Die „Pomodoro Technik“ ist eine simple und einfach umzusetzende Zeitmanagement-Methode. Dabei folgen auf jeden Arbeitsblock aus 25 Minuten konzentrierten Arbeitens immer 5 Minuten Erholungspause. Das schützt vor Ermüdung und erhält die geistige Leistungsfähigkeit. Aber wie gut funktioniert die Technik wirklich? Und was sagen Wissenschaft, Studien und Arbeitsrecht dazu, sind mehrere kurze Pausen tatsächlich besser als eine lange? In diesem Büro-Kaizen-Beitrag liefern wir Ihnen alle Antworten rund um die Pomodoro Technik, inklusive Praxistipps und eines Vergleichs mit weiteren erfolgreichen Zeitmanagement-Methoden, wie die Eisenhower-, APLEN- und SMART-Technik, Time-Boxing & Co.

(Lesedauer ca. 8 Minuten)

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die Pomodoro Technik? Definition & Beschreibung

Die Pomodorotechnik ist eine Methode des persönlichen Zeitmanagements. Im Kern geht es darum, die individuelle Konzentrations- und damit Leistungsfähigkeit bestmöglich zu erhalten und dabei die Ermüdung und Erschöpfung möglichst gering zu halten. Denn wer sich länger auf eine Tätigkeit fokussieren kann, ohne sich dabei zu überanstrengen, kann im Ergebnis auch seine Arbeit schneller erledigen. Das vermeidet Stress und sichert einen früheren Feierabend.

Dabei geht es im Kern darum, wie oft und wie lange man Pausen machen sollte. In diesem Sinn lässt sich die Pomodoro-Methode auch als „die Kunst des richtigen Pausemachens“ definieren. Dies wird noch durch zwei weitere Faktoren flankiert, so dass die Pomodoro-Technik letztendlich auf drei Säulen beruht.

Die Einteilung der Arbeitszeit in einzelne Pomodori-Blöcke zu je 25 Minuten, die von jeweils 5-minütigen Kurzpausen für die geistige Erholung und Regeneration unserer kognitiven Fähigkeiten unterbrochen werden (also eine „25/5 Methode“).
Die Vorbereitung und Strukturierung des Arbeitstages, also die Aufteilung der zu erledigenden Arbeit auf die einzelnen Pomodoro-Blöcke (strukturiertes Arbeiten in Blöcken).
Das Abhaken der einzelnen Pomodoro-Einheiten in einer Strichliste – nach 4 abgehakten Pomodori winkt eine etwas längere Pause von 20 bis 30 Minuten (unbewusste Motivation durch Sichtbarmachung des Fortschritt und der erreichten Teilziele).

Ablauf der Pomodoro Technik — Mit der Pomodoro Technik lassen sich Aufgaben innerhalb von 25 Minuten konzentriert bearbeiten.

Wer hat die „tecnica pomodoro“ erfunden?

Die „Tomatentechnik“ („pomodoro“ = italienisch für „Tomate“) geht auf den Italiener Francesco Cirillo zurück. Er hat sie in den 1980er Jahren aufgrund seiner eigenen Erfahrungen aus der Praxis heraus entwickelt. Er war damals Universitäts-Student und wollte in möglichst kurzer Zeit möglichst viel Lernstoff bewältigen. Und das hängt vor allem von der Konzentrationsfähigkeit ab, die jedoch ein höchst flüchtiges Gut ist und naturgemäß schnell nachlässt. Aber wie schnell denn nun genau?

Um das herauszufinden (und sich sukzessive zu verbessern), hat Francesco Cirillo methodisch experimentiert, wie lange seine persönliche Konzentrationsfähigkeit hält und ob er diese Dauer durch ein Training verlängern kann.
Und da er dafür eine Uhr für die Zeitmessung benötigte, griff er sich seine klassische Küchenuhr in Form einer Tomate – die Geburtsstunde der „pomodoro technique“.
Francesco Cirillo machte seine mit der Zeit perfektionierte Zeitmanagementmethode dann publik. Mittlerweile wird sie weltweit von mehreren Millionen Menschen genutzt.
Cirillo selbst arbeitete dann über 20 Jahre in führenden Positionen der Softwareindustrie und ist inzwischen Chef seiner eigenen Beratungsfirma „Cirillo Consulting“ mit Sitz in Berlin.

2. Wie geht und funktioniert die Pomodoro Technik?

In seinen Praxistests machte Cirillo die Erfahrung, dass er sich anfangs noch nicht einmal 10 Minuten lang richtig voll auf eine Tätigkeit fokussieren konnte, bis seine Konzentrationsfähigkeit spürbar nachließ. Also, dass er langsamer las, sich weniger merken konnte und Kompliziertes häufiger doppelt und mehrfach lesen musste.

