Wie man bei Burnout-Anzeichen den Ursachen richtig gegensteuert: Prophylaxe und Selbsthilfe – mit Büro-Kaizen!


Ist das „nur“ eine Erschöpfung, oder sind das schon die ersten Anzeichen eines Burnouts? Die Antwort ist aufgrund von Abgrenzungsschwierigkeiten zu ähnlichen Krankheitsbildern leider nicht ganz einfach – auch nicht für Ärzte und Psychologen. Und leider geht auch kein rotes Lämpchen am Körper an, das vor den Gefahren einer zu großen chronischen Arbeitsüberlastung warnt. Das macht eine genaue Einordnung der Problematik so schwierig.

Fakt ist jedoch, dass Burnouts aufgrund der arbeitsweltlichen Belastungen in den letzten zwei Jahrzehnten dramatisch zugenommen haben und mittlerweile zu den häufigsten psychischen Erkrankungen am Arbeitsplatz zählen und dabei besonders lange Fehlzeiten verursachen. Die Betroffenen merken dabei meistens viel zu spät, dass sie sich durch den Dauerstress überfordern und ihre seelischen und körperlichen Ressourcen rücksichtslos ausbeuten. Wer in diesem Hamsterrad sitzt, läuft dann so lange, bis zum Schluss gar nichts mehr geht. Dann hilft oft meist nur noch eine langwierige Therapie, die keinem etwas nutzt.

  • Die gute Nachricht ist jedoch, dass man bei den ersten Burnout-Anzeichen noch gut gegensteuern kann – und das auch unbedingt tun sollte.
  • Greifen Sie daher besser rechtzeitig ein und lernen Sie, wie Sie Burnout anhand der typischen Anzeichen erkennen und sich und andere mit den richtigen Maßnahmen vor einer langwierigen Erkrankung schützen können.
  • Wie oft Burnout vorkommt, wie lange es dauert, was die Ursachen sind, welche Anzeichen und Symptome darauf hindeuten und mit welchen wirkungsvollen Selbsthilfemethoden man die Erkrankung präventiv verhindern kann, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Beitrag.

1. Definition: Was ist Burnout? Wie oft kommt es vor? Und wie lange dauert es?

Das Wort „Burnout“ kommt aus dem Englischen („to burn out“) und bedeutet ins Deutsche übersetzt „ausbrennen“, „ausgebrannt sein“. Der Begriff wurde 1974 von dem US-amerikanischen Psychotherapeuten Herbert Freudenberger geprägt, nachdem er selbst eine Burnout-Erkrankung durchgemacht und dann die Anzeichen, Ursachen und Folgen an sich beschrieben hatte. Dennoch gibt es bis heute noch keine allgemeingültige medizinische oder psychologische Definition. Unter Burnout wird jedoch allgemein ein extremer Erschöpfungszustand der totalen körperlichen, geistigen und emotionalen Erschöpfung verstanden.

  • Derzeit werden Burnouts zu der Gruppe der psychischen Erkrankungen gezählt, der nach den Muskel- und Skeletterkrankungen (z. B. Rückenleiden) und vor Verletzungen zweithäufigsten Krankheitsart (mit Ausnahme der stark gestiegenen Atemwegserkrankungen in Folge der Coronapandemie).
  • Die starken Überschneidungen der Burnout-Anzeichen mit den Symptomen eines chronischen Erschöpfungssyndroms und insbesondere auch einer depressiven Phase lassen die Abgrenzungen jedoch sehr verschwimmen. Daher ist trotz des hohen Vorkommens und der hohen gesamtwirtschaftlichen Kosten eine konkrete statistische Angabe der Fallzahlen in Deutschland leider nur annäherungsweise möglich.
  • Aufgrund der unscharfen Diagnosemöglichkeiten wurden die Burnout-Erkrankungen in der zentralen „medizinischen Klassifikationsliste der Weltgesundheitsorganisation“ (ICD-10) bislang noch zur Diagnosegruppe Z73 „Probleme mit Bezug auf Schwierigkeiten bei der Lebensbewältigung“ gezählt. Das Burnout-Syndrom war damit bis Anfang 2022 keine eigenständige Krankheit, sondern nur eine Zusatzdiagnose.
  • Erst in der seit Januar 2022 geltenden ICD-11 (die flexibel in einer Übergangsphase von 5 Jahren in den einzelnen Mitgliedsstaaten eingeführt werden muss) ist das Burnout-Syndrom erstmals als eigenständige Diagnose aufgeführt (wie übrigens zum ersten Mal auch das Messie-Syndrom sowie die Video- und Onlinespielsucht). Laut dem offiziellen ICD-11 Übersetzungs-Entwurf des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte lautet die künftige Definition von Burnout folgendermaßen:

