Mit Strukturplan zu effizienteren Projekten



Projekte müssen zwei Punkte erfüllen: Sie sollten effizient und wirtschaftlich sein, also reibungslos ablaufen und sich schlichtweg rechnen. Beides unter einen Hut zu bringen, ermöglicht ein intelligentes Instrument, das Sie selbst für Ihren Arbeitsbereich nutzen können. Was ein guter Strukturplan braucht und wie er Ihnen dabei hilft, alles im Blick zu behalten, lesen Sie im Folgenden.

Was ist das Problem

Gut geplant ist halb gewonnen – ein alter Spruch, aber nicht minder wahr. Denn eine strukturierte Planung erleichtert im Arbeitsleben vieles. Zum Beispiel komplexe Projekte. Wenn diese nämlich auf gut Glück begonnen werden, ziehen sie sich unnötig in die Länge, verursachen enormen Mehraufwand an Zeit und Geld und scheitern manchmal kurz vorm Ziel doch noch. Das ist unbefriedigend für Sie als Unternehmen und vor allem auch für Ihre Kunden.

Ein Strukturplan wirkt sich am Ende auch auf die Kundenzufriedenheit aus.
Ein Strukturplan wirkt sich am Ende auch auf die Kundenzufriedenheit aus.

So funktioniert es

Wer gute Projekte durchführen will, braucht einen Plan. Um genau zu sein, einen Strukturplan. Denn dieser ermöglicht es Ihnen, ein Projekt, auch wenn es ein sehr großes ist, von Anfang an zu strukturieren. So schaffen Sie eine Übersicht über alle Projektphasen und über das verfügbare Budget und haben es später wesentlich leichter, im Plan zu bleiben. Sie können den Strukturplan gewissermaßen mit einem Bauplan gleichsetzen, der die erste Instanz für ein gelungenes Bauvorhaben ist. Was ein guter Strukturplan braucht, ist nicht viel. Sehen Sie selbst.

Schritt 1: Rahmenbedingungen festlegen

Wenn Sie in den Urlaub fahren möchten, haben Sie vermutlich zuerst eine grobe Vorstellung, wohin es gehen soll und wie teuer die Reise werden darf. Ebenso ist es auch mit Ihren Projekten. Zunächst stehen Projektziel und -budget fest. Das sind Ihre Ausgangspunkte für den nun folgenden Strukturplan. Denn dieser Strukturplan gibt ihrem geplanten Projekt einen stabilen Rahmen. Zunächst notieren Sie die Basis, die Informationen zu Projektziel und Projektzeit, an der Spitze Ihres Strukturplans. Von dort aus gehen Sie nachfolgend in die tieferen Ebenen weiter. Diese erste Ebene ist die Ebene der Gesamtleistung, umfasst also 100 % der zu erledigenden Aufgaben. Ihr Ziel ist beispielsweise der Bau eines neuen Schulhauses, das Budget möglicherweise 2,5 Mio. Euro. Auch eine Projektzeit sollten Sie jetzt festlegen. Wie Sie den richtigen Zeitplan finden, ohne sich zu verzetteln, lesen Sie ergänzend in meinem Blogbeitrag zum Zeitplan für Ihr Projekt.. Notieren Sie auch diesen Punkt und gehen Sie weiter zu Schritt 2.

Arbeiten, Budget und Zeitaufwand gehören in jeden Strukturplan.

