Arbeitsbelastung effizient verringern: Tipps und Impulse um Stress zu reduzieren

Viele Menschen fühlen sich während der Arbeitszeit wie die Kugel in einem Flipperautomaten. Sie werden durch ein Spielfeld gejagt, ecken an, sammeln mehr oder weniger Pluspunkte und landen letztendlich frustriert im Aus. Zu viel Arbeit und fremdbestimmte Arbeitsanweisungen führen nicht selten zu einer körperlichen und seelischen Überforderung. Wir zeigen Ihnen wie Sie durch eine bessere Organisation mit Büro-Kaizen Zeit einsparen und Ihre Arbeitsbelastung reduzieren können.

1. Definition: Arbeitsbelastung

Unter Arbeitsbelastung oder auch Arbeitslast versteht man alle äußerlichen Einflüsse und Anforderungen, die sich auf die Psyche und den Körper der Arbeitskraft an ihrem Arbeitsplatz auswirken. Dabei wird zwischen folgenden Belastungsfaktoren unterschieden:

• Aufgabenbezogene Belastung
  • Hoher Zeitdruck
  • Gestiegene Verantwortung
  • Konflikte mit Kollegen/Vorgesetzten/etc.
  • Fehlende Arbeitsanweisungen
  • Hohe Ansprüche an Arbeitsqualität
  • Hohe Ansprüche an Arbeitsvolumen
  • etc.
• Umgebungsbezogene Belastung
  • Räumliche Gegebenheiten
  • Fehlerhafte Arbeitsorganisation
  • Führungsstil des Arbeitgebers
  • Betriebsklima
  • etc.

2. Langzeitstudie: Hohe Arbeitsbelastung durch ineffiziente Prozesse

In den meisten Unternehmen, die wir beraten, ist die Arbeitsbelastung sehr hoch bzw. zu hoch. Das verwundert uns nicht, denn laut unserer Langzeitstudie zur Arbeitseffizienz, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchgeführt haben, kosten ineffiziente Prozesse und fehlende Regeln den Unternehmen unglaublich viel Arbeitszeit und Potenzial.

Die Ineffizienz beginnt schon bei der täglichen Kommunikation. Die Zeit für die tägliche E-Mailverarbeitung ist seit 2013 um 60 % gestiegen. Ihre Mitarbeiter verbringen ca. 163 Minuten ihrer Arbeitszeit nur mit der Verarbeitung von Mails. Dies liegt vor allem an fehlenden Kommunikationsspielregeln, die den Umgang beim Verfassen und Versenden von E-Mails regeln. Auch bei der Ablage wird sehr viel Potenzial verschenkt, denn rund 19 % der Arbeitszeit wird durch das Suchen von Unterlagen und Dateien beansprucht. Auch hier fehlen wieder Spielregeln. Laut unserer Studie haben 69 % der Unternehmen keine funktionierenden Spielregeln und damit unnötige Mehrkosten. Denn ihre Mitarbeiter finden erst nach Stunden die benötigten Dokumente oder sie finden die Unterlagen erst gar nicht. Dokumente werden teilweise auf lokalen Netzwerken gespeichert, statt in der Cloud, so dass niemand mehr zugreifen kann oder sie werden an verschiedenen Speicherorten mehrfach abgelegt bzw. gespeichert.

Die Ineffizienz und Zeitverschwendung machen auch vor den Besprechungen keinen Halt. Denn in der Studie gaben die Teilnehmer an, dass sie 26 % Ihrer Zeit in Meetings verbringen. Noch tragischer ist, dass 45 % der Meetings nicht protokolliert werden und deshalb beschlossene Ergebnisse aus den Besprechungen nicht umgesetzt werden (37 %). Ursache: Fehlende Verhaltensregeln bei Besprechungen. Hier geht Ihnen nicht nur viel Potenzial verloren, das verursacht Ihnen als Führungskraft Kosten und stiehlt Ihren Mitarbeitern benötigte Arbeitszeit, um die Summe ihrer Aufgaben zu bewältigen und somit mal in ihrem Feierabend abschalten zu können.