Definition von Burnout in der medizinischen Klassifikationsliste ICD-11 der WHO (2022):

„Burnout ist ein Syndrom, das als Folge von chronischem Stress am Arbeitsplatz konzeptualisiert wird, der nicht erfolgreich bewältigt wurde. Es ist durch drei Dimensionen gekennzeichnet:

  1. Gefühle der Energieerschöpfung oder Erschöpfung
  2. Erhöhte mentale Distanz zur Arbeit oder Gefühle von Negativismus oder Zynismus in Bezug auf die Arbeit
  3. Ein Gefühl der Ineffektivität und des Mangels an Leistung

Burnout bezieht sich speziell auf Phänomene im beruflichen Kontext und sollte nicht zur Beschreibung von Erfahrungen in anderen Lebensbereichen verwendet werden.“

Wie oft kommt Burnout in Deutschland vor? Wie lange dauert eine Burnout-Phase?

Die unscharfe Definition und Diagnostik von Burnout verhindern leider auch eine präzise statistische Erfassung der Häufigkeit und Dauer des Krankheitsbildes. Hier jedoch die wichtigsten Fakten, die eine Einschätzung des Geschehens erlauben. (Quellen: AOK Fehlzeiten-Report, Gesundheitsreport Arbeitsunfähigkeiten der Techniker Krankenkasse und Statistikportal Statista)

Wie oft kommt es zu einem Burnout?

  • Laut dem aktuellen Fehlzeiten-Report der AOK hatten 2020 insgesamt 180.000 Menschen in Deutschland einen Burnout (5,5 Fälle pro 1.000 Mitglieder).

 

  • Der Gesundheitsreport Arbeitsunfähigkeiten 2021 der Techniker Krankenkasse ordnet insgesamt 19,8 % aller Fehltage der Erkrankungsgruppe der psychischen Erkrankungen zu, auf die damit die meisten Krankheitstage entfallen.

 

  • Die Branchen und Berufe, in denen laut der AOK-Statistik am häufigsten Burnout gemeldet werden, sind (1.) kundenorientierte und erzieherische Berufe, in denen man ständig helfen und beraten muss, (2.) Haus- und Familienpflege, v.a. bei Konflikten mit der zu pflegenden Person und (3.) Heilerziehungspflege und Sonderpädagogik. Also vor allem Berufe mit einem hohen Anteil an zwischenmenschlichen Interaktionen und einer besonders hohen psychosozialen Belastung. Den Spitzenplatz belegen dabei Berufe im Dialogmarketing. Der BKK-Gesundheitsreport verzeichnet jedoch allgemein einen Anstieg in allen Branchen.

Wie lange dauert ein Burnout im Schnitt?

  • Laut dem aktuellen Fehlzeiten-Report der AOK dauert eine Burnout-Erkrankung im Durchschnitt 23,95 Tage, bis die Betroffenen wieder arbeiten.

 

  • Die Arbeitsunfähigkeitstage durch psychische Erkrankungen insgesamt haben dabei laut der AOK-Statistik von 2010 bis 2020 um 56 % auf 264,6 Fehltage pro 100 Versicherten zugenommen. Das bedeutet zugleich, dass die Fehltage pro Fall mit im Schnitt 30,3 Tagen mehr als doppelt so lang sind wie beim Gesamtdurchschnitt über alle Krankheitsarten hinweg (13,8 Tage).

 

  • Dabei leiden Frauen sowie ältere Beschäftigte statistisch gesehen deutlich häufiger und/oder länger unter den Burnout-Anzeichen. Laut dem Fehlzeiten-Report der AOK entfielen im Jahr 2020 fast zwei Drittel aller Burnout-Fehltage (64 %) auf Frauen und 36 % auf Männer.

 

  • Das Risiko für eine Burnouterkrankung steigt dabei mit zunehmenden Alter kontinuierlich an. Am häufigsten betroffen sind Beschäftigte zwischen 60 und 64 Jahren, die es fast doppelt so häufig erwischt, wie die Altersgruppe zwischen 30 und 34.

2. Die Burnout-Ursachen: Arbeitsüberlastung, Stress, Frustration und Spannungen

Die Entstehung eines Burnouts wird sowohl von äußeren (situativen) wie auch inneren (psychologischen, intrapersonellen) Faktoren begünstigt. Äußere Belastungen, wie zum Beispiel steigender Erfolgs- und Zeitdruck, erhöhen das Burnoutrisiko, während geeignete Methoden zur Stressreduktion und für effizientere Arbeitsweisen dem entgegenwirken. Hier die wichtigsten Ursachen für ein Burnout.

