Ein Gedächtnisprotokoll nachträglich allein aus den Erinnerungen heraus zu schreiben, ist gar nicht so einfach. Und je länger das zu dokumentierende Ereignis zurückliegt, desto schwieriger wird es, sich an alle wichtigen Details zu erinnern. Damit das nicht passiert, sollten Gedächtnisprotokolle möglichst rasch nach dem Ereignis angefertigt werden. Dadurch sorgen Sie dafür, dass Ihnen keine Termine, Sachverhalte oder Zuständigkeiten mehr in Vergessenheit geraten. Mit folgenden Tricks und unserer kostenlosen Muster-Vorlage gelingt Ihnen das Schreiben Ihres nächsten Gedächtnisprotokolls deutlich schneller, präziser – und leichter!
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Gedächtnisprotokoll? Definition, Vorteile & Nachteile
Definition: Ein Gedächtnisprotokoll (englisch: Memory protocol, memory log, memory record) ist eine schriftliche und persönliche Aufzeichnung von Abläufen, Situationen, Geschehnissen oder Gesprächen, die aus dem Gedächtnis des Verfassers heraus auf Grundlage der individuellen Eindrücke und Erinnerungen rekonstruiert werden.
- Zweck: Das Ziel ist, durch die schriftliche Dokumentation alle relevanten Informationen festzuhalten, um dadurch zu verhindern, dass wichtige Informationen vergessen werden und dadurch verloren gehen.
- Zeitpunkt: Da die meisten Eindrücke schnell verblassen, sollten Gedächtnisprotokolle möglichst kurz nach dem Ereignis angefertigt werden. Denn je länger eine Situation zurück liegt, desto schwammiger werden die Erinnerungen. Liegt das Ereignis nur einen Tag zurück, beginnen die Erinnerungen schon zu verschwimmen – und bereits nach einer Woche kann man sich kaum noch an alle wichtigen Details des Vorgangs erinnern.
- Zuverlässigkeit: Dabei sollten immer auch die Grenzen eines Gedächtnisprotokolls berücksichtigt werden. Aufgrund der subjektiven sowie fehleranfälligen menschlichen Wahrnehmung sollte ein einziges Gedächtnisprotokoll allein niemals ungeprüft als alleinige Wahrheit angesehen werden, ohne es zuvor mit anderen Quellen verglichen zu haben.
| Vorteile von Gedächtnisprotokollen: | Nachteile von Gedächtnisprotokollen: |
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Die Erinnerungen an ein wichtiges Ereignis werden nachträglich schriftlich dokumentiert und damit die relevanten Details vor dem Vergessen bewahrt. |
Oft ungenau, lückenhaft und fehleranfällig, da die menschlichen Wahrnehmungsmöglichkeiten begrenzt sind, durch Emotionen und äußere Reize beeinflusst werden und das Gedächtnis flüchtig ist. |
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Als Beweismittel bei Streitigkeiten oder Rechtsfragen, zum Beispiel als Zeugenaussage oder bei einer Beschwerde. |
Oft subjektiv und parteiisch, da es die Sichtweise des Verfassers wiedergibt, die von den individuellen Erwartungen, Bedürfnissen und auch Vorurteilen beeinflusst wird. |
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Für die Reflexion und Analyse, um ein Ereignis aus den verschiedenen Perspektiven der Beteiligten rekonstruieren und objektiv bewerten zu können. |
Gedächtnisprotokolle sind oft unstrukturiert und unvollständig, da es keine festen Standards oder Regeln für die Form und den Inhalt gibt. |
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Das gegenseitige Mitteilen der individuellen Sichtweisen kann Konflikte entschärfen und die Zusammenarbeit verbessern (siehe → das Eisbergmodell der Kommunikation). |
Risiko für Missverständnisse und Fehlinterpretationen. Entweder, weil es nicht präzise und verständlich genug formuliert wurde. Oder weil es genutzt wird, ohne den Inhalt mit einer weiteren Quelle zu verifizieren. |
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Für die Lernentwicklung, um aus seinen Erfahrungen und Verhaltensweisen zu lernen (Fehler, Lösungen, Best Practices). |
Potenzial für Missbrauch und Manipulation, wenn mit Falschaussagen jemand getäuscht, beeinflusst oder irrtümlich belastet werden soll. |
