„Gut vorbedacht – schon halb gemacht“ – Dieses Sprichwort stößt bei den einen im Team auf vollste Zustimmung, bei den anderen auf deutliche Skepsis.
Die Sorge der Skeptiker: Vor lauter Planen, Strukturieren und Kontrollieren kommt die eigentliche Arbeit zu kurz und neue Ideen finden nur schwer Eingang in den Arbeitsablauf.
Doch ein Strukturplan kann den Arbeitsablauf sogar entspannen und die Kreativität fördern, so die Erfahrung zahlreicher Kunden, die ich im Laufe der Jahre betreut habe. Voraussetzung dafür ist die richtige Herangehensweise. Wie auch Sie und Ihr Team von Strukturplänen in 3 verschiedenen Bereichen profitieren, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.
1. Der Strukturplan am Einzelarbeitsplatz: Suchzeiten reduzieren
Chaos auf dem Schreibtisch gilt noch immer manchen Menschen als Zeichen von Kreativität. Doch schauen wir uns die Realität an: Sind überquellende Ablagekörbe und Aktenstapel rund um den Schreibtisch als kreativ anzusehen? Fördert es die Kreativität, wenn Menschen in Büros täglich 55 Minuten mit dem Suchen von Dokumenten und Materialien verbringen? Kein Wunder, dass Überstunden an der Tagesordnung sind und die Arbeitszufriedenheit sinkt. Unsere große Arbeitseffizienzstudie zeigt das in aller Deutlichkeit.
Ein Strukturplan am Arbeitsplatz bedeutet, kurz gesagt: Jedes Arbeitsmaterial hat seinen festen Platz. Und je öfter Sie etwas benötigen, umso näher an Ihrem Platz bewahren Sie es auf.
In meinem Video zeige ich Ihnen einen Arbeitsplatz-Strukturplan aus 7 Schritten:
Ein Strukturplan aus 7 Schritten für Ihren Arbeitsplatz.
Tipp: Wie steht es um Ihren Arbeitsplatz und die Einzelarbeitsplätze in Ihrem Team? Machen Sie den kostenlosen Selbsttest aus meinem Buch „Für immer aufgeräumt“ und finden Sie Potential zur Verbesserung.
2. Der Strukturplan im Team: Klare Spielregeln
Für Unterlagen, die innerhalb einer Abteilung oder eines Teams gemeinsam genutzt werden, empfehlen sich klare Ablagespielregeln. Auch dabei hilft ein Strukturplan – für digitale Unterlagen genauso zu wie für alle Dokumente aus Papier. Ein einheitliches Ablagesystem reduziert Stress durch Suchzeiten und vereinfacht die Verständigung.
Es gibt bewährte Regeln und unterschiedliche Herangehensweisen an das Ablagesystem.
Falls Sie noch auf der Suche nach einer passenden Variante sind, empfehle ich Ihnen mein kostenloses E-Book mit Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems. Sie können es in unserem Downloadcenter direkt herunterladen.
3. Der Strukturplan für Ihr Projekt: Soviel Planung wie nötig
Gemeinsame Projekte leben von Kreativität beim Erreichen des gemeinsamen Ziels. Doch um hierbei effizient vorzugehen, benötigen Sie einen Strukturplan. Er bildet die Grundlage des Projektmanagements. Typisch für den Projekt-Strukturplan ist das Herunterbrechen der großen Aufgabe in einzelne Elemente, die sich übersichtlich planen und überprüfen lassen: In der ersten Ebene werden Teilaufgaben gebildet, die in den weiteren Ebenen in Arbeitspakete unterteilt werden.
Hier ist es wichtig, die richtigen Prioritäten zu bilden. Wie Sie diese – mitunter komplizierte – Aufgabe angehen, zeige ich Ihnen in meinem Beitrag Aufgaben priorisieren.
Falls Sie von Strukturplänen für Projekte bisher nicht überzeugt waren, probieren Sie doch die folgenden bewährten Tipps. Gut möglich, dass Sie – wie viele meiner Kunden – Strukturpläne künftig doch als nützlich ansehen.
Parameter bestimmen:
Zunächst ist es wichtig, das Ziel klar zu formulieren. Denn nur dann, wenn das Ziel für alle Beteiligten klar ist, können auch alle an einem Strang ziehen. Ein klares Ziel, das eine nützliche Orientierung bietet, formulieren Sie mit der SMART-Methode:
S – Spezifisch und konkret: Das soll erreicht werden.
M – Messbar: Es gibt klare Kriterien, an denen gemessen wird, ob das Ziel erreicht wurde.
A – Akzeptanz: Alle Mitglieder des Teams betrachten das Ziel als relevant und sinnvoll.
R – Realistisch: Das Ziel gilt als realistisch, wenn die Beteiligten es als erreichbar ansehen. Sie müssen das Ergebnis tatsächlich beeinflussen können.
T – Terminierbar: Das Ziel ist an einem festgelegten Termin erreicht.
Ebenen festlegen
In diesem Schritt werden die Ebenen und die einzelnen Arbeitsschritte erfasst, zunächst in groben Schritten, dann immer spezieller. Dazu können Arbeiten gehören, die einerseits von Dienstleistern ausgeführt werden und solche, die Sie selbst übernehmen.
Sind diese Abschnitte gebildet, werden die Zuständigkeiten vergeben. Hier eignet sich das gemeinsame Notizbuch in OneNote. Damit kann jeder den Fortschritt des Projekts verfolgen, auch wenn die Teammitglieder sich an unterschiedlichen Orten aufhalten.
Falls Sie noch nicht mit OneNote gearbeitet haben, werden Sie es mit unserem Einstiegs-Tutorial leicht erlernen:
Mit OneNote einen nützlichen Strukturplan für das Team erstellen.
Ressourcen planen
Zu den Ressourcen zählen zum Beispiel das finanzielle Budget sowie die zur Verfügung stehende Zeit, externe Expertisen und bereits vorhandene Materialien. Nachdem Sie alle Ressourcen zusammengefasst haben, teilen Sie diese auf die jeweiligen Arbeitspakete auf.
Visualisieren
Für das Visualisieren der einzelnen Abschnitte in Ihrem Strukturplan können Sie eine Mind-Map anlegen. Das geht auf Papier oder in OneNote. Mehr zum Thema Mind-Map finden Sie in meinem Artikel Mind-Map: Das etablierte Planungs-Tool.
Sie werden die Erfahrung machen, dass ein gut durchdachter Strukturplan Ihre Arbeit in vielen Bereichen erleichtert und Ihnen eine messbare Zeitersparnis ermöglicht.