  • Stress: Stress wird allgemein als eine Hauptursache für Burnout angesehen. Aber nicht jeder, der Stress erlebt, bekommt auch gleich ein Burnout. Denn es gibt einerseits positiven und negativen Stress sowie auch geeignete Methoden, Stress abzubauen. Wer jedoch einem chronischen Stress durch Überlastung ausgesetzt ist und nichts für eine körperliche Stressbewältigung tut (zum Beispiel durch Bewegung, um die Stresshormone abzubauen), erhöht das eigene Burnoutrisiko beträchtlich.
  • Große Verantwortung unter starkem Zeitdruck: Hier wirken chronischer Stress und ein hoher psychischer Druck wie Mühlsteine für den ultimativen Dauerstress zusammen.
  • Große Existenzängste: Auch die Angst vor einem Verlust des eigenen Arbeitsplatzes und die damit zusammenhängenden Existenzängste (Wohnungsverlust, sozialer Abstieg, Existenzsicherung, Ansehensverlust) erzeugen ein hohes Maß an psychosozialem Stress.
  • Mangelnde Eigenkontrolle: Je mehr Anforderungen durch den Arbeitsplatz und desto geringer die eigenen Kontroll- und Entscheidungsspielräume, desto größer ist auch das Gefühl der Ohnmacht. Dies wird durch fehlende soziale Unterstützung (von Mitgefühl und Anerkennung bis direkter Hilfe) weiter verstärkt.
  • Zu wenig Anerkennung: Wer viel leistet, muss dafür auch eine Anerkennung bekommen. Klafft die Lücke zwischen Leistung und zu geringer Anerkennung zu weit auseinander, fördert dies die Frustration und das individuelle Gefühl der Verausgabung. Dies wird durch unklar definierte Erfolgskriterien noch einmal unnötig verschärft.
  • Zwischenmenschliche Spannungen: Belastende Arbeitsatmosphären aufgrund ungelöster sozialer Konflikte mit Kollegen, Mitarbeitern, Vorgesetzten oder Kunden sind ebenfalls ein Burnout-Treiber.
  • Ständige Unterbrechungen: Wird die eigene Arbeit ständig unterbrochen, fördert dies Frustration und Stress – je häufiger die Unterbrechungen, desto größer der Frust und Stress und damit auch das Burnoutrisiko.
  • Psychosoziale Faktoren: Perfektionismus kann den Stress durch eine Arbeitsüberlastung unnötig zuspitzen und damit schnell von einer Tugend zu einem Laster werden. Aber auch weitere Persönlichkeitsmerkmale, wie eine mangelnde Konfliktfähigkeit, Kritikfähigkeit oder Stress-Resilienz, gehören zu den Burnout-begünstigenden Faktoren.

Studie mit der AKAD Hochschule

3. Was sind Burnout-Anzeichen? Übersicht über die körperlichen und psychischen Symptome

Always on und alles am besten gleich sofort in Echtzeit – die Anforderungen steigen durch die Arbeitsverdichtung ständig weiter an und damit auch der Arbeitsstress. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter merken aber zunächst gar nicht, wenn sie zu sehr über ihre eigenen Grenzen gehen. Sie arbeiten langsamer, sind schneller müde, unkonzentrierter und schlafen schlechter. Die meisten denken dann, dass diese schlechte Phase von ganz alleine wieder verschwinden wird. Nur die wenigsten nehmen diese ersten Anzeichen eines beginnenden Burnouts auch wirklich ernst, bevor die psychischen Belastungen zu groß werden.

  • Leider verschwinden die ersten Burnout-Anzeichen nicht von selbst, wenn man nicht aktiv an der belastenden Arbeitssituation und wirkungsvolleren Bewältigungsstrategien arbeitet.
  • Im Gegenteil, ohne ein Handeln der Betroffenen sowie der Vorgesetzten wird es meist nur immer noch schlimmer.
  • Irgendwann sitzen die Betroffenen völlig überfordert vor ihrem Computer, starren auf den Bildschirm und können keinen klaren Gedanken mehr fassen. Das geht dann nicht eine Viertelstunde so, sondern die ganzen nächsten Wochen und Monate.
  • Spätestens jetzt leiden auch die Kollegen und die Kundschaft massiv unter dem Burnout des Betroffenen. Wichtige Projekte und Fristen werden vergessen oder einfach nicht mehr bewältigt, was nicht nur die Prozesse im Unternehmen verzögert, sondern auch für Unmut bei allen Beteiligten sorgt.
  • Der vorprogrammierte Ärger für das ineffiziente Verhalten verschlimmert dann die Situation jedoch nur noch weiter.

