Zu Händen – So verwenden Sie die Abkürzung richtig

In diesem Text wollen wir Ihnen die Begrifflichkeit „zu Händen“ näherbringen und aufzeigen, wie Sie diese am besten einsetzen, damit das Schreiben auch beim gewünschten Adressaten landet. Wann benötigen Sie diesen Hinweis überhaupt? Wohin muss dieser Zusatz im Adressfeld? Wie kürzen Sie ihn idealerweise ab? Müssen E-Mails ebenfalls mit der Anmerkung versehen werden? Und wann kommen Sie nicht umhin, die Anweisung „persönlich/vertraulich“ im Empfängerfeld zu verwenden?

1. Benutzt man „zu Händen“ heutzutage überhaupt noch?

Wir kommunizieren heute in erster Linie digital. Wir schreiben E-Mails, chatten in diversen Messengern (firmenintern gern mit Teams oder ähnlichen Tools), schreiben SMS, WhatsApp-Nachrichten oder Messages bei Signal. Doch es gibt weiterhin mehr als genügend Beispiele dafür, dass auch die klassische Post, also real auf Papier gedruckte Schreiben, weiterhin Verwendung finden. Meist geht es dabei um offizielle oder behördliche Angelegenheiten, also zum Beispiel um Rechnungen oder Mahnungen, um Briefe von Ämtern und Dienststellen und um Verträge.

Wenn Sie selbst ein Schreiben aufsetzen, das in gedruckter Form versendet wird, und Sie kennen den Empfänger innerhalb einer Organisation (also in einer Behörde, bei einem Kunden oder in der HR-Abteilung eines Betriebs, bei dem Sie sich bewerben möchten), dann sollten Sie unbedingt den Vermerk „zu Händen“ bzw. dessen geläufige Abkürzung benennen. Zu den geläufigen Abkürzungen für diese Formulierung kommen wir übrigens später noch („z. Hd.“ wäre etwa akzeptabel). Auf diese Weise nimmt der Brief keine unnötigen Umwege, bis er dem Adressaten zugestellt wird, was wiederum Zeit einspart und bei den Adressaten in der Regel gut ankommt – sie fühlen sich wertgeschätzt, wenn diese persönliche Ebene genutzt wird. Ist ein Brief also offizieller oder behördlicher Natur, dann ist die Verwendung dieses Hilfsmittels nicht nur weiterhin üblich, sondern sogar effizient. Das könnte beispielsweise so aussehen:

Musterfirma
z. Hd. Frau Monika Musterfrau
Beispielstr. 25
12345 Musterdorf

2. Wann sollten Sie „zu Händen“ nutzen?

Über die im letzten Abschnitt beschriebenen Notwendigkeiten hinaus können Sie „zu Händen“ natürlich auch anderweitig benutzen – Mail-Adressen gehören hier zwar nicht oft, aber doch so manches Mal dazu. Warum ist dem so? Vielleicht ist Ihnen der folgende Umstand ja auch schon einmal aufgefallen: Sie möchten in einem bestimmten Unternehmen eine bestimmte Person direkt erreichen und zwar schriftlich. Der postalische Weg kommt nicht in Frage, da er zu zeitaufwendig ist. Also werden Sie auf der Website der Firma nachsehen, ob die Mitarbeiter dort gelistet sind. Ist das der Fall, dann sind in den meisten Fällen auch die Durchwahl und die persönliche Mail-Adresse angegeben. Ein Klick auf diesen Link genügt und schon können Sie direkt eine E-Mail versenden. Doch was, wenn es diese Möglichkeit nicht gibt? Wenn auf der Seite „Kontakt“ oder „Impressum“ nur eine info@-Adresse oder eine andere, unpersönliche Adresse angegeben ist, etwa service@unternehmen.com? Dann haben Sie gar keine andere Möglichkeit, als diese Adresse für Ihre Mail zu verwenden. Da Sie nun aber befürchten müssen, dass Ihre Nachricht bei einem beliebigen anderen Empfänger landet, schadet die Kennzeichnung „zu Händen“ oder „z. Hd.“ keinesfalls. Kenntlich machen können Sie dies gleich im Betreff oder in der Nachricht selbst, idealerweise noch vor der Anrede. In der Nachricht selbst haben Sie den Vorteil, die Worte „z. Hd. Herr Mustermann“ gefettet und in Signalfarbe setzen zu können. Somit kann die Nachricht intern weitergeleitet werden. Einen vertraulichen oder persönlichen Inhalt sollte diese E-Mail dann aber nicht haben.

