Routineaufgaben


Im Büro fallen immer wieder Routineaufgaben an; manche täglich, andere bei Bedarf. Ob wir diese sich wiederholenden Abläufe als „langweilig“ oder als „entspannend“ empfinden, hängt davon ab, wie leicht wir sie uns machen. Wenn wir nämlich an die richtige Stelle unsere Häkchen setzen, dann geht alles wie von selbst.
Die Psychologie hat schon längst herausgefunden, warum es Routinen gibt: Es baut Stress ab, wenn man weiß, was als nächstes passiert. Außerdem erleichtern sie die Durchführung der Arbeit an sich.

Routineaufgaben: eine kurze Einleitung

Unser Gehirn ist ein wahrer Meister im Speichern von Abläufen. Nehmen wir nur mal das Autofahren: Fast jeder Fahrschüler sitzt in den ersten Fahrstunden respektvoll und aufgeregt am Steuer. Jetzt nur keinen Handgriff vergessen! Doch bald schon muss er nicht mehr darüber nachdenken, was als Nächstes kommt. Sein Gehirn hat auf einer inneren Checkliste jeden Schritt gespeichert. Die Abläufe beim Fahren werden immer mehr zur Routine und verbrauchen deshalb weniger bewusste Aufmerksamkeit. Jetzt kann der Fahrer sich leichter auf den Straßenverkehr konzentrieren.

Routineaufgaben: verschiedene Tätigkeiten

Routineaufgaben sind Tätigkeiten, die sich in kurzen oder längeren Zeitabständen wiederholen. Hier einige Beispiele dafür:

  • Posteingang bearbeiten
  • Telefonate protokollieren
  • Gäste bewirten
  • Meetings vorbereiten
  • Neue Kollegen einweisen
  • Tätigkeiten beim Verlassen des Büros bei Arbeitsschluss

Diese unterschiedlichen Aufgaben haben also eines gemeinsam: Sie fallen regelmäßig an und haben jedes Mal denselben Ablauf. Wie wäre es, wenn diese Abläufe so organisiert wären, dass nur wenig gedankliche Energie dafür nötig ist und trotzdem alles wie am Schnürchen klappt?

Routineaufgaben: Bewährtes automatisieren

Ein bewährtes Hilfsmittel für das Organisieren von Routineaufgaben sind Checklisten. Sie sind am eigenen Arbeitsplatz ebenso gut zu gebrauchen wie in den Bereichen, die von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Fällt ein Mitarbeiter durch Urlaub oder Krankheit aus, kann ein Stellvertreter dessen Aufgaben übernehmen und korrekt ausführen. Er oder sie orientiert sich einfach an der Abfolge auf den Checklisten. Mit ihnen können Sie effizienter Arbeiten. Auch bei Neueinstellungen sind Checklisten praktisch: Der neue Mitarbeiter kann mit ihrer Hilfe die Routineaufgaben schneller ausführen.

Diese Anleitung können Sie speziell für Routineaufgaben nutzen:

1. Der Inhalt:
Formulieren Sie jeden Arbeitsschritt so kurz wie möglich. Halten Sie die zeitliche Reihenfolge ein. Eine Nummerierung erleichtert die Übersicht.

2. Die Form:
Sie können die Liste handschriftlich erstellen. Achten Sie dabei auf eine gut leserliche Schrift.

3. Das Programm:
Sie schreiben lieber am PC? Dann wird Ihnen das Programm OneNote gefallen. Es ist ein Bestandteil von Microsoft Office oder kann kostenlos beim Hersteller heruntergeladen werden. In der pfiffigen Checklisten-Funktion gibt es sogar Kästchen zum Anklicken. Richten Sie sich ganz einfach ein Notizbuch mit OneNote ein. Das ist Ihnen zu kompliziert? Dann nutzen Sie einfach Ihr gewohntes Textprogramm.

4. Die Kopien:
Ist die Liste vollständig, fertigen Sie die benötigte Zahl von Kopien an. Ein Exemplar jeder Liste kommt in den Sichtordner.

5. Anregungen:
In unserem Downloadcenter finden Sie viele Checklisten, die Sie als Anregung nutzen können. Nach und nach entwickeln Sie eigene Formulierungen für die einzelnen Routineaufgaben.

6. Der Listenplatz:
Platzieren Sie die Liste dort, wo sie für die jeweiligen Routineaufgaben direkt gebraucht wird, zum Beispiel im Besprechungsraum. Checklisten für Arbeitsaufgaben befinden sich an dem jeweiligen Arbeitsplatz.

7. Verbesserung:
Getreu dem Prinzip des Büro-Kaizen® werden die Listen fortlaufend verbessert. Dazu tragen alle Mitarbeiter bei. Deshalb regt der letzte Punkt jeder Checkliste dazu an, Änderungen und Verbesserungen einzubringen: „Diese Checkliste ist aktuell und enthält alle nötigen Punkte. Ist dies nicht der Fall, wird sie jetzt überarbeitet. Die Datei befindet sich im Ordner ‚Interne Organisation/Checklisten‘ ”.

Routineaufgaben: Die E-Mail-Flut bewältigen

Das Bearbeiten von E-Mails gehört zu den häufigsten Routineaufgaben im Büro – Tendenz steigend. Kein Wunder, ist doch ihre Anzahl in den letzten Jahren rasant gestiegen. Das zeigt anschaulich die folgende Grafik:

routinearbeiten-e-mail entwicklung
Routineaufgaben: Das E-Mails-Aufkommen steigt.

Um hier Zeit zu sparen, hilft es enorm, für das Bearbeiten der E-Mails eine Routine zu entwickeln. Diese kann – kurz gefasst – so aussehen:

  • Deaktivieren Sie das Blinken und Klingeln Ihres E-Mail-Postfachs. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem Beitrag: Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon?
  • Legen Sie Zeiten für das Bearbeiten von E-Mails fest, zum Beispiel vor der Kaffeepause, vor der Mittagspause, vor dem Feierabend.
  • Bearbeiten Sie alle Mails sofort, die höchstens fünf Minuten beanspruchen.
  • Alle anderen behandeln Sie nach dem unten dargestellten Ablauf:

    Routineaufgaben E-Mails: Ein festgelegter Ablauf spart Zeit.

Download-Tipp: Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe oder einen Termin machen und andere einfach umsetzbare Praxis-Tipps finden Sie in unserem E-Book E-Mail-Stress ade. Laden Sie es sich hier kostenfrei herunter.

routinearbeiten-ebook
Routineaufgaben: E-Mail-Stress ade – So bekommen Sie Ihre Posteingang in den Griff.


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