Ich pfeif auf Stress – Wie Sie Arbeitsbelastung effizient verringern



Viele Menschen fühlen sich während der Arbeitszeit wie die Kugel in einem Flipperautomaten. Sie werden durch ein Spielfeld gejagt, ecken an, sammeln mehr oder weniger Pluspunkte und landen letztendlich frustriert im Aus. Zu viel Arbeit und fremdbestimmte Arbeitsanweisungen führen nicht selten zu einer körperlichen und seelischen Überforderung. Wir zeigen Ihnen in fünf Schritten, wie Sie durch eine bessere Organisation mit Büro-Kaizen Zeit einsparen und Ihre Arbeitsbelastung dauerhaft senken.

Arbeitsbelastung ist Stress
Arbeitsbelastung ist Stress.

Was ist das Problem

Sie arbeiten und arbeiten, aber trotzdem haben Sie das Gefühl, es ist immer noch nicht genug. Laut aktuellem Arbeitszeitreport des Bundesamtes für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin fühlt sich jeder achte abhängig Beschäftigte von seiner Arbeitsmenge überfordert. Diese ständige Überbelastung ist nicht nur frustrierend sondern wirkt sich auch negativ auf die Gesundheit aus. In der repräsentativen Umfrage klagten 53 Prozent der Arbeitnehmer über Müdigkeit und Erschöpfung. Aber auch körperliche Beschwerden wie Rücken- und Kreuzschmerzen, Schlafstörungen oder Niedergeschlagenheit sind weit verbreitet.

So funktioniert es

Auch wenn Sie das Gefühl haben, tatsächlich kann die Arbeitsbelastung nicht ständig ansteigen. Stattdessen pendelt sich Ihr Arbeitsaufwand bei einem bestimmten, durchaus hohen Level ein. Hieran können Sie wahrscheinlich nicht viel ändern, aber Sie können versuchen, Ihren persönlichen Zeitaufwand zu minimieren und proaktiv die Arbeitsabläufe im Sinne von Büro-Kaizen zu planen.

Tipp Nr. 1 gegen die Arbeitsbelastung: Es lässt sich was ändern

Es ist ein zentrales Problem, dass viele Menschen an negativen Glaubenssätzen festhalten. Gegen den Arbeitsaufwand lässt sich nichts machen, also versucht man es erst gar nicht. Es ist wie bei dem jungen Arbeitselefanten. Er versucht sich einige Male loszureißen, aber die Kette hindert ihn daran. Später ist er nicht mehr angekettet, aber er läuft nicht weg. Er hat es versucht und dann für immer aufgegeben. Gegen Sie sich nicht wie der Arbeitselefant auf: Wenn sich in Ihrem Unterbewusstsein Resignation einnistet, sagen Sie ab sofort laut Stopp. Statt sich negativen Gedanken hinzugeben, nehmen Sie lieber unsere Tipps in Angriff.

Tipp Nr. 2 gegen die Arbeitsbelastung: Werden Sie proaktiv

Wer immer nur auf Anfragen reagiert oder Aufträge abarbeitet, ist fremdbestimmt. Da stellt sich schnell ein Gefühl von Hilflosigkeit und Frustration ein. Wer jedoch proaktiv arbeitet, reduziert seinen Stress und geht mit viel mehr Spaß an die Arbeit. Ob es sich um das Chaos auf Ihrem Schreibtisch handelt, um komplizierte Arbeitsabläufe oder um die schwierige Kundenakquise – freuen Sie sich über diese Herausforderungen und ergreifen Sie die Initiative. Indem Sie die Verantwortung für Ihren Arbeitsplatz übernehmen, finden Sie auch Wege aus der Krise.

Lesen Sie unsere Tipps, wie Sie proaktiv den Arbeitsalltag verbessern.

Proaktiv mindert Arbeitsbelastung
Seien Sie proaktiv und senken Sie Ihre Arbeitsbelastung.

