Wer vor lauter Aufgaben den Wald nicht sieht, sollte einmal das Eisenhower-Prinzip ausprobieren. Mit dieser scharfen Axt roden Sie unwichtiges und nicht eiliges beiseite und schärfen den Blick auf die wirklich wichtigen und/oder dringlichen Aufgaben. So schaffen Sie in kürzester Zeit Struktur in Ihre To-Dos und sehen sofort den Anfang und den weiteren Bearbeitungspfad. Wie Sie das Eisenhower-Prinzip für Ihren Arbeitsalltag gewinnbringend einsetzen können – und dafür ideal den Outlook-Kalender nutzen können – erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag!
Inhaltsverzeichnis
1. Das Eisenhower-Prinzip: Definition, Zusammenfassung und Herkunft
Das Eisenhower-Prinzip ist eine im Coaching viel zitierte Methode des Zeitmanagements, um eine Vielzahl von Aufgaben effizient nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren zu können. Auf diese Weise kann die bestmögliche Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung schnell und einfach sichtbar gemacht und festgelegt werden. Damit eignet sich die Methode ideal für den Einsatz im Büro und der Priorisierung der Aufgabenliste, entweder für die persönliche Tages- und Wochenplanung (z. B. im Outlook-Kalender) oder für die Projektplanung im Team (z. B. in den Microsoft 365-Apps Teams und Planner).
- Die Anwendung des Eisenhower-Prinzip erfolgt ganz einfach mit einer vierfeldrigen Matrix (einer Tabelle mit vier Zellen).
- In diese Matrix werden nun alle anstehenden Aufgaben nach wichtig vs. unwichtig, sowie dringlich vs. nicht eilig einsortiert. Daraus ergibt sich dann die ideale Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung. Fertig. Klingt einfach? Die Crux liegt im Detail.
Herkunft: Wer hat das Eisenhower-Prinzip erfunden?
Dwight D. „Ike“ Eisenhower (1890-1969) war ein US-amerikanischer General, ab 1942/43 Oberbefehlshaber der alliierten Truppen im Zweiten Weltkrieg und von 1953-1961 schließlich der 34. Präsident der USA. Er galt als scharfsinniger Denker, führungsstark sowie strategischer Organisator und Planer. Allerdings ist er nicht der wirkliche Erfinder des nach ihm benannten Prinzips. Er hat es lediglich allgemein bekannt und berühmt gemacht.
- Die Wurzeln der Eisenhower-Methode gehen auf eine Rede zurück, die er 1954 auf einer Versammlung des weltweiten „Ökumenischen Rats der Kirchen“ (World Council of Churches) hielt.
- In dieser Rede skizzierte er treffend und markant die sehr effiziente Arbeitsmethode eines nicht näher genannten Hochschulpräsidenten, wie dieser mit den vielen verschiedenen Aufgaben seiner Position zurechtkommt, ohne das Dringliches liegen bleibt oder Wichtiges aus den Augen verloren geht.
- Laut Eisenhower lautet die Zauberformel: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist niemals dringend.“ (Im englischen Original: I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.)
- Entlang dieser beiden Achsen „wichtig“ und „dringend“ kann man nun alle Aufgaben verteilen und erhält so den idealen Fahrplan für die Projekt- oder Wochenplanung. Wie das konkret geht, erfahren Sie im nächsten Absatz.
Nice to know: Weitere scharfzüngige Aphorismen und Zitate von Dwight D. EisenhowerHier einige weitere berühmte Zitate von „Ike“ Eisenhower:
In seiner bemerkenswerten Abschiedsrede als US-Präsident prägte Dwight D. Eisenhower 1961 übrigens auch den Begriff des „militärisch-industriellen Komplexes“. Dabei warnte er vor den starken Verflechtungen und gefährlichen Einflüssen eines „Ineinandergreifens der riesigen industriellen und militärischen Verteidigungsmaschinerie“ für die demokratischen Institutionen. Der starke Einfluss dieses Komplexes auf die Wirtschaftskraft und die Arbeitsplätze in den USA könnten die politische Führung dazu veranlassen, Konflikte eher militärisch lösen zu wollen als politisch, so der scheidende US-Präsident. |
2. Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix? Einfach erklärt mit Beispiel
„Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“. Aber womit denn nun anfangen, wenn der erste Schritt vor lauter Aufgaben nicht sichtbar ist? Soll man zuerst die Rechnung schreiben, dann das Projekt anschieben und zum Schluss das Meeting für morgen vorbereiten? Was jetzt benötigt wird, ist ein eine schlanke Ordnungsmethode für alle anstehenden Aufgaben – und genau das liefert das Eisenhower-Prinzip. Mit dieser kinderleichten Methode ist es schnell und einfach möglich, alle Aufgaben in der optimalen Reihenfolge zu ordnen und zu erledigen.
