Die besten Zeitmanagement Methoden für effizientes Arbeiten

Sitzen Sie auch häufiger kurz vor Feierabend hektisch an Ihrem Schreibtisch und überlegen, wo der ganze Tag hingeflogen ist? Sie waren in all den Stunden durchaus produktiv, aber die wichtigen Aufgaben sind trotzdem nicht erledigt? Die Abgabefrist steht kurz bevor und Sie müssen Überstunden anhängen – und das, obwohl Sie den ganzen Tag über hart geschuftet haben? Das geht leider vielen so. Schuld daran ist oft weder der mangelnde Fleiß, noch die Unmotiviertheit. Häufig ist es so, dass man sich mit Kleinigkeiten verzettelt. Dinge, die zwar erledigt werden müssen, aber nicht drängen, werden bevorzugt erledigt und an die schweren Aufgaben traut man sich nicht so recht ran. Wenn es Ihnen auch öfter so geht, dann haben wir garantiert ein paar Lösungen für Sie parat. Das Zauberwort lautet hier: Zeitmanagement!

1. Was bedeutet das Wort Zeitmanagement?

Mit Zeitmanagement ist ein produktiver Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit gemeint. Gleichzeitig gibt es Systeme und Methode, die Probleme mit der Aufgabenpriorisierung schnell und effizient bekämpfen. Hier gilt es allerdings, die richtige Methode für Ihr personalisiertes Zeitmanagement zu finden. So individuell wie Sie sind, so individuell ist auch Ihre Arbeitsweise und so individuell zusammensetzbar sollte auch Ihre Methode für ein effizientes Zeitmanagement sein. Wir stellen Ihnen in diesem Beitrag verschiedene, Erfolg versprechende Methoden für ein sinnvolles Zeitmanagement vor. Welche Kombi daraus für Sie die richtige ist, das müssen Sie testen. Vielleicht kommen mehrere Systeme zum Zeitmanagement gleichzeitig für Sie in Frage, vielleicht hilft Ihnen ein ganz spezielles. Nehmen Sie sich Zeit und probieren Sie alles aus, was Ihnen zusagt. Im Handumdrehen werden Sie sehen, wie viel Zeit Ihnen das richtige Selbstmanagement schenkt und wie effizient und stringent Sie Ihre Arbeit verfolgen werden.

2. Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Garantiert sind Sie diesem Prinzip der Kategorisierung Ihrer Aufgaben schon einmal begegnet. Die Eisenhower-Methode unterstützt Sie dabei, Ihre alltäglichen Aufgaben zu kategorisieren und zu priorisieren. Mit dieser Matrix verhindern Sie, dass Sie zu viel Zeit in Kleinigkeiten investieren und die wichtigen und dringlichen Aufgaben liegen bleiben. Mit dem Zeitmanagement nach der Eisenhower-Matrix können Sie ganz genau einschätzen, welche Aufgaben Sie delegieren oder gar ein, zwei Tage liegen lassen können.

Beim Eisenhower-Prinzip unterteilen Sie Ihre anfallenden Aufgaben in vier Kategorien: A-Aufgaben, B-Aufgaben, C-Aufgaben und D-Aufgaben.

A-Aufgaben

• sind dringend.
• sind wichtig.
• sollten Sie sofort persönlich erledigen.

B-Aufgaben

• sind nicht dringend.
• sind wichtig.
• sollten Sie persönlich, aber nicht sofort erledigen. Sie können diese Aufgaben terminieren.

C-Aufgaben

• sind dringend.
• sind nicht wichtig.
• können Sie delegieren.

D-Aufgaben

• sind nicht dringend.
• sind nicht wichtig.
• können in die Ablage oder gar verworfen werden.

3. Organisation und Zeitmanagement nach der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode sollte dann bei Ihnen zur Anwendung kommen, wenn Sie Probleme dabei haben, Ihren Tagesablauf bei der Arbeit zu planen. Ein gut strukturierter Tagesablauf, an den Sie sich unbedingt halten sollten, hilft Ihnen, effizient und stringent Ihre Aufgaben zu erledigen. Möchten Sie Ihren Tag möglichst effizient gestalten, dann erfordert dies nach der ALPEN-Methode für ein besseres Zeitmanagement fünf Schritte:

1. A wie Aufgaben definieren
2. L wie Länge einschätzen
3. P wie Puffer einplanen
4. E wie Entscheidungen fällen
5. N wie Nachkontrollieren

Erstellen Sie sich also eine To-Do-Liste mit allen anfallenden Aufgaben des Tages. Für jede einzelne Aufgabe legen Sie dann ein Zeitfenster fest, in der die Aufgabe erledigt werden soll. Wichtig dabei ist es auch, genügend Pufferzeit einzuplanen, damit Sie Ihr Arbeitspensum erfüllen können. Hier gilt die Regel: Verplanen Sie 60 % Ihrer Zeit fest und lassen Sie 40 % Ihrer Zeit als Pufferzeit über. Anschließend entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie wann erledigen. Sie priorisieren Ihre Aufgaben also (vielleicht sogar mit der Eisenhower-Matrix). Kurz vor Feierabend gehen Sie den letzten Schritt an und kontrollieren nach, wie gut strukturiert Sie nach der ALPEN-Methode für ein besseres Zeitmanagement gearbeitet haben.