Die Burnout-Anzeichen: Sich selbst verstärkende („Teufels“-)Kreisläufe

In dem wissenschaftlichen Standardwerk „Burnout-Syndrom“ listet Matthias Burisch, Professor für Psychologie an der Universität Hamburg, über 130 verschiedene Burnout-Symptome auf. Diese sind zumeist psychosomatischer Natur. Das bedeutet, dass die belastenden psychischen Einflüsse auch körperliche Beschwerden auslösen können und umgekehrt. Die Folge ist dann ein sich selbst verstärkender Teufelskreis aus einem immer stärkeren Leistungsabfall und immer mehr unbewältigten Aufgaben, bis am Endpunkt ein totaler körperlicher und mentaler Erschöpfungszustand steht, in dem gar nichts mehr geht.

Ein Burnout kommt demnach nicht plötzlich und unerwartet über Nacht. Die Symptome tauchen viel mehr fast unbemerkt Mini-Schritt für Mini-Schritt auf und verdichten sich allmählich. Das macht es so schwierig, die ersten Anzeichen möglichst frühzeitig zu erkennen. Wenn jedoch mehrere der folgenden Burnout-Anzeichen gleichzeitig auftreten, sollten die Alarmglocken schrillen und sollten Sie etwas für Ihre Gesundheit oder die Ihrer Mitarbeitenden unternehmen. Da die meisten dieser Symptome jedoch auch einen ganz anderen medizinischen Hintergrund haben können, sollten Sie sich unbedingt fachärztlich beraten lassen (Betriebsarzt, Hausarzt, Psychologen oder Psychotherapeuten).

  • Konzentrationsstörungen
  • Schlafstörungen
  • Antriebslosigkeit
  • anhaltende Müdigkeit und Erschöpfung
  • deutlich verringerte Leistungsfähigkeit
  • reduzierte Effizienz und Effektivität
  • geringere Belastbarkeit und Orientierungslosigkeit
  • erhöhte Fehlerquote
  • zunehmende Stimmungsschwankungen
  • Anspannung und Reizbarkeit
  • verstärktes Misstrauen und Angstzustände
  • schlechtere Selbstbewertung (Ineffektivität trotz Überlastung)
  • Widerstand gegen Veränderungen
  • Rückzug aus Freizeitaktivitäten
  • zunehmende Gleichgültigkeit und Zynismus
  • zunehmende Distanziertheit und Depersonalisierung
  • zunehmendes Gefühl der inneren Leere, Hoffnungslosigkeit und Wirkungslosigkeit
Burnout Anzeichen
Erste Burnout-Anzeichen wie chronische Müdigkeit sollten Sie ernst nehmen, um rechtzeitig gegensteuern zu können. Bild: Büro-Kaizen.

Wie man die drei wichtigsten Burnout-Anzeichen bei sich und anderen erkennt:

Viele Menschen stecken so in ihrem Hamsterrad, dass sie die ernste Bedrohung für ihre körperliche und psychische Gesundheit gar nicht erkennen. Burnout reicht von kleinen Anzeichen, die leicht ignoriert werden, bis zu massiven und unübersehbaren Folgen. Hier die drei am häufigsten auftretenden Anzeichen für ein beginnendes Burnout.

