ABC Analyse Zeitmanagement – einfach erklärt

Krisen bieten Chancen und deshalb ist derzeit immer wieder von einer neuen Gründerzeit die Rede. Denn wer jetzt Mut hat, macht eine Idee zum Geschäftsmodell und gründet ein Start-up. Und wer als Unternehmer innovativ ist, probiert trotz unkalkulierbarer Bedingungen ganz neue Wege zu gehen. Die Gründerjahre markierten vor 150 Jahren einen wirtschaftlichen Aufschwung – es war das Industriezeitalter mit all seinen Unwägbarkeiten. Thomas Edison, der Erfinder der Glühlampe, gründete damals General Electric, das als Mischkonzern heutzutage ein Global Player mit Milliardenumsätzen ist.

Warum ich Ihnen das erzähle? Weil Edison nicht nur ein Gründerzeit-Pionier war, sondern weil in seinem Konzern in den 1950er Jahren die ABC-Analyse entwickelt wurde. Sie hat noch heute Bestand, wenn es in Firmen beispielsweise um Optimierung der Arbeitsabläufe, des Zeitmanagements und des Controllings geht. Mit meinen 3 Impulsen in diesem Blog möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie diese betriebswirtschaftliche Methode für Ihr Unternehmen nutzen und so eine neue Richtung nehmen.

ABC Analyse Zeitmanagement – so funktioniert es

In der großen Arbeitseffizienz-Studie, die ich in Zusammenarbeit mit der AKAD Hochschule Leipzig durchführen konnte, ist ein Ergebnis besonders alarmierend. Rund 10 % der Arbeitszeit werden für falsche Priorisierung verschwendet. Konkret mangelt es also gar nicht an Zeit, wir verwenden sie nur falsch. Ein Zehntel unserer ganzen Arbeitszeit geht für unklare Absprachen, falsch geplante Tagesabläufe und Co. drauf. Setzen wir doch einfach hier an, dann kommen wir der Entzerrung des Alltags ein riesiges Stück näher. Das ABC Analyse Zeitmanagement ist, ebenso wie das Pareto-Prinzip, eine besonders hilfreiche Zeitmanagement-Methode, die wir hier nutzen können.

Die ABC-Analyse basiert auf der sogenannten 80/20- oder Pareto-Regel, die besagt, dass 20 % des Inputs häufig 80 % des Outputs ausmachen. Konkretes Beispiel: Mit 20 % Ihrer täglichen Arbeitszeit erledigen Sie 80 % Ihrer To-Do-Liste. Ich verwende die Pareto-Regel auch gerne in Bezug auf zu viel Perfektionismus: Eine 80-Prozent-Lösung, die Sie sofort umsetzen, ist besser als eine 100-Prozent-Lösung, die Sie permanent vor sich herschieben.

Einfach erklärt: Die ABC-Analyse baut auf Pareto auf und hilft, einen besseren Überblick zu gewinnen und das wirklich Wichtige zu erkennen. Sie hat ihren Ursprung in der Materialwirtschaft, lässt sich jedoch in vielen anderen unternehmerischen Bereichen anwenden, um richtige Prioritäten zu setzen. Mit ihr werden Objekte – das können Kunden, Produkte oder Aufgaben sein – gemäß ihrer Relevanz sortiert. Diese können dann unterschiedlich intensiv bearbeitet werden.

Die zu bewertenden Objekte werden nicht wie beim Pareto-Prinzip pauschal in die wichtigsten 20 % und den Rest eingeteilt, sondern die Buchstaben A, B und C stehen für drei Kategorien. Unter A finden sich die Objekte mit der höchsten Bedeutung für das gesteckte Ziel. Unter C jene, welche die geringste Relevanz haben. Zur B-Kategorie gehören die 10-40 % dazwischen. Klingt nach einer einfachen Formel, nicht wahr? Und nun zeige ich Ihnen anhand von drei Beispielen, wie Sie die ABC-Analyse wirkungsvoll einsetzen können – aber natürlich ist die Methode auf etliche andere Bereiche übertragbar. Welche Zeitmanagement-Methode Sie bevorzugen, ist immer auch Geschmackssache. Wichtig ist jedoch, dass Sie die gewählte Methode konsequent anwenden. Beim ABC Analyse Zeitmanagement sollten Sie also wirklich bei der Einteilung in drei Prioritätsklassen bleiben und nicht nach einer Weile D- und E-Aufgaben eröffnen. Sonst ist die gute Struktur Ihres Zeitplans in Gefahr. Zeitgewinn ist Motivationsgewinn. Wer im Büro gelassen bleibt, weil er alle Aufgaben im Blick behält, wird dies an seiner Arbeitsmotivation spüren und wesentlich entspannter durch den Tag kommen.

