Es muss nicht immer ASAP sein

In diesem Beitrag möchten wir näher auf die Abkürzung „asap“ eingehen und untersuchen, was es damit auf sich hat, wer sie wann und wie verwendet, warum das im Alltag nicht immer oder gar nur selten nützlich ist, weswegen es für die Kultur in einem Unternehmen sogar gefährlich ist, permanent Dinge asap zu delegieren und wie man es schaffen kann, dieser nicht ungefährlichen Neigung zu entkommen.

asap – was ist damit eigentlich gemeint?

Was die vier Buchstaben asap bedeuten, ist rasch erklärt. Es handelt sich dabei um ein Akronym aus dem Englischen, ausgeschrieben bedeutet es „as soon as possible“ und meint wörtlich übersetzt: so schnell wie möglich. Alles gut also, wenn Sie vom Vorgesetzten eine mündliche oder schriftliche Ansage mit diesem Inhalt bekommen? Leider nein. Doch der Reihe nach.

Bleiben wir zunächst einmal bei der Übersetzung. Denn die Formulierung „so schnell wie möglich“ wäre ja noch halbwegs erträglich, wenn Chefs diese Zeitvorgabe anordnen, steckt darin vermeintlich immer noch ein Rest an Menschlichkeit. Doch lässt asap sich auch noch anders verstehen, nämlich mit „sofort“. Auch „am besten bis gestern“ ist eine Deutung, die der Realität in den meisten Fällen wohl ziemlich nahekommt. Und das baut einen ziemlichen Druck auf, doch dazu später mehr.

Halten wir fest: asap bedeutet zwar, dass etwas so schnell wie möglich erledigt werden soll, impliziert aber, dass es eigentlich schon zu spät ist und man jetzt alles andere liegen und stehen lässt, um die Forderung des Vorgesetzten (oder auch des Kunden) innerhalb weniger Minuten oder Stunden in die Tat umzusetzen.

Wann verwendet man asap im positiven Sinne?

Wer zahlt oder in der internen Hierarchie über einem steht, hat Recht, so lautet die allgemeine Annahme. Also der Kunde oder die Vorgesetzte. Aber ist das auch ein Freifahrschein dafür, Auftragnehmer oder Mitarbeiter unter Druck zu setzen durch die Verwendung von asap? Nein, natürlich nicht. Doch wir wollen nicht missverstanden werden – selbstverständlich ist es in einem Unternehmen ratsam, Arbeitsschritte und Prozesse nicht bis ultimo hinauszuzögern. Allerdings führen Zeitdruck und Stress in den seltensten Fällen zu guten, qualitativ hochwertigen und kreativen Resultaten.

Es gibt allerdings Situationen und Zeitpunkte, in denen asap als Aufforderung gerechtfertigt ist und sozusagen ohne Alternative, in denen es schlicht nicht anders geht. Stellen Sie sich nur einmal vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, das sein Geld hauptsächlich mit dem Betrieb eines Onlineshops verdient. Ist die Website für potenzielle Kunden nicht mehr erreichbar, dann ist das ,,worst case scenario“ eingetreten – und selbstverständlich kann die Anweisung von oben jetzt nur lauten, das Problem asap zu beheben. Das gilt im Prinzip für alle Mitarbeiter, ganz gleich, in welchem Bereich sie beschäftigt sind. In dem Fall ist es allerdings auch allen Angestellten klar, wo die Prioritäten liegen.

Das gilt, um ein anderes Fallbeispiel zu bemühen, zum Beispiel auch dann, wenn sich ein wichtiges Kundenprojekt unmittelbar vor dem Abschluss befindet. Treten in letzten Tests vor der Übergabe an den Kunden Fehler zutage, so ist es erforderlich, alle anderen Aufgaben hintanzustellen und sich darum zu kümmern, die aufgetretenen Probleme zu beheben, und zwar asap. Auch ist wäre eine solche Anordnung durch Vorgesetzte nachvollziehbar.

Diese Beispiele zeigen, dass asap als Begrifflichkeit gar nicht das eigentliche Problem darstellt, vielmehr ist es in den meisten Fällen die unüberlegte Nutzung. Diese Erkenntnis gewinnen indes nur wenige Führungskräfte, da oft nur in Zeitkategorien gedacht wird. Und dann steht das rasche Ergebnis oder die Abwicklung an erster Stelle – und nicht die Qualität des Resultats.

