„Bis ich das erklärt habe … Da mache ich es lieber selbst!” Kennen Sie diesen Satz? Sagen Sie ihn vielleicht selber immer wieder? Wenn Sie gleichzeitig über zuviel Arbeitsbelastung klagen, wird Ihnen dieser Artikel helfen! Lesen Sie acht Tipps für Gespräche, in denen es um das Delegieren von Aufgaben geht.
Was ist das Problem
Obwohl die Terminkalender vieler Führungskräfte überquellen und viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Leitungsposition angesichts der vielen Arbeit und der hohen Belastungen stöhnen, scheuen sie sich, Aufgaben zu delegieren. Häufig fehlt die Idee, wie genau das geschehen kann.
So funktioniert es
Gesprächs-Tipp Nr. 1 für das Delegieren von Aufgaben: Holen Sie die Menschen dort ab, wo sie stehen!
Wählen Sie einen positiven Einstieg. Sie sollten nicht mit der Tür in das Haus fallen, sondern sich kurz Zeit nehmen, um zu erfahren, aus welcher Situation die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter gerade kommt. Häufig denken Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wüssten schon, dass man sie wertschätzt. Dennoch ist es gut, wenn der Mitarbeiter und die Mitarbeiterin spüren, dass Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter Interesse an ihrem Alltag haben.
Tipp Nr. 2 für das Delegieren von Aufgaben: Auf das Warum kommt es an!
Kennen Sie die Geschichte vom Bau einer Kathedrale?
Menschen wollen Teil einer großen Aufgabe sein und nicht nur Zahnrad in einem Getriebe. Wenn die Frage nach dem „Warum” nicht beantwortet wird, wecken Sie selten die Leidenschaft in Ihren Mitarbeitenden. Beschreiben Sie, welche Rolle die zu übertragende Aufgabe für das Gesamtsystem spielt und warum die Aufgabe, die Sie delegieren wollen, wichtig und notwendig ist!
Tipp Nr. 3 für das Delegieren von Aufgaben: Formulieren Sie eine klare Erwartung!
Nachdem Sie den Kontext der Aufgabe beschrieben haben, formulieren Sie nun für die Aufgabe, die Sie delegieren wollen, ein klares, messbares, erreichbares und erstrebenswertes Ziel.
Beschreiben Sie die Aufgabe so, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, an die Sie die Aufgabe delegieren wollen, genau weiß, was bis wann erreicht werden soll.
Tipp Nr. 4 für das Delegieren von Aufgaben: Fragen Sie die Bereitschaft ab!
Holen Sie sich das „Ja” von der Person, an die Sie die Aufgabe delegieren. Fragen Sie: Sind Sie bereit, uns an dieser Stelle zu unterstützen? Die Person sollte bewusst „Ja” zu der Aufgabe sagen, bzw. Einwände formulieren können. Nur so kommt es zu einem inneren Commitment!
Tipp Nr. 5 für das Delegieren von Aufgaben: Drücken Sie Ihre Anerkennung aus!
Machen Sie deutlich, aufgrund welcher besonderer Fähigkeiten Sie die Aufgabe gerade an Ihr Gegenüber und an keine andere Person delegieren wollen.
Tipp Nr. 6 für das Delegieren von Aufgaben: Fragen Sie eigene Ideen ab!
Fragen Sie, was der Mitarbeiter vorschlägt, um das Ziel zu erreichen! Häufig machen Führungskräfte den Fehler, dass Sie nicht nur den Ausgangspunkt definieren und das Ziel formulieren, sondern auch vorschnell den Weg zum Ziel beschreiben. Doch beim Delegieren geht es auch um Gestaltungsräume und in der Regel sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kreativ und informiert genug, um eigene Ideen einzubringen.
Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, die Ausgangssituation zu analysieren, den Rahmen zu definieren und das Ziel zu beschreiben! In der Regel sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Experten für den Bereich, in dem Sie arbeiten. Also gewähren Sie Ihnen so viel Freiheit wie möglich, das Ziel auf einem eigenen Weg zu erreichen.
Tipp Nr. 7 für das Delegieren von Aufgaben: Treffen Sie eine Vereinbarung!
Das Delegieren der Aufgabe endet noch nicht an dieser Stelle! Je nach Situation und Qualifikation des Mitarbeiters ist es notwendig, Zwischenberichte zu erfragen. Es kann aber auch sein, dass Sie als Führungskraft erst am Ende des Prozesses das Ergebnis vorgelegt bekommen. Vereinbaren Sie die nächsten Schritte! Soll es einen Zwischenbericht geben? Welche Ressourcen müssen zur Verfügung gestellt werden?
Tipp Nr. 8 für das Delegieren von Aufgaben: Wählen Sie einen positiven Ausstieg!
Danken Sie dem Mitarbeiter für seine Bereitschaft! Formulieren Sie gegenüber der Mitarbeiterin, dass Sie sich freuen, sie im Team zu haben. Signalisieren Sie Gesprächsbereitschaft bei offenen Fragen.
Darauf kommt es an
Gerade bei der Übertragung von Aufgaben spüren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ob sie zum Mit-Denken aufgefordert sind oder nur Befehle umsetzen sollen. Aus diesem Grund ist es entscheidend, Gespräche, in denen es um das Delegieren geht, gut vorzubereiten.
Was der Tipp bewirkt
Das richtige Delegieren von Aufgaben entlastet Ihren Arbeitsplatz und führt gleichzeitig dazu, die Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhöhen. Aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden Mit-Denker und Mit-Unternehmerinnen!
Extra-Tipp
Es gibt Aufgaben, die sich wiederholen und die vor allem an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter delegiert werden. Erleichtern Sie sich das Delegieren von Aufgaben mit Checklisten! Mehr zum Thema Checklisten erfahren Sie hier:
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[bctt tweet=“Nicht zu viel Vorgeben! Beim Delegieren geht es um Gestaltungsräume! “ username=““]
Und Sie?
Wo geraten Sie in Gesprächen, in denen es um das Delegieren geht, an Ihre Grenze? Schreiben Sie mir, wenn ich kann, unterstütze ich Sie gerne bei der Suche nach Lösungen.