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Tipp Nr. 3 gegen die Arbeitsbelastung: Sorgen Sie für Ordnung

Wenn alles auf einen einströmt, stapeln sich Papiere und Unterlagen auf dem Schreibtisch. Wieso die kostbare Arbeitszeit mit Aufräumen vergeuden? Aber halt, überlegen Sie, wie viel Zeit Sie brauchen, um sich in diesem Chaos zurechtzufinden. Laut dem Fraunhofer Institut sind 10 Prozent der Arbeitszeit mit Suchzeiten ausgefüllt. Die gute Nachricht, Sie müssen Ihr Büro nur einmal aufräumen. Das gelingt, wenn alle Arbeitsmaterialien und –unterlagen ihren festen Platz erhalten. Am besten kleben Sie sich kleine Zettel in die Schubladen oder Schränke, damit Sie anfangs wissen, wohin mit Locher, Tacker usw. So fällt es Ihnen erstaunlich leicht, dauerhaft Ordnung zu halten. Das ist wie bei Autofahren. Für den Fahranfänger sind die Abläufe noch ungewohnt, aber nach kürzester Zeit sind alle Abläufe automatisiert.

Mit diesen Tipps müssen Sie Ihr Büro nur noch einmal aufräumen.

Ordentliches Buero senkt Arbeitsbelastung
Ein ordentliches Büro mindert die Arbeitsbelastung.

Tipp Nr. 4 gegen die Arbeitsbelastung: Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement

Viele Menschen glauben, Sie würden Projekte oder dringende Abgabetermine leichter bewältigen, wenn sie nur ein wenig mehr Zeit zur Verfügung hätten. Aber oft ist ein inkonsequentes Zeitmanagement dafür verantwortlich, dass viele kostbare Stunden verloren gehen. Als erstes brauchen Sie einen übersichtlichen Terminplaner zum Beispiel Outlook. Tragen Sie alle Termine, Projekte und Aufgaben sofort ein. Hierbei ist es wichtig, Ihre Prioritäten nicht aus den Augen zu verlieren. Vergeuden Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit Nebensächlichkeiten sondern konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben.
Kennen Sie schon das Pareto-Prinzip? Mit dieser Zeitmanagement-Methode können Sie 10 Mal produktiver werden.

Tipp Nr. 5 gegen die Arbeitsbelastung: Vereinbaren Sie Spielregeln für gemeinsam Lösungen

Sie sind nicht alleine im Unternehmen tätig. Deshalb hilft es Ihnen wenig, wenn Sie Ihr Büro und Ihre Arbeitsabläufe ordentlich strukturieren. Die gemeinsamen Prozesse im Büroalltag verlaufen allerdings viel reibungsloser, wenn Sie für alle gültige Standards erarbeiten. Achten Sie darauf, dass die gemeinsam beschlossenen Spielregeln objektiv, nachvollziehbar und einfach gestaltet werden. Ein erster Schritt ist ein Handbuch für die Abteilung. Hier finden sich alle relevanten Informationen wie Zuständigkeiten, Telefonnummern und Prozessabläufe, die in einem Foliensichtbuch zusammengefasst werden. Lesen Sie, wie Sie mit einem Foliensichtbuch das Chaos bändigen.

Foliensichtbuch mindert Chaos und Arbeitsbelastung
Ein Foliensichtbuch mindert das Chaos und so auch die Arbeitsbelastung.

Darauf kommt es an

Fühlen Sie sich nicht länger wie ein Pingpong-Ball sondern verändern Sie Ihre innere Einstellung zu Ihrer Arbeit. Sie werden merken, dass sich schon mit kleinen Veränderungen wie einem aufgeräumten Arbeitsplatz oder einem Foliensichtbuch mit Standards positive Erfolge einstellen. Je mehr Sie proaktiv agieren, desto leichter fällt es Ihnen, Zeiträuber zu entlarven und Ihren Arbeitszeitaufwand dauerhaft zu minimieren.

Was der Tipp bewirkt

Sie sind nicht länger ein Opfer Ihres Arbeitspensums. Mit den vorgeschlagenen Maßnahmen arbeiten Sie organisiert und konzentrieren sich auf das Wesentliche. Wer proaktiv seinen Arbeitsalltag gestaltet, hat Spaß an seiner täglichen Arbeit. Und diese Freude überträgt sich auch auf Ihre Freizeit. Statt frustriert vor dem Fernseher abzuhängen, haben Sie endlich wieder Lust auf anregende Unternehmungen.

Und Sie?

Wie haben Sie Ihre Arbeitsbelastung in den Griff bekommen? Schreiben Sie mir, ich bin immer auf der Suche nach neuen Ideen und Tipps! Wenn Sie mehr Ratschläge brauchen, empfehle ich Ihnen meine kostenfreie E-Mail-Serie: Endlich frei. Sie erhalten meine 12 effektivsten Strategien, wie Sie erfolgreich und gelassen arbeiten.



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