Wann ist das Erstellen eins Gedächtnisprotokolls sinnvoll? Anwendungsbeispiele
Das Erstellen eines Gedächtnisprotokolls ist immer dann sinnvoll, wenn man ein relevantes Ereignis (z.B. Gespräch, Telefonat, Meeting, Beobachtung, Vorfall oder Unfall) im Nachhinein schriftlich festhalten und dokumentieren möchte, das nicht bereits unmittelbar während des Ereignisses mit anderen Mitteln aufgezeichnet werden konnte (Audio, Video oder Mitschriften). Dementsprechend werden Gedächtnisprotokolle auch in den verschiedensten Bereichen eingesetzt, zum Beispiel:
- Beruf: Für die nachträgliche Dokumentation eines Mitarbeitergesprächs, Kundengesprächs, Telefonats, Meetings oder eines Elterngesprächs (KiTa, Kindergarten, Schule). So gehen wichtige Details, Termine, Ergebnisse oder auch Reaktionen nicht verloren.
- Justiz: Als Zeugenaussage ist ein Gedächtnisprotokoll trotz seiner Unzuverlässigkeit ein wichtiges juristisches Beweismittel vor Gericht (zum Beispiel bezüglich eines Unfalls, eines Mobbingvorfalls oder eines anderen Vergehens). Da zwischen Vorfall und Verhandlung aber oftmals Monate, bei Revisionen sogar Jahre verstreichen können, empfiehlt es sich, die Erinnerungen an wichtige Details in einem Gedächtnisprotokoll festzuhalten, damit sie nicht verblassen.
- Bildung: Als Lernhilfe nach einem Seminar, einer Tagung oder einer Praxisschulung, um mündlich übermitteltes Wissen festzuhalten und als weitere Lerngrundlage nutzen zu können.
- Soziales: Als Reflexionsinstrument in der sozialen Arbeit. Um zum Beispiel in der Supervision bestimmte Situationen zu diskutieren, das jeweilige Verhalten zu reflektieren und damit die Zusammenarbeit zu verbessern. Oder für die nachträgliche Fallreflektion der Intervention eines Sozialarbeiters bei einem schwierigen Klienten.
Wie sieht ein Gedächtnisprotokoll aus? Aufbau, Gliederung & kostenlose Vorlage
Es gibt keine allgemeingültige Form, wie ein Gedächtnisprotokoll aufgebaut und gegliedert werden sollte. Ob Sie am Computer oder mit einem Stift schreiben, hängt ebenfalls ganz von Ihrer Vorliebe und der jeweiligen Situation ab. Aus dem Journalismus stammt jedoch die folgende, sehr hilfreiche „W-Fragen-Methode”. Sie dient Journalisten als roter Faden bei ihren Recherchen und ist auch als Grundgerüst für das Schreiben Ihres Gedächtnisprotokolls hervorragend geeignet.
Der folgende Aufbau hat sich für das berufliche und private Gedächtnisprotokoll bewährt:
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Die 8 W-Fragen im Gedächtnisprotokoll: |
Bedeutung, Inhalt: |
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1. Wann? |
Datum und Uhrzeit des zu protokollierenden Ereignisses sowie Zeitpunkt der Protokollerstellung. |
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2. Wo? |
Ort des zu protokollierenden Vorgangs. |
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3. Wer war beteiligt? |
Alle Beteiligten sowie sonst noch anwesende Personen. |
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4. Was ist geschehen? |
Ablauf der Ereignisse in chronologischer Reihenfolge. |
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5. Warum ist es geschehen? |
Wie kam es zu diesem Ereignis? Wie waren das Setting und die Rahmenbedingungen? |
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6. Wie waren die Reaktionen? |
Wie waren die Stimmung und Reaktionen der Beteiligten? |
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7. Welche Ergebnisse/Folgen? |
Welche Ergebnisse und Resultate waren die Folge bzw. welche Termine und Vereinbarungen wurden getroffen? |
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8. Weitere Beobachtungen/Anmerkungen? |
Optional: Freihalter für weitere Notizen. |
Kostenloser Download unserer Muster-Vorlage „Gedächtnisprotokoll“:
→ Hier können Sie sich unsere Muster-Vorlage für ein Gedächtnisprotokoll kostenlos herunterladen!
