Nie wieder überfordert! – Wie Sie mit Zeitmanagement-Methoden dauerhaft verlässlich und effizient werden



Zeitmanagement Methoden sind in Unternehmen noch nicht angekommen. Dabei ist das Zeitmanagement ein zunehmend entscheidender Wirtschaftsfaktor. Denn die Komplexität des Arbeitsalltags nimmt zu, die Aufgaben nehmen zu, das Personal nimmt ab. Die Arbeitslast wird also größer, die Freizeit unentspannter, die Effizienz sinkt in den Keller. Und am Ende winkt die Überforderung und sagt: „Komm in meine Arme, Schätzchen, ich halte dich gut fest!“

Was ist das Problem

Hat sie uns erst einmal umklammert, die Überforderung, lässt sie uns auch so schnell nicht wieder los. Schauen Sie sich den Klaus an. Er kann Besprechungen zu einer wahrhaft schweren Prüfung für alle Teilnehmenden machen (https://www.buero-kaizen.de/jour-fixe-meeting-2/). Und er hat es auch nach 25 Jahren im Betrieb immer noch nicht geschafft, nur ein einziges Mal pünktlich und vorbereitet zum Jour Fixe Meeting zu kommen. Zeitmanagement-Methoden sind für ihn zwei Fremdworte.
Das Problem ist, Klaus hat nie jemand beigebracht, wie man die eigene Zeit managt. Alle setzen voraus, dass er das schon irgendwie selbst auf die Reihe bekommt. Denn schließlich mussten wir ja alle schon mal Hausaufgaben machen und pünktlich zum Sport oder zur Arbeit erscheinen. Da schafft er das bei der Arbeit doch wohl locker!
Bis sich sein Effizienzmangel in der Jahresbilanz in Zahlen niederschlägt.

So funktioniert es

Es gibt viele Zeitmanagement-Methoden: das Pareto-Prinzip, die Eisenhower-Methode, die ABC-Analyse und noch zahlreiche andere. Sie alle bauen auf sehr ähnlichen Prinzipien auf, und welche für Sie am besten passt, müssen Sie tatsächlich einmal in der Praxis für sich ausprobieren.
Als eine erste Einführung möchte ich Ihnen ein paar der wichtigsten Punkte all dieser Methoden vorstellen, die auch ein elementarer Bestandteil des Büro-Kaizen® sind. Ich verspreche Ihnen sicher nicht zu viel, wenn ich Ihnen jetzt schon sage: Sie sind so leicht umzusetzen, dass auch einer wie der Klaus mit ein bisschen Unterstützung noch nach 25 Jahren verlässlich und effizient werden kann.

1. Tipp:

Ein wichtiger Baustein jeder Zeitmanagement-Methode ist es, die eigenen Termine im Blick zu haben. Tragen Sie sich deshalb frühzeitig die anstehenden Termine für das kommende Jahr in einen Jahresplaner ein. Dazu gehören Feiertage, Brückentage, Besprechungen und Jour Fixe Meetings, Jubiläen, Geburtstage der Angestellten und Kollegen, von Lieferanten und, wenn sie Ihnen bekannt und für Ihr Marketing wichtig sind, auch von Ihrer (Stamm-) Kundschaft. Dazu gehören aber auch bereits feststehende Termine für Projektabgaben, anstehende Einreichtermine für Förder- und sonstige Anträge, Planungstage usw.
So können Sie schon frühzeitig überblicken, wann die Zeit günstig ist für längere und arbeitsintensive Projekte, für Unternehmensausflüge oder -reisen (wir waren z. B. 2017 im Silicon Valley, was natürlich von langer Hand geplant war). Aber Sie sehen auch, wann Sie Strategiesitzungen abhalten können, die Unternehmensziele überprüfen oder auch Planungstage abhalten können, wie wir es regelmäßig bei uns tun:

2. Tipp:

Die meisten Zeitmanagement-Methoden haben noch etwas gemeinsam. Wenn Sie sich nach der Jahresplanung nun Ihre Wochen- und Tagesplanung vornehmen, ist der erste wichtige Schritt dabei, die anstehenden Aufgaben zu priorisieren.
Dabei sollten die wichtigsten Aufgaben an oberster Stelle stehen und die anderen darunter, nach abnehmender Wichtigkeit geordnet. Und genau so sollten Sie die Aufgaben an den betreffenden Tagen auch abarbeiten.
Falls Sie das für reichlich schlicht halten sollten, weil Sie etwas viel Komplizierteres erwartet haben, dann kennen Sie wahrscheinlich diese schöne Anekdote noch nicht:
Ein amerikanischer Unternehmer buchte einst einen Unternehmensberater, damit der ihm bei der Verbesserung der Arbeitsprozesse in seinem Unternehmen half. Der Berater hatte einen Tipp für ihn und sagte: „Wenn Ihnen mein Tipp Ihnen nichts nützt, müssen Sie mir nichts zahlen. Nützt er Ihnen, zahlen Sie mir, was er Ihnen wert ist.“ Dann gab er ihm den Tipp, seine Aufgaben zu priorisieren und entsprechend abzuarbeiten.
Was soll ich sagen? Der Tipp war dem Unternehmer satte 25.000 US-Dollar wert. Seitdem wird diese Zeitmanagement-Methode auch die 25.000 Dollar-Methode genannt. Sie sehen: selbst eine Methode, die im ersten Moment ganz simpel klingt, kann für ein Unternehmen von sehr hohem Wert sein.

