ALPEN-Methode – das effektive Zeitmanagement für jeden Tag

Der deutsche Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert hat die ALPEN-Methode vor einigen Jahren entwickelt. Er selbst nutzt sie täglich – die Betonung liegt auf diesem Wort. Denn sie hilft maßgeblich, den einzelnen Tag, der vor einem liegt, sinnvoll zu strukturieren, die eigene Arbeitskraft einzuteilen und die Ergebnisse so zu optimieren.

ALPEN-Methode – Definition und Hintergrund

Das Wort ALPEN steht für:

• Aufgaben notieren
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• N wie Nachkontrolle

Laut Seiwert erhält der Tag mittels ALPEN-Methode in nur fünf Minuten eine Struktur. Allerdings rät der Experte dazu, die Tagesplanung bereits am Vorabend anzugehen: am Morgen könnten eingehende Anrufe, E-Mails oder Anliegen von Mitarbeitern stören. Die geplante Planung kommt so erst gar nicht in Gange.

So funktioniert die ALPEN-Methode – mit Tipps und Beispielen

Ich zeige Ihnen in fünf Schritten, für den je ein Anfangsbuchstabe steht, wie Sie einen Tagesplan erstellen:

A wie Aufgaben notieren:

In diesem ersten Stadium schreiben Sie ALLES auf, was an diesem einen Tag ansteht. Die Reihenfolge ist dabei unwichtig – was zählt ist vielmehr, dass die Liste vollständig ist.

Also:

• Aufgaben, die abgearbeitet werden müssen
• dringende Telefonate
• Meetings
• eventuell eine Dienstreise samt Vorbereitungen, die dafür getroffen werden müssen.

So entsteht eine umfangreiche To-Do-Liste.

Ein Tipp: Nehmen Sie auch die ALPEN-Methode in die Liste mit auf, schließlich möchten Sie sie in Ihren täglichen Ablauf integrieren.
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L wie Länge einschätzen:

Durch das Niederschreiben aller Vorhaben sehen Sie schon, wo die Schwerpunkte liegen. In diesem zweiten Schritt ergänzen Sie jeden Punkt auf Ihrer Liste durch eine Zeitangabe: Beispielsweise wie lange Sie für die Abarbeitung bestimmter Projekte brauchen oder wie lange voraussichtlich die Besprechung dauern wird. Seien Sie dabei realistisch und sich selber gegenüber ehrlich! Insbesondere bei unangenehmen Tätigkeiten neigt man dazu, lieber weniger Zeit einzuplanen, um die Sache schon im Vorhinein abzukürzen. Generell raten wir von Büro-Kaizen: Multiplizieren Sie den von Ihnen geschätzten Zeitaufwand mit 1.5, weil meist unterschätzt wird, wieviel mehr an Zeit benötigt wird. Ein Kundentelefonat, für das 30 Minuten veranschlagt wurde, zieht sich dann 45 Minuten hin.

P wie Pufferzeit einplanen:

Genau aus diesem Grund versehen Sie Ihren Tagesplan mit Zeitpuffern. Es ist ja nicht nur so, dass sich einige Vorhaben zeitlich dehnen, sondern es kommt immer wieder vor, dass unerwartete Ereignisse eintreten und Ihre Planung durcheinander wirbeln. Damit genau das nicht passiert, sollten Sie nur maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen. Die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer, so dass Sie nicht unter Druck geraten.

E wie Entscheidungen treffen:

Ihre Liste ist zu lang, die Zeit reicht nicht? Diese Einsicht ist schon mal sehr wertvoll. Denn nun ist es an Ihnen, Entscheidungen bezüglich Wichtigkeit zu treffen. Welche Aufgabe ist dringlich, welche kann verschoben werden? Welche Personen müssen Sie auf jeden Fall an diesem Tag kontaktieren, welche Unterredung darf warten? Sie müssen nun ganz klar Prioritäten setzen – in wichtig/unwichtig, dringend/nicht dringend. Was unwichtig und nicht dringend ist, nehmen Sie von der Liste. Was wichtig, aber nicht dringend ist, verschieben Sie auf der Liste weiter nach unten. Was relativ unwichtig, aber dennoch dringend ist, dürfen Sie bedenkenlos an jemanden delegieren. Den Rest – also was wichtig und dringend – gehen Sie sofort an. Noch heute.

N wie Nachkontrolle:

Das beste Vorhaben nützt wenig, wenn es nicht auf seine Durchführbarkeit geprüft wird. Darum sollten Sie am Ende des Tages Bilanz ziehen: Waren die Zeitvorgaben angemessen? Haben Sie die Prioritäten richtig gesetzt und dadurch viel erledigen können? Wie haben die Pufferzeiten funktioniert? Auf diese Weise lässt sich beurteilen, ob die ALPEN-Methode grundsätzlich etwas für Sie ist. Aber seien Sie mit Ihrem Urteil nicht vorschnell, sondern probieren Sie die Methode ruhig über eine oder zwei Wochen aus. So könnte eine Aufgabenliste nach der ALPEN-Methode aussehen:

Darum ist die ALPEN-Methode wichtig

Keine Frage: Ihr Arbeitstag erhält einen Rahmen, anhand der To-Do-Liste setzen Sie selbst Prioritäten und zeitliche Limits. Sie bekommen so ein Blick für das Wesentliche und schaffen mehr. Hier ist jedoch auch ein gewisses Maß an Selbstdisziplin angesagt – ohne die wird es Ihnen schwerfallen, die ALPEN-Methode konsequent anzuwenden. Und nur bei dauerhafter Anwendung wird die Methode auch dauerhaft gute Ergebnisse zeigen.

 Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode