Wie organisiere ich mich richtig? – 3 Tipps für besseres Selbstmanagement

Kennen Sie das Phänomen: Am Ende des Arbeitstages ist noch so viel Arbeit übrig? Dann heiße ich Sie herzlich Willkommen in der Welt des verbesserungswürdigen Selbstmanagements. Ich möchte Sie vorab gleich mal beruhigen. Denn mit diesem Problem stehen Sie erstens nicht alleine da: eine Studie des Fraunhofer Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung belegte, dass Büromitarbeiter im Durchschnitt 32 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, mit schlecht abgestimmten Prozessen und mit anderen unproduktiven Bürotätigkeiten verschwenden. Und zweitens zeige ich Ihnen mit meinen Tipps einen optimierten Weg aus dem alltäglichem Chaos-Dschungel und Arbeitsstress-Labyrinth heraus und wie Sie sich besser organisieren. Es werden uns dabei wilde Tiere in Form von unaufgeräumten Schreibtischen begegnen, die es zu bändigen gilt. Wir werden gemeinsam einen cleveren Weg aus Ihrem überfüllten E-Mail-Postfach finden, das uns wiederum bei der Einteilung Ihrer wertvollen Zeit helfen wird. Lassen Sie uns also am besten keine davon verlieren und sofort loslegen.

1. Tipp für gute Selbstorganisation: Ordnung ist die halbe Arbeit!

Das A und O für effektives Arbeiten stellt Ihr Arbeitsplatz und Ihre Ordnung dar. Durch gute Organisation an Ihrem Schreibtisch gewinnen Sie Zeit zurück, die Sie für die wichtigen Aufgaben einsetzen können. Lästiges Suchen von Dokumenten entfällt und Sie haben Hände und Kopf frei, um am Ende eines Arbeitstages zufrieden nach Hause zu gehen. Bringen Sie also zunächst einmal Ihren Arbeitsplatz auf Vordermann/-frau. Das geschieht am besten, indem Sie den folgenden Fünf-Punkte-Plan verfolgen:

• Schnappen Sie sich Ihr Smartphone und fotografieren Sie Ihren Schreibtisch, genauso wie er im Moment aussieht. Sie gewinnen dadurch Distanz und das vorherrschende Chaos wird Ihnen wie in einem Spiegel präsentiert. Die meisten werden durch diesen „Schock“ sofort zum Aufräumen animiert. Freuen Sie sich jetzt schon auf den Vorher-Nachher-Aha-Effekt!
• Misten Sie dann erst einmal aus – und zwar mit System. Trennen Sie sich von Dingen, die nicht mehr gebraucht werden. Berücksichtigen Sie dabei alle Orte rund um Ihren Arbeitsplatz: Schreibtisch, Schreibtischschubladen, Fußboden, Regale und Schränke. Auch die Fensterbänke dürfen nicht vergessen werden.
• Wenn alles Unnötige entsorgt ist, setzen Sie den Fokus in Ihrem direkten Arbeitsumfeld nur noch auf die Dinge, die Sie wirklich und täglich benötigen. Frei nach dem Motto „aus den Augen aus dem Sinn“ hilft Ihnen diese Methode dabei, sich zu fokussieren, Ihre wertvollen Ideen besser umzusetzen und Ihre Ziele effektiver zu erreichen.
• Um sich vor weiteren Ablenkungen zu schützen, reduzieren Sie außerdem alle Ihre Ablageschalen auf eine einzige. Das hilft Ihnen dabei, Suchzeiten und Stress zu minimieren. Dieses Posteingangskörbchen ist Ihr kleines Helferlein, indem es alle Unterlagen für Sie sammelt, die zu Ihnen kommen. Widmen Sie sich mindestens einmal täglich der Sichtung Ihres analogen Posteingangs.
• Kümmern Sie sich um eine effiziente Müllentsorgung. Für Papiermüll empfehle ich Ihnen eine Kiste anstatt eines kleineren Mülleimers. Darin kann man die Papierformate schneller entsorgen, ohne sie zerknüllen zu müssen, und sie dann einfach in den großen Container packen.

Extratipp: Ein Mitarbeiter im Außendienst sieht sich beim Thema Ordnung halten nochmals ganz anderen Herausforderungen ausgesetzt. Meistens arbeitet er nämlich nicht nur am Schreibtisch, sondern auch direkt beim Kunden oder vom Auto aus. Wenn Sie ebenfalls zu dieser Berufsgruppe gehören und wie Sie sich dann am besten organisieren, erfahren Sie unter 16 Tipps für Mitarbeiter im Außendienst.

2. Tipp für gute Selbstorganisation: entrümpeln Sie Ihr E-Mail-Postfach!

Wenn Sie auf Ihrem Arbeitsplatz Ordnung geschafft haben, sollten Sie nun dazu übergehen, auch Ihren digitalen Schreibtisch aufzuräumen. Besonders das E-Mail-Postfach kann ein Ordnungskiller sein. Jeden Tag erreicht uns eine Flut an wichtigen und unwichtigen E-Mails. Ich rate Ihnen deshalb, als Rettungsanker die folgenden Schritte zu befolgen. So gehen Sie nicht im Nachrichten-Chaos unter, sondern surfen auf der Welle der Produktivität.

