Selbstorganisation: Mehr Effizienz und Agilität lernen

Das Prinzip der Selbstorganisation ist wichtig für die Arbeit im Team, aber auch für die eigene Effizienz. Viele unserer Kunden streben eine höhere Agilität im Unternehmen an: Flache Hierarchien, mehr Selbstverantwortung und Flexibilität der Mitarbeiter. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung. Agilität funktioniert, wenn jeder einzelne Mitarbeiter gelernt hat, seine Arbeitsabläufe eigenständig zu organisieren.

1. Definition: Selbstorganisation

Der Begriff „Selbstorganisation“ besteht aus den beiden Begriffen „Selbst“ und „Organisation“. Die Selbstorganisation umschreibt den Prozess, in dem eine Person oder ein System seine eigenen Vorgehensweisen und Strukturen selbst entwickelt und beibehält. Somit werden unorganisierte Vorgehensweisen und Ähnliches in geordnete Strukturen überführt.

Beispiel für Selbstorganisation:

Sie sind im Büro und haben die Unterlagen von mehreren Aufgaben kreuz und quer über Ihrem Schreibtisch verteilt, so dass Sie nichts mehr wiederfinden. Sie fangen an die Unterlagen zu sortieren und diese im entsprechenden Ordner abzulegen. Somit entsteht eine geordnete Struktur, in der Ihre ungeordneten Papiere einen zugewiesenen Platz erhalten.

2. Die Prinzipien der Selbstorganisation

Sich selbst zu organisieren, kann jeder lernen. Und jeder, der eine Selbstorganisation hat, kann diese zu seinen Gunsten verbessern. Mit diesen Prinzipien erlernen und verbessern Sie erfolgreich die Selbstorganisation:

1. Schriftlichkeit: Schreiben Sie sich alle Aufgaben, Termine etc. auf. Dies zwingt Sie zur gedanklichen Klarheit. Sie haben nun den Kopf frei und können nacheinander Ihre Aufgaben und Termine abarbeiten.
2. Fokus: Lassen Sie sich von nichts und niemanden ablenken. Beenden Sie erst Ihre Aufgabe und widmen Sie sich dann Ihrer Pause, anderen Aufgaben oder Ähnlichem.
3. Priorisierung: Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und arbeiten Sie diese nacheinander, nicht gleichzeitig, ab. Teilen Sie große Aufgaben in mehrere Teilaufgaben.
4. Deadlines: Setzen Sie sich und Ihren Aufgaben zeitliche Fristen. So können Sie besser Ihren Tag planen und Ihre Ziele erreichen.
5. Selbstdisziplin: Die Selbstorganisation ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Geben Sie sich Zeit und vor allem geben Sie nicht auf.

3. Tipps für eine erfolgreiche Selbstorganisation

Im ersten Schritt entwickelt jeder eine Selbstorganisation, um Abläufe effizienter zu gestalten. Die meisten Veränderungen benötigen wenig Aufwand und keine speziellen Tools. Mit den nachfolgenden Tipps ist das Entwickeln der Selbstorganisation ganz leicht.

3.1 Tipp für die Selbstorganisation: Erstmal entsorgen

Jeder, der schon einmal seine Wohnung entrümpelt hat, kennt das: Wenn wir nur besitzen, was wir auch benutzen, fühlen wir uns entlastet und können uns besser konzentrieren. Dasselbe gilt auch im Büro. Entfernen Sie deshalb alles, was nicht mehr benötigt wird, was doppelt vorhanden oder defekt ist.

• Unterlagen werden entsprechend den Aufbewahrungsfristen archiviert.
• Defekte Geräte werden repariert oder ersetzt.
• Doppelt vorhandene Gegenstände werden weitergegeben.
• Alles andere wird entsorgt.

Falls Sie sich nicht sicher sind, probieren Sie das Wegwerfen auf Probe: Legen Sie dafür Kartons an, die Sie wie folgt beschriften:
Karton Nummer: XX
Datum: XX.XX.XXXX
Wenn dieser Karton nicht bis zum „XX.XX.XXXX“ geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.

Hinweis: Führen Sie die Entsorgungs-Aktion im Team durch. Das verbindet, motiviert und fördert die Kommunikation der Mitarbeiter. Anschließend können sich alle gemeinsam über das Ergebnis freuen.