Kann die Nutzung von asap nach hinten losgehen und der Kultur im Unternehmen schaden?

Einfach Frage, einfache Antwort: ja. Jedenfalls dann, wenn die Formulierung ständig und unbedacht verwendet wird. Und dafür gibt es eine Menge Gründe, an denen wir uns im Folgenden abarbeiten wollen. Wir untersuchen, ob

• asap erstens Stress auslösen kann
• asap zweitens zu ineffizientem Arbeiten führt
• der Begriff drittens womöglich sogar das gewünschte Ergebnis verschlechtert
• asap viertens für Chaos sorgt
• die Verwendung von asap fünftens häufig zu falschen Setzung von Prioritäten führt.

Erstens: Beginnen wir mit dem Stress. Der entsteht ganz automatisch, wenn der asap-Befehl aus der Chefetage ergeht. Weil alles – am besten bis gestern, siehe oben – fertig sein muss, ist nicht mal mehr Zeit dafür, den Weg zum Ziel zu reflektieren, das Denken leidet komplett unter dem Druck. Das erzeugt Stress, weil der Anspruch von oben überhandnimmt. Ist das dauerhaft der Fall, dann entsteht enorme Belastung bei Mitarbeitern. Nicht selten ist das der erste, aber entscheidende Schritt in den Burnout.

Zweitens: Wer als Vorgesetzter asap fordert, denkt vermutlich, dass diese Anweisung hochwirksam ist, weil sie ja die Angestellten zu mehr Leistung anspornt, also unmittelbar für mehr Effizienz sorgt. Dabei ist das Gegenteil der Fall. Wer als Angestellter die Anweisung asap vernimmt, lässt (verständlicherweise, denn Vorgesetzte haben meist Weisungsbefugnis) alles andere stehen und liegen. In der Regel unterbrechen Sie also die Tätigkeit, mit der Sie soeben noch befasst waren, zugunsten des neuen To-dos, gewissermaßen sind Sie aus dem Arbeitsrhythmus herausgerissen. Zudem benötigen Sie eine Anlaufzeit, um sich in die asap-Aufgabe hineinzufuchsen. Somit wäre es oftmals tatsächlich effizienter, man ließe Sie die ursprüngliche Tätigkeit zu einem Ende bringen, bevor Sie sich der angeblich so dringenden Aufgabe zuwenden.

Drittens: Hat die Anweisung asap einen direkten Einfluss auf die schlechtere Qualität eines Ergebnisses? Fast immer heißt die Antwort ja. Warum dem so ist, erschließt sich von selbst – schnelles Arbeiten impliziert fast immer oberflächliches Arbeiten, die Sorgfalt bleibt auf der Strecke und es passieren Fehler. Das Resultat wird also niemals das beste sein können, das zu erreichen gewesen wäre. Denn gut Ding will Weile haben.

Viertens: Chaos bricht aus? Das hört sich dramatisch an, und das kann auch ziemlich dramatisch werden. Man muss sich nur ausmalen, was eine asap-Anweisung auslösen kann. Gut getaktete Zeitpläne werden mit einem einzigen Wort über den Haufen geworfen, Mitarbeiter aus anderen, laufenden Prozessen und Projekten abgezogen. Das führt wiederum dazu, dass Abgabetermine und Fristen an anderer Stelle nicht gehalten werden können, was zur Folge hat, dass etliche Angestellte Überstunden schieben müssen. Mit einem Wort: Chaos.

Fünftens: asap führt Prioritäten ad absurdum – wirklich? Schließlich setzt die Anweisung doch selbst eine neue Priorität, und zwar die zu diesem Zeitpunkt scheinbar einzig wichtige. Zu diesem Schluss jedenfalls könnte man kommen. Allerdings löst asap nur eine Verschiebung der Prioritäten aus, was dazu führt, dass wichtige Prozesse ins Stocken geraten. Man stelle sich vor, dass asap-Anweisungen sehr oft oder willkürlich erfolgen. Ist das der Fall, so wird die ursprüngliche Idee der Priorisierung ständig ausgehöhlt, sie verliert somit ihren Sinn, wenn nahezu alle Aufgaben asap zu erledigen sind.