1. Burnout-Anzeichen „chronische Müdigkeit“
Gelegentlichen Antriebslosigkeit am Montagmorgen und eine nachlassende Leistungsfähigkeit am Ende der Arbeitswoche sind durchaus völlig normal. Tritt dieses Phänomen aber an mehreren Tagen oder gar Wochen hintereinander auf, sollten Sie wachsam werden. Chronische Erschöpfung und dauerhafte Müdigkeit können zwar auch andere Ursachen haben, wie zum Beispiel einen Nährstoffmangel. Aber es ist nicht auszuschließen, dass Sie in diesem Fall ein erstes leises Burnout-Anzeichen bemerken. Denn eine andauernde Erschöpfung ist quasi eine Art Aufschrei des Körpers gegen unangenehme Umstände. Sofort-Tipp: „Seien Sie aufmerksam.“ Nicht jede Unzufriedenheit oder Müdigkeit ist ein Anzeichen für einen Burnout. Tritt dies jedoch vermehrt auf, sollten Sie sich dies schriftlich in einer Mindmap oder Liste notieren, um die Häufigkeit und Intensität feststellen und gegebenenfalls mit Ihrem Arzt besprechen zu können. Gewichten Sie dabei alle belastenden Momente mit Werten auf einer Skala von 1 (sehr gering) bis 10 (sehr stark).
2. Burnout-Anzeichen „Distanzierung von der Arbeit“
Verlieren Sie den Spaß an Ihrer Arbeit? Wenn Sie Ihre Aufgaben vermehrt als unangenehm empfinden und sich mehr und mehr von Ihrer Arbeit distanzieren, signalisiert Ihr Körper Ihnen, dass es ihm zu viel wird. Um genauer herausfinden, wo die Ursachen der Antriebs- und Lustlosigkeit liegen, gibt es folgenden einfachen Praxistipp nach dem Ausschlussverfahren: Hören Sie in sich hinein, ob Ihnen die Aufgaben nicht mehr zusagen, ob unklare Abläufe Sie stören, oder ob es andere ungeklärte Dinge oder Konflikte gibt, die Ihnen die Freude an der Arbeit nehmen. Falls all dies nicht zutrifft, könnte dies ein ernstzunehmendes Anzeichen für einen sich anbahnenden Burnout sein. Sofort-Tipp: „Optimieren Sie die Arbeitsabläufe!“ Überprüfen Sie Ihren Arbeitsplatz mit Hilfe unserer Checkliste. Damit können Sie die Stellen entdecken, an denen etwas nicht optimal läuft, verändert oder entrümpelt werden muss. Nutzen Sie das, um die Arbeitsabläufe sofort zu optimieren. Denn schon kleine Verbesserungen im täglichen Arbeitsablauf können sich aufsummieren und das Zünglein an der Waage sein, das entscheidet, ob Sie sich weiter auf einen Burnout zubewegen oder ob Sie das frühzeitig verhindern können.
3. Burnout-Anzeichen „Gefühl der Sinnlosigkeit“
Wenn Mitarbeiter die eigene Arbeit zunehmend als sinnlos empfinden, liegt das oft an starken Hierarchien und wenig eigenverantwortlichem Arbeiten. Das kleinste Rädchen im Getriebe fühlt sich einfach nicht wichtig. Hier helfen gemeinsame Ziele, die im Team besprochen und im Team bearbeitet werden. Wenn Mitarbeiter Mit-Unternehmer sind und den Sinn der Unternehmensziele verinnerlichen, arbeiten sie nachweislich effizienter. Indem Sie der Arbeit einen klar definierten Sinn geben, wirken Sie also dem Gefühl der Sinnlosigkeit aktiv entgegen. Bleibt das Gefühl der Sinnlosigkeit trotzdem bestehen, sollten Sie sich nicht scheuen, sowohl Ihren Vorgesetzten als auch den Haus- oder Betriebsarzt zu konsultieren, um dieses ernstzunehmende Burnout-Anzeichen zu besprechen und mögliche Gegenmaßnahmen zu initiieren. Sofort-Tipp: „Motivation und Eigenverantwortung stärken.“ Druck und Motivation gehen nur äußerst selten eine stabile Verbindung ein. Wenn Sie jedoch die Motivation erhöhen, reduziert sich auch gleichzeitig der wahrgenommene Druck. Investieren Sie also nachhaltig in die Zufriedenheit und vor allem in die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Denn das ist nicht nur für den Unternehmenserfolg entscheidend, sondern auch ein enorm wichtiger Beitrag für die Burnout-Selbsthilfe. Wer motiviert ist, arbeitet besser und effizienter. Und wer eigenverantwortlich handeln kann, Verantwortung übernehmen und selbst Entscheidungen treffen darf, ist erwiesenermaßen zufriedener. (Hier finden Sie mehr Informationen zur Eigenverantwortung als Beitrag zum Unternehmenserfolg.)

4. Die fünf besten Tipps, um Burnouts prophylaktisch im Vorfeld zu vermeiden

Büro-Kaizen ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz. In unserer täglichen Arbeitspraxis zeigt sich deutlich, dass sich Burnouts in Unternehmen tatsächlich wirkungsvoll reduzieren und vermeiden lassen. Dazu bedarf es jedoch einerseits Änderungen, die das Unternehmen und die Führungskräfte umsetzen müssen, wie auch Maßnahmen, die die Einzelnen für sich selbst ergreifen und nutzen können. Im Folgenden nun die fünf bewährtesten Möglichkeiten und Methoden, um Burnouts prophylaktisch zu verhindern.

  • Burnout-Prävention Tipp Nr. 1: Schon einfache Ordnungstricks helfen viel gegen den Stress. Keiner hat Zeit zum Aufräumen, doch anscheinend haben alle Zeit zum Suchen! In der Praxis gehören Suchzeiten zu den häufigsten Effizienzkillern und damit zu den größten Stressfaktoren im täglichen Arbeitsablauf. Räumen Sie daher als Erstes Ihren Schreibtisch auf. Sie werden staunen, um wie viel effizienter und entspannter Sie Ihre tägliche Arbeit erledigen. Wie Sie in nur sieben Schritten Ihren Schreibtisch für immer aufräumen, erfahren Sie hier in unserem kurzen → Video-Beitrag auf YouTube.