3.2 Tipp für die Selbstorganisation: Alles hat einen Platz

Wenn wir uns angewöhnen, jedem Ding seinen Platz zu geben, machen wir uns das Leben deutlich leichter. Ich illustriere das gern mit der Besteckschublade in der Küche: Messer und Gabeln liegen in eigenen Fächern, die großen und kleinen Löffel ebenfalls.

Mit einem Griff hat man das Benötigte gefunden. Und Unbrauchbares kann sich nicht verstecken und wird sofort aussortiert. Wir übertragen dieses Prinzip einfach auf den Arbeitsplatz jedes Einzelnen. Hier einige Beispiele:

• Bewahren Sie die Dinge umso näher an Ihrem Schreibtisch auf, je öfter diese benötigt werden.
• Kennzeichnen Sie die Plätze von Bürowerkzeugen, Schreibutensilien und jedem anderen Arbeitsmaterial. Arbeiten Sie bei Ordnern mit Farben und einheitlichen Beschriftungen. Dieser Kniff bewirkt gerade am Anfang, dass die Dinge wieder an ihren Platz zurückgelegt werden.
• Arbeiten Sie für den Posteingang mit einer einzigen Schale. Diese leeren Sie täglich, so dass Sie am Ende Ihres Tages einen leeren Posteingang haben.

Hinweis: In gemeinsam genutzten Räumen hat sich das Beschriften der Ablageflächen besonders bewährt.

3.3 Tipp für die Selbstorganisation: Checklisten entwickeln und gut sichtbar platzieren

Wird der Arbeitsalltag turbulent und die Zeit knapp, bleibe ich ruhig. Der Grund: Ich habe für alle Abläufe, die sich wiederholen, Checklisten erstellt. So vergesse ich im Eifer des Gefechts nichts. Jeder Ablauf, der sich wiederholt, lässt sich durch eine Checkliste vereinfachen. Notieren Sie sorgfältig die einzelnen Schritte, die zu tun sind. Soll die Checkliste der Selbstorganisation im Team dienen, besprechen Sie den Entwurf mit Ihren Mitstreitern.

Platzieren Sie jede gemeinsam genutzte Checkliste an einer gut sichtbaren Stelle, zum Beispiel:

• Für die Aktenordner: An der Innenseite der Schranktür
• Für die Ausstattung des Konferenzraums: Neben der Tür des Konferenzraums
• Für das Bedienen der Spülmaschine: In der Teeküche über der Spüle.

Schon bald macht sich die Entlastung bemerkbar: Die Fehlerquote sinkt und Sie haben den Kopf frei für die wichtigen Dinge. Dies dient der Agilität im Team und im gesamten Unternehmen.

Beispiel Selbstorganisation mit Checklisten

Wenn ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit antritt, wird eine Einführung nötig. Das ist kein Routineablauf, daher kann dabei leicht etwas vergessen werden. Hier ist die Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeiter eine praktische Hilfe. An alles ist gedacht und jeder Kollege kann diese Einführung übernehmen. Wenn zuvor im Team darüber gesprochen wurde, steigt die Chance, dass alle wichtigen Punkte erfasst wurden.

In unserem Downloadcenter stehen weitere Checklisten zur Selbstorganisation für Sie bereit, die Sie direkt nutzen oder für Ihre Zwecke abwandeln können.

3.4 Tipp für Selbstorganisation: Aufgaben intelligent verwalten

Gemeinsam Ideen entwickeln und umsetzen, das ist das Herzstück der Arbeit von Teams. Tools zur Aufgabenverwaltung erleichtern hier die Selbstorganisation deutlich. Doch die Auswahl ist groß und macht die Entscheidung schwer.

Deshalb überlegen Sie gemeinsam:

• Passt das Tool zu den vorliegenden Arbeitsbedürfnissen des Teams?
• Ist das Tool von unterschiedlichen Geräten aus erreichbar?
• Sollen die Ziele visuell dargestellt werden?

Hier stelle ich Ihnen ein bekanntes Tool mit überraschenden Seiten vor: Microsoft Outlook. Es wird mit Microsoft Office ausgeliefert und lässt sich sowohl allein als auch im Team nutzen. Mit Outlook verwalten Sie komfortabel Ihre Aufgaben, das sind alle Angelegenheiten, die erledigt werden müssen, aber nicht an eine Uhrzeit gebunden sind, sondern an Abgabetermine.

