5 Tipps für die Selbstorganisation: Einzeln und im Team


Das Prinzip der Selbstorganisation ist wichtig für die Arbeit im Team, aber auch für die eigene Effizienz. Viele meiner Kunden streben eine höhere Agilität im Unternehmen an: Flache Hierarchien, mehr Selbstverantwortung und Flexibilität der Mitarbeiter. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung. Agilität funktioniert, wenn jeder einzelne Mitarbeiter gelernt hat, seine Arbeitsabläufe eigenständig zu organisieren.

Im ersten Schritt entwickelt das Team eine Selbstorganisation, um Abläufe effizienter zu gestalten. Die meisten Veränderungen benötigen wenig Aufwand und keine speziellen Tools. Nachfolgend stelle ich Ihnen Methoden vor – für die Selbstorganisation des Einzelnen und für die eines ganzen Teams.

Mit diesen 5 Tipps nehmen Sie die Selbstorganisation erfolgreich in die Hand.

1. Tipp für die Selbstorganisation: Erstmal entsorgen

Jeder der schon einmal seine Wohnung entrümpelt hat, kennt das: Wenn wir nur besitzen, was wir auch benutzen, fühlen wir uns entlastet und können uns besser konzentrieren. Dasselbe gilt auch im Büro. Deshalb lautet mein erster Tipp: Entfernen Sie alles, was nicht mehr benötigt wird, was doppelt vorhanden ist oder defekt ist.

  • Unterlagen werden entsprechend den Aufbewahrungsfristen archiviert.
  • Defekte Geräte werden repariert oder ersetzt.
  • Doppelt vorhandene Gegenstände werden weitergegeben.
  • Alles andere wird entsorgt.

Falls Sie sich nicht sicher sind, probieren Sie das Wegwerfen auf Probe: Legen Sie dafür Kartons an, die Sie wie folgt beschriften:

„Karton Nummer:….. Datum: …. Wenn dieser Karton nicht bis zum …. geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.“

Extra-Tipp: Führen Sie die Entsorgungs-Aktion im Team durch. Das verbindet, motiviert und fördert die Kommunikation der Mitarbeiter. Anschließend können sich alle gemeinsam über den gewonnenen Platz freuen.

2. Tipp für die Selbstorganisation: Alles an seinem Platz und wieder dorthin zurück

Wenn wir uns angewöhnen, jedem Ding seinen Platz zu geben, machen wir uns das Leben deutlich leichter. Ich illustriere das gern mit der Besteckschublade in der Küche: Messer und Gabeln liegen in eigenen Fächern, die großen und kleinen Löffel ebenfalls.

Mit einem Griff hat man das Benötigte gefunden. Und Unbrauchbares kann sich nicht verstecken und wird sofort aussortiert. Wir übertragen dieses Prinzip einfach auf den Arbeitsplatz jedes Einzelnen. Hier einige Beispiele:

  • Bewahren Sie die Dinge umso näher an Ihrem Schreibtisch auf, je öfter diese benötigt werden.
  • Kennzeichnen Sie die Plätze von Bürowerkzeugen, Schreibutensilien und jedem anderen Arbeitsmaterial. Arbeiten Sie bei Ordnern mit Farben und einheitlichen Beschriftungen. Dieser Kniff bewirkt gerade am Anfang, dass die Dinge wieder an ihren Platz zurückgelegt werden.
  • Arbeiten Sie mit für den Posteingang mit einer einzigen Schale. Diese leeren Sie täglich, so dass Sie am Ende Ihres Tages einen leeren Posteingang haben.

Extra-Tipp: In gemeinsam genutzten Räumen hat sich das Beschriften der Ablageflächen besonders bewährt.

Anleitungen z. B. für die Kaffeemaschine erleichtern die Selbstorganisation

3. Tipp für die Selbstorganisation: Checklisten entwickeln und gut sichtbar platzieren

Wird der Arbeitsalltag turbulent und die Zeit knapp, bleibe ich ruhig. Der Grund: Ich habe für alle Abläufe, die sich wiederholen, Checklisten erstellt. So muss ich nicht fürchten, im Eifer des Gefechts etwas zu vergessen.

Jeder Ablauf, der sich wiederholt, lässt sich durch eine Checkliste vereinfachen. Notieren Sie sorgfältig die einzelnen Schritte, die zu tun sind. Soll die Checkliste der Selbstorganisation im Team dienen, besprechen Sie den Entwurf mit Ihren Mitstreitern.

Beispiel: Wenn ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit antritt, wird eine Einführung nötig. Das ist kein Routineablauf, daher kann dabei leicht etwas vergessen werden. Hier ist die Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeiter eine praktische Hilfe: An alles ist gedacht und jeder Kollege kann diese Einführung übernehmen. Wenn zuvor im Team darüber gesprochen wurde, steigt die Chance, dass alle wichtigen Punkte erfasst wurden.

