Routineaufgaben leicht gemacht: Effizientes Arbeiten mit Checklisten

Im Büro fallen immer wieder Routineaufgaben bzw. Routinearbeit an, manche täglich, andere bei Bedarf. Ob wir diese sich wiederholenden Abläufe als „langweilig“ oder als „entspannend“ empfinden, hängt davon ab, wie leicht wir sie uns machen. Wenn wir nämlich an die richtige Stelle unsere Häkchen setzen, dann geht alles wie von selbst. Die Psychologie hat schon längst herausgefunden, warum es Routinen gibt: Es baut Stress ab, wenn man weiß, was als nächstes passiert. Außerdem erleichtern sie die Durchführung der Arbeit an sich.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Routineaufgaben: Definition und Abgrenzung

Unser Gehirn ist ein wahrer Meister im Speichern von Abläufen. Nehmen wir nur mal das Autofahren: Fast jeder Fahrschüler sitzt in den ersten Fahrstunden respektvoll und aufgeregt am Steuer. Jetzt nur keinen Handgriff vergessen! Doch bald schon muss er nicht mehr darüber nachdenken, was als Nächstes kommt. Sein Gehirn hat auf einer inneren Checkliste jeden Schritt gespeichert. Die Abläufe beim Fahren werden immer mehr zur Routine und verbrauchen deshalb weniger bewusste Aufmerksamkeit. Jetzt kann der Fahrer sich leichter auf den Straßenverkehr konzentrieren.

Routineaufgaben sind Aufgaben, welche sich wiederholen und automatisiert ablaufen. Meist werden diese als eintönig empfunden.

Routineaufgaben könnte man auch als „wiederkehrende Aufgaben bezeichnen. Routineaufgaben sind aber auch innerhalb eines Projektes bzw. im Projektmanagement zu finden. Aus diesem Grund ist es wichtig, zu definieren, was man als Projekt versteht.

Ein Projekt ist ein einmaliges und zielgerichtetes Vorhaben. Es müssen Handlungen geplant und umgesetzt werden, damit das Ziel erreicht wird. Ein Projekt hat immer ein Anfang und ein Ende.

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen einem Projekt und Routineaufgaben aufgelistet.

2. Beispiele: verschiedene Routineaufgaben

Routineaufgaben sind Tätigkeiten, die sich in kurzen oder längeren Zeitabständen wiederholen. Hier einige Beispiele von Routineaufgaben:

• Posteingang bearbeiten
• Telefonate protokollieren
• Gäste bewirten
• Meetings vorbereiten
• Neue Kollegen einweisen
• Tätigkeiten beim Verlassen des Büros bei Arbeitsschluss

Diese unterschiedlichen Aufgaben haben also eines gemeinsam: Sie fallen regelmäßig an und haben jedes Mal denselben Ablauf. Wie wäre es, wenn diese Abläufe so organisiert wären, dass nur wenig gedankliche Energie dafür nötig ist und trotzdem alles wie am Schnürchen klappt? Solche Abläufe sind wichtig, denn diese sparen Ihnen Zeit, die bereits genug durch verschiedene Verschwendungen beansprucht wird, dies können Sie in unserer folgenden Studie nachlesen.

3. Anleitung: Routineaufgaben automatisieren

Ein bewährtes Hilfsmittel für das Organisieren von Routineaufgaben sind Checklisten. Sie sind am eigenen Arbeitsplatz ebenso gut zu gebrauchen wie in den Bereichen, die von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Fällt ein Mitarbeiter durch Urlaub oder Krankheit aus, kann ein Stellvertreter dessen Aufgaben übernehmen und korrekt ausführen. Er oder sie orientiert sich einfach an der Abfolge auf den Checklisten. Mit ihnen können Sie effizienter Arbeiten. Auch im Onboarding-Prozess sind Checklisten praktisch: Der neue Mitarbeiter kann mit ihrer Hilfe die Routineaufgaben schneller ausführen.

Diese Anleitung können Sie speziell für Routineaufgaben nutzen:

1. Der Inhalt
Formulieren Sie jeden Arbeitsschritt so kurz wie möglich. Halten Sie die zeitliche Reihenfolge ein. Eine Nummerierung erleichtert die Übersicht.