Mit einiger Übung und mentalem Training (sowie Disziplin und Selbstorganisation) konnte er die Zeitspanne dann von 5 auf bis zu 25 Minuten konzentrierten Arbeitens ausdehnen, bevor er seinem Hirn eine kurze Erholungspause von wenigen Minuten gönnen musste.
Nach solch einer kurzen „echten“ Regenerationspause fürs Hirn ist die Konzentrationsleistungsfähigkeit dann wieder deutlich verbessert (so gut es geht wiederhergestellt) und es beginnt der nächste Pomodoro-Abschnitt à 25 Minuten fokussierten Schaffens.
Nach insgesamt 4 Pomodoro-Zyklen wird eine längere Pomodoropause von 20 bis 30 Minuten eingelegt.
Auf diese Weise lässt sich ein typischer 8-Stunden-Arbeitstag in 4×4 Pomodoroeinheiten einteilen, mit jeweils 3 längeren Pausen zwischen den Blöcken.

Mit der Zeitmanagement Methode "Pomodoro Technik" können Sie die Arbeits- und Pausenzeiten optimal planen. — Die Pomodoro-Technik des richtigen Kurzpausierens hilft, die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit optimal auszunutzen und dabei Ermüdungs- und Erschöpfungssymptome bestmöglich zu verhindern. Bild: Büro-Kaizen.

3. Was sagen Wissenschaft und Arbeitsrecht zu den Minipausen der Pomodoro-Technik?

Die Wirkung von Pausen auf die Leistungsfähigkeit wird seit über 100 Jahren wissenschaftlich in der experimentellen Psychologie erforscht. Entsprechend zahlreich sind die Studienergebnisse – allerdings leider fast ausschließlich zur Erholung und Regeneration nach körperlich anstrengender Arbeit. Die Studienlage zu der Wirkung von Pausen in modernen Arbeitswelten (z. B. bei Bildschirmarbeitsplätzen) ist noch extrem dünn. Hier die wichtigsten Eckpfeiler.

Für Bildschirmarbeitsplätze empfiehlt der Berufsverband der Augenärzte Deutschlands (BVA) die 20-20-20-Regel. Das heißt, alle 20 Minuten für 20 Sekunden auf einen Gegenstand in 20 Metern Entfernung zu richten. Das entlastet die Augen und bewahrt vor vorschneller geistiger Ermüdung, brennenden Augen und Kopfschmerzen.
Die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) schreibt bei 50 Minuten ununterbrochener Bildschirmtätigkeit eine Pause von 5 bis 10 Minuten vor. Damit könnte die 25/5-Methode der Pomodoro-Technik 1-zu-1 umgesetzt werden (exakt zwei Pomodori pro Stunde).
Die Pflicht zu Arbeitspausen ergibt sich dabei allgemein aus den körperlichen und/oder psychischen Beanspruchungen und Belastungen durch die Arbeitstätigkeit. Denn die daraus resultierende Ermüdung bis Erschöpfung stellt nicht nur ein erhebliches Gesundheitsrisiko dar, sondern ist auch ein Sicherheitsrisiko (z. B. beim Umgang mit Gefahrenstoffen) und Quelle vieler vermeidbarer Flüchtigkeitsfehler mit zum Teil erheblichen Folgen.

Infobox: Die Ruhepausen, Kurz-, Mini- und Mikropausen im Arbeitszeitgesetz

In §4 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) werden die Ruhepausen während der Arbeitszeit gesetzlich geregelt. Dabei ist die Arbeit „durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.“

Das heißt, eine Pause gilt erst dann als gesetzlich vorgeschriebene „Ruhepause“, wenn sie mindestens 15 Minuten lang ist und nicht unterbrochen wird. (Hinweis: Die Pausen zwischen zwei Arbeitsschichten heißen übrigens „Ruhezeit“ und müssen mindestens 11 Stunden betragen, in bestimmten Branchen auch nur 10 Stunden).
Ruhepausen von über 15 Minuten Länge gelten nicht als Arbeitszeit und werden, falls betrieblich nicht anders vereinbart, auch nicht entlohnt.
Im Unterschied dazu gelten betrieblich vereinbarte „Kurzpausen“ (von 5 bis 15 Minuten Länge) rechtssicher als Arbeitszeit und werden dementsprechend auch bezahlt. Allerdings kann der Arbeitgeber festlegen, wo und/oder wie diese Kurzpausen verbracht werden sollen. So kann z. B. eine Kurzpause, die kurze Bewegungsübungen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen soll, nicht einfach zu einer Raucherpause oder ähnlichem zweckentfremdet werden.
Auch kurze „Erholzeiten“ bis 15 Minuten, die direkt nach Beanspruchungen über der Dauerleistungsgrenze hinaus gewährt werden (z. B. nach langen Meetings), sind rechtssicher und gelten als Teil der Arbeitszeit.
Das gilt auch für „Minipausen“ (1 bis 5 Minuten) und „Mikropausen“ (unter 1 Minute), die ebenfalls zur Arbeitszeit zählen.
Missachten Unternehmen die gesetzlichen Arbeitszeitregeln, gefährden sie nicht nur die Gesundheit ihrer Mitarbeiter und damit die Basis ihrer eigenen Wirtschaftlichkeit, es drohen auch empfindliche Geldbußen bis hin zu Freiheitsstrafen.

