Entdecke Dich selbst – Fünf Gewohnheiten für die Selbstorganisation



Der Schreibtisch ist zugemüllt. Der Posteingang und die Voicemail-Box quellen über. Es gibt ganz dringend zehn verschiedene Dinge zu erledigen und Sie ahnen schon: mindestens drei davon werden Sie wieder vergessen. Sie denken, Sie sind unorganisiert und unproduktiv? Doch glauben Sie mir: es lässt sich etwas ändern! Sie können etwas ändern! Woher ich das weiß? Weil es bei mir vor einigen Jahren ganz ähnlich war und ich es hinbekommen habe! Im folgenden Artikel zeige ich Ihnen, welche Gewohnheiten mir für meine Selbstorganisation geholfen haben!

Selbstorganisation ist keine Zauberei! Sie ist eine Frage der Gewohnheit! Klick um zu Tweeten

Selbstorganisation ist keine Zauberei
Selbstorganisation ist keine Zauberei. Sie ist eine Frage der Gewohnheit!

Was ist das Problem

Häufig werde ich gefragt, welches Tool ich benutze oder was genau ich mache und wieviel dies oder jenes Organisationsmittel kostet. Dabei bin ich der Überzeugung: viel wichtiger als die Frage nach dem richtigen Zeitplaner, diesem oder jenem Ordnungssystem oder der Software, die ich nutze, sind die Gewohnheiten zur Selbstorganisation, die dahinter stehen. Davon will ich hier gerne schreiben!

So funktioniert es

Gewohnheit Nr. 1 für eine optimale Selbstorganisation: Alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz!

Vermeiden Sie nach Möglichkeit jede Form von Doppelablagen. Das gilt für alle Akten, Büroutensilien und Beständen, mit denen Sie arbeiten: Definieren Sie einen Ort für Ihre Büroutensilien, einen Ort für Ihre Akten, ein Ort für Ihr Kopierpapier.

Feste Plätze erleichtern Selbstorganisation
Feste Plätze für Ihre Akten erleichtern Ihnen die Selbstorganisation.

Definieren Sie feste Plätze und markieren Sie diese!

EDV Schrank erleichtert Selbstorganisation
Ein zentraler Ort für Büroutensilien erleichtert die Selbstorganisation

Wenn Sie es nicht nur um die Selbstorganisation Ihres Einzelarbeitsplatzes sondern um die Zusammenarbeit in der Abteilung geht, ist es noch einmal mehr notwendig zu definieren, was genau wohin gehört!

Gewohnheit Nr. 2 für eine optimale Selbstorganisation: Achten Sie auf kurze Wege!

Eigentlich ist es ganz einfach: Akten und Büroutensilien, die Sie täglich brauchen, sollten Sie direkt am Schreibtisch aufbewahren. Dinge, die Sie regelmäßig aber nicht täglich brauchen, lagern Sie in Ihrem Büro. Dinge, die Sie unregelmäßig nutzen, finden außerhalb des Büros ihren Platz und alles andere landet im Archiv oder wird weggeworfen. So gelingt die Selbstorganisation!

Akten mit Selbstorganisation organisieren
Für eine optimale Selbstorganisation sollten wichtige Akten stets in der Nähe abgelegt werden.

Gewohnheit Nr. 3 für eine optimale Selbstorganisation: Entweder es geht einfach oder es geht einfach nicht!

Suchen Sie nach einfachen Wegen und Mitteln! Es ist besser, drei kleine und einfache Dinge zu ändern, als nach fünf Mitarbeiterbefragungen, dem sechsten Task-Force-Treffen und einer heißen Haushaltsdebatte das ganz große neue System einzuführen. Das Geniale ist einfach! Davon bin ich überzeugt und ich glaube, es geht bei der Selbstorganisation darum, nach den einfachen Änderungen mit der großen Wirkung zu suchen. Ein Bekannter nutzte Personal Kanban, um seine Aufgabenliste zu führen. Er tat dies nicht mit einer teuren Software oder einen wertigen Terminplaner sondern auf einem Pizzakarton. Und es funktionierte!

Selbstorganisation mit personel Kanban
Personal-Kanban ist hilfreich bei der Selbstorganisation.

