Stress lass nach – 6 Maßnahmen gegen Überlastung



Deutschlands Arbeitnehmer brennen aus! Das sagt eine vor kurzem erschiene Studie der pronova BKK. Besonders zu schaffen machen ständiger Termindruck (38 Prozent), schlechtes Arbeitsklima (37 Prozent) und die ständige Erreichbarkeit auch nach Feierabend. Kein Wunder, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Stress geraten und Führungskräfte überlastet sind. Lesen Sie folgende 6 Kurz-Tipps, um Stress zu reduzieren.

Was ist das Problem

Die Anforderungen werden immer größer. Die Kommunikation geschieht auf immer mehr Kanälen. Die Aufgaben werden immer komplexer. Dazu kommt die Angst, andere könnten schneller, billiger, innovativer sein. All das erzeugt Stress. Manchmal scheint es, als säße man in einem Hamsterrad ...

Entstehung von Stress
Stress kann viele verschiedene Ursachen haben.

Gleichzeitig beobachte ich aber auch, wie Stress an Stellen entsteht, die völlig unnötig sind:

Beobachtung Nr. 1: Keiner hat Zeit zum Aufräumen, jeder hat Zeit zum Suchen

Schreibtische quellen über. Auf der Festplatte herrscht das totale Chaos. Büroutensilien sind nie dort, wo sie sein sollen. Dinge werden drei oder vierfach abgeordnet und Prozesse sind völlig unklar. All das erzeugt Stress! Dennoch sind viele Menschen nicht bereit, etwas zu ändern.

Keiner hat Zeit zum Aufräumen, jeder hat Zeit zum Suchen Klick um zu Tweeten

Beobachtung Nr. 2: In Sitzungen surfen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sie beantworten E-Mails

Aus unserer gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführten Online-Befragung zur Effizienz von Arbeitsorganisation wissen wir, dass ein Mitarbeiter durchschnittlich mehr als 7 Stunden also ca. einen Arbeitstag pro Woche in Besprechungen zubringt. Studien des Fraunhofer-Instituts haben ergeben, dass über 30 % der Befragten, Besprechungen an denen sie teilnehmen, als Zeitverschwendung empfinden. Das ist doch eine gehörige Verschwendung von Zeit – wenn man beachtet, wieviel Stress sonst herrscht.

Beobachtung Nr. 3: Während Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter privat Häuser bauen und große Vereine führen, erledigen sie auf Arbeit stumpf ihre Aufgaben

In vielen Firmen werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tatsächlich nur für das Mit-Arbeiten und nicht für das Mit-Denken bezahlt. Das liegt aber nicht darin, dass die betroffenen Personen sich nicht engagieren wollen. Es fehlt schlichtweg die Möglichkeit, sich einzubringen und Verbesserungen voranzutreiben. Stattdessen fühlen sich immer mehr Menschen fremdbestimmt und machen Dienst nach Vorschrift. Aus meiner Erfahrung führt gerade fremdbestimmtes Handeln zu dem Gefühl von Stress.

So funktioniert es

Die schlechte Nachricht zuerst: Stress löst sich nicht von selbst auf. Sie müssen erst investieren, bevor Sie nachhaltige Entlastung erleben. Doch folgende Maßnahmen werden Ihnen helfen, gelassener zu werden.

Auflösung von Stress
Bei Stress muss erst investiert werden um danach die Entlastung zu spühren.

Maßnahme Nr. 1 gegen Stress: Sparen Sie bis zu 20% Arbeitszeit, in dem Sie aufräumen und ordnen!

Wenn ich meine Kunden nach Abschluss einer Umsetzungsberatung frage, wie sie die Verbesserungen einschätzen, werden durchschnittlich folgende Werte genannt:

  • 20 % Flächenersparnis
  • 40 % Reduzierung der Suchzeiten
  • 10 bis 20 % Effizienzsteigerung

Aufräumen und ordnen gegen Stress
Aufräumen und ordnen spart bis zu 20 % der Arbeitszeit ein und hilft Stress vorzubeugen.