Die Pomodoro-Technik ist eine „Pausendisziplin“: Vorteile und Nachteile

Die Vorteile regelmäßiger Pausen:

Sicherheit: Regelmäßige Pausen erhöhen die Sicherheit am Arbeitsplatz.
Gesundheit: Pausen verbessern die körperliche und psychische Gesundheit der Mitarbeiter.
Produktivität: Die Leistungsfähigkeit und Konzentrationsfähigkeit bleiben länger erhalten, weshalb weniger lang für dasselbe Ergebnis gearbeitet werden muss.
Qualität: Die Qualität der Arbeit ist besser.
Motivation: Die Einteilung der Arbeitszeit in einzelne Blöcke (z. B. Pomodori) steigert zudem die Motivation. Nicht nur weil die Arbeit dadurch überschaubarer wird, sondern auch weil man sich beeilt, noch schnell diese und jene Kleinigkeiten vor der Pause abzuschließen und fertig zu machen.
Soziales: In Pausen wird viel mit Kollegen kommuniziert und sich beruflich wie privat ausgetauscht. Beides ist sehr wichtig.
Privates: Jeder Mensch hat auch persönliche Bedürfnisse, die eine kurze Arbeitsunterbrechung erfordern. Das kann etwas zu trinken sein, ein Kaffee, ein Snack, ein wenig körperliche Bewegung etc.

Die Nachteile fehlender Pausen:

Sicherheitsrisiko: Durch Unachtsamkeit aufgrund von Ermüdung und Erschöpfung.
Gesundheitsprobleme: Körperliche und psychische Probleme, z. B. Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Kopf-, Rücken- und Bauchschmerzen, Schlafprobleme, Burnout und Depression.
Verminderte Leistungsfähigkeit: Es ist wie beim Sport – wer sich überanstrengt, fällt weit zurück und kann dieses Rennen dann auch nicht mehr gewinnen.
Fehlerquote: Flüchtigkeitsfehler passieren häufiger und summieren sich.
Demotivation: Wenn der Zeitraum bis zur nächsten Pause quälend lang wird, die Arbeit dafür aber nicht weniger, entsteht schnell Frust.
Isolation: Kreativität ist wesentlich von Interaktion und Kommunikation abhängig. In oder nach Gesprächen mit anderen kommen uns oft die besten Ideen. Guter Output benötigt auch guten Input.

4. Kritik an der Pomodoro-Technik: Leider nicht für alle gleich gut geeignet

Die Pomodorotechnik eignet sich nicht für alle Menschen und alle Arbeitsplätze gleich gut. Manchmal ist sie auch grundsätzlich überhaupt nicht umsetzbar.

Denn ein Kellner, Koch, Busfahrer, Pilot, Schaffner, am Empfang, an der Kasse, ein Arzt, Pfleger, Lehrer, Erzieher usw. kann nicht einfach alle 25 Minuten einfach so 5 Minuten eine „Tomaten-Pause“ einlegen – oder 25 Minuten lang das Telefon und die E-Mails abstellen.
Auch wer sich gerade in einen Flow gearbeitet hat, sollte diesen ersehnenswerten Zustand, bei dem die Arbeit mit 150 % quasi von selbst geht, weiter ausnutzen und nicht zwangsläufig eine Pause einlegen, nur weil der Küchenwecker klingelt.
Nicht jeder Mensch hat auch dieselbe Konzentrationsspanne. Die Länge der einzelnen Pomodoro-Arbeitsphasen variiert in der Praxis je nach Mensch, Tagesform, Umgebung und Trainingsstatus. Pomodoro-Anfänger arbeiten anfangs vielleicht nur mit 10 oder 15 Minuten langen Arbeitsblöcken, um sich dann nach und nach zu steigern und zu verbessern.

