Gedächtnisprotokoll schreiben – Definition, Vorlage und Tipps


Im Laufe eines Arbeitstages müssen Sie sich viel merken: Morgens ruft ein Kunde an, mittags findet ein kurzes Meeting statt und kurz vor dem Feierabend treffen Sie eine Verabredung mit Ihrem Kollegen für den nächsten Tag. Kein Wunder, wenn Sie ab und zu eine Uhrzeit vergessen oder nicht mehr wissen, wer genau für einen bestimmten Sachverhalt zuständig ist. Allerdings kann das sehr ärgerlich werden und zusätzliche Zeit kosten.
Mit einem Gedächtnisprotokoll sorgen Sie dafür, dass nichts mehr im Nirwana des Vergessens verschwindet. Gerne gebe ich meine Erfahrungen an Sie weiter:

Gedächtnisprotokoll – Definition

Ein Gedächtnisprotokoll ist eine schriftliche und persönliche Aufzeichnung einer Situation. Sie erstellen ein Gedächtnisprotokoll auf Grundlage Ihrer Individuellen Eindrücke und Erinnerungen. Sie versuchen alle relevanten Informationen festzuhalten. Somit wird verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Daher ist es wichtig, dass Sie unmittelbar nach einem bestimmten Ereignis ein Gedächtnisprotokoll anlegen. Den je länger die Situation zurück liegt, desto schwammiger werden die Erinnerungen. Daher mein Appell an Sie, machen Sie sich sofort Ihre Notizen. Liegt das Ereignis nur ein Tag zurück verschwimmt schon die Erinnerungen, doch nach einer Woche kann man sich fast nicht mehr an den Vorgang erinnern, geschweige denn an wichtige Details.

Gedächtnisprotokoll – Tipps zur Gliederung

Es gibt keine allgemein gültige Form, in der ein Gedächtnisprotokoll gegliedert werden sollte. Der Grund: Diese Notizen sind meist nur für Sie selbst bestimmt. Deshalb müssen nur Sie mit den Aufzeichnungen etwas anfangen können. Ob Sie am Computer oder mit einem Stift schreiben, hängt von Ihrer Vorliebe und von der Situation ab. Die folgenden Regeln haben sich für das berufliche und private Gedächtnisprotokoll bewährt.

Die W-Fragen im Gedächtnisprotokoll

Aus dem Journalismus stammen die 6 „W-Fragen”. Sie dienen Journalisten als roter Faden bei ihren Recherchen. Auch für Ihr Gedächtnisprotokoll sind sie prima geeignet.

1. Wann

Datum und Uhrzeit sind wichtig, um das Geschehen später eindeutig einzuordnen.

Beispiel

Montag, 29.02.2016, 13:00 Uhr

2. Wo

Der Ort des Geschehens oder des Gesprächs kann hilfreich sein, um den Inhalt wieder lebendig werden zu lassen

Beispiel

Das Gespräch fand in der Teeküche statt.

Sie haben mit dem Gesprächspartner telefoniert? Dann notieren Sie das an dieser Stelle.

3. Wer

Mit wem haben Sie gesprochen? Wer war als Zuhörer dabei? Es scheint selbstverständlich zu sein, den Namen Ihres Gesprächspartners zu notieren. Doch die Erfahrung zeigt, dass es durchaus öfter vergessen wird. Deshalb hilft es, den Namen unter einem extra Punkt festzuhalten.

Beispiel

Gespräch mit Herrn Meyer. Anwesend waren Frau Berger und Herr Wiese.

4. Was

Hier notieren Sie den Inhalt Ihres Gesprächs: Was wurde besprochen? Manchmal braucht dieser Punkt besonders viel Platz, weil Sie möglichst viele Details notieren wollen. Das macht nichts. Später können Sie den einzelnen Themen Zwischenüberschriften geben.

Beispiel

Thema war die Ordnung in der Teeküche. Herr Meyer schlägt vor, dass wir Ideen für Verbesserungen sammeln. Frau Berger und Herr Wiese finden das auch gut und tragen die Idee in ihre Abteilungen.

Gedaechtnisprotokoll am PC erstellen
Gleich nach dem Ereignis ein Gedächtnisprotokoll am PC erstellen, damit nichts verloren geht.

5. Wie

Hier können Sie festhalten, welchen Eindruck Sie von dem Gespräch hatten. Bei einem Ereignis notieren Sie hier die äußeren Umstände des Geschehens.

Beispiel

Alle waren ärgerlich, jedoch an einer Lösung interessiert.

6. Warum

Auch die Antwort auf diese W-Frage ist optional.

Beispiel

Anlass des Gesprächs war, dass die Mikrowelle defekt ist, weil sie falsch bedient wurde. Außerdem sammelt sich immer wieder schmutziges Geschirr in der Spüle. Das ärgert die Anwesenden.

7. Ergebnis

Dieser Punkt gehört nicht zu den W-Fragen, doch er ist für Sie als Gedächtnisstütze wichtig: Wurde ein Termin vereinbart? Haben Sie eine Verpflichtung übernommen? Hier ist der Platz dafür.

Beispiel

Bis zum 10.03.2016 sammeln wir Ideen für die Ordnung in der Teeküche in unseren Abteilungen. Am 11.03. um 14 Uhr treffen wir uns wieder in der Teeküche und stellen eine Liste mit Ideen zusammen. Ziel: Checkliste erarbeiten. Kennzeichnen Sie den Termin als „übernommen”, sobald er in Ihrem Terminkalender fixiert ist.

Das Gedächtnisprotokoll können Sie zunächst in der Wiedervorlage ablegen, bevor Sie es einem speziellen Vorgang zuordnen oder gesondert archivieren.

vorlage-gedaechtnis
So könnte Ihr Gedächtnisprotokoll aussehen.

Gedächtnisprotokoll – Vorlage

Wir von Büro-Kaizen haben Vorlagen für Ihr Gedächtnisprotokoll erstellt.
Diese finden Sie unter folgendem Link:
Hier finden Sie eine Vorlage.
Hier finden Sie eine weitere Vorlage.

 



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