Eisenhower-Prinzip: Wissen, wo der Anfang ist



„Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“, diese Zeile aus einem Gedicht von Hermann Hesse (1877-1962) ist als eigene Redewendung bekannt geworden. Dabei ist es auch interessant, das ganze Gedicht einmal zu lesen. Keine Angst, wir werden heute nicht lyrisch. Doch der Titel des Gedichts „Stufen“ eignet sich als Symbol für unser heutiges Thema: Prioritäten setzen.

Fast jeder kennt ja das Gefühl: Womit fange ich an? Keine Spur vom „Zauber des Anfangs“. Eher fühlen wir uns wie vor einer steilen Treppe, deren erste Stufe nicht erkennbar ist: Sollen wir erst die Rechnung schreiben, erst das Projekt anschieben oder doch erst das Meeting für den nächsten Tag vorbereiten? Was wir jetzt brauchen, ist ein Ordnungsprinzip für unsere Aufgaben. Deshalb stelle ich Ihnen heute das Eisenhower Prinzip vor. Diese Methode geht auf den amerikanischen General Eisenhower (1890-1969) zurück, dem sie – so die Legende – auf dem Weg zu seinem Erfolg half, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu ordnen und zu erledigen.

INHALTSVERZEICHNIS

Gehen Sie, wohin Sie wollen und finden Sie, was wichtig ist

Wo wollen Sie am Ende des Arbeitstages angekommen sein? Wo am Ende des Jahres? Diese Frage ist wie ein Kompass auf dem Weg zu Ihrer ersten Stufe auf der Aufgabentreppe. Ihre Ziele als Mitarbeiter sind den Unternehmenszielen zugeordnet. Ist das vorrangige Unternehmensziel, Kunden mit einem neuen Angebot glücklich zu machen, tragen sie zu diesem Ziel bei. Deshalb sind alle Aufgaben als wichtig einzustufen, die diesem Ziel dienen.

Lese-Tipp für Zielbewusste: Hier zeige ich Ihnen, wie Sie ein Ziel finden, das für Sie – in Harmonie mit den Unternehmenszielen – sinnvoll und erreichbar ist:

Download-Tipp zur Inspiration: Wir bei Tempus machen gute Erfahrungen mit dem Einsatz von Wertekärtchen. Das sind Kärtchen, die mit den Zielen unseres Unternehmens beschriftet sind.
Bewahren Sie die Kärtchen in Ihrem Blickfeld auf, dann fällt es Ihnen leicht, die anstehenden Aufgaben entsprechend diesen Zielen zu priorisieren.

Sie können Wertekärtchen für die Arbeit in Ihrer Abteilung, in Ihrem Team und für sich selbst erstellen. Lassen Sie sich von unserem kostenlosen Download inspirieren.

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Ziele finden mit Wertekärtchen – für die Anwendung des Eisenhower Prinzips.

Nach dem Eisenhower Prinzip gehören wichtige Aufgaben zur Kategorie A oder B, je nachdem, ob sie dringend sind oder nicht dringend.

Bitte nicht drängeln – Dringend oder nicht dringend, das ist hier die Frage

Dringende Aufgaben sind solche, die nicht verschoben werden dürfen. Dazu gehört die Abgabe der Steuererklärung, die Begleichung von Rechnungen, die Deadline für ein Projekt. Diese Aufgaben sind dringend, jedoch nicht in jedem Fall wichtig, also dem Unternehmensziel untergeordnet. Deshalb gehören sie in die Kategorie A (dringend und wichtig) oder C (dringend und nicht wichtig). Zur Kategorie D gehören alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.

Das Geniale des Eisenhower Prinzips ist die Handlungsanweisung, die mit jeder Kategorie verbunden ist:

  • Aufgaben der Kategorie A – wichtig und dringend – erledigen Sie selbst sofort.
  • Aufgaben der Kategorie B – wichtig. aber nicht dringend – bekommen einen Termin.
  • Aufgaben der Kategorie C – nicht wichtig, aber dringend – delegieren Sie an einen geeigneten Mitarbeiter.
  • Aufgaben der Kategorie D – nicht wichtig und nicht dringend – löschen Sie oder legen die Unterlagen ab.