5. Für wen und wann eignet sich die Pomodorotechnik tatsächlich?

Fakt ist, dass der Mensch mit einer biologisch begrenzten Aufmerksamkeitsspanne zurechtkommen muss. Fakt ist aber auch, dass sich diese Grenze trainieren und vergrößern lässt. Ähnlich wie in einem Fitness-Center, nur dass man eben nicht stärker, sondern konzentrierter und leistungsfähiger wird.

Da man eine ungestörte Arbeitsatmosphäre braucht, in der man sich 25 Minuten lang voll auf ein Thema fokussieren kann, ohne daraus herausgerissen zu werden, eignet sich der Pomodoro-Ansatz in erster Linie natürlich vor allem für das Lernen (Studenten, Schüler, Fortbildungen, Beruf).
Auch beim Lesen von Büchern oder langen PDFs sowie ausführlichen Recherchearbeiten bietet sich der Ansatz an – das gilt umgekehrt auch für das Schreiben von langen Texten.
Allgemein sind Bildschirmarbeitsplätze ideale Pomodoro-Arbeitsplätze. Denn hier gilt sowieso die gesetzliche 50/10-Vorgabe (nach 50 Minuten ununterbrochener Arbeit 5-10 Minuten Pause) – das lässt sich ganz leicht in das 25/5-Prinzip der Pomodoro-Technik halbieren.

6. Tipps für die Anwendung der Pomodoro-Technik: Apps, Vorlagen und aktive Pausen!

Der Ressourcenaufwand für die Pomodoro-Methode ist extrem gering. Im Grunde benötigen Sie nur eine Uhr mit Timer-Funktion (z. B. eine Küchenuhr, Handy- oder Online-App) und einen Zettel zum Abhaken der Pomodori-Fortschritte. Für die Tages- und Wochenplanung (der einzelnen „Tomaten-Blöcke“) nutzen wir bei Büro-Kaizen die kombinierte Aufgaben-Wochenansicht in Outlook – siehe unser Video-Tutorial unten!

Wichtig ist, auf die Signale des eigenen Körpers zu hören und richtig Pause zu machen. Denn ist man erst einmal richtig erschöpft, braucht es viel länger, um wieder voll leistungsfähig zu werden. Im Ergebnis erreicht man dann weniger, braucht dafür aber länger und es ist auch noch stressiger und anstrengender.
Die kurzen Arbeitspausen für das Gehirn müssen dabei keinesfalls mit Müßiggang abgesessen werden. Hier bieten sich die allfälligen „Nebenbei-Arbeiten ohne Hirnschmalz“ an, die sowieso erledigt werden müssen. Zum Beispiel Kopieren, Kaffee holen, Schreibtisch aufräumen, Flurfunk und ähnliches.
Tipp: Die Pomodoropausen können auch ideal als aktive Kurzpausen genutzt werden! Das heißt, mit etwas körperlicher Bewegung, Augen- und Rückenübungen, wie sie von Ärzten und dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement zur Erhaltung von Gesundheit und Leistungsfähigkeit nachdrücklich empfohlen werden und in vielen Unternehmen auch bereits üblich sind. Denn die Mitarbeiter sind der Fels in der Brandung und der Garant des Erfolges eines Unternehmens – ihre Gesundheit sichert damit dessen Wirtschaftlichkeit. Eine klassische Win-win-Situation.

7. Extra-Tipps rund ums Zeitmanagement: Pomodoro vs. Eisenhower, SMART, ALPEN etc.

Es gibt viele verschiedene Methoden und Techniken für ein besseres Zeitmanagement. Das fängt mit der Eisenhower-Matrix an (um die alltäglichen Aufgaben optimal zu kategorisieren und zu priorisieren), geht über die ALPEN-Methode (zur Planung eines strukturierten Tagesablaufs), die SMART-Technik (geeignete und terminierte Zielsetzungsfindung für das Team), Time-Boxing (eine Art To-Do-Liste mit festen Zeitfenstern) und die Pareto-Technik (80/20-Methode für mehr Ergebnisse und weniger Nebensächliches) bis zur ABC-Analyse (Einteilung der Aufgaben in die Prioritäten A, B und C) und vielen weiteren mehr.

Wie diese Zeitmanagement-Methoden im Vergleich zur Pomodoro-Technik abschneiden, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Die besten Zeitmanagement-Methoden für ein effizientes Arbeiten“.
Mehr Informationen rund um das optimale persönliche Zeitmanagement finden Sie in einer eigenen Rubrik auf unserer → „Büro-Kaizen-Themenseite „Selbstmanagement“.
Viele weitere Tipps, Tricks, Checklisten und Druckvorlagen für mehr Effizienz im Büro, bei Meetings, am Schreibtisch oder der digitalen Zusammenarbeit finden Sie in unserem → kostenlosen Download-Center!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Mein Workflow – die perfekte Wochenplanung mit Outlook!

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