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Priorisieren Sie Ihre Arbeiten – für diesen Tipp hat schon einmal jemand 25.000 US-Dollar gezahlt.

3. Tipp:

Wenn Sie durch die gute Vorplanung nun Woche für Woche und Tag für Tag wissen, welche Aufgaben und Termine in nächster Zeit anstehen, dann sind Sie mit Ihrem Zeitmanagement noch nicht ganz am Ende. Denn kaum haben Sie alles gut durchgeplant, kommt wahrscheinlich der Klaus und braucht schon wieder Ihre Hilfe.
Oder er möchte mal ein Schwätzchen halten, und das geht erfahrungsgemäß nicht unter einer halben Stunde ab. Wenn der Klaus dann noch einen guten Draht zur Chefin hat, wenn er am längsten von allen im Betrieb ist, wenn er womöglich im Betriebsrat sitzt – wer kann da schon nein sagen? Dann muss die halbe Stunde eben woanders wieder aufgeholt werden, oder?

Wer keinen Plan hat, wird unzuverlässig und ineffizient. Mit #Zeitmanagement-Methoden können Sie das schnell ändern. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Falsch, das geht nämlich auch anders. Denn jetzt, wo Sie genau wissen, wie viele Aufgaben auf Sie warten, jetzt, wo es nicht mehr eine große, diffuse Masse an Aufgaben ist, jetzt können Sie dem Klaus sagen: „Hör mal, vielleicht morgen. Oder nächste Woche. Aber definitiv nicht jetzt.“ Der Klaus wird staunen, denn das kennt er von Ihnen gar nicht – aber Sie werden die Erleichterung spüren, wenn er sein Glück woanders versucht und nicht immer bei Ihnen. Die Masse an Arbeit, die Sie vielleicht immer niedergedrückt hat, lässt sich mit diesen Tipps in überschaubare Häppchen unterteilen und unerwünschte Störungen lassen sich leichter unterbinden.

Darauf kommt es an

Egal, für welche Zeitmanagement-Methode Sie sich entscheiden, oder ob Sie sich an den obigen drei Prinzipien orientieren – sie werden nie nachhaltig und gut funktionieren, wenn Sie nicht regelmäßig und konsequent vorplanen.
Lassen Sie in Ihrer Planung Raum für Notfälle und Ungeplantes, das immer vorkommt. Bereiten Sie vor Feierabend den kommenden Tag vor und Freitags die kommende Woche. Denn nur so haben Sie genügend Überblick, um rechtzeitig, effizient und verlässlich Ihre Termine und Projekte vorzubereiten und abzuarbeiten.

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Lassen Sie in Ihrer Planung immer auch Raum für Ungeplantes und Notfälle.

Was der Tipp bewirkt

Zeitmanagement-Methoden haben einen großen Vorteil: sie geben Ihnen eine wesentlich bessere Übersicht über anstehende Aufgaben und Termine. Dies führt nicht nur dazu, dass Sie effizienter und verlässlicher arbeiten können. Es führt auch dazu, dass Sie wesentlich entspannter dabei sind.
Denn Ihr Unterbewusstsein weiß: „Es ist alles gut geplant, gut vorbereitet, ich muss keinen Alarm machen! Ich kann mich zurücklehnen!“
Sie werden wieder mehr Spaß an Ihrer Arbeit haben. Und die Überforderung wird nicht mehr an Ihrer Bürotür klopfen, sondern an der von Klaus, und ihn ganz fest in die Arme schließen. Sie wird ihn erst wieder loslassen, wenn er sich selbst ein Zeitmanagement auferlegt hat, während Sie Ihren Feierabend schon in vollen Zügen genießen können.

Extra-Tipp

Es gibt einen Geheimtipp jeder Zeitmanagement-Methode, den Sie aber nirgendwo finden werden: planen Sie regelmäßige Tage zum Auftanken ein. Tage, an denen Sie sich um sich selbst kümmern, ohne an die Arbeit zu denken. Tage, an denen Sie das Handy ausschalten, den Computer auch, und an denen Sie sich etwas sehr, sehr Schönes vornehmen. Sei es einen langen Spaziergang in der Natur mit anschließender Torte im Café, sei es ein Tag mit Freunden oder der Familie im Klettergarten oder ein Tag nur für Sie allein mit Meditation, Massage und Maultaschen.
Planen Sie diese Tage frühzeitig ein und tragen Sie sie fest in Ihren Jahresplan ein. Denn wenn Sie dies nicht tun, dann werden Sie sie aufschieben oder, wenn Sie sie ganz plötzlich nehmen, weil es im Büro grad irgendwie passt, gar nicht genießen können. Nehmen Sie sich selbst ernst und wichtig und schenken Sie sich von vornherein solche Tage. Dies tun übrigens alle erfolgreichen Unternehmerinnen und Unternehmer – ich auch.

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Zeit zum Auftanken sollten Sie immer auch mit einplanen.

Und Sie?

Planen Sie doch gleich Ihren Jahres- oder Wochenplan ein – dann haben Sie den ersten Schritt zu Ihrer persönlichen Zeitmanagement-Methode schon getan!

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