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Das Eisenhower Prinzip auf einen Blick.

Wenn Sie dieses Prinzip verinnerlichen, wird für Sie „in jedem Anfang ein Zauber wohnen“, denn Sie wissen immer, was zuerst zu tun ist. Doch die einzelnen Aktivitäten – Erledigen, Planen, Delegieren oder Löschen benötigen auch etwas Know-how. Deshalb gebe ich Ihnen hier noch einige bewährte Kurz-Tipps dazu:

Eisenhower Prinzip Kategorien A und B: Termin zu vergeben

Nach dem Eisenhower Prinzip bekommen die Aufgaben der Kategorie B einen Termin. Doch auch die Einträge der Kategorie A werden Sie nicht immer sofort erledigen, sondern eine Reihenfolge festlegen und Termine planen. Beim Planen von Terminen hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Benutzen Sie ein einziges Zeitplansystem; das kann elektronisch wie Outlook sein oder in Papierform wie ein Zeitplansystem von Tempus. Wichtig ist, dass das ausgewählte System zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt.

2. Überlegen Sie, ob eine Vorbereitungszeit anfällt und planen Sie diese entsprechend mit ein. Verwenden Sie dafür das Kürzel „VB“.

3. Haben Sie zu einem Termin Notizen, ist es wichtig, dass Sie diese wiederfinden. In Outlook können Sie Verknüpfungen herstellen. Dafür eignet sich das Notizfeld des Terminkalenders.

Download-Tipp für Praktiker: In meinem kostenlosen E-Book habe ich für Sie 10 Tipps zusammengestellt, wie Sie Outlook noch besser nutzen können. Hier finden Sie auch die Anleitung für die Notizen. Laden Sie sich deshalb in unserem Download-Bereich jetzt den Schnelltest für Ihre Kalender-Effizienz herunter.

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Das Eisenhower Prinzip mit dem Outlook-Kalender anwenden: So geht’s.

Info-Tipp für Papierliebhaber: Wenn Sie einen Papierkalender nutzen, empfehle ich Ihnen für die Einträge, Symbole als Verknüpfungen zu Ihrer Dateiablage zu verwenden. Ein Beispiel dafür sehen Sie in der untenstehenden Grafik. Wie Sie hierfür genau vorgehen, beschreibe ich Ihnen in diesem Artikel: Wiedersehen macht Freude.

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Aufgaben, die nach dem Eisenhower Prinzip terminiert werden, zur Orientierung mit einer Verknüpfung zum Ablagesystem versehen.

Sie haben nun Ihre Aufgaben gemäß des Eisenhower Prinzips in Kategorien A und B geordnet. Nun stehen Sie vor der Frage: Welche der wichtigsten Aufgaben geben Sie den Vorrang? Dafür empfehle ich Ihnen das folgende Vorgehen:

Diese Eine, die ist Meine

Die wichtigste Aufgabe zu finden, ist oft nicht so einfach. Hier können Sie noch ein wenig nachjustieren, indem Sie sich fragen: Wenn ich morgen nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte – welche wäre das? Dann streichen Sie diese Aufgabe von Ihrer Liste und stellen die danach die Frage erneut. Dieses Vorgehen entspricht der 25.000-Dollar-Methode.

Tipp für Neugierige: Wie diese Methode zu ihrem Namen kam und wie Sie noch mit ihr arbeiten können, erfahren Sie in diesem Artikel: Überblick und Durchblick: Die wahre Geschichte der 25 000-Dollar-Methode.