Wie man dem asap-Wahn ein Schnippchen schlagen kann

Eine Arbeitswelt ohne asap-Befehle ist vermutlich utopisch. Und wie oben dargestellt, gibt es Situationen, in denen die Anweisung durchaus Sinn ergibt. Doch wie reagieren Sie als Angestellter, wenn Vorgesetzte (oder Kunden) permanent mit asap-Anweisung arbeiten? Denn jedes Mal wird dadurch Druck aufgebaut, und diesen Druck können nur Sie selbst regulieren – indem Sie das nicht ohne Kommentar hinnehmen. Ansonsten befinden Sie sich bald in einem steten Wettrennen gegen die vorgegebene Zeit.

An erster Stelle steht die Option, auf eine asap-Vorgabe mit einer sofortigen Erklärung zu antworten, wieviel Zeit Sie für die gestellte Aufgabe benötigen. Zeigen Sie Verständnis für das Anliegen des Vorgesetzten, indem Sie anerkennen, dass Zeit ein wichtiger Faktor ist, aber sagen Sie sofort, dass Sie eine gewisse Bearbeitungszeit benötigen. Wenn Sie es parallel dazu schaffen, auch die womöglich fehlende Qualität hinzuweisen, die durch die asap-Forderung im Ergebnis entstehen könnte, dann schieben Sie den schwarzen Peter zurück über den Tisch. Oder Sie bekommen direkt mehr Zeit zur Bearbeitung eingeräumt.

Eine zweite Option wäre es, im gegebenen Bearbeitungszeitraum nur das zu erledigen, was sinnvoll oder möglich ist. Genau darum geht es nämlich: as soon as possible – so früh wie möglich. Eine kurze Bearbeitungszeit heißt im Umkehrschluss, dass nicht viel möglich ist. Und das spiegelt sich eben im Ergebnis wider. Eine offene Kommunikation gegenüber Kunden und Vorgesetzten ist hier hilfreich; erklären Sie also, wenn die Zeit von 120 Minuten nicht ausreicht, um noch einmal das komplette Vertragswerk durchzugehen und zu überarbeiten. Diese Vorgehensweise hat einen weiteren Effekt: Beim nächsten Mal wird Ihnen von vornherein eine realistischere Zeit für die Überarbeitung eingeräumt werden. Denn Chefs und Kunden sind selbstverständlich lernfähig.

Einen Punkt dürfen wir dabei nicht unterschlagen, und das ist die Selbstreflexion. Überlegen Sie mal, wie oft es vorkommt, dass Sie per Telefon, E-Mail oder Slack Informationen von Kollegen einfordern – und dass es dann möglichst schnell gehen muss. Selten bis nie? Glückwunsch, sicher schätzt man Sie im Kollegenkreis. Wenn es aber doch ab und zu vorkommt, dann setzen Sie den ersten Hebel direkt bei sich an und geben Sie den Anderen ausreichend Zeit, Ihrer Bitte nachzukommen. Schon bald setzt die Erkenntnis ein, dass wirklich nur sehr wenige Angelegenheiten im Arbeitsalltag so dringend sind, dass ein Aufschub unmöglich ist.

Umgang mit asap

Während häufig von Sorgfalt und Qualität die Rede ist, kommt es Ihnen so vor, als ob sich das Rad der Zeit im Arbeitsleben immer schneller und schneller dreht? Dann liegt das womöglich auch daran, dass Sie oft mit Dingen betraut werden, die asap erledigt werden müssen. In Ausnahmefällen mag das in Ordnung sein, zur Regel sollte es nicht werden. Lernen Sie, sich mit Argumenten gegen die asap-Aufträge zu behaupten und erklären Sie Ihren Vorgesetzten anhand der gezeigten Beispiele, zu was die ständige Priorisierung führen kann. Handeln Sie auch bei asap Deadlines aus und machen Sie klar, dass das Ergebnis zulasten der Qualität gehen wird. Vielleicht gelingt Ihnen so sogar ein erster Schritt, eine neue Unternehmenskultur zu etablieren.