2. Die Form
Sie können die Liste handschriftlich erstellen. Achten Sie dabei auf eine gut leserliche Schrift. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie in einem gemeinsamen OneNote-Notizbuch die Checkliste erstellen und hier die OneNote Handschrifterkennung nutzen.

3. Das Programm
Sie schreiben lieber am PC? Dann wird Ihnen das Programm OneNote gefallen. Es ist ein Bestandteil von Microsoft Office oder kann kostenlos beim Hersteller heruntergeladen werden. In der pfiffigen Checklisten-Funktion gibt es sogar Kästchen zum Anklicken. Richten Sie sich ganz einfach ein Notizbuch mit OneNote ein. Das ist Ihnen zu kompliziert? Dann nutzen Sie einfach Ihr gewohntes Textprogramm.

4. Die Kopien
Ist die Liste vollständig, fertigen Sie die benötigte Zahl von Kopien an. Ein Exemplar jeder Liste kommt in den Sichtordner. Bei einer digitalen Kopie werden die Listen in den entsprechenden Ordnern abgelegt.

5. Anregungen
In unserem Downloadcenter finden Sie viele Checklisten, die Sie als Anregung nutzen können. Nach und nach entwickeln Sie eigene Formulierungen für die einzelnen Routineaufgaben.

6. Der Listenplatz
Platzieren Sie die Liste dort, wo sie für die jeweiligen Routineaufgaben direkt gebraucht wird, zum Beispiel im Besprechungsraum. Checklisten für Arbeitsaufgaben befinden sich an dem jeweiligen Arbeitsplatz.

7. Verbesserung
Getreu dem Prinzip des Büro-Kaizen® werden die Listen fortlaufend verbessert. Dazu tragen alle Mitarbeiter bei. Deshalb regt der letzte Punkt jeder Checkliste dazu an, Änderungen und Verbesserungen einzubringen: „Diese Checkliste ist aktuell und enthält alle nötigen Punkte. Ist dies nicht der Fall, wird sie jetzt überarbeitet. Die Datei befindet sich im Ordner ‚Interne Organisation/Checklisten‘ ”.

4. Routineaufgaben: Die E-Mail-Flut bewältigen

Das Bearbeiten von E-Mails gehört zu den häufigsten Routineaufgaben im Büro – Tendenz steigend. Kein Wunder, ist doch ihre Anzahl in den letzten Jahren rasant gestiegen. Das zeigt anschaulich die folgende Grafik aus unserer Studie, die wir zusammen mit der AKAD University erhoben haben. Laut unserer Studie brauchen die Mitarbeiter 60 % mehr Zeit für Ihre E-Mails, allein 12 % der Zeit sind Erinnerungs- und Nachfassmails. Die Menge an E-Mails steigt von Jahr zu Jahr an, da in den meisten Unternehmen E-Mail Spielregeln nicht vorhanden sind. Sie als Führungskraft sollten hier die Chance nutzen, um Ihre und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Um hier Zeit zu sparen, hilft es enorm, für das Bearbeiten der E-Mails eine Routine zu entwickeln. Diese kann – kurz gefasst – so aussehen:

• Deaktivieren Sie das Blinken und Klingeln Ihres E-Mail-Postfachs. Wie das geht, zeigen wir in unserem Beitrag zu E-Mail Flut.
• Legen Sie Zeiten für das Bearbeiten von E-Mails fest, zum Beispiel vor der Kaffeepause, vor der Mittagspause, vor dem Feierabend.
• Bearbeiten Sie alle Mails sofort, die höchstens fünf Minuten beanspruchen.
• Alle anderen behandeln Sie nach dem unten dargestellten Ablauf:

  

5. Fazit: Routinierte Aufgaben

Wenn Sie einen geregelten Ablauf für Ihre Routineaufgaben gefunden haben, dann sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern Sie können sich auch stressfrei Ihren Hauptaufgaben widmen. Mithilfe unserer Anleitung und unseren Checklisten wird Ihnen das mit Leichtigkeit gelingen.