Diese Zahlen sind angesichts des allgemeinen Stress keine Lappalien, sondern Ausdruck für das enorme Potential, das durch eine Verbesserung der eigenen Büroorganisation entsteht. Hier einige der wichtigsten Links zum Thema Suchzeiten, Aufräumen und Büroordnung.

Schluss mit Papierstapeln – warum Leertischler stressfreier und effizienter arbeiten
Eine kleine Einführung durch die ich Sie hoffentlich davon überzeugen kann, dass Leertischler effizienter arbeiten als Volltischler!

Nehmen Sie sich Zeit – Schritt für Schritt zu mehr Büroordnung
Probieren Sie es einfach aus: machen Sie eine Aussortier-Aktion. Sie werden mit einem beachtlichen Flächen- und Raumgewinn sowie einer Reduzierung der Suchzeiten belohnt.

Schluss mit dem ewigen Suchen: Wie Sie Büroutensilien immer auffindbar halten
Mein Motto heißt: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Wie sich dieses Motto am besten umsetzen lässt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Maßnahme Nr. 2 gegen Stress: Geben Sie Ihren Dateien eine Heimat!

In unserem Haus verfolgen wir das Ziel, dass jede Information nach Möglichkeit innerhalb von 1 Minute auffindbar sein muss. Dabei helfen uns eine durchdachte Beschriftung von Räumen, Schränken und Ordnern sowie eine einheitliche Dateiablage!

Gute Beschriftung hilft Stress vorzubeugen
Die Beschriftung von Räumen, Schränken und Ordnern helfen dabei, Stress aus dem Weg zu gehen.

Wie das richtige Beschriften von Ordnern zum Effizienzmotor in Ihrem Büro wird
Um Stress zu vermeiden, sollte es "Schnell – logisch – einfach“ zugehen, wenn Sie einen Ordner mit Unterlagen in Ihrem Büro suchen. Wie genau das gelingen kann, habe ich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage
Protokolle, Konzepte, Angebote – das Leben ist zu kurz für Stress und lange Sucherei! Finden Sie nicht auch? Lesen Sie, wie Sie eine Datei so im Computer ablegen, dass Sie sie auch noch nach einigen Jahren wiederfinden.

Maßnahme Nr. 3 gegen Stress: Arbeiten Sie mit Checklisten und Handbüchern!

Bei sich wiederholenden Abläufen muss das Rad nicht immer neu erfunden werden. Das kostet Zeit und führt zu Stress, wenn doch etwas vergessen wurde. Die wichtigsten Arbeitsschritte und Informationen lassen sich in Checklisten und Handbüchern erfassen!

Handbücher und Checklisten gegen Stress
Vorbeugen gegen Stress können Sie auch mit Handbüchern und Checklisten. So müssen Sie nicht immer wieder bei Null anfangen.

In folgenden Beiträgen erfahren Sie mehr darüber:
Wissen macht Ah - Wissensmanagement mit Checklisten und Handbüchern
Ich bin überzeugt, durch standardisierte Vorgänge und Checklisten lässt sich Stress reduzieren. In dem Artikel erfahren Sie, wie sich das Wissensmanagement in Firmen vereinfachen lässt.

Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren.
Telefonnummern, die Steuer-ID, die wichtigsten Kundennummern: Im Büro müssen immer wieder zahlreiche wichtige Informationen griffbereit sein. Häufig werden diese Informationen auf kleinen Zetteln auf oder um den Schreibtisch herum verteilt. Es gibt eine Alternative, die weniger Stress erzeugt: Sichtbücher!

Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!
Mit dem Microsoft-Programm OneNote haben Sie ein wirksames Tool, um digitale Handbücher und Checklisten anzufertigen. Sie ersparen sich Zettelwirtschaft und ermöglichen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf wichtige Dateien!

