informieren oder sich mit dem Absender in Verbindung setzen, um das weitere Vorgehen zu besprechen.
Darauf kommt es an
Der Posteingang ist ein Stapel, der „atmet”, das heißt, er ist mal größer, mal kleiner. Sollte es ein Mitarbeiter allerdings trotz 5-Minuten-Regel dauerhaft nicht schaffen, seinen Posteingang abzuarbeiten, ist dies ein wichtiges Indiz für eine mögliche Überlastung. Analysieren Sie, woher die Überlastung kommt. In aller Regel sind solche Staus ein Indikator dafür, dass die Prozesse nicht mehr passen. Das kann beispielsweise daran liegen, dass ein Bereich (zu) schnell wächst und die Strukturen noch nicht angepasst wurden. Bemühen Sie sich, dass der Mitarbeiter bis zur Klärung der Ursache Unterstützung bekommt, damit keine Verzögerungen bei der Bearbeitung auftreten, die negative Auswirkungen auf den Gesamtprozess haben.
Was der Tipp bewirkt
Halten Sie die 5-Minuten-Regel konsequent durch, wird der Posteingang leer gehalten. Es kann sich nichts ansammeln.
Und Sie?
Wie halten Sie Ihren Posteingang leer? Schreiben Sie mir. Ich freue mich über Ihre Kommentare und Ideen.
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