• Zunächst sollten Sie Ihren gesamten digitalen Nachrichtenverkehr auf die E-Mail-Kommunikation verlegen. Alle weiteren Kanäle wie Soziale Netzwerke vergrößern die Unübersichtlichkeit und lenken gleichzeitig ab.
• Entscheiden Sie selbst, wann Sie sich den Nachrichten in Ihrem Posteingang zuwenden. Dies geht ganz einfach, indem Sie optische und akustische Benachrichtigungen über das Eintreffen neuer E-Mails ausschalten.
• Weniger ist mehr! Das gilt auch bei der Ordnerstruktur für Ihr E-Mail-Postfach. Statt des klassischen Ordnerbaums verwenden Sie neben Ihrem Posteingang nur noch einen zweiten Ordner mit der Beschriftung „Archiv“. Wie die Suchfunktion in Outlook – ähnlich wie bei Google – Sie dann beim Organisieren Ihrer E-Mails unterstützt, lesen Sie unter Die E-Mail-Flut meistern (3/3): schneller ablegen und wiederfinden!.
• Um eine „Verstopfung“ Ihres Postfaches zu vermeiden und Stress zu reduzieren, bearbeiten Sie Ihre Nachrichten anstatt sie nur zu sichten. Je nach Relevanz und Anforderung löschen Sie die eingegangenen Mails, leiten sie weiter, legen sie ab, bearbeiten sie oder terminieren sie. Falls Sie sich als E-Mail-Profi in Ihrem Unternehmen einen Namen machen möchten, empfehle ich Ihnen zusätzlich zur Weiterbildung den Beitrag E-Mail-Bearbeitung: die Top-Tipps für Anfänger und Fortgeschrittene.

3. Tipp für gute Selbstorganisation: Zeit richtig planen – denn dann klappt´s auch mit dem Arbeiten!

Wenn mehrere Projekte parallel laufen, kann es schon mal vorkommen, dass man sich leicht verzettelt. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie nicht nur Ihren Schreibtisch und das E-Mail-Postfach in Ordnung halten, sondern auch Ihren Tag und Ihre Woche strukturiert planen. Andernfalls kann es sein, dass Sie wertvolle Zeit verschwenden und wichtige Ziele nicht erreichen. Dabei kann Ihnen eine digital geführte Wochenplanung mit Outlook behilflich sein, um sich zu organisieren.
Wichtig ist dafür zunächst einmal die Unterscheidung in Termine und Aufgaben. Für Termine gibt es feste Zeitfenster, die in den Outlook-Kalender übernommen werden. Das können Meetings sein, die zu einer bestimmten Uhrzeit beginnen und zu einem späteren Zeitpunkt enden. Aufgaben hingegen sind bis zu einem bestimmten Datum fällig. Dabei spielt es keine Rolle, wann Sie die Aufgabe bis zu diesem Zeitpunkt genau erledigen. Um nun Ihre Woche mit allen anstehenden Aufgaben und Terminen planen zu können, verwenden Sie in Outlook die Termin-Aufgaben-Ansicht. Stellen Sie dafür die Ansicht „Arbeitswoche“ folgendermaßen ein:

• Klicken Sie im Bereich „Kalender“ auf den Reiter „Ansicht“ und wählen „Arbeitswoche“ aus.
• Weiter rechts in der Menüleiste klicken Sie dann auf „Layout“. Unter „Tägliche Aufgabenliste“ drücken Sie auf „Normal“. Nun sehen Sie alle Aufgaben unter den Kalendertagen. Für wichtige Aufgaben können Sie auch ein festes Zeitfenster einplanen, indem Sie diese in den Termin-Bereich ziehen.

Mit dieser Einstellung vergessen Sie im hektischen Tagesgeschäft keinen Termin und keine Aufgabe mehr. Sollten Sie außerdem Schwierigkeiten bei der Priorisierung von Aufgaben haben, kann Ihnen Outlook hier ebenfalls Klarheit verschaffen und bei Entscheidungen helfen, wie wir Ihnen in diesem Video zeigen.

Wenn Sie diese drei Tipps befolgen, haben Sie schon mal den Grundstein für ein effektives Arbeiten und einen entspannten Arbeitsalltag gelegt. Sie schaufeln sich dadurch zusätzlich mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Ihrem Leben frei. Um nun aber einem Rückfall in alte Gewohnheiten vorzubeugen, sollten Sie unbedingt noch Ihren inneren Schweinehut mithilfe unseres Ebooks 5 Fakten über Ihren inneren Schweinehund näher kennen und verstehen lernen. Denn der ist ja bekanntlich ein hartnäckiger und bisweilen sturer Zeitgenosse – und somit auch Zeitfresser.