Schritt 1: Vorbereitung – die Eisenhower-Matrix anlegen
Nehmen Sie ein Blatt Papier oder besser noch eine Seite in OneNote, Excel oder Word und erstellen Sie eine Tabelle mit 3 Spalten und 3 Zeilen. Beschriften Sie die senkrechten Spalten mit „dringend“ und „nicht dringend“ und die waagerechten Zeilen mit „wichtig“ und „unwichtig“ (siehe die Tabelle in Schritt 2). Abzüglich der Beschriftungen bleiben somit vier Felder übrig. Das sind die Kategorien A, B, C und D. Das Geniale des Eisenhower-Prinzips sind nun die Handlungsanweisungen, die mit jeder dieser Kategorien verbunden sind:
- Aufgaben der Kategorie A „wichtig und dringend“: Diese erledigen Sie selbst sofort → sofort erledigen.
- Aufgaben der Kategorie B „wichtig, aber nicht dringend“: Diese bekommen einen Termin (um nicht dringend zu werden) → terminieren.
- Aufgaben der Kategorie C „nicht wichtig, aber dringend“: Diese delegieren Sie an einen geeigneten Mitarbeiter → delegieren.
- Aufgaben der Kategorie D „nicht wichtig und nicht dringend“: Diese werden entweder gleich gelöscht oder in einer geeigneten Ablage abgelegt (siehe unten) → zunächst ignorieren.
Schritt 2: Alle Aufgeben in die passenden Tabellenfelder eintragen
Sortieren Sie nun alle To-Dos Ihrer Aufgabenliste in die vier Felder der Eisenhower-Matrix ein. Dabei helfen Ihnen folgende Unterscheidungen und Fragen.
| dringend | nicht dringend | |
| wichtig | Kategorie A „wichtig und dringend“:
Um als Unternehmen und Team voranzukommen, ist es wichtig, dass die Einzelziele der Mitarbeiter im Einklang mit den übergeordneten Projekt- oder Unternehmenszielen stehen. Die Ziele des Unternehmens oder Projekts bilden somit die Leitplanken, innerhalb derer sich alle Mitarbeiterziele befinden müssen. Deshalb sind prinzipiell alle und nur diese Aufgaben als wichtig einzustufen, die diesen Zielen dienen. Die Handlungsempfehlung: |
Kategorie B „wichtig, aber nicht dringend“:
Alle Aufgaben sind wichtig, wenn sie das Erreichen eines übergeordneten Ziels ermöglichen oder dazu beitragen. Wenn diese wichtige Aufgabe jedoch nicht sofort erledigt werden muss, weil es z. B. (noch) keine Frist gibt, die Deadline in weiter Ferne liegt oder weil von dieser Aufgabe keine anderen dringenden Aufgaben unmittelbar abhängen (eigene oder die von Kollegen), dann ist die Aufgabe zwar wichtig und muss früher oder später erledigt werden, aber sie ist nicht eilig. Die Handlungsempfehlung: |
| nicht wichtig | Kategorie C „nicht wichtig, aber dringend“:
Dringende Aufgaben sind solche, die nicht verschoben werden dürfen. Wie zum Beispiel die Abgabe der Steuererklärung oder die Begleichung von Rechnungen. Diese Aufgaben sind zwar dringend, sie tragen jedoch nicht unmittelbar zum Unternehmensziel bei und sind daher nachrangig und diesen untergeordnet. Die Handlungsempfehlung: |
Kategorie D „unwichtig und auch nicht dringend“:
In diesen Quadranten gehören alle Aufgaben, die weder wichtig noch eilig sind. Aber nicht alles, was nicht erledigt werden muss und in der Ablage keinen Platz findet, muss sofort in den Papierkorb. Kataloge, Zeitschriften, Informations-Broschüren und anderes Lesematerial kann z. B. in einen „Lesestapel“ wandern (siehe hierzu unseren Tipp weiter unten) Die Handlungsempfehlung: |
3. Kritik: Die Vorteile, Nachteile und Schwächen der Eisenhower-Methode
Vorteile: Einfach und effizient
- „Bitte nicht drängeln; dringend oder nicht dringend, das ist hier die Frage!“ Der große Vorteil der Eisenhower-Methode ist, dass Sie damit extrem schnell und einfach herausfinden können, was zuerst zu tun ist. Also wo der Anfang ist und was in welcher Reihenfolge danach drankommt. So können Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Arbeitszeit optimal für die wichtigsten und dringendsten Sachen einsetzen und verschwenden Ihre Zeit nicht mit Nichtigkeiten oder Nachrangigem.
- Gleichzeitig wird Wichtiges, das nicht dringend ist, so eingeplant, dass man es nicht vergisst und es rechtzeitig bearbeitet wird, bevor es selbst dringend wird.
- Der dritte große Vorteil ist, dass durch die Technik die Aufgaben auch gleich ausgedünnt werden (die Kategorien C und D), so dass Sie danach weniger Arbeit auf dem Schreibtisch und eine bessere Übersicht haben.