Auch in unserer Beratungspraxis empfehlen wir den Unternehmen und deren Mitarbeiter Outlook-Aufgaben mit Fälligkeitsdatum zu erstellen. So werden keine Aufgaben vergessen, die Produktivität der Mitarbeiter steigt und der Stress wird reduziert.

Wie Sie die Aufgaben erstellen und verwalten, sehen Sie in unserem Video:

🚀 Die 7 besten Aufgaben-Tipps für Outlook

(Dauer 07:22 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Nur eine Aufgabenliste 00:14
3. Fälligkeitsdatum 00:56
4. Salami-Taktik 01:38
5. Ideenliste 02:15
6. Aufgabenliste im Posteingang 03:03
7. QuickSteps 03:53
8. OneNote & Outlook kombinieren 05:12 

3.5 Tipp für die Selbstorganisation: Besprechungen effizient organisieren

Besprechungen gehören zu den nervigsten Zeitkillern. Eine Umfrage unter 20.000 Abonnenten meines Newsletters ergab: 31 bis 60 Minuten könnten bei Besprechungen eingespart werden, wenn die Tagesordnung optimal vorbereitet ist und alle Beteiligten pünktlich erscheinen.

Wenn Teams die folgenden Besprechungs-Tipps in ihre Selbstorganisation aufnehmen, kommt dies jedem Einzelnen und der Teamarbeit insgesamt zugute. Dabei empfehle ich, dass sich die Teammitglieder von vornherein auf Spielregeln für ihre Besprechungen einigen, dann werden sie erfahrungsgemäß besser akzeptiert.

1. Jeder erscheint pünktlich. Für Unpünktlichkeit wird als Strafe ein festgelegter Betrag in ein Sparschwein gelegt, zum Beispiel ein Euro. Das gesammelte Geld kann später für eine gemeinsame Unternehmung ausgegeben werden.
2. Ein Moderator leitet die Sitzung. Es ist meist derjenige, der die Tagesordnung erstellt hat. Er hat darauf geachtet, dass nur Teilnehmer eingeladen wurden, die mit mindestens einem Tagesordnungspunkt zu tun haben.
3. Wortbeiträge haben eine bestimmte Länge, zum Beispiel 90 Sekunden. Diese reichen aus, wenn wirklich immer nur ein Teilnehmer redet, ohne dass er unterbrochen wird. Eine große Sanduhr zeigt den Zeitverlauf an.

Wie Sie die Selbstorganisation von Besprechungen zusätzlich verbessern können, finden Sie in unserem kostenlosen Download mit 14 Tipps für effektivere Besprechungen

4. Methoden der Selbstorganisation

Jeder hat seine eigene Vorgehensweise und Ausgangssituation, für die es verschiedene Methoden der Selbstorganisation gibt. Nachfolgend haben wir Ihnen die bekanntesten Methoden aufgelistet:

• ALPEN-Methode
• ABC-Analyse
• SMART-Methode
• Eisenhower-Prinzip
• Pomodoro Technik
• Getting things done

5. Vorteile einer guten Selbstorganisation

Wenn Sie erst Ihre effektive Selbstorganisation gefunden haben, dann profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen:

• Sie sparen viel Zeit, da Ihnen die Abläufe und Ablageorte der Materialien etc. bekannt sind
• Sie werden erfolgreichen, da Sie den Kopf frei haben für Ihre Aufgaben und Ziele
• Sie steigern Ihre Produktivität, da Sie effizienter Aufgaben etc. erledigen können
• Sie haben weniger Stress, da Ihre Vorgehensweisen etc. bereits in routinierten Strukturen eingebunden sind und Sie somit alles unter Kontrolle haben
• Sie steigert Ihr Selbstvertrauen, da Sie sich und Ihre Fähigkeiten besser einschätzen können

6. Fazit

Sie sehen, eine gut durchdachte Selbstorganisation des Einzelnen und eines ganzen Teams dient der Eigenverantwortung, fördert die Effizienz der täglichen Arbeit und trägt zur Agilität des Unternehmens bei. Die vorgestellten Tipps sind eine Auswahl von vielen Möglichkeiten, wie Selbstorganisation funktionieren kann. Beginnen Sie mit dem, was Ihnen am einfachsten erscheint und freuen Sie sich über deutliche Verbesserungen.