ABC Analyse Zeitmanagement – 5 hilfreiche Tipps

Tipp 1: Aufgaben voneinander unterscheiden

Das ABC Analyse Zeitmanagement beruht auf einer einfachen Rechnung. Angenommen wird, dass es wichtige und weniger wichtige Aufgaben gibt. Dem ist ja auch tatsächlich zweifelsohne so. Wer nun aber keinerlei Priorisierung vornimmt, hat allein von der Erkenntnis nicht viel. Nehmen Sie sich also einen Moment und versuchen Sie sich einmal an einer Einschätzung. Angenommen, Sie haben folgende drei Aufgaben vor sich liegen:

• Das Projekt für den Hauptkunden abschließen. Deadline heute.
• Die Anfrage eines Interessenten beantworten, der möglicherweise im nächsten Monat Ihre Dienstleistung nutzen möchte.
• Das zwar funktionierende aber etwas umständliche Formular zur Auftragsbearbeitung überarbeiten.

Was ist hier am wichtigsten? Alle Aufgaben haben ihre Daseinsberechtigung, aber nicht alle haben Priorität. Das ABC Analyse Zeitmanagement zieht hier klare Grenzen zwischen sehr wichtigen Aufgaben (A), wichtigen Aufgabe (B) und Routinearbeiten (C). Alle sollten natürlich erledigt werden, aber bedenken Sie, dass Sie nur ein begrenztes Zeitkontingent haben. In unserem Beispiel wäre das Projekt für den Hauptkunden die A-Aufgabe, denn verbummeln Sie dieses, ist der Kunde womöglich weg. Das Formular zu überarbeiten wäre sinnvoll, pressiert aber nicht und wäre hier eine C-Aufgabe.

Tipp 2: Das richtige Zeitmanagement etablieren

Nun wissen Sie, dass es A-, B- und C-Aufgaben gibt. Aber wie viel Zeit verwenden Sie nun für welche Aufgabe? Auch hier gibt das ABC Analyse Zeitmanagement gute Impulse. In der Praxis vertun die meisten Büroarbeiter viel zu viel Zeit mit Kleinkram. Besser wäre es, die nun erkannten A-Aufgaben auch bevorzugt abzuarbeiten. Empfehlenswert sind laut dieser ABC Analyse Zeitmanagement rund 65 % der Zeit für sehr wichtige A-Aufgaben zu verwenden. 20 % gehören den B-Aufgaben und 15 % dem Rest. Sollten Sie dadurch nicht mehr ausreichend Pufferzeiten haben, können Sie B- und C-Aufgaben auch delegieren.

Tipp 3: ABC Zeitanalyse Management mit Wochenplan

Um den Überblick zu behalten, empfehle ich meinen Kunden seit Langem, Wochenpläne zu führen. Mit diesem einfachen Instrument können Sie alle anstehenden Aufgaben erfassen und gemäß des ABC Analyse Zeitmanagements einplanen. Auf dem Papier oder in Outlook – ganz wie Sie möchten. Wie Sie einen Wochenplan anlegen, lesen Sie hier.

Tipp 4: Klassifizieren Sie Ihre Aufgaben nach A, B und C

Wir neigen dazu, uns aufgetragene Aufgaben nach Zuteilung abzuarbeiten. Die ersten zuerst und die zuletzt erhaltenen am Ende des Tages. Manchmal erledigen wir noch etwas zwischendurch, wenn es pressiert. Die meisten Angestellten gehen hier also ohne Struktur vor. Besser ist es klare Grenzen zu ziehen zwischen sehr wichtigen Aufgaben (A), wichtigen Aufgaben (B) und Routinearbeiten (C). Eine Priorisierung sollte auch in punkto Zeiteinteilung geschehen: Laut ABC-Analyse Zeitmanagement sind rund 65 % der Zeit für die A-Kategorie zu verwenden. Den B-Aufgaben sollten 20 % gehören und die restlichen 15 % den Routine-Aufgaben, die Sie übrigens gut an andere delegieren können.