Durch mangelnde oder fehlende Spielregeln bei der Kommunikation und bei Besprechungen leiden auch Ihre Projekte. Und hier sind die Zahlen besonders erschreckend:

• 39 % der Projekte laufen inhaltlich, kostenmäßig sowie terminlich nicht planmäßig
• Unklare Absprachen und Probleme bei den Schnittstellen kosten 29 % der Arbeitszeit
• Zugesagte Termine werden bei 37 % der Projekte nicht eingehalten
• Fast 40 % der Projekte laufen nicht planmäßig, was zu Verzögerungen und Merkosten führt

Sie sehen: Dieses Thema sollten Sie unbedingt angehen, besonders, wenn Sie eine Führungsverantwortung haben. Hierbei helfen unsere beschriebenen Tipps. Falls Sie mehr Hilfe benötigen oder eine Beratung möchten, beraten wir Sie gerne.

3. Auswirkung: Hohe Arbeitsbelastung fördert gesundheitliche Probleme

Sie arbeiten und arbeiten, aber trotzdem haben Sie das Gefühl, es ist immer noch nicht genug. Laut aktuellem Arbeitszeitreport des Bundesamtes für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin fühlt sich jeder achte abhängig Beschäftigte von seiner Arbeitsmenge überfordert. Diese ständige Überbelastung ist nicht nur frustrierend, sondern wirkt sich auch negativ auf die Gesundheit aus. In der repräsentativen Umfrage klagten 53 Prozent der Arbeitnehmer über Müdigkeit und Erschöpfung. Aber auch körperliche Beschwerden wie Rücken- und Kreuzschmerzen, Schlafstörungen oder Niedergeschlagenheit sind weit verbreitet.

4. Tipps: Arbeitsbelastung reduzieren

Auch wenn Sie das Gefühl haben, tatsächlich kann die Arbeitsbelastung nicht ständig ansteigen. Stattdessen pendelt sich Ihr Arbeitsaufwand bei einem bestimmten, durchaus hohen Level ein. Hieran können Sie wahrscheinlich nicht viel ändern, aber Sie können versuchen, Ihren persönlichen Zeitaufwand zu minimieren und proaktiv anzugehen. Wie man die Arbeitslast der Mitarbeiter minimieren kann, ist eine häufig gestellte Frage von Führungskräften in unserem Beratungsalltag. Aus diesem Grund haben wir nachfolgend die wichtigsten Tipps gegen eine hohe Arbeitsbelastung aufgeführt.

1. Tipp gegen die Arbeitsbelastung: Es lässt sich was ändern

Es ist ein zentrales Problem, dass viele Menschen an negativen Glaubenssätzen festhalten. Gegen die Arbeitslast lässt sich nichts machen, also versucht man es erst gar nicht. Es ist wie bei dem jungen Arbeitselefanten. Er versucht sich einige Male loszureißen, aber die Kette hindert ihn daran. Später ist er nicht mehr angekettet, aber er läuft nicht weg. Er hat es versucht und dann für immer aufgegeben. Geben Sie sich nicht wie der Arbeitselefant auf: Wenn sich in Ihrem Unterbewusstsein Resignation einnistet, sagen Sie ab sofort laut Stopp. Statt sich negativen Gedanken hinzugeben, nehmen Sie lieber unsere Tipps in Angriff.

2. Tipp: Bekämpfen Sie die Arbeitsbelastung proaktiv

Wer immer nur auf Anfragen reagiert oder Aufträge abarbeitet, ist fremdbestimmt. Da stellt sich schnell ein Gefühl von Hilflosigkeit und Frustration ein. Wer jedoch proaktiv arbeitet, reduziert seinen Stress und geht mit viel mehr Spaß an die Arbeit. Ob es sich um das Chaos auf Ihrem Schreibtisch handelt, um komplizierte Arbeitsabläufe oder um die schwierige Kundenakquise – freuen Sie sich über diese Herausforderungen und ergreifen Sie die Initiative. Indem Sie die Verantwortung für Ihren Arbeitsplatz übernehmen, finden Sie auch Wege Ihre Arbeitslast zu reduzieren.

