Routineaufgaben: Gar nicht langweilig



Denken Sie auch, dass Routineaufgaben langweilig und unkreativ sind? Dann möchte ich Sie anregen, dass Sie sich diesen Teil Ihrer Büroorganisation einmal näher anschauen. Mit dem Einsatz von Checklisten werden Sie entdecken, dass Routine ein Energiesparer ist. Aber der Reihe nach. Was sind eigentlich Routineaufgaben?

Routineaufgaben: Zauberei oder Gewohnheit?

Laut Wikipedia kommt das Wort „Routine” aus dem Französischen und hat mehrere Bedeutungen: Routine bedeutet „Wegerfahrung”. Das liegt nahe, denn in der „Routine” erkennen wir die „Route”. Programmierer nennen kurze Programmabschnitte Routine. Außerdem bezeichnet „Routine” auch eine feste Abfolge von Bewegungen in der Jonglierkunst und dient außerdem als Fachbegriff für einen Zaubertrick.

Ist Routine also Zauberei? Im Büro jedenfalls hat sie mit Zauberkunst nichts zu tun, sondern mit der Organisation von Aufgaben, die immer wieder auszuführen sind. Routine hilft uns, Zeit zu sparen und sie kann Wege abkürzen.

Einmal verinnerlicht, fällt vielen Menschen Routine leicht, denn vertraute Gegebenheiten, wiederholte Abläufe und automatisierte Fertigkeiten sparen Kraft und Zeit. Jongleure und Zauberer perfektionieren ihre Künste, um ihr Publikum zu begeistern. Mitarbeiter im Firmenbüro machen das ganz ähnlich. Sie strukturieren den Ablauf von Routineaufgaben und haben so den Kopf frei für die kreativen und produktiven Aufgaben ihres Unternehmens. Keine Rede von Langeweile, sondern von Effizienz und Zeitersparnis.

Doch nicht alle Routineaufgaben liegen offen vor uns. Deshalb gehen wir zuerst auf Spurensuche.

Routineaufgbaen durch Checklisten
Routineaufgaben können optimal mit Checklisten abgearbeitet werden. So wird nichts vergessen.

Wo verstecken sich Routineaufgaben?

Routineaufgaben sind Tätigkeiten, die sich in kurzen oder längeren Zeitabständen wiederholen. Hier einige Beispiele dafür:

  • Posteingang bearbeiten
  • Telefonate protokollieren
  • Gäste bewirten
  • Meetings vorbereiten
  • Neue Kollegen einweisen
  • Tätigkeiten beim Verlassen des Büros bei Arbeitsschluss
  • Diese unterschiedlichen Aufgaben haben also eines gemeinsam: Sie fallen regelmäßig an und haben jedes Mal denselben Ablauf. Wie wäre es, wenn diese Abläufe so organisiert wären, dass nur wenig gedankliche Energie dafür nötig ist und trotzdem alles wie am Schnürchen klappt?

Routineaufgaben: Bewährtes automatisieren

Ein bewährtes Hilfsmittel für das Organisieren von Routineaufgaben sind Checklisten. Sie sind am eigenen Arbeitsplatz ebenso gut zu gebrauchen wie in den Bereichen, die von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Fällt ein Mitarbeiter durch Urlaub oder Krankheit aus, kann ein Stellvertreter dessen Aufgaben übernehmen und korrekt ausführen. Er oder sie orientiert sich einfach an der Abfolge auf den Checklisten. Auch bei Neueinstellungen sind Checklisten praktisch: Der neue Mitarbeiter kann mit ihrer Hilfe die Routineaufgaben schneller ausführen.

Mit Checklisten erledigen Sie Routineaufgaben reibungslos und effizient. Die Fehlerquote sinkt. Klick um zu Tweeten

Sie glauben, es sei zu zeitaufwendig, für jede der vielen Routineaufgaben eine Checkliste zu erstellen? Dann nutzen Sie als Anregung meine Checklisten-Vordrucke in Downloadcenter. Sie werden staunen, wie schnell Sie und Ihre Mitarbeiter eigene Ideen entwickeln.

In meinem Beitrag „Die Checkliste fürs Büro“ finden Sie noch mehr Vorteile von Checklisten. Speziell für Routineaufgaben können Sie meine folgende Anleitung nutzen:

1. Der Inhalt:

Formulieren Sie jeden Arbeitsschritt so kurz wie möglich. Halten Sie die zeitliche Reihenfolge ein. Eine Nummerierung erleichtert die Übersicht.

2. Die Form:

Sie können die Liste handschriftlich erstellen. Achten Sie dabei auf eine gut leserliche Schrift.

3. Das Programm:

Sie schreiben lieber am PC? Dann wird Ihnen das Programm OneNote gefallen. Es ist ein Bestandteil von Microsoft Office 2010 oder kann kostenlos beim Hersteller heruntergeladen werden. In der pfiffigen Checklisten-Funktion gibt es sogar Kästchen zum Anklicken. Richten Sie sich ganz einfach ein Notizbuch mit OneNote ein. Das ist Ihnen zu kompliziert? Dann nutzen Sie einfach Ihr gewohntes Textprogramm.

4. Die Kopien:

Ist die Liste vollständig, fertigen Sie die benötigte Zahl von Kopien an. Ein Exemplar jeder Liste kommt in den Sichtordner.

5. Anregungen:

In unserem Downloadcenter finden Sie viele Checklisten, die Sie als Anregung nutzen können. Nach und nach entwickeln Sie eigene Formulierungen für die einzelnen Routineaufgaben.

6. Der Listenplatz:

Platzieren Sie die Liste dort, wo sie für die jeweiligen Routineaufgaben direkt gebraucht wird, zum Beispiel im Besprechungsraum. Checklisten für Arbeitsaufgaben befinden sich an dem jeweiligen Arbeitsplatz.

Routineaufgaben festhalten und aushängen
Routineaufgaben die mehrere Mitarbeiter betreffen und allgemein gültig sind, können öffentlich ausgehängt werden.

7. Verbesserung:

Getreu dem Prinzip des Büro-Kaizen® werden die Listen fortlaufend verbessert. Dazu tragen alle Mitarbeiter bei. Deshalb regt der letzte Punkt jeder Checkliste dazu an, Änderungen und Verbesserungen einzubringen: „Diese Checkliste ist aktuell und enthält alle nötigen Punkte. Ist dies nicht der Fall, wird sie jetzt überarbeitet. Die Datei befindet sich im Ordner ‚Interne Organisation/Checklisten‘ ”.

Und Sie?

Wie erledigen Sie Routineaufgaben? Schicken Sie uns Ihre besten Checklisten. Wir freuen uns darauf!



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