ABC Analyse Zeitmanagement: Weil auch Ihr Tag nur 24 Stunden hat



Die liebe Zeit … Sie rennt, sie fehlt und ist immer doppelt und dreifach verplant. Kennen Sie das? Das Gefühl, dass jeder Tag eigentlich 25 Stunden haben müsste? Diesen Wunsch kann ich Ihnen leider nicht erfüllen, aber zumindest sagen, wie Sie mit Ihrer Zeit besser haushalten können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das zu tun. Die ABC Analyse Zeitmanagement ist eine besonders vielversprechende und genau die stelle ich Ihnen heute vor.

Was ist das Problem

In den letzten zwanzig Jahren bin ich vielen Ratsuchenden begegnet. Und wissen Sie, was für die allermeisten unter ihnen das größte Problem darstellte? Die Zeit! An der mangelt es quasi permanent an allen Ecken und Enden. Sie werden das auch aus Ihrem Berufsleben kennen. Schnell noch die Angebote verschicken, mal eben noch die Mails aus dem Posteingang beantworten und unbedingt vor der Pause noch kurz die Unterlagen für das spätere Meeting durchgehen. Zeit könnten wir alle gar nicht genug haben. Und irgendwie sind es dann doch oft zu viele Aufgaben für zu wenig Stunden. Trösten Sie sich: Das geht unendlich vielen Menschen so!

24 Stunden und es werden nicht mehr. Aber durch Zeitmanagement effizienter Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

In der großen Arbeitseffizienz-Studie, die ich in Zusammenarbeit mit der AKAD Hochschule Leipzig durchführen konnte, ist ein Ergebnis besonders alarmierend. Rund 10 % der Arbeitszeit werden für falsche Priorisierung verschwendet. Konkret mangelt es also gar nicht an Zeit, wir verwenden sie nur falsch. Ein Zehntel unserer ganzen Arbeitszeit geht für unklare Absprachen, falsch geplante Tagesabläufe und Co. drauf. Setzen wir doch einfach hier an, dann kommen wir der Entzerrung des Alltags ein riesiges Stück näher. Das ABC Analyse Zeitmanagement ist, ebenso wie das Pareto-Prinzip, eine besonders hilfreiche Zeitmanagement-Methode, die wir hier nutzen können.

ABC Analyse Zeitmanagement Schritte
Das ABC Analyse Zeitmanagement geht Schritt für Schritt vor.

Schritt 1: Aufgaben voneinander unterscheiden.

Das ABC Analyse Zeitmanagement beruht auf einer einfachen Rechnung. Angenommen wird, dass es wichtige und weniger wichtige Aufgaben gibt. Dem ist ja auch tatsächlich zweifelsohne so. Wer nun aber keinerlei Priorisierung vornimmt, hat allein von der Erkenntnis nicht viel. Nehmen Sie sich also einen Moment und versuchen Sie sich einmal an einer Einschätzung. Angenommen, Sie haben folgende drei Aufgaben vor sich liegen:

    • Das Projekt für den Hauptkunden abschließen. Deadline heute.
    • Die Anfrage eines Interessenten beantworten, der möglicherweise im nächsten Monat Ihre Dienstleistung nutzen möchte.
    • Das zwar funktionierende aber etwas umständliche Formular zur Auftragsbearbeitung überarbeiten.

Was ist hier am wichtigsten? Alle Aufgaben haben ihre Daseinsberechtigung, aber nicht alle haben Priorität. Das ABC Analyse Zeitmanagement zieht hier klare Grenzen zwischen sehr wichtigen Aufgaben (A), wichtigen Aufgabe (B) und Routinearbeiten (C). Alle sollten natürlich erledigt werden, aber bedenken Sie, dass Sie nur ein begrenztes Zeitkontingent haben. In unserem Beispiel wäre das Projekt für den Hauptkunden die A-Aufgabe, denn verbummeln Sie dieses, ist der Kunde womöglich weg. Das Formular zu überarbeiten wäre sinnvoll, pressiert aber nicht und wäre hier eine C-Aufgabe. Ergänzend empfehle ich Ihnen diesen Artikel mit weiteren Tipps zur richtigen Priorisierung von Aufgaben.

ABC Analyse Zeitmanagement wichtige Aufgaben
Wichtige Aufgaben verdienen im ABC Analyse Zeitmanagement mehr Zeit.

Tipp 2: Das richtige Zeitmanagement etablieren

Nun wissen Sie, dass es A-, B- und C-Aufgaben gibt. Aber wie viel Zeit verwenden Sie nun für welche Aufgabe? Auch hier gibt das ABC Analyse Zeitmanagement gute Impulse. In der Praxis vertun die meisten Büroarbeiter viel zu viel Zeit mit Kleinkram. Besser wäre es, die nun erkannten A-Aufgaben auch bevorzugt abzuarbeiten. Empfehlenswert sind laut dieser ABC Analyse Zeitmanagement rund 65 % der Zeit für sehr wichtige A-Aufgaben zu verwenden. 20 % gehören den B-Aufgaben und 15 % dem Rest. Sollten Sie dadurch nicht mehr ausreichend Pufferzeiten haben, können Sie B- und C-Aufgaben auch delegieren.

Tipp 3: ABC Zeitanalyse Management mit Wochenplan

Um den Überblick zu behalten, empfehle ich meinen Kunden seit Langem, Wochenpläne zu führen. Mit diesem einfachen Instrument können Sie alle anstehenden Aufgaben erfassen und gemäß des ABC Analyse Zeitmanagements einplanen. Auf dem Papier oder in Outlook – ganz wie Sie möchten. Wie Sie einen Wochenplan anlegen, lesen Sie hier.

Darauf kommt es an

Welche Zeitmanagement-Methode Sie bevorzugen, ist immer auch Geschmackssache. Wichtig ist jedoch, dass Sie die gewählte Methode konsequent anwenden. Beim ABC Analyse Zeitmanagement sollten Sie also wirklich bei der Einteilung in drei Prioritätsklassen bleiben und nicht nach einer Weile D- und E-Aufgaben eröffnen. Sonst ist die gute Struktur Ihres Zeitplans in Gefahr.

Was der Tipp bewirkt

Zeitgewinn ist Motivationsgewinn. Wer im Büro gelassen bleibt, weil er alle Aufgaben im Blick behält, wird dies an seiner Arbeitsmotivation spüren und wesentlich entspannter durch den Tag kommen.

ABC Analyse Zeitmanagement Motivation Team
Mehr Zeit, weniger Stress, mehr Motivation fürs Team dank ABC Analyse Zeitmanagement.

Und Sie?

Kannten Sie das ABC Analyse Zeitmanagement schon? Oder möchten Sie es einmal ausprobieren? Teilen Sie meinen Artikel doch mit Kollegen und Freunden, dann haben alle was davon. Auch über Kommentare und Anregungen meiner Leser freue ich mich immer!



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