3. Exkurs: In welchen Fällen sollten Sie „persönlich/vertraulich“ anwenden?

Zeit für einen kleinen Ausflug zu einem verwandten Thema: der Vertraulichkeit. Wie im letzten Absatz angeführt, gibt es Situationen, in denen ein bestimmtes Schreiben nur an eine einzige, ganz bestimmte Person gerichtet ist. Bei offiziellen Briefen ist das öfter der Fall. Denn der Zusatz „zu Händen“ reicht für viele nicht aus, das Schreiben doch selbst zu öffnen und nicht etwa der expliziert im Empfängerfeld aufgeführten Person weiterzuleiten und zwar vor dem Öffnen. Gerade in Ämtern, aber auch bei Unternehmen werden die Briefe mit dem Vermerk „z. Hd.“ oft geöffnet, wenn der Empfänger derzeit auf Dienstreise ist, mit einer Krankheit ausfällt oder sich im Urlaub befindet. Doch was, wenn Sie wirklich nur diesen einen Adressaten erreichen möchten? Dann haben Sie die Option, im Empfängerfeld ganz einfach eines der Worte „persönlich“ oder „vertraulich“ einzufügen (manche Absender benutzen auch beide Worte zusammen: „persönlich/vertraulich“). Damit machen Sie klar: Wirklich nur der genannte Adressat ist berechtigt, dieses Schreiben zu öffnen und zu lesen. Wer dieser Verfügung zuwiderhandelt, verstößt gegen das Briefgeheimnis. Das ist strafbar und kann auch die Abmahnung des Arbeitgebers nach sich ziehen.

Musterfirma
– vertraulich –
z. Hd. Frau Monika Musterfrau
Beispielstr. 25
12345 Musterdorf

Wenn Sie wollen, dass Ihr Schreiben zwar nur von einer bestimmten Person geöffnet werden sollte, im Falle der Abwesenheit aber dennoch möchten, dass Ihre Angelegenheit zügig behandelt wird, dann haben Sie die Option, einerseits den Zusatz „z. Hd.“ zu verwenden, gepaart mit einem weiteren Kürzel, nämlich „o. V. i. A.“. Das bedeutet „oder Vertreter im Amt“ und meint, dass auch ein Stellvertreter Ihr Anliegen bearbeiten darf, während die gewünschte Person abwesend ist. Das sieht dann so aus:

Musterfirma
z. Hd. Frau Monika Musterfrau o. V. i. A.
Beispielstr. 25
12345 Musterdorf

4. Wie kürzt man „zu Händen“ richtig ab und vor allem wo?

Nun zum richtigen Abkürzen oder besser gesagt dazu, an welcher Stelle im Adressfeld Sie die Abkürzung platzieren sollten. Dafür gibt es – je nach Art des Empfängers – einige Optionen. Dass generell „z. Hd.“ verwendet wird, haben wir jetzt schon einige Male erwähnt, nun müssen Sie dafür sorgen, dass das Kürzel im Adressfeld an der richtigen Stelle steht.

Wenn eine bestimmte natürliche Person gemeint ist, dann ist es einfach: Sie geben in der ersten Zeile den Namen des Unternehmens an, in der zweiten Zeile folgen das „zu Händen“ sowie der Name des Adressaten, bevor in Zeile drei ganz regulär zunächst Straße und Hausnummer und in der untersten Zeile Postleitzahl und Stadt angeführt werden. Wenn Sie die Abteilung kennen, in der der Adressat arbeitet, dann stellen Sie in Zeile zwei den Abteilungsnamen vor den Namen des Empfängers. Geht Ihr Schreiben an ein Postfach, so ändert sich ebenfalls nichts, Sie ersetzen einfach den Namen der Straße und die Hausnummer durch „Postfach“ und die zugehörige Zahl.

Musterfirma
Personalabteilung, z. Hd. Frau Monika Musterfrau
Postfach 6789
12345 Musterdorf

Wissenswertes am Rande: Dass der Name des direkten Empfängers stets erst unter dem Namen des Betriebs erwähnt wird, ist in Deutschland nicht nur Standard, sondern tatsächlich auch normativ geregelt – und zwar in der DIN 5008.

5. Zusammenfassung der Abkürzung „zu Händen“

Die Formel „zu Händen“ bzw. „z. Hd.“ ist noch längst nicht aus der Mode. Ganz im Gegenteil, in vielen Fällen – etwa im Fall einer Rechnung bzw. Mahnung oder bei Bewerbungen – können Sie auf diesen Adresszusatz eigentlich kaum verzichten. Das gilt dann, wenn Sie ein Interesse daran haben, dass Ihr Schreiben bei einer ganz bestimmten Person landet. Allerdings ist es unter Umständen nötig, dass Sie die genaue Abteilung kennen, in der die Adressatin bzw. der Adressat arbeitet. Manchmal ist „z. Hd.“ aber auch in einer E-Mail notwendig oder zumindest nützlich. Das ist etwa dann der Fall, wenn Sie nur eine allgemeine Adresse (info@betrieb.com) kennen. Wenn Ihre Mail oder auch Ihr Brief wirklich ausschließlich für die Augen einer einzigen Person bestimmt ist, dann versehen Sie Ihr Schreiben mit dem Zusatz „persönlich“ oder „vertraulich“.