4. So arbeiten Sie SMART-Methode

Wer effizienter und strukturierter arbeiten will, der sollte manchmal auf Tricks aus der Psychologie zurückgreifen. Die SMART-Methode tut dies: Definieren Sie nach den fünf Kategorien der SMART-Methode erreichbare, umsetzbare und erfolgversprechende Ziele für Sie und auch für Ihre Mitarbeiter. Nur wenn Sie konkrete, realisierbare, terminierte und attraktive Ziele vor Augen haben, können Sie diese erreichen. Nach diesen fünf Kriterien sollten Sie Ihre Ziele für eine gelungene Arbeit definieren:

1. S wie spezifisch
2. M wie messbar
3. A wie attraktiv
4. R wie realistisch
5. T wie terminiert

Geben Sie der Aufgabe einen Namen und legen Sie die genaue Aufgabenbeschreibung fest. Anschließend legen Sie Parameter fest, wann genau Erfolg bei der Erfüllung der Aufgabe eintritt. Definieren Sie die Aufgabe so, dass Sie Ihnen bei Erledigung etwas nützt, also attraktiv für Sie erscheint. Achten Sie immer darauf, dass die Aufgabenbeschreibung realistisch ist. Sie und jeder Mitarbeiter sollte die Aufgabe auch erfüllen können und Erfolg damit ernten können. Untragbare Aufgaben bringen niemandem etwas. Zum Schluss legen Sie fest, wann die Aufgabe erledigt sein muss.

5. Die Zeitmanagement Methode „Pomodoro-Technik“

Wenden Sie die Pomodoro-Technik bei der Arbeit an, so geraten Sie nicht in Versuchung, wertvolle Arbeitszeit mit E-Mails checken oder Social Media zu verschwenden. Dieses Prinzip hilft Ihnen dabei, Ihren Pausenplan zu regeln. Mit der Pomodoro-Technik können Sie länger konzentriert arbeiten, vergessen aber auch keine inspirierenden und anregende Pausen einzulegen. Sie gliedern Ihren Arbeitstag dafür in so genannte Pomodoro und Pausen. Ein Pomodoro umfasst 25 Minuten konzentriertes Arbeiten. Anschließend gönnen Sie sich fünf Minuten Pause. In der Pause können Sie tun, was Sie wollen. Gehen Sie ein paar Schritte an der frischen Luft oder checken Sie Ihre E-Mails oder die Nachrichten. Anschließend arbeiten Sie wieder 25 Minuten konzentriert. Haben Sie auf diese Weise vier Pomodori absolviert, dann haben Sie sich eine längere Pause von 30 Minuten verdient. Durch den regelmäßigen Umschwung von Konzentration zu Entspannung regen Sie Ihren Geist an. Auf diese Weise sind Sie länger dazu in der Lage, konzentriert zu arbeiten, ohne dass Ihnen danach der Kopf raucht.

6. So erstellen Sie mit Time-Boxing einen Wochenplan für ein erfolgreiches Zeitmanagement

Hinter der Time-Boxing Methode zum Zeitmanagement verbirgt sich ein strenger und fester Zeitplan, den es unbedingt einzuhalten gilt. Sie erstellen für eine Woche eine To-Do-Liste. Jede Aufgabe bekommt von Ihnen ein festes Zeitfenster (Time-Box), in der die Aufgabe unbedingt erledigt werden muss. Diese Methode soll einen motivierenden Zeitdruck aufbauen. Die Aufgabe darf also in keinem Falle mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie ihr zugewiesen haben. Deshalb überlegen Sie im Voraus genau, wieviel Aufwand Sie in die Erledigung hineinstecken möchten. Die Zeitblöcke sollten daher nicht zu lang oder zu kurz gewählt werden. Die Kunst des Time-Boxing liegt darin, die Zeit effizient zu nuten und unter motivierendem Zeitdruck kreativ zu werden, ohne dass kostbare Zeit für unnötige Dinge verschwendet wird.

7. Pareto Prinzip: Weniger Zeitaufwand für die Ergebnisse

Die Zeitmanagement Methode „Pareto Prinzips“ (oft auch 80/20-Regel genannt) zeigt, dass 20 % der Aufgaben für 80 % der Ergebnisse verantwortlich sind. Im Umkehrschluss sind die restlichen 80 % der Zeit für nur 20 % der Ergebnisse verantwortlich. Das bedeutet, 80 % unserer Zeit geht für nebensächliche Dinge verloren, die nur einen kleinen Anteil an den Ergebnissen haben. Das Ziel sollte also sein, dass jeder genau die 80 % der Zeit minimiert und somit effizientes Arbeiten anstrebt.

8. Erfolgreiches Zeitmanagement mit der ABC Analyse

Die drei Buchstaben der ABC Analyse unterteilen Aufgaben in drei Kategorien:

• A-Aufgaben: Diese Aufgaben haben die höchste Bedeutung und sind dringend und wichtig. → A-Aufgaben sollten Sie also am besten direkt erledigen.
• B-Aufgaben: In etwa 10-40 % der Aufgaben gehören zur Kategorie B. Dabei handelt es sich um wichtige Aufgaben, die allerdings nicht dringend sind. → Solche Aufgaben sollten terminiert und von Ihnen selbst erledigt werden.
• C-Aufgaben: C-Aufgaben sind dringende, aber unwichtige Aufgaben. → Solche Aufgaben brauchen Sie nicht direkt zu erledigen und können Sie auch gerne delegieren.

Aufgaben die weder dringen, noch wichtig sind, können Sie getrost weglassen. Alle weiteren Tipps und Tricks zur Anwendung der ABC Zeitmanagement Analyse finden Sie hier.