Papier ist geduldig, allerdings nicht die Kollegen und Mitarbeiter im Büro. Sie haben weder Zeit noch Lust, sich durch seitenlange Mitteilungen zu quälen. Und seien wir ganz ehrlich, kaum jemand liest langweilige Abhandlungen, die nicht auf den Punkt kommen. Dabei brauchen Sie nur auf 5 Punkte zu achten, um ein wirklich aussagekräftiges Memo zu schreiben.
Was ist das Problem
Es ist gar nicht böse gemeint, wenn Vorgesetzte oder Kollegen ein langatmiges Memo schreiben. Sie wollen ausführlich über einen Sachverhalt informieren und jeden Punkt intensiv beschreiben. Das Ergebnis ist ein seitenlanger Bericht, der meistens mehr Fragen offen lässt. Oft weiß der Empfänger nämlich gar nicht, was er mit den vielen Informationen anfangen soll. Es entstehen zeitaufwändige Nachfragen oder die Notiz wird schlichtweg ignoriert. Meine Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie effiziente Memos schreiben, die garantiert nicht ungelesen im Papierkorb landen.
So funktioniert es
Tipp Nr. 1: Schreiben Sie ein Memo nur dann, wenn es die Situation erfordert
Das Wort Memorandum kommt aus dem Lateinischen und bedeutet, dass an etwas erinnert werden soll. Mit einem Memo erklären Sie Ihren Kollegen oder Mitarbeitern einen besonderen Sachverhalt wie zum Beispiel Veränderungen im Prozessablauf oder berichten von einem neuen Projekt. Setzen Sie dieses Mittel immer nur dann ein, wenn Sie über etwas wirklich Neues und für den Arbeitsablauf Wichtiges informieren möchten. So weiß jeder sofort, dass es sich lohnt, die Mitteilung zu lesen.
Tipp Nr. 2: Verwenden Sie ein einheitliches Format für alle Memos
Sie sparen viel Zeit, wenn Sie sich eine Vorlage für ein Memo entwerfen. Das ist auch effizient für die Empfänger, die sich auf einem Blick zurechtfinden. So könnte die erste Seite aussehen:
- Überschrift : Memo
- Empfänger: Nennen Sie den Mitarbeiter oder die Abteilung, an die sich der Inhalt richtet.
- Absender: Nennen Sie Ihren Vor- und Zunahmen.
- Datum: Vergessen Sie nicht das Datum.
- Betreff: Wählen Sie einen aussagekräftigen Satz, um den Inhalt des Memos zu beschreiben.
Tipp Nr. 3: Formulieren Sie ein Memo so kurz und knapp wie möglich
Für Memos gilt: In der Kürze liegt die Würze. Statt einer komplizierten Einleitung dürfen Sie beim Text gleich mit der Tür ins Haus fallen. Nennen Sie den Grund für die Mitteilung und erklären Sie komprimiert alle relevanten Informationen. Vermeiden Sie außerdem komplizierte Schachtelsätze und schreiben Sie möglichst einfach, damit der Empfänger sie schon beim ersten Lesen versteht. Besonders empfehlenswert ist diese Schreibregel für journalistische Nachrichten: Die wichtigen Inhalte stehen ganz vorne im Text. Erfahrungsgemäß nimmt die Aufmerksamkeit und Konzentration beim Lesen eines Textes nämlich immer mehr ab.
Tipp Nr. 4: Denken Sie an Ihren Leser
Nachdem Sie die Rohfassung des Memos verfasst haben, versetzen Sie sich in die Situation des Empfängers. Haben Sie ihm alle wichtigen Informationen mitgeteilt? Welche Fragen könnte sich der Leser stellen? Haben Sie vielleicht zu spezifische Fachbegriffe oder Abkürzungen verwendet, die nicht jedem geläufig sind? Am besten lesen Sie sich den Text einmal laut vor. Dann merken Sie ganz schnell, welche Stellen Sie noch einmal überarbeiten sollten.
Tipp Nr. 5: Klären Sie die Dringlichkeit Ihres Memos
Es ist ein besonderer Service für den Empfänger, wenn er auf den ersten Blick die Bedeutung der Nachricht einschätzen kann. Nennen Sie am besten schon in der Betreffzeile, ab wann die Neuerung oder Veränderung gilt oder setzen Sie ein Datum, bis wann Sie eine Rückmeldung erwarten.
Darauf kommt es an
Benutzen Sie diese Form der Informationsvermittlung immer nur, wenn Sie wirklich etwas Wichtiges und Neues mitzuteilen haben. Wenn Sie den Inhalt so kurz wie möglich beschreiben, wird Ihr Memo nicht nur gelesen sondern auch verinnerlicht. So gehen nie wieder wichtige Informationen oder Termine im Büroalltag unter.
Was der Tipp bewirkt
Mitarbeiter und Kollegen fühlen sich leicht ausgegrenzt, wenn Sie nicht über betriebliche Neuerungen auf dem Laufenden gehalten werden. Ein lesbares und aussagekräftiges Memo verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen. Alle arbeiten nicht nur wesentlich effizienter sondern sind auch zufriedener. Lesen Sie weitere Tipps, wie Sie die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Und Sie?
Was hat sich bei Ihnen bewährt, wenn Sie ein Memo schreiben? Schreiben Sie mir Ihre Erfolgstipps.