Neue Mitarbeiter einzuführen, gehört zur Selbstorganisation. Die Checkliste hilft.

Platzieren Sie jede gemeinsam genutzte Checkliste an einer gut sichtbaren Stelle, zum Beispiel:

  • Für die Aktenordner: An der Innenseite der Schranktür
  • Für die Ausstattung des Konferenzraums: Neben der Tür des Konferenzraums
  • Für das Bedienen der Spülmaschine: In der Teeküche über der Spüle.

Dieser Zeitaufwand lohnt sich: Schon bald macht sich die Entlastung durch die Selbstorganisation mit Checklisten bemerkbar: Die Fehlerquote sinkt und Sie haben den Kopf frei für die wichtigen Dinge. Dies dient der Agilität im Team und im gesamten Unternehmen.

Mehr Tipps, zum Erstellen und Nutzen von Checklisten finden Sie in meinem Beitrag Einfach, schnell und zuverlässig- Checklisten verbessern die Organisation.

Mehr Downloads: In unsere Downloadcenter stehen weitere Checklisten zur Selbstorganisation für Sie bereit, die Sie direkt nutzen können oder für Ihre Zwecke abwandeln.

4. Tipp für Selbstorganisation: Aufgaben intelligent verwalten

Gemeinsam Ideen entwickeln und umsetzen, das ist das Herzstück der Arbeit von Teams. Tools zur Aufgabenverwaltung erleichtern hier die Selbstorganisation deutlich. Doch die Auswahl ist groß und macht die Entscheidung schwer.

Deshalb überlegen Sie gemeinsam:

  • Passt das Tool zu den vorliegenden Arbeitsbedürfnissen des Teams?
  • Ist das Tool von unterschiedlichen Geräten aus erreichbar?
  • Sollen die Ziele visuell dargestellt werden?

Hier stelle ich Ihnen ein bekanntes Tool mit überraschenden Seiten vor: Microsoft Outlook. Es wird mit Microsoft Office ausgeliefert und lässt sich sowohl allein als auch im Team nutzen.

Mit Outlook verwalten Sie komfortabel Ihre Aufgaben, das sind alle Angelegenheiten, die erledigt werden müssen, aber nicht an eine Uhrzeit gebunden sind. (Abgabetermin 20.2.) Wie Sie die Aufgaben erstellen und verwalten, sehen Sie in unserem Video:

Aufgaben planen mit Outlook: Ein Gewinn für die Selbstorganisation

Dauer: 10:44 Minuten

5. Tipp für die Selbstorganisation: Besprechungen effizient organisieren

Besprechungen gehören zu den nervigsten Zeitkillern: Eine Umfrage unter 20.000 Abonnenten meines Newsletters ergab: 31 bis 60 Minuten könnten bei Besprechungen eingespart werden, wenn die Tagesordnung optimal vorbereitet ist und alle Beteiligten pünktlich erscheinen.

Wenn Teams die folgenden Besprechungs-Tipps in ihre Selbstorganisation aufnehmen, kommt dies jedem Einzelnen und der Teamarbeit insgesamt zugute. Dabei empfehle ich, dass sich die Teammitglieder von vornherein auf Spielregeln für ihre Besprechungen einigen, dann werden sie erfahrungsgemäß besser akzeptiert.

  • Jeder erscheint pünktlich. Für Unpünktlichkeit wird als Strafe ein festgelegter Betrag in ein Sparschwein gelegt, zum Beispiel ein Euro. Das gesammelte Geld kann später für eine gemeinsame Unternehmung ausgegeben werden.
  • Ein Moderator leitet die Sitzung. Es ist meist derjenige, der die Tagesordnung erstellt hat. Er hat darauf geachtet, dass nur Teilnehmer eingeladen wurden, die mit mindestens einem Tagesordnungspunkt zu tun haben.
  • Wortbeiträge haben eine bestimmte Länge, zum Beispiel 90 Sekunden. Diese reichen aus, wenn wirklich immer nur ein Teilnehmer redet, ohne dass er unterbrochen wird. Eine große Sanduhr zeigt den Zeitverlauf an.

Wie Sie die Selbstorganisation von Besprechungen zusätzlich verbessern können, finden Sie in unserem kostenlosen Download mit 16 Tipps für effektivere Besprechungen:

Selbstorganisation bei Besprechungen spart Zeit und schont die Nerven.

Sie sehen, eine gut durchdachte Selbstorganisation des Einzelnen und eines ganzen Teams dient der Eigenverantwortung, fördert die Effizienz der täglichen Arbeit und trägt zur Agilität des Unternehmens bei.

Die hier vorgestellten fünf Tipps sind eine Auswahl von vielen Möglichkeiten, wie Selbstorganisation funktionieren kann. Beginnen Sie mit dem, was Ihnen am einfachsten erscheint und freuen Sie sich über deutliche Verbesserungen.



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