 

  • Burnout-Prävention Tipp Nr. 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben richtig. Wenn Sie immer einen vollen Tagesplan haben, aber andauernd etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt, hat ein Burnout gute Chancen. Sie benötigen dann dringend eine effizientere Arbeitszeitplanung. Beginnen Sie daher sofort mit einem Jahreskalender, in den Sie alle wichtigen Fristen, Termine und Daten eintragen, um stets den Überblick zu behalten. Übertragen Sie dann künftig alle Aufgaben und Termine konsequent in Ihren Wochen- und Tagesplan und fügen Sie dort auch immer alle kurzfristig hinzugekommenen Aufgaben hinzu. Priorisieren Sie dann jeden Tag Ihre Aufgaben, damit Sie einen Überblick darüber haben, was für diesen Tag ansteht. Dieser gratis Download hier hilft Ihnen, solch eine → effiziente Aufgabenliste in Microsoft Outlook zu führen.

 

  • Burnout-Prävention Tipp Nr. 3: Terminieren Sie immer sofort alle anfallenden Aufgaben. Terminieren Sie auch immer gleich sofort alles, was Sie wann machen wollen und was Sie bis wann zu erledigen haben, vom Beantworten der E-Mails über die Ablage bis zum Aufräumen Ihres Schreibtischs. Denn wenn Sie sich einen klaren Überblick über Ihre Aufgaben und die Prioritäten verschaffen, wird es Ihnen viel leichter fallen, sich auf die wichtigen Arbeiten konzentrieren zu können. So vermeiden Sie viel Stress und Hektik. Die hilfreichsten Strategien hierfür haben wir Ihnen in unserem Büro-Kaizen-Artikel → die besten Zeitmanagement Methoden für ein effizientes Arbeiten zusammengefasst.
Die ALPEN-Methode beschreibt die 5 Schritte für die Erstellung eines Tagesplans.
Die ALPEN-Methode beschreibt die 5 Schritte für die Erstellung eines Tagesplans.
  • Burnout-Prävention Tipp Nr. 4: Den Stress durch die ineffiziente „Zettelwirtschaft“ abschaffen. Was hat die Burnout-Prophylaxe mit der Zettelwirtschaft zu tun? Ganz einfach: Die hastig auf Post-its notierten Termine, To-dos und Telefonnummern sind ein andauernder Stresstreiber. Und ständige Angst ist ihr Begleiter. „Habe ich irgendwas vergessen?“ „Wo habe ich nur diese wichtige Notiz hingelegt?“ Davon abgesehen bietet die Post-it-Sammlung am Bildschirmrand oder auf der Schreibtischunterlage nicht gerade ein Bild der Ruhe und Ordnung. Das einfachste Mittel gegen diesen Stressfaktor ist das kostenlose Office-Notizbuchprogramm „OneNote“ von Microsoft. Mit dem Tool können sämtliche Notizen, Dokumentationen, Mindmaps und Protokolle (inklusive Checklisten, Texte, Lesezeichen-Links, Screenshots, Bilder, Videos und Sprachnotizen) extrem übersichtlich gesammelt, strukturiert, weiterbearbeitet und archiviert werden. Auf diese OneNote-Notizen können Sie dann nach Belieben von jedem mobilen Gerät aus zugreifen, sie mit anderen Nutzern teilen und diese sogar gleichzeitig bearbeiten.

 

  • Burnout-Prävention Tipp Nr. 5: Planen Sie realistisch – und mit ausreichenden (Kurz-)Pausen. Sagen Sie keinen Terminen zu, die Sie aller Voraussicht nach nicht einhalten können. Es ist niemandem damit gedient, wenn Sie aus lauter Höflichkeit oder Angst vor Ärger etwas zusagen, das Sie dann nicht einhalten können. Im Gegenteil, es verstärkt den Unmut und die Faktoren, die einen Schritt für Schritt in den Burnout treiben können. Planen Sie stattdessen umgekehrt auch unbedingt immer realistische Pausen ein – entweder als Puffer oder als echte Pausen. Sollten Sie diese Pausen allerdings immer öfter als Puffer nutzen, müssen Sie Ihre Planung noch einmal besser anpassen. Wie wirkungsvoll regelmäßige kurze Pausen sind, erfahren Sie in unserem Beitrag → die Pomodoro Technik: Produktiver und konzentrierter Arbeiten dank Kurzpausen!
Mit der Zeitmanagement Methode "Pomodoro Technik" können Sie die Arbeits- und Pausenzeiten optimal planen.
Mit der Zeitmanagement Methode „Pomodoro Technik“ können Sie die Arbeits- und Pausenzeiten optimal planen.