Schritt 2: Strukturplan in Ebenen gliedern

Die oberste Ebene steht, jetzt geht es an die Details. Bleiben wir bei unserem Beispiel vom Bau des neuen Schulhauses, müssen Sie nun weiter unterteilen. Manche Arbeiten werden von Ihnen selbst erledigt, andere möglicherweise von externen Firmen. Notieren Sie in diesem Fall eine zweite Ebene mit den Punkten „Intern“ und „Extern“. Unterteilen Sie hier, wie viel Prozent der Arbeiten intern und zu welchen Anteilen sie extern ausgeführt werden und welches Budget zur Verfügung steht. Visualisiert sieht das beispielsweise so aus:

Intern:

  • Arbeiten: 60 %
  • Budget: 1,5 Mio. €

Extern:

  • Arbeiten: 40 %
  • Budget: 1,0 Mio. €

Prüfen Sie genau, welche Arbeiten intern und welche extern ausgeführt werden sollen. Dies ist für den nächsten Schritt des Strukturplans wichtig. Sie können hierzu ein Mindmap erstellen, oder die wichtigsten Eckpunkte in einem OneNote-Notizbuch festhalten. Das haben Sie noch nie gemacht? Dann erfahren Sie hier, wie einfach Notizen mit OneNote organisiert werden können.

Schritt 3: Visualisieren der Arbeitspakete

Der Rahmen für Ihren Strukturplan steht nun, Sie kennen Projektziel und Projektbudget und wissen, wie Sie die Arbeiten grob verteilen müssen. Im dritten Schritt geht es nun noch tiefer.
Notieren Sie für jeden Unterbereich einen Oberbegriff, beispielsweise für Elektro- oder Erdarbeiten. Direkt darunter folgen erneut Angaben zu Arbeiten in Prozent und dem Budget. Fächern Sie die Ebenen so weit auf, wie es nötig ist. Ist Punkt 1.1 „Elektroarbeiten“ kann Punkt 1.1.1 die „Rohinstallation“ sein und so weiter. Immer notieren Sie die prozentuale Arbeitszeit vom Gesamtprojekt und das verfügbare Budget. Um hier den Überblick zu behalten, sollten Sie sich für die Visualisierung Zeit nehmen. Verwenden Sie beispielsweise ein Whiteboard für Ihren Strukturplan. Auch moderne Programme, beispielsweise Matchware MindView oder MindMeister sind dabei sehr hilfreich. Alles was Sie rund ums Thema Strukturpläne und Mindmaps visualisieren noch wissen sollten, habe ich an anderer Stelle im Blog für Sie aufgeschrieben. Lesen Sie gerne hier weiter, wenn Sie zum Visualisierungsprofi werden möchten.

Visualisieren Sie Ihren Strukturplan!
Visualisieren Sie Ihren Strukturplan!

Darauf kommt es an

Jeder Strukturplan benötigt eine solide Basis. Mit am wichtigsten ist es, richtig zu priorisieren und die einzelnen Arbeitspakete in den verschiedenen Ebenen nachvollziehbar zuzuordnen. Wenn Ihnen das am Anfang noch nicht ganz leicht fällt, kann Ihnen möglicherweise das Eisenhower-Prinzip helfen. Hier erkläre ich, wie Sie mit dieser Methode ganz einfach priorisieren lernen.

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Was der Tipp bewirkt

Ein guter Strukturplan ermöglicht gute Projekte. Und das aus zweierlei Gründen. Ihre Projekte werden effizienter, weil Sie die Arbeiten vorab klug unterteilt haben und dadurch jederzeit eine Übersicht über den Projektstand behalten. Und wirtschaftlich sind sie obendrein, weil das verfügbare Budget von Anfang an möglichst passgenau auf die notwendigen Arbeitsschritte verteilt wurde. Böse Überraschungen dürften mit dieser Methode kaum noch auftreten.

Zeit und Geld sparen gelingen mit einem ordentlichen Strukturplan auf Anhieb.
Zeit und Geld sparen gelingen mit einem ordentlichen Strukturplan auf Anhieb.

Und Sie?

Pläne erleichtern unglaublich viel. Warum Sie nicht nur einzelne Projekte, sondern alle Unternehmensziele genau planen und visualisieren sollten, sehen Sie in meinem kurzen Video. Teilen Sie meinen YouTube-Channel doch gerne auch mit Ihren Kollegen und profitieren Sie von zahlreichen Praxistipps.

Hier geht's zum Video.

Weiterführende Informationen:







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