Ein anderes Beispiel für eine einfache Lösung zur Selbstorganisation war in unserem Haus die Einführung von Kanban-Karten zur Bestandskontrolle. Ich hatte mich einfach immer geärgert, dass kein Kopierpapier da war. Dann kamen wir auf die Idee, auf den letzten Papierblock eine Karte zu legen, auf der stand: „Bitte Papier nachholen! Du findest es ...” Aus diesem Prinzip entwickelte sich der Einsatz von Kanban-Karten, mit denen wir inzwischen den Bestand des Kopierpapiers, der Kaffeebohnen, der Prospekte und vieler anderer Dinge regeln.

Selbstorganisation mit Kanban
Kanban-Karten helfen bei der Selbstorganisation.

Weitere Informationen erhalten Sie in meinem E-Book mit dem Titel „Das Kanban-Prinzip – auch im Büro”! Laden Sie es sich hier kostenlos herunter!

Gewohnheit Nr. 4 für eine optimale Selbstorganisation: Schaffen Sie sich Standards!

Durch Standards lässt sich bereits Erreichtes so sichern, dass Sie Freiraum gewinnen oder weiter darauf aufbauen können. Arbeiten Sie mit Checklisten! Ein Haken auf der Checkliste gibt Ihnen Sicherheit! Standardisierungen helfen Ihnen, bei Ihrer Selbstorganisation nichts zu vergessen. Sie befreien Ihr Gehirn von der quälenden Frage: „Habe ich an alles gedacht?”

Checklisten helfen bei der Selbstorganisation
Checklisten vereinfachen die Selbstorganisation.

Gewohnheit Nr. 5 für eine optimale Selbstorganisation: Arbeiten Sie mit Visualisierungen!

Ich bin begeistert von Visualisierungen. Wir beschriften Schränke, Lichtschalter, Aufbewahrungsboxen:

Beschriftungen und visualisieren zur Selbstorganisation
Beschriftungen und Visualisierungen erleichtern die Selbstorganisation.

Wir visualisieren aber z.B. die Schritte, die zu gehen sind, wenn der Toner gewechselt oder die Kaffeemaschine gereinigt werden muss. So ist jeder in der Lage einfache Wartungsarbeiten zu übernehmen!

Selbstorganisation an der Kaffeemaschine
Auch an der Kaffeemaschine kann mit One-Minute-Lessons die Selbstorganisation verbessert werden.

Visualisierungen ersparen Fragerei und Sucherei. Aus diesem Grund finde ich es super, möglichst viele Dinge eindeutig zu beschriften! Mehr Informationen finden Sie in meinem Artikel zur One-Minute-Lesson.

Darauf kommt es an

Fangen Sie klein an und nehmen Sie sich jeden Tag einen kleinen Schritt vor. Fangen Sie mit den Dingen an, die Sie täglich nutzen und schaffen Sie dort eine kleine nachhaltige Veränderung. Machen Sie weiter mit den Dingen, die Sie regelmäßig aber nicht täglich nutzen und wenden Sie sich schließlich den Sachen zu, die übrig geblieben sind! Das Thema Selbstorganisation ist keine Zauberei, es ist eine Frage der Gewohnheit!

Was der Tipp bewirkt

Schärfen Sie für Ihre Selbstorganisation den Blick, in dem Sie sich die fünf Gewohnheiten zu eigen machen. Ich bin mir sicher. Sie werden so in Ihrer Selbstorganisation vorankommen und eigene Lösungen für Ihre Herausforderungen finden!

Ein letzter Tipp

Bringen Sie die Dinge, die Sie benutzt haben immer direkt an den Ort zurück, an den sie gehören. Sie werden dankbar sein – spätestens, wenn Sie den Gegenstand das nächste Mal suchen ... ;-)

Und Sie?

Wie gelingt Ihnen die Selbstorganisation? Ich bin interessiert an Ihren Lösungen und Herausforderungen!



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1 Kommentar
  • Interessante Tipps! Ich, als Freelancerin, biete jeden Tag die Stirn den Problemen im Bereich von Organisation der Arbeit. Das ist schwer – ich habe viele Aufgaben, aber ich verzettle mich leider sehr schnell… Für mich sind die Checklisten am besten. Ich habe viele Werkzeuge dieser Art ausprobiert und letztens habe ich Kanban Tool (https://kanbantool.com/de) ausgewählt. Ich bin Augenmensch und ich brauche Visualisierung der Arbeit. Kanban Tool gibt eine einfache Lösung – ich kann die Arbeit teilen und alles Schritt für Schritt machen. Leider kann dieses Tool mir Motivation nicht geben :) Vielleicht erwägen die Autoren auch solche Option ;)


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