Gedächtnisprotokoll – Alles gleich notiert



Im Laufe eines Arbeitstages müssen Sie sich viel merken: Morgens ruft ein Kunde an, mittags findet ein kurzes Meeting statt und kurz vor dem Feierabend treffen Sie eine Verabredung mit Ihrem Kollegen für den nächsten Tag. Kein Wunder, wenn Sie ab und zu eine Uhrzeit vergessen oder nicht mehr wissen, wer genau für einen bestimmten Sachverhalt zuständig ist. Allerdings kann das sehr ärgerlich werden und zusätzliche Zeit kosten.

Gedaechtnisprotokoll bewahrt wichtige Aussagen
Was wurde mit dem Kollegen besprochen? Ein Gedächtnisprotokoll bewahrt die wichtigen Aussagen.

Mit einem Gedächtnisprotokoll sorgen Sie dafür, dass nichts mehr im Nirwana des Vergessens verschwindet. Gerne gebe ich meine Erfahrungen an Sie weiter:

Alles gut in Form: Mein Tipp zur Gliederung des Gedächtnisprotokolls

Es gibt keine allgemein gültige Form, in der ein Gedächtnisprotokoll gegliedert werden sollte. Der Grund: Diese Notizen sind meist nur für Sie selbst bestimmt. Deshalb müssen nur Sie mit den Aufzeichnungen etwas anfangen können. Ob Sie am Computer oder mit einem Stift schreiben, hängt von Ihrer Vorliebe und von der Situation ab. Die folgenden Regeln haben sich für das berufliche und private Gedächtnisprotokoll bewährt.

Wer, warum und wie: Die W-Fragen im Gedächtnisprotokoll

Aus dem Journalismus stammen die 6 „W-Fragen”. Sie dienen Journalisten als roter Faden bei ihren Recherchen. Auch für Ihr Gedächtnisprotokoll sind sie prima geeignet.

    1. Wann: Datum und Uhrzeit sind wichtig, um das Geschegen spätder eindeutig einzuordnen.
    Beispiel: Montag, 29.02.2016, 13: Uhr
    2. Wo: Der Ort des Geschehens oder des Gesprächs kann hilfreich sien, um den Inhalt wieder lebendig werden zu lassen
    Beispiel: Das Gespräch fand in der Teeküche statt.
    Sie haben mit dem Gesprächspartner telefoniert? Dann notieren Sie das an dieser Stelle.
    3. Wer: Mit wem haben Sie gesprochen? Wer war als Zuhörer dabei? Es scheint selbstverständlich zu sein, den Namen Ihres Gesprächspartners zu notieren. Doch die Erfahrung zeigt, dass es durchaus öfter vergessen wird. Deshalb hilft es, den Namen unter einem extra Punkt festzuhalten.
    Beispiel: Gespräch mit Herrn Meyer. Anwesend waren Frau Berger und Herr Wiese.
    4. Was: Hier notieren Sie den Inhalt Ihres Gesprächs: Was wurde besprochen? Manchmal braucht dieser Punkt besonders viel Platz, weil Sie möglichst viele Details notieren wollen. Das macht nichts. Später können Sie den einzelnen Themen Zwischenüberschriften geben.
    Beispiel: Thema war die Ordnung in der Teeküche. Herr Meyer schlägt vor, dass wir Ideen für Verbesserungen sammeln. Frau Berger und Herr Wiese finden das auch gut und tragen die Idee in ihre Abteilungen.

Gedaechtnisprotokoll am PC erstellen
Gleich nach dem Ereignis ein Gedächtnisprotokoll am PC erstellen, damit nichts verloren geht.

    5. Wie: Hier können Sie festhalten, welchen Eindruck Sie von dem Gespräch hatten. Bei einem Ereignis notieren Sie hier die äußeren Umstände des Geschehens.
    Beispiel: Alle waren ärgerlich, jedoch an einer Lösung interessiert.

    6. Warum: Auch die Antwort auf diese W-Frage ist optional.
    Beispiel: Anlass des Gesprächs war, dass die Mikrowelle defekt ist, weil sie falsch bedient wurde. Außerdem sammelt sich immer wieder schmutziges Geschirr in der Spüle. Das ärgert die Anwesenden.

    7. Ergebnis: Dieser Punkt gehört nicht zu den W-Fragen, doch er ist für Sie als Gedächtnisstütze wichtig: Wurde ein Termin vereinbart? Haben Sie eine Verpflichtung übernommen? Hier ist der Platz dafür.
    Beispiel: Bis zum 10.03.2016 sammeln wir Ideen für die Ordnung in der Teeküche in unseren Abteilungen. Am 11.03. um 14 Uhr treffen wir uns wieder in der Teeküche und stellen eine Liste mit Ideen zusammen. Ziel: Checkliste erarbeiten. Kennzeichnen Sie den Termin als „übernommen”, sobald er in Ihrem Terminkalender fixiert ist.

Das Gedächtnisprotokoll können Sie zunächst in der Wiedervorlage ablegen, bevor Sie es einem speziellen Vorgang zuordnen oder gesondert archivieren.

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Und Sie? Ihre Erfahrung zählt!

Wie fertigen Sie ein Gedächtnisprotokoll an – halten Sie sich an einen roten Faden oder notieren Sie ganz spontan, worum es geht? Wie ist Ihre Erfahrung damit? Schreiben Sie mir eine Mail oder einen Kommentar unter diesem Beitrag, ich freue mich darauf!



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