Tipp 5: Das Mitarbeiter-Potential erkennen und nutzen per ABC-Analyse

Die besten unternehmerischen Ideen nützen nichts, wenn das Personal nicht mitzieht. Eine Analyse nach der ABC-Methode kann hier ebenfalls nützlich sein – um schlummernde Potentiale zu erkennen und unmotivierte B- und C-Kandidaten durch Gespräche oder Schulungen neue Perspektiven zu geben. Machen Sie sich regelmäßige Notizen über Stärken und Schwächen des Einzelnen, eine gute Orientierung bietet Ihnen dafür der Büro-Kaizen-Leistungsbeurteilungsbogen für Mitarbeiter.

ABC Analyse Zeitmanagement – Excel Analyse

Welche Kunden Ihnen dauerhaft Umsatz bringen, sollten Sie nicht dem Zufall überlassen. Für den Vertrieb ist die ABC Kundenanalyse ein wirksames Verfahren, um gewinnbringende Kunden zu ermitteln, die als A-Kunden geführt werden. Diese umsatzstärkste Gruppe bildet erfahrungsgemäß den kleinsten Anteil von allen Kunden, sollte jedoch top Priorität genießen. Es lohnt auf jeden Fall ein höherer Marketingaufwand und eine intensivere Beziehungspflege, etwa durch persönliche Ansprechpartner, Bonuskarten, günstige Lieferbedingungen und vieles mehr. A-Kunden sind bereits oder haben das Potential zur Stammkundschaft zu werden und tragen so maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Finden Sie in diesem Beitrag lohnende Tipps zum Thema Kundenbindung.
Kunden der Gruppen B und C sollten selbstverständlich nicht vernachlässigt werden, doch ist hier der Aufwand niedriger anzusetzen.

Wie funktioniert die ABC Kundenanalyse? Wie in einem vereinfachten Beispiel unten dargestellt, katalogisieren Sie Ihre Kunden mittels einer Excel ABC Analyse: dabei werden alle Kunden aufgelistet, nach Umsätzen absteigend sortiert und in verschiedene Klassen eingeteilt.

Sie können nachfolgend ein Kundendiagramm erstellen und so ermitteln, welche 10 Top-Kunden welchen prozentualen Anteil am Umsatz haben. Führen Sie eine solche Kundenanalyse wiederholt durch, lassen sich Potentiale und Risiken gut abschätzen – zum einen, welche B-Kunden zu Stammkunden werden könnten, aber auch, wo es Umsatz-Einbußen gibt und ehemalige A-Kunden durch Werbung, Telefonakquise oder sonstige Maßnahmen für das Unternehmen zurückgewonnen werden müssen.

Extra-Tipp: Bei Büro-Kaizen haben wir gemeinsame Spielregeln festgelegt, an denen sich alle orientieren. Ein kundenfreundlicher Umgang ist uns besonders wichtig, auch hier gelten Spielregeln. Im Vertrieb gibt es daher folgende Servicestandards:

• Das Telefon sollte nicht länger als dreimal klingeln
• Anfragen müssen spätestens innerhalb 24 Stunden beantwortet werden
• Bei eingehenden Reklamationen ist jeder Kundencenter-Mitarbeiter verpflichtet, den Kunden auf dem Laufenden zu halten

ABC Analyse Zeitmanagement – Vor- und Nachteile

Bevor Sie loslegen, überlegen Sie genau, in welchen Bereichen Sie eine ABC-Analyse durchführen wollen und ob diese für Ihr Vorhaben Sinn macht. Hier sind für Sie in Kürze die Vor- und Nachteile aufgeführt:

Vorteile der ABC Analyse:

• Sie trennen in jedem Fall Wichtiges von Unwichtigem und schaffen auf diese Weise eine hohe Wirtschaftlichkeit in Ihrem Handeln.
• Die Methode ist unkompliziert und eignet sich für viele Bereiche.
• Die Daten werden übersichtlich visualisiert.

Nachteile der ABC Analyse:

• Die ABC-Analyse kann nur durchgeführt werden, wenn ausreichend Daten zur Verfügung stehen. Diese sollten zuverlässig und korrekt sein.
• Sie ist nicht sinnvoll, wenn es zwischen den zu klassifizierenden Objekten hinsichtlich der ausschlaggebenden Größe keine deutlichen Unterschiede gibt.
• Bei Schätzwerten liefert die Analyse ungenaue Ergebnisse.