3. Tipp: Reduzieren Sie die Arbeitsbelastung durch Ordnung

Wenn alles auf einen einströmt, stapeln sich Papiere und Unterlagen auf dem Schreibtisch. Wieso die kostbare Arbeitszeit mit Aufräumen vergeuden? Aber halt, überlegen Sie, wie viel Zeit Sie brauchen, um sich in diesem Chaos zurechtzufinden. Laut unserer aktuellen Studie zur Arbeitseffizienz sind ca. 19 % der Arbeitszeit mit Suchzeiten ausgefüllt. Die gute Nachricht, Sie müssen nur einmal Ihr Büro aufräumen.

Das gelingt, wenn alle Arbeitsmaterialien und –unterlagen ihren festen Platz erhalten. Am besten kleben Sie sich kleine Zettel in die Schubladen oder Schränke, damit Sie anfangs wissen, wohin mit Locher, Tacker usw. So fällt es Ihnen erstaunlich leicht, dauerhaft Ordnung am Arbeitsplatz zu halten. Das ist wie beim Autofahren. Für den Fahranfänger sind die Abläufe noch ungewohnt, aber nach kürzester Zeit sind alle Abläufe automatisiert.

4. Tipp: Arbeitsbelastung reduzieren durch Priorisierung

Viele Menschen glauben, Sie würden Projekte oder dringende Abgabetermine leichter bewältigen, wenn sie nur ein wenig mehr Zeit zur Verfügung hätten. Aber oft ist ein inkonsequentes Zeitmanagement dafür verantwortlich, dass viele kostbare Stunden verloren gehen. Als erstes brauchen Sie einen übersichtlichen Terminplaner zum Beispiel Outlook. Tragen Sie alle Termine, Projekte und Aufgaben sofort ein.

Hierbei ist es wichtig, Ihre Prioritäten nicht aus den Augen zu verlieren. Vergeuden Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit Nebensächlichkeiten, sondern konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Bei der Priorisierung Ihrer Termine und Aufgaben helfen Ihnen Zeitmanagement Methoden. So erkennen Sie schnell welche wichtigen Aufgaben Sie sofort angehen sollten und welche Aufgaben Sie besser an andere delegieren.

5. Tipp Spielregeln senken die Arbeitsbelastung

Sie sind nicht alleine im Unternehmen tätig. Deshalb hilft es Ihnen wenig, wenn Sie Ihr Büro und Ihre Arbeitsabläufe ordentlich strukturieren. Die gemeinsamen Prozesse im Büroalltag verlaufen allerdings viel reibungsloser, wenn Sie für alle gültige Standards erarbeiten. Spielregeln sind ein praxiserprobter Weg, wie wir gemeinsam mit unseren Beratungskunden, nachhaltig eine Verbesserung im Büro erreichen. Dabei handelt es sich häufig um Regeln in den Bereichen:

• Kommunikation
• Ablage
• Verhalten im Team

Achten Sie darauf, dass Sie diese Spielregeln gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern/Kollegen erarbeiten und beschließen. Dabei ist es wichtig dass diese Regeln

1. objektiv,
2. nachvollziehbar und
3. einfach gestaltet sind.

Ein erster Schritt könnte ein gemeinsames OneNote-Notizbuch sein. Hier finden Sie und Ihre Mitarbeiter alle relevanten Informationen wie Zuständigkeiten, Telefonnummern und Prozessabläufe.

5. Fazit: Bekämpfen Sie die Arbeitslast proaktiv

Fühlen Sie sich nicht länger wie ein Pingpong-Ball, sondern verändern Sie Ihre innere Einstellung zu Ihrer Arbeit. Sie werden merken, dass sich schon mit kleinen Veränderungen, wie einem aufgeräumten Arbeitsplatz oder einem OneNote Notizbuch mit Regeln positive Erfolge einstellen. Je mehr Sie proaktiv agieren, desto leichter fällt es Ihnen, Zeiträuber zu entlarven und Ihren Arbeitszeitaufwand dauerhaft zu minimieren. Wer proaktiv seinen Arbeitsalltag gestaltet, hat Spaß an seiner täglichen Arbeit. Und diese Freude überträgt sich auch auf Ihre Freizeit. Statt frustriert vor dem Fernseher abzuhängen, haben Sie endlich wieder Lust auf anregende Unternehmungen.