Wie schreibt man ein Gedächtnisprotokoll? Tipps & Praxisbeispiel
Im Laufe eines Arbeitstages muss man sich viel merken. Morgens rufen mehrere Kunden an, mittags findet ein Geschäftsessen statt und kurz vor dem Feierabend bespricht man mit einem Kollegen im Flur noch eine Problemlösung für den nächsten Tag. Kein Wunder, wenn man da ab und zu ein Detail vergisst, einen Sachverhalt übersieht oder einen Termin nicht mehr genau weiß. Das kann dann allerdings sehr ärgerlich werden und zusätzliche Zeit kosten. In solchen Situationen hilft es, möglichst schnell nach dem Ereignis ein kurzes Gesprächsprotokoll zu verfassen, damit die Gesprächsinhalte noch möglichst frisch in Erinnerung sind. Tipp: Am besten halten Sie hierfür gleich ein paar Muster-Vorlagen bereit, entweder ausgedruckt zum schriftlichen Ausfüllen oder gleich in Microsoft OneNote (siehe dazu unser Video-Tutorial unten).
Hier ein Praxisbeispiel aus dem Büroalltag für ein Gesprächsprotokoll mit unserer Vorlage:
| Gedächtnisprotokoll: „Bessere Ordnung in der Teeküche“ | |
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Verfasser: |
Ort, Datum, Uhrzeit: |
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Beschreibung des Vorfalls:
Wann ist es geschehen?
Wo ist es geschehen?
Wer war beteiligt? Wer war noch anwesend?
Was ist genau geschehen? In welcher Reihenfolge?
Warum kam es zu diesem Ereignis/Vorfall/Gespräch/Besprechung?
Wie war die Stimmung? Wie haben die Beteiligten reagiert?
Welche Ergebnisse, Resultate, Termine oder Vereinbarungen waren die Folge?
Weitere Beobachtungen, Anmerkungen und Notizen: [optional] Unterschrift: [optional] ___________________________ |
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Tipp: Besprechungen sofort protokollieren macht`s einfacher (mit Video-Anleitung)!
Laut unserer Langzeit-Effizienzstudie (mit der AKAD University of Applied Sciences in Stuttgart) werden nur 55 % der beruflichen Meetings in Unternehmen überhaupt protokolliert. Der Rest verlässt sich ganz auf ihr Gedächtnis. Da wundert es nicht, dass Vieles einfach vergessen wird, so dass im Durchschnitt 37 % der vereinbarten Aufgaben überhaupt nicht umgesetzt werden! Damit Sie Ihre Besprechungen effizient und mit minimalem Aufwand protokollieren können, haben wir Ihnen hier unsere Anleitung (inklusive Gratis-Vorlage) verlinkt. Wie das Protokollerstellen in OneNote funktioniert, sehen Sie zudem in unserem Video-Tutorial direkt im Anschluss!
- Wie man ein Besprechungsprotokoll schreibt: Aufbau, Anleitung & Tipps – inklusive Muster-Vorlage zum kostenlosen Herunterladen.
- Gesprächsprotokoll: Wer schreibt, der bleibt – mit diesen Tipps und Tricks wird das ungeliebte Gesprächsprotokoll zu einem beliebten Hilfsmittel.
- Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie noch mehr Vorlagen und Checklisten für mehr Effizienz am Schreibtisch, bei Besprechungen und der digitalen Zusammenarbeit!
Büro-Kaizen Video-Anleitung: Besprechungsprotokolle optimal in OneNote führen!
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