Maßnahme Nr. 4 gegen Stress: Der kleine Sitzungsreformator

In einer Umfrage unter meinen mehr als 20.000 Newsletter-Lesern, stellte ich die Frage: „Wie viel Zeit könnte in Besprechungen eingespart werden, wenn alle Beteiligten pünktlich erscheinen und die einzelnen Tagesordnungspunkte gut vorbereitet sind?” Ein Viertel der Befragten meinte „31 bis 60 Minuten”, weitere 22 Prozent meinten, es könnten sogar „mehr als 60 Minuten” eingespart werden. Ineffiziente Besprechungen bereiten nicht nur jede Menge Stress, sie kosten auch viel Geld.

Weniger Stress in Besprechungen
Viele der Befragten meinten, dass man in Besprechungen bis zu 60 Minuten einsparen könnte.

Zwei Artikel, die Ihnen helfen können, Sitzungen zu reformieren:
1. Bullshit-Bingo oder Sitzungsrevolution? – Neun Tipps, wie sie den Besprechungsturbo anwerfen!
2. Carpe diem! Wie Sie aus jedem Jour fixe das Beste herausholen

Maßnahme Nr. 5 gegen Stress: Erlauben Sie sich Fehler!

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zu Mitdenkerinnen und Mitdenkern, wenn sie erleben, dass Mut, Innovationsfreude und Risikobereitschaft belohnt werden und zwar auch dann, wenn die Gefahr besteht, dass Fehler geschehen. Während in anderen Unternehmen Stress herrscht und noch nach dem Schuldigen gesucht wird, ist Ihr Unternehmen bereits mit der Suche nach Lösungen beschäftigt.

Stress vermeiden durch Verbesserungsvorschläge
Gegen Stress hilft es auch, wenn Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge machen und somit mitdenken dürfen.

Im folgenden finden Sie zwei Links zu Artikeln, die Sie inspirieren werden:
1. Ich sehe was, was Du nicht siehst – mehr Effizienz durch eine neue Fehlerkultur
2. Guter Rat ist gar nicht teuer – 7 einfache Ideen für Ihr Büro, wie sich Verschwendung sofort bekämpfen lässt

Maßnahme Nr. 6 gegen Stress: Er kann, sie kann, Kanban!

Für einen reibungslosen Ablauf der Arbeit ist es notwendig, dass am Kopierer, in den Büromaterial-Schränken, im Prospekte-Ständer und an vielen anderen Stellen direkt auf Materialien und Unterlagen zugegriffen werden kann. Geht das Material aus, werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Arbeitsfluss unterbrochen. Es entsteht unnötiger Stress. Der Nachschub von Büromaterial kann wunderbar mit dem Kanban-Prinzip organisiert werden. Es ist total einfach und man muss nie wieder wegen ein paar Heftklammern ins Materiallager.

Weniger Stress mit Kanban
Mit Kanban hat man weniger Stress, da der Arbeitsfluss nicht wegen Materialauffüllungen unterbrochen werden muss.

Lesen Sie mehr in dem Artikel
Und täglich grüßt das Kopierpapier? Wie Sie mit dem Kanban-Prinzip Ihre Bestände im Griff behalten

Darauf kommt es an

Versuchen Sie nicht alles auf einmal umzusetzen. Das erzeugt nur neuen Stress, Fangen Sie an einer Stelle an. Eine kleine Veränderung pro Tag bewirkt mehr als irgendwelche Großaktionen, die für das nächste Jahr geplant sind. Beginnen Sie an Ihrem Arbeitsplatz, schauen Sie dann, was sich in Ihrer Abteilung bewegen lässt und sehen Sie schließlich auf das Gesamtunternehmen.

Was der Tipp bewirkt

Stress entsteht vor allem dort, wo wir fremdbestimmt werden, der eigene Freiraum beschränkt wird und wir nur noch reagieren können. Durch Umsetzung der sechs Maßnahmen werden Sie proaktiv und lernen, wie Sie Stress vermeiden können, bevor er entsteht.

Und Sie?

Haben Ihnen meine Ideen geholfen? Wo haben Sie noch Fragen? Schreiben Sie mir, ich unterstütze Sie gerne!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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