Wenn erstmal der Anfang gefunden ist, ergibt sich jeder weitere Schritt. Klick um zu Tweeten

Eisenhower Prinzip Kategorie C: Nimm du sie und sei pünktlich

Ein geflügeltes Wort lautet: „Man muss nicht alle Aufgaben selbst erledigen, ein paar zu delegieren, gehört auch zum Erfolg.“ Das können Sie sicher bestätigen. Allerdings will auch das Delegieren von Aufgaben geübt sein. Hier eine kleine Tipp-Auswahl:

1. Der Ton macht die Musik
Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter freundlich an, vermeiden Sie es, „mit der Tür ins Haus zu fallen“. Äußern Sie aufrichtiges Interesse an Ihrem Gegenüber, das schafft eine gute Verbindung.

2. Gute Gründe nennen
Nehmen Sie den Mitarbeiter „ins Boot“ – zeigen Sie auf, in welchem Zusammenhang sich die übertragene Aufgabe befindet. Wenn Menschen das „Warum“ kennen, verbessert das die Einstellung zu ihrem Tun.

3. Wohin soll‘s denn gehen?
Formulieren Sie das Ziel, das der Mitarbeiter erreichen soll, zum Beispiel: Termin, Qualität, Umfang der Erledigung. Damit schaffen Sie Klarheit auf beiden Seiten und vermeiden Miss-Stimmung durch Miss-Verständnisse.

Und hier geht’s weiter: Die Delegierungs-Tipps 4 bis 8 finden Sie in meinem Artikel So delegieren Sie richtig. Ich empfehle Ihnen auch hier: Machen Sie die „Probe aufs Exempel“ und schauen Sie, ob das Delegieren mit diesen Tipps für Sie besser klappt.

Sie möchten wiederkehrende, vorher besprochene Aufgaben mit Hilfe von Outlook delegieren? Das ist eine gute Idee, denn es spart für Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit. In meinem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie das geht:

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Nach dem Eisenhower Prinzip die Aufgaben der Kategorie C per Outlook delegieren.

Eisenhower Prinzip Kategorie D: Ab ins Körbchen – Kataloge und anderes Lesefutter

Sie sehen schon, dieser Punkt weicht etwas von der obigen Grafik ab. Der Grund: Nicht alles, was nicht erledigt werden muss und nicht in der Ablage einen Platz findet, muss sofort in den Papierkorb. Dazu zählen: Kataloge Zeitschriften, Informations-Broschüren und anderes Lesematerial.

In vielen Büros türmen sich diese Materialien zu schwindelerregend hohen Stapeln. Niemand fasst so einen Stapel an, viel zu unübersichtlich und wackelig ist er. So wächst er weiter, nimmt immer mehr Platz ein und sieht zudem noch unschön aus.

Die Lösung für dieses Phänomen heißt wie dieser Artikel: Der Lesestapel als sich selbst begrenzendes System. Probieren Sie diese Ordnungsmöglichkeit einfach aus – Sie werden begeistert sein.

Download-Tipp für Ordentliche: Laden Sie sich die Anleitung für den Lesestapel herunter und beginnen Sie gleich mit dem Umsetzen. Sie werden sehen: Ein kleiner Aufwand für nachhaltige Wirkung.

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Materialien der Kategorie D im Lesestapel unterbringen.

Und Sie?

Welche Erfahrungen und Tipps möchten Sie zum Eisenhower Prinzip mit uns teilen? Oder haben Sie eine Frage dazu? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Sie möchten Ihr Wissen über das Eisenhower Prinzip noch vertiefen? Dann empfehle ich Ihnen meine folgenden Artikel: So trägt das Eisenhower Prinzip zu Ihrem Erfolg bei: Endlich erfolgreich

Prioritäten nach dem Eisenhower Prinzip sind gesetzt – nun geht es an die Zeitplanung: 7 Tipps für einen perfekten Tagesplan

Und hier noch einmal das Thema „Selbstbegrenzende Systeme“. Diese Methode hilft auch, Ihren Schreibtisch für immer aufgeräumt zu halten. Wie das geht, sehen Sie hier.



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