Kann’s auch etwas mehr sein? Mit Erfolg Zukunft gestalten!



Es ist ein Drama mit den Akten: Sie quellen über, verstopfen das Büro und wenn man den richtigen Ordner sucht, ist er nicht da. Doch das muss nicht so sein! Erfahren Sie, wie Sie mit dem richtigen Ablagesystem dauerhaft Ordnung in Ihr Büro bringen.

Die Zukunft gehört nicht einzelnen Genies. Es sind die fleißigen Gestalter, die Erfolg haben werden! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Jeden Tag landen eine Vielzahl von Informationen auf unserem Schreibtisch in unserem Büro. Ein funktionierendes Ablagesystem muss gewährleisten, dass die unterschiedlichen Informationen so abgeheftet werden, dass sie nicht verloren gehen oder vergessen werden und dass sie schnell und einfach wiedergefunden werden können.

Erfolg durch proaktives Handeln
Wer Erfolg haben will muss proaktiv handeln!

So funktioniert es

Mit Erfolg in die Zukunft – Konsequenz Nr. 1: Konstruktiv statt destruktiv im Umgang mit Fehlern

Fehler geschehen, das ist normal. Fehler machen auf Schwachstellen aufmerksam. Dadurch wird aber auch eine positive Entwicklung möglich! Denn werden Fehler so wirksam beseitigt, dass sie künftig nicht mehr auftreten, werden sie zur Chance, eine Verbesserung herbeizuführen. Ändern Sie also Ihren Blickwinkel auf Fehler! Fehler stehen dem Erfolg nicht im Weg - nein, sie können sogar Trittsteine für den Erfolg der Zukunft sein. Pflegen Sie eine Fehlerkultur, in dem Sie versuchen, gemeinsam zu verstehen, wie der Fehler entstanden ist und wie sich sein Auftreten in Zukunft vermeiden lässt.

Gemeinsam zum Erfolg
Gemeinsam Fehler als Lernchance begreifen und Erfolg ernten.

Firmen, die Erfolg haben, suchen gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern danach, wie sich Dinge so verändern lassen, dass der Fehler künftig nicht wieder auftreten kann. Eine bewährte Technik ist, mindestens fünf Mal „Warum” zu fragen. Diese Gründlichkeit ermöglicht es, das Problem tiefer zu verstehen und sich nicht nur um die Symptome zu kümmern.

Durch warum zum Erfolg
Erfolg ganz leicht: Fragen Sie fünf Mal "Warum?"

Das Vorgehen offenbart ein viel tiefer liegendes Problem, als sich zunächst erahnen lässt. In diesem Fall wäre ein Erfolg versprechender Lösungsansatz beispielsweise, die Einführung von Kanban als Methode zur Bestandssteuerung. Plötzlich wird nicht nur immer der Toner für das Faxgerät verfügbar sein, sondern auch andere Probleme haben sich gelöst oder sind gar nicht erst entstanden.

Mit Erfolg in die Zukunft – Konsequenz Nr. 2: Effizient im Einsatz von Ressourcen

Eines meiner Versprechen am Anfang einer Beratung im Bereich der Büroorganisation lautet: 20% mehr Effizienz. Meine Gelassenheit, dass ich mit dieser Zahl Erfolg haben werde, kommt aus der Erfahrung, dass noch immer viel Zeit verschwendet wird. In meinen Beratungsprozesse frage ich darum, wo gibt es Abläufe, die nichts zur Wertschöpfung beitragen? Darunter fallen alle Prozesse, für die der Kunde nicht bezahlt. Überall dort, wo unnötig Zeit durch Suchen, überflüssige Bewegungen, Wartezeiten, Fehler, doppelte Kontrollvorgänge, Überinformation oder auch durch zu hohe Bestände verschwendet wird, besteht das Potential zur Verbesserung.

Ich habe dazu einige Gedanken in diesem Artikel formuliert: Work smarter – not harder! 7 Tipps für mehr Arbeitseffizienz

Mit Erfolg in die Zukunft – Konsequenz Nr. 3: Konsequent bei der Suche nach Verbesserungen

Wer Erfolg haben will, sollte nicht erst warten, bis Fehler entstehen. Er sollte proaktiv und systematisch nach möglichen Verbesserungen suchen.

Mit Verbesserungen zum Erfolg
Erfolg, durch die gemeinsame Suche nach Verbesserungen.