Nachteile: Nur für Führungskräfte und im Detail unscharf
Der größte Kritikpunkt und Nachteil der Eisenhower-Technik ist, dass es ohne Delegieren nicht wirklich funktioniert. Also wenn Sie ein Ein-Personen-Team sind, keine weisungsbefugten Mitarbeiter haben, Schüler oder Student sind, dann haben Sie niemanden, dem Sie die Aufgaben der Kategorie C delegieren können. In diesem Sinne können das Eisenhower-Prinzip prinzipiell eigentlich nur Führungskräfte und Projektmanager anwenden. Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass „Dringliches“ zwar leicht an Deadlines und Fristen erkannt werden kann. Die Kategorie „Wichtiges“ ist jedoch deutlich unschärfer gefasst. Was ist wirklich wichtig und was nicht? Bei der Entscheidung dieser Frage können Ihnen folgende alternativen Management-Methoden helfen.
Alternativen und Ergänzungen zum Eisenhower-Prinzip:
- OKR-Methode: Wie man die strategisch wichtigen Unternehmensziele findet, sie organisationsweit kommuniziert und dann quasi durch Selbstorganisation erreichen lässt.
- Woop-Methode: Wie sich kurzfristige und auch langfristige Wünsche und Ziele deutlich effizienter und wirksamer erreichen lassen.
- 10-10-10-Methode: Schnelle und einfache Methode, um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden – schützt auch vor Fehlentscheidungen.
- Time-Boxing: Wie die Timeboxing-Methode von Bill Gates und Elon Musk funktioniert und man damit in Outlook, Teams und Planner produktiver arbeiten kann.
- Weitere wichtige Zeitmanagementmethoden: Hier finden Sie eine vergleichende Zusammenfassung der Pareto-, Pomodoro-, ABC-, ALPEN- und SMART-Methode.
- Unsere Themenseite zu Zeit- und Selbstmanagement: Hier finden Sie weitere praxisnahe Tipps rund um Priorisierung, Wochenplanung, Ordnung und vieles mehr.
4. Extra Tipps und Vorlagen für das Eisenhower-Prinzip mit Outlook, Word und Co
Tipps für das Terminieren der Aufgaben in den „Eisenhower-Kategorien“ A und B:
- Das Planen von Terminen geht am einfachsten mit dem Outlook-Kalender.
- Führen Sie Ihre Aufgaben übersichtlich in einer Aufgabenliste (entweder → in Outlook, oder in der neuen → kombinierten Outlook-Teams-Aufgabenliste).
- Nutzen Sie die etwas versteckte Kalender-Aufgaben-Ansicht in Outlook für die Erstellung Ihres Wochenplans (natürlich nach dem Eisenhower-Prinzip).
- Sie können sich nicht entscheiden, welche Aufgaben in den Kategorien A und B den Vorrang haben? Denn stellen Sie sich einfach die 25.000 Dollar-Frage! Wenn Sie nur eine Aufgabe erledigen könnten, welche wäre das? Das Ergebnis notieren, diese Aufgabe terminieren und die Frage mit den restlichen Aufgaben wiederholen. Mehr Details zu der 25.000 Dollar-Methode erfahren Sie hier in diesem → Büro-Kaizen Video-Tutorial.
Tipps für das Delegieren der Aufgaben aus der „Eisenhower-Matrix C“:
- Man muss nicht alle Aufgaben selbst erledigen; ein paar davon zu delegieren, gehört auch zum Erfolg! Aber auch das Delegieren von Aufgaben will geübt sein. Wie das Delegieren richtig geht, erfahren Sie in unserem Artikel → So delegieren Sie richtig.
- Diese Aufgaben der Kategorie C der Eisenhower-Matrix können Sie auch ganz bequem → per Outlook delegieren und anderen zuweisen.
Tipps für das Ablegen unwichtiger und nicht eiliger Aufgaben aus der „Eisenhower-Matrix D“:
- Die Dateiablage in Unternehmen ist ein wichtiges Thema, um nichts Wichtiges zu übersehen und lange Suchzeiten zu vermeiden. Wie Sie ein strukturiertes Ablagesystem mühelos organisieren (Papier und digital), Dokumente richtig archivieren und veraltete entsorgen, erfahren Sie auf unserer → Büro-Kaizen Themenseite „Ablage“.
- Durch die Informationsflut bekommt jeder in der Regel weit mehr Informationen, als er oder sie verarbeiten kann. Daher bilden sich auf vielen Schreibtischen Stapel von Unterlagen, die man noch lesen möchte. Wie Sie eine Struktur in den Umgang mit diesen Informationen bekommen, erklären wir Ihnen in unserer → Anleitung für einen ordentlichen Lesestapel als ein sich selbst begrenzendes System.
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Mein Workflow – die optimale Wochenplanung mit Outlook!
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(Dauer 17:06 Minuten)
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