5. Der Büro-Kaizen-Notfallplan für die Selbsthilfe bei ersten Burnout-Anzeichen

Handeln Sie unbedingt rechtzeitig, bevor die Überlastung Sie Schachmatt setzen kann. Das folgende kleine Notfall-Kit zur Burnout-Selbsthilfe hilft Ihnen, den Nährboden für Stress und Überforderung zu reduzieren und die psychische Belastung am Arbeitsplatz zu minimieren.

  • Stressfaktor Nr. 1: „Schuldgefühlen durch eine angstfreie Fehlerkultur keinen Raum lassen!“ Eine psychische Überlastung, sei es ein Burnout oder ein Erschöpfungssyndrom, entsteht sehr häufig aus zu viel Druck. Und diesen machen sich die Betroffenen unglücklicherweise häufig selbst. Aus Druck werden dann Schuldgefühle, die Aufgaben nicht so gut erledigt zu haben, wie es sein sollte. Und aus diesen Schuldgefühlen entsteht dann eine Belastungsspirale, die am Ende krank machen kann. Stoppen Sie diese Eskalationsdynamik, bevor Sie zu tief in den Strudel geraten! Unser Erfolgstipp gegen diesen Druck: Eine offene Kommunikation und konstruktive Kritik sind die beiden wichtigsten Wege, um Probleme anzusprechen und Missverständnisse zu vermeiden. Vor allem aber: Definieren Sie ein neues Fehlerbewusstsein für Ihr Unternehmen! Sie alle – der Chef, die Vorgesetzten und die Mitarbeiter – sitzen gemeinsam in einem Boot. Macht einer einen Fehler, trägt auch nicht einer alleine Schuld. Und Fehler bergen auch immer die große Chance, fehleranfällige Prozesse zu verbessern. Dieses Bewusstsein und das gemeinsame Einvernehmen darüber ist entscheidend, um eine Burnout-resilientere Arbeitsumgebung zu schaffen. Hier finden Sie unsere → Büro-Kaizen-Empfehlungen zur angstfreien Fehlerkultur.
Eine agile Fehlerkultur beginnt damit den Fehler zu erkennen und endet mit der Veränderung von Verhalten und Umständen.
Eine agile Fehlerkultur beginnt damit den Fehler zu erkennen und endet mit der Veränderung von Verhalten und Umständen.
  • Stressfaktor Nr. 2: „Überstunden machen krank – den Arbeitstag besser strukturieren!“ Häufig geraten Betroffene in die Burnout-Spirale, weil sie sich aufgrund der anfallenden Arbeitsfülle selbst zu viel Arbeit aufhalsen. Sie spornen sich ständig zu Höchstleistungen an, haben hohe Ansprüche an die Perfektion ihrer Arbeit und wollen es allen recht machen. Wer jedoch regelmäßig in den Pausen durcharbeitet und unverhältnismäßig viele Überstunden ansammelt, ist ständig gestresst und steuert auf einen Burnout zu. Erste Anzeichen sind dann eine chronische Müdigkeit und das Gefühl von Überforderung, wodurch das hohe Arbeitspensum noch schlechter bewältigt werden kann. Unser Erfolgstipp gegen zu viele Überstunden: Viele Beschäftigte denken, dass Sie ohne Überstunden jeden Tag unerledigte Arbeiten aufschieben. Büro-Kaizen – das japanische Management-Konzept zur schrittweisen Verbesserung und Perfektionierung von Prozessen – kann Ihnen zwar nicht mehr Zeit verschaffen, aber es kann Ihnen sehr wohl helfen, den Arbeitstag besser zu strukturieren und die Zeit deutlich effizienter zu nutzen! Die wichtigsten Strategien und Methoden für ein besseres Zeitmanagement finden Sie hier auf unserer → Themenseite zum „Selbstmanagement“.