Fragen Sie sich: Welche Prozesse kommen bei Ihnen besonders häufig vor? Was lässt sich tun, um Ihre Prozesse besser zu gestalten. Wie können Prozesse schneller, einfacher, kundenorientierter als bisher laufen? Dasselbe gilt für Strukturen. Halten Sie Hierarchien flach und achten Sie auf Schnittstellen, also auf die Punkte, an denen mehrere Personen zusammenkommen. Bündeln Sie Kompetenzen und reduzieren Sie Schnittstellen. Ein Prozess aber auch eine Struktur sind erst dann perfekt, wenn sie so einfach sind, dass nichts mehr hinzugefügt oder weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern. Dann steht dem Erfolg nichts mehr im Weg.

Mit Erfolg in die Zukunft – Konsequenz Nr. 4: Kooperativ im Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Suchen Sie intensiv nach Möglichkeiten, die Vorschläge Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Verbesserungen im Büro zu erschließen. Im Kaizen-Denken sind die Mitarbeiter die Experten für all das, was sie angeht. Ich mache die Erfahrung, dass sich eigentlich jeder gerne als Experte in einen Prozess einbringt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – egal aus welchem Arbeitsbereich – können meist ganz gut beurteilen, welche Idee im Alltag Erfolg haben und welche eher scheitern wird. Sie erkennen die Verbesserungspotenziale der eigenen Arbeit häufig besser als der oder die Vorgesetzte.

Mittels Verbesserungsvorschlägen zum Erfolg
Durch systematisches Abfragen von Verbesserungsvorschläge zum Erfolg.

Fragen Sie sich also, wie Sie am besten die Ressourcen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre Ideen zur Verbesserung freisetzen können. Schreiben Sie für die Lösung eines Problems einen Preis aus. Prämieren Sie vor allem Lösungsvorschläge, die einfach umgesetzt werden können und honorieren Sie, wenn Mitarbeitende nicht nur Lösungsansätze präsentieren, sondern sich auch Gedanken darüber machen, welchen Aufgabe sie selber bei der Umsetzung übernehmen.

Mit Erfolg in die Zukunft – Konsequenz Nr. 5: Proaktiv im Suchen neuer Lösungen

Die bisherigen Punkte betraffen vor allem die Verbesserung des Bestehenden. Doch Erfolg entsteht gerade durch Innovationen und Zukunftslösungen, die noch nicht auf dem Markt sind. In meinen Beratungen arbeite ich darum immer gerne mit einem sogenannten Zukunftsteam. Dieses Z-Team arbeitet an Fragen, wie z.B.:

  • Ist es wahrscheinlich, dass Sie in Zukunft dieselben Kunden haben werden wie heute? Wenn nicht, worin wird sich der Kunde von morgen von dem heutigen unterscheiden?
  • Über welche Kanäle werden Sie Ihre Kunden von morgen erreichen?
  • Wo zeichnen sich zukünftige Innovationen ab?
  • Welche Ihrer Kernkompetenzen werden Sie in Zukunft noch mit Erfolg einsetzen können?
  • Welche strategischen Fähigkeiten müssen Sie aufbauen, um stabil am Markt zu bleiben? Wie können Sie diese Fähigkeiten mit Erfolg entwickeln?
  • Was wollen Sie laut Plan in zehn Jahren erreicht haben?

Z-Team für zukünftigen Erfolg
Eine Zukunft mit Erfolg, gestaltet von einem Z-Team.

Nähere Informationen zum Z-Team erhalten Sie in meinen Beiträgen zur Prozesslandkarte.
Die Prozesslandkarte Teil 1: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen!
Die Prozesslandkarte Teil 2: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen Schritt für Schritt!
Die Prozesslandkarte Teil 3: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen wird konkret

Darauf kommt es an

Erfolg soll Spaß machen – deswegen verbeißen Sie sich nicht auf dem Weg. Erfolg entsteht nicht durch Verzettelung, sondern durch Konzentration, darum suchen Sie nach Lösungen, die einfach umzusetzen sind und gleichzeitig eine hohe Wirksamkeit erzielen.

Erfolg entsteht durch Konzentration nicht durch Verzettelung! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Die Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen, der effiziente Umgang mit den eigenen Ressourcen, die konsequente Frage nach Verbesserungsmöglichkeiten, der kooperative Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die proaktive Suche nach neuen Lösungen führen dazu, dass Sie mit Erfolg Zukunft gestalten. Verwaltungen verwalten dann nicht mehr, sondern sind Denklabore für die Handelsplätze und Produktionsstätten der Zukunft.

Und Sie?

Stimmen Sie mit mir überein, dass die fleißigen und effizienten Gestalter Garanten für den Erfolg sind oder spüren Sie Widerspruch? Schreiben Sie mir ich bin gespannt auf Ihre Kommentare!



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