 

  • Stressfaktor Nr. 3: „Mangelnde Kommunikation über eine überfordernde Aufgabenverteilung.“ Oftmals haben Vorgesetzte gar nicht im Blick, wenn sie ihre Angestellten überfordern. Sie vertrauen darauf, dass sich diese schon melden werden, wenn sie ihre Aufgaben nicht mehr schaffen. Und die wiederum vertrauen darauf, dass die Vorgesetzten schon im Blick haben, wenn es für ihr Team zu viel wird. Unser Erfolgstipp für eine bessere Aufgabenverteilung: Diesen Kreislauf müssen Sie unbedingt unterbrechen. Dafür kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine Zeitlang aufschreiben, (1.) welche Aufgaben ursprünglich alles anstehen, (2.) welche davon in wie viel Zeit geschafft wurden, (3.) welche Aufgaben einem zusätzlich übergeben wurden und (4.) welche Aufgaben deshalb verschoben werden mussten oder gar nicht mehr geschafft wurden. Diese Auflistung ist dann die Basis für ein Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten. Sollte es sich bei der Führungskraft, die meist ohnehin nicht sehr offen für solche Gespräche sind, gar um eine cholerische Person handeln, empfiehlt es sich, eine weitere Person hinzuzuziehen, zum Beispiel aus dem Betriebsrat. Solche Gespräche sind zwar schwierig, aber wenn Sie nicht reagieren, werden Sie noch stärker darunter leiden als jetzt schon. Suchen Sie daher gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten nach Lösungen, um die Aufgaben gleichmäßiger zu verteilen, Prozesse zu optimieren und die Kommunikation reibungsloser zu gestalten.

 

  • Stressfaktor Nr. 4: „Keine klaren Zuständigkeiten führen zu unnötiger Mehrarbeit.“ In der Alltagspraxis sind oft zu viele Bürobeschäftigte für zu viele Aufgaben zuständig. Vor allem in den Verwaltungen macht jeder irgendwie alles. Kein Wunder, dass sich dann schnell ein Gefühl der Überforderung, ein wichtiges Anzeichen für einen Burnout, einstellen kann. Und noch schlimmer, durch unklare Zuständigkeiten werden Arbeiten entweder doppelt und gar nicht erledigt! Unser Erfolgstipp gegen Stress durch unklare Zuständigkeiten: Wenn Sie die Zuständigkeiten klar regeln und schriftlich festhalten, arbeiten Sie nicht nur effizienter, sondern vor allem auch entspannter. Ein Aushang informiert dann alle Beschäftigten, wer was genau bearbeitet. So reduzieren sich Rückfragen und alle sparen Zeit und Stress. Und auch neue Kollegen finden sich dadurch schneller zurecht, ohne das Team mit Fragen zu nerven und dadurch von der Arbeit abzuhalten. In diesem Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie → alles Wichtige zu den Zuständigkeiten.

 

  • Stressfaktor Nr. 5: „Die Hektik am Arbeitsplatz entschleunigen für mehr Gelassenheit.“ Wenn der Bogen bis zum Anschlag gespannt ist und sich Unerledigtes auf dem Schreibtisch stapelt, fällt ein gelassenes Arbeiten zugegebenermaßen enorm schwer. Aber Stress kann man nur erfolgreich abbauen, und damit einem möglichen Burnout vorbeugen, wenn man zwischendurch entspannen kann. Daher sollte jede und jeder Einzelne unbedingt die eigene Einstellung überdenken und sich selbst und die eigene Gesundheit ernst nehmen. Denn in diesem Fall ist Vorbeugung für alle Beteiligten wesentlich besser, als langwierig auszufallen und wochenlang heilen zu müssen. Unser Erfolgstipp für mehr Entschleunigung und Gelassenheit: Machen Sie regelmäßig Pausen. Wenn Sie durcharbeiten, sinkt Ihre Konzentration und es schleichen sich Fehler ein. Schon kleine Erholungsphasen reichen aus, um neue Energie zu tanken. Stehen Sie auf, öffnen Sie ein Fenster und genießen Sie die frische Luft. Da Bewegung bei der Büroarbeit meistens zu kurz kommt, überreden Sie Ihre Kollegen doch zu Bürogymnastik. Das ist gesund, macht Spaß und wirkt sich positiv auf das Team aus. Aber auch Ihre Freizeitgestaltung ist ein stabilisierender Faktor gegen Stress. Mit einem geliebten Hobby und Unternehmungen mit Familie und Freunden gelingt es Ihnen viel leichter, von der Arbeit abzuschalten, Stress durch körperliche Bewegung abzubauen und zum Ausgleich etwas zu entspannen. Unternehmen und Führungskräfte sollten zudem darauf hinarbeiten, ein funktionierendes betriebliches Gesundheitsmanagement für mehr Bewegung im Arbeitsalltag und im Büro einzuführen.

6. Büro-Kaizen Video-Tutorial „ERFOLG statt Burnout! So bekämpfst du den Alltagsstress!“

(Dauer